V. Sổ kế toán sử dụng cho kế toán tổng hợp vật liệu, công cụ, dụng cụ ở doanh nghiệp sản xuất:
2. Đặc điểm chung của xí nghiệp vật liệu và xây dựng điện.
2.1. Quá trình hình thành và phát triển.
Tên gọi: Xí nghiệp vật liệu và xây dựng điện
Địa chỉ: Km 9 đờng Nguyễn Trãi - Thanh Xuân - Hà Nội
Là một doanh nghiệp nhà nớc đợc thành lập theo quyết định số 1325 NL /TCCB - LĐ ngày 14/11/19 của Bộ Năng lợng (nay là Bộ Công nghiệp). Xí nghiệp là một doanh nghiệp hạch toán độc lập, có t cách pháp nhân không đầy đủ trực thuộc công ty xây lắp điện I.
Khi mới thành lập xí nghiệp có tên là Xí nghiệp sản xuất vật liệu điện. Tiếp nhận và quản lý gần 300 công nhân viên từ các đơn vị thi công là đội 4A, 6A và 6B với cơ sở vật chất nghèo nàn, số lao động nữ không có khả năng đi công trờng chiếm tỷ lệ lớn. Nhiệm vụ chủ yếu của xí nghiệp là xây lắp các công trình đờng dây và trạm biến áp, xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp, sản xuất chế biến vật t và vật liệu xây dựng phục vụ cho các công trình trong và ngoài ngành.
Tại quyết định số 565 NL /TCCB - LĐ ngày 30/6/1993 của Bộ Năng l- ợng thành lập lại xí nghiệp theo Nghị định 388 của Chính phủ. Xí nghiệp đợc đổi thành xí nghiệp vật liệu và xây dựng điện. Ngành nghề kinh doanh chủ yếu cho đến hiện nay là:
- Xây lắp các công trình đờng dây và trạm biến áp 35 KV trở xuống. - Xây lắp các công trình đờng dây và trạm đến 500 KV công ty giao. - Xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp.
- Sản xuất và khai thác vật liệu xây dựng. - Gia công kết cấu bê tông phục vụ cho ngành.
Quá trình 10 năm hình thành và phát triển xí nghiệp đã không ngừng lớn mạnh, mở rộng quy mô và nâng cao năng lực sản xuất. Với 329 cán bộ công nhân viên, xí nghiệp đã thi công hoàn thành các công trình đờng dây 35 KV, 110 KV, 220 KV và nhiều trạm biến áp có công suất đến 220 KV trên địa bàn thành thị, đồng bằng, rừng núi, qua sông, biển, đầm lầy trên hầu hết các tỉnh miền Bắc từ Nghệ An, Hà Tĩnh trở ra. Đặc biệt đợc Nhà nớc giao, xí nghiệp đã hoàn thành 511 km đờng dây công trình 500 KV Bắc Nam.
Sau đây là một số thông tin về sản lợng và thu nhập của xí nghiệp qua các năm:
Năm Sản lợng Thu nhập bình quân
đầu ngời/tháng 1998 31,4 tỉ 1.200.000 1999 19,8 tỉ 1.000.000 2000 17,4 tỉ 800.000 2001 17,0 tỉ 780.000 2002 (dự kiến) 22,0 tỉ 1.200.000
2.1.1. Đặc điểm tổ chức quản lý và tổ chức sản xuất của xí nghiệp:
* Đặc điểm tổ chức quản lý.
Bộ máy quản lý xí nghiệp hoạt động theo chế độ một thủ trởng. Giám đốc xí nghiệp là chủ doanh nghiệp đứng đầu bộ máy quản lý, chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ xí nghiệp thông qua chức năng tham mu và giúp việc trực tiếp của Phó Giám đốc, trởng các phòng ban và trởng các bộ phận sản xuất.
* Ban lãnh đạo bao gồm: - Giám đốc xí nghiệp điều hành và quản lý chỉ đạo mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp, chịu trách nhiệm trớc Công ty và Nhà nớc về hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp.
- Phó Giám đốc: Giúp Giám đốc về lĩnh vực quản lý kỹ thuật và điều hành sản xuất với chức năng, quyền hạn do Giám đốc quy định. Phó Giám đốc luôn đảm nhiệm chức vụ kỹ s trởng phù hợp với quy chế ngành nghề xây lắp cơ bản do nhà nớc quy định.
* Các phòng ban xí nghiệp: Đợc tổ chức theo yêu cầu quản lý, sản xuất kinh doanh của xí nghiệp hoạt động theo chế độ trực tuyến tham mu, chịu sự chỉ đạo trực tiếp và giúp việc cho Giám đốc bảo đảm lãnh đạo hoạt động sản xuất kinh doanh thông suốt trong toàn xí nghiệp. Hiện nay tại bộ máy quản lý xí nghiệp đợc tổ chức gồm năm phòng nghiệp vụ có chức năng và nhiệm vụ chủ yếu của từng phòng nh sau:
Phòng tổ chức lao động - hành chính:
- Chức năng: Tham mu cho Giám đốc về tổ chức sản xuất, tổ chức cán bộ và quản lý các khâu nhân sự, tiền lơng và hành chính quản trị của xí nghiệp.
- Nhiệm vụ: Tổ chức bộ máy sản xuất của xí nghiệp phù hợp với từng giai đoạn, quản lý và điều động nhân sự theo phân cấp của công ty, thực hiện công tác thanh tra, bảo vệ quân sự của xí nghiệp, tổ chức đào tạo nâng bậc cho công nhân theo phân cấp của công ty xây dựng quy chế trả lơng của xí nghiệp, thực hiện các nghiệp vụ về đóng BHXH, BHYT và giải quyết các quyền lợi và bảo hiểm cho cán bộ công nhân viên, cùng phòng kế hoạch và kỹ thuật giao khoán điều kiện thi công và thanh quyết toán tiền lơng cho các đơn vị, quản lý cấp phát trang bị bảo hộ lao động, quản lý hành chính, quản trị trong xí nghiệp, quản lý điều hành xe con theo yêu cầu sản xuất tham mu cho Giám đốc trong công việc quảng cáo tuyên truyền của xí nghiệp, thờng trực hội đồng thi đua, hội đồng lơng, hội đồng thi nâng bậc, hội đồng kỷ luật...
+ Phòng kế hoạch kinh doanh:
đa dạng hoá sản phẩm, đa phơng hoá sản xuất kinh doanh nh mở mang thêm ngành nghề, dịch vụ liên doanh liên kết, chủ động tìm kiếm công việc cho xí nghiệp, đề xuất xây dựng quy chế động viên tìm kiếm việc làm trong xí nghiệp, tham mu cho Giám đốc lập kế hoạch phát triển sản xuất dài hạn, ngắn hạn, đảm bảo có công việc đầy đủ, thu nhập ổn định duy trì và phát triển xí nghiệp.
- Nhiệm vụ: Mở rộng quan hệ để tiếp cận thị trờng, nghiên cứu các công trình có thể tham gia đấu thầu và nhận thầu. Cùng các phòng khác nghiên cứu, tổng hợp tính toán và thiết lập hồ sơ tham gia đấu thầu, nhận thầu các công trình, nghiên cứu các ngành nghề có khả năng đầu t phát triển để giải quyết việc làm và thu nhập cho cán bộ công nhân viên, lập kế hoạch sản xuất kinh doanh cho từng tháng, quý, năm để phân giao, giám sát, đôn đốc các đơn vị thực hiện, lập dự toán ký kết hợp đồng và thanh quyết toán các công trình khi hoàn thành bàn giao, cùng phòng kỹ thuật và tổ chức lao động giao điều kiện thi công cho các đơn vị, tính tiên lợng và xác nhận khối lợng để thanh quyết toán lơng hàng quý cho các đơn vị, cùng phòng vật t ký các hợp đồng vận tải ngoài năng lực của xí nghiệp; phối hợp với phòng vật t, kỹ thuật trong việc điều phối các loại xe máy thi công, phối hợp với phòng tài chính kế toán thu tiền các khối lợng hoặc công trình đã thi công (có quy rõ trách nhiệm riêng); tham gia hội đồng thi đua xí nghiệp...
+ Phòng tài chính kế toán:
- Chức năng: Tham mu cho Giám đốc quản lý tài chính theo đúng chế độ của Nhà nớc và quy định của công ty. Tổng hợp phân tích các hoạt động kinh tế của xí nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của vốn kinh doanh, đảm bảo kinh doanh có lãi, thực sự với chức năng giám đốc đồng tiền.
- Nhiệm vụ: Lập kế hoạch tài chính của xí nghiệp, bảo đảm cấp đủ vốn cho xí nghiệp hoạt động, tổ chức kế toán hạch toán kế toán theo đúng chế độ Nhà nớc và công ty quy định; tham gia ký kết và thanh toán các hợp đồng kinh tế; hạch toán đầy đủ, đúng chế độ các nghiệp vật liệu kinh tế; thanh toán
cấp phát tiền lơng cho cán bộ công nhân viên; tổng hợp báo cáo phân tích các hoạt động kinh tế của xí nghiệp; quan hệ với ngân hàng và các cơ quan tài chính liên quan khác; hớng dẫn các đơn vị liên quan trong xí nghiệp về công tác thu, chi tài chính đúng, kịp thời giúp cho công tác hạch toán chung của xí nghiệp đợc thuận lợi...
+ Phòng vật t vận tải:
- Chức năng: Tham mu cho Giám đốc chỉ đạo quản lý vật t phục vụ sản xuất kinh doanh trong xí nghiệp. Cung ứng vật t thiết bị cho sản xuất. Đề xuất các biện pháp tiết kiệm vật t cho các công trình. Quản lý và tham gia điều phối hoạt động của các xe vận tải do phòng quản lý.
- Nhiệm vụ: Tiếp nhận vật t của các công trình do công ty giao cùng phòng kế hoạch ký các hợp tác thu mua vật t, phục vụ sản xuất của xí nghiệp theo đơn lợng và đơn giá đợc duyệt; bảo đảm và cấp phát vật t cho công trình kể cả phụ tùng sửa chữa xe máy trong toàn xí nghiệp; theo dõi hợp đồng mua bán vật t và quyết toán vật t cho các công trình; quản lý các xe vận tải do phòng quản lý, kết hợp điều phối hoạt động vận chuyển vật t thiết bị, giám sát hớng dẫn các đơn vị trong xí nghiệp quản lý thu mua vật t đối với vật t giao cho các đội thi công thu mua, hớng dẫn công tác nghiệp vụ về quản lý sử dụng vật t nói chung để phục vụ công tác quản lý tài chính của xí nghiệp.
+ Phòng kỹ thuật thi công:
- Chức năng: Quản lý và giám sát thi công, hớng dẫn kỹ thuật nhằm đảm bảo chất lợng công trình và an toàn lao động, quản lý kỹ thuật xe máy thi công. Đề xuất sáng kiến cải tiến kỹ thuật áp dụng có hiệu quả trong sản xuất kinh doanh của xí nghiệp.
- Nhiệm vụ: Lập kế hoạch phơng án thi công, giám sát kỹ thuật thi công và an toàn lao độn; hớng dẫn áp dụng sáng kiến kỹ thuật; thi công thờng trực hội đồng sáng kiến của xí nghiệp; hớng dẫn đo đạc thiết kế dụng cụ thi công, nghiệm thu bàn giao công trình, tham gia đào tạo nâng bậc cho công nhân, cùng phòng tổ chức lao động kế hoạch giao điều kiện thi công và xác nhận
chất lợng công trình khi thanh toán lơng cho các đơn vị; thực hiện các chế độ quản lý kỹ thuật và công tác nghiệp vụ về quản lý, tham gia hội đồng lơng của xí nghiệp.
* Mối quan hệ kinh tế giữa các phòn ban và phòng tài chính kế toán: - Phòng tổ chức lao động - hành chính tính toán và khoán quỹ lơng cho các đơn vị, đề nghị tạm ứng lơng hàng tháng để phòng tài chính kế toán chi tiền, giải quyết đầy đủ thủ tục khác nh tính toán tổng hợp các khoản trích nộp tiền BHXH, BHYT, KDCĐ hàng tháng và các chế độ khác.
- Phòng vật t vận tải: Lập kế hoạch thu mua vật t theo tiên lợng phòng kế hoạch kinh doanh lập. Phòng tài chính kế toán kiểm tra chứng từ bảo đảm hợp lý hợp lệ và chi tiền.
- Phòng kế hoạch kinh doanh tổ chức nghiệm thu, lập phiếu báo giá ký kết hợp đồng xây lắp chuyển cho phòng tài chính kế toán theo dõi, hạch toán và thu tiền.
- Phòng kỹ thuật thi công: Lập kế hoạch thi công, trang bị máy móc dụng cụ thi công cần thiết. Phòng tài chính kế toán thanh toán tiền và hớng dẫn thủ tục chứng từ thanh quyết toán.
* Đặc điểm tổ chức sản xuất:
Việc tổ chức sản xuất của xí nghiệp chủ yếu thực hiện ngoài trời, ở các địa hình khó khăn, phức tạp. Công việc mang tính chất lu động, sản xuất một sản phẩm có thể bao gồm từ một đến nhiều đơn vị thi công tham gia, ngợc lại một đơn vị cùng lúc có thể tham gia sản xuất từ 1 đến nhiều sản phẩm, sản phẩm mang tính đơn chiếc, thời gian sản xuất dài. Sản phẩm hoàn thành bao gồm khi nghiệm thu bàn giao và đóng điện. Hiện nay xí nghiệp tổ chức gồm năm đơn vị thi công sau:
- Đội 4A: Chuyên xây lắp đờng dây và trạm, xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp.
- Đội 6A: Chuyên xây lắp các công trình đờng dây và trạm.
- Đội 6B: Chuyên xây lắp các công trình đờng dây và trạm, gia công kết cấu bê tông.
- Phân xởng cơ khí: Chuyên xây lắp các công trình đờng dây và trạm, gia công cơ khí, lắp ráp cửa kính khung nhôm.
- Phân xởng sản xuất đá: Khai thác chế biến đá tại núi Mơ và trên các tuyến phục vụ cho các công trình trong và ngoài ngành.
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý sản xuất của xí nghiệp
* Đặc điểm chung của quy trình công nghệ:
Công nghệ xây lắp máy và đờng dây và trạm ở xí nghiệp rất đơn giản (kiểu thô sơ) nhng thi công lại rất phức tạp bao gồm nhiều công đoạn khác nhau và đòi hỏi phải tuần tự tuân theo nguyên tắc nhất định. Máy móc thiết bị phục vụ thi công chủ yếu là phơng tiện vận tải vật t, vật liệu tại công trình và tuỳ từng công trình có thể có một số ca máy san, ủi, cẩu. .. không đáng kể. Tuy nhiên quy trình công nghệ có thể đợc phân thành các giai đoạn chính nh sau:
- Đối với quy trình xây lắp đờng dây là: Giám đốc Phó giám đốc Khối quản lý P. Kế hoạch kinh doanh P. tổ chức LĐ hành chính P. tài chính kế toán P. Vật tư vận tải P.kỹ thuật thi công Khối sản xuất Đội thi công 4A Đội thi công 6A Đội thi công 6B PX cơ khí PX sản xuất
- Đối với quy trình lắp đặt trạm là:
2.1.2. Tình hình chung về công tác kế toán ở xí nghiệp: 2.1.2.1. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán:
Là một doanh nghiệp nhà nớc, có t cách pháp nhân, đợc mở tài khoản tại ngân hàng và sử dụng con dấu riêng theo mẫu quy định của Nhà nớc, thực hiện cơ chế hạch toán kinh doanh, xí nghiệp đã căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình để tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức kế toán tập trung. Theo hình thức này, ở xí nghiệp toàn bộ công tác kế toán tài chính đợc thực hiện trên phòng tài chính kế toán của xí nghiệp, từ khâu tổng hợp số liệu, ghi sổ kế toán, lập báo cáo kế toán, phân tích kiểm tra kế toán... Nhận hồ sơ thiết kế và dự toán, nhận tuyến, phóng tuyến tập kết vật tư vật liệu Giác móng đào đúc móng, lắp dựng cột Lắp phụ kiện, dải căng dây
Hoàn thiện, nghiệm thu đóng điện và bàn giao Nhận hồ sơ thiết kế và dự toán, nhận mặt bằng, tập kết vật tư thiết bị Xây dựng và lắp máy Nghiệm thuđóng điện và bàn giao
* Cơ cấu tài chính bộ máy kế toán:
Tổ chức bộ máy kế toán của xí nghiệp đợc thể hiện qua sơ đồ sau.
Nhiệm vụ của các phần hành kế toán:
- Trởng phòng Tài chính - Kế toán: Có chức năng lãnh đạo bộ máy kế toán xí nghiệp chịu trách nhiệm trớc Nhà nớc và công ty về mặt quản lý tài chính của xí nghiệp. Có nhiệm vụ phân công và điều hành bộ máy kế toán thực hiện các chức năng quản lý tài chính.
- Kế toán tổng hợp kiêm kế toán tài sản cố định: Hớng dẫn các bộ phận kế toán chi tiết về nghiệp vụ kế toán. Tập hợp các số liệu, kiểm tra, hạch toán và vào sổ kế toán tổng hợp, lập các biểu mẫu báo cáo và quyết toán tài chính theo chế độ của nhà nớc và quy định của công ty.
Theo dõi tình hình toàn bộ tài sản trong xí nghiệp, ghi chép và hạch toán tăng giảm TSCĐ, thiết lập khấu hao TSCĐ hàng quý. Theo dõi tình hình hoạt động của các loại thiết bị xe máy. Nắm bắt thờng xuyên kịp thời hiện trạng xe máy tình hình sửa chữa xe máy và xác định giá trị còn lại của TSCĐ hàng năm, lập thủ tục thanh lý TSĐC.
- Kế toán vật t và công nợ: Theo dõi việc mua, xuất nhập vật t và quản lý việc sử dụng vật t các loại trong quá trình sản xuất. Lập thủ tục xuất, nhập vật