I. Những vấn đề chung về hạch toán hàng hoá
2.Kế toán tiêu thụ hàng hóa tại công ty
Do nhiệm vụ của công ty chế biến và kinh doanh than Hà Nội là tiêu thụ than cho mỏ và cho toàn ngành nên tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ đóng vai trò quan trọng trong quá trình kinh doanh.
Ngoài việc thực hiện nghiêm ngặt trình tự nghiệp vụ, thủ tục chứng từ để đảm bảo cho công tác giao nhận đợc tốt còn phải tổ chức ghi chép, phản ánh nghiệp vụ này vào tài khoản phù hợp với yêu cầu theo dõi, kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua bán và xác định kết quả tiêu thụ.
2.1. Tình hình nhập, xuất kho hàng hóa
Đối với hàng hóa nhập kho:
Khi nhập kho hàng hóa thì thủ kho tiến hành nhập số hàng đó vào trong kho. Sau đó căn cứ vào số lợng thực nhập, thủ kho ghi vào phiéu nhập kho. Phiếu nhập kho đợc nhập thành 2 liên:
Liên 1: Thủ kho lu
Liên 2: Đợc chuyển lên phòng kế toán công ty để ghi kế toán. Phiếu nhập kho có mẫu nh sau:
Biểu số 1:
Đơn vị: Công ty CB và KD than Hà Nội Địa chỉ: Giáp Nhị - Thanh Xuân - Hà Nội
Mẫu số: 01 - VT
Ban hành theo QĐ số 1141 - TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính
Phiếu nhập kho
Ngày 7 tháng 12 năm 2004 - Họ tên ngời giao hàng: Anh Hùng
- Theo phiếu xuất kho số 125 ngày 7/12/2005 của cửa hàng số 1 Vĩnh Tuy.
STT Tên quy cách sản phẩm Mã số Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1. Than cám 6 Tấn 15 15 440.976 6.614.640 Cộng 6.614.640 - Nhập tại kho: Ô cách Nhập, ngày 7 tháng 12 năm 2005
Ngời giao hàng Thủ kho Thủ trởng đơn vị
( Ký,họ tên) ( Ký,họ tên) ( Ký,họ tên)
Đối với hàng hóa xuất kho:
Số: 125 Nợ: ……
Căn cứ vào đơn GTGT hay hợp đồng mua hàng của khách hàng, thủ kho tiến hành giao hàng cho khách hàng.
Căn cứ vào phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT, thủ kho tiến hành ghi và thẻ kho để theo dõi. Thẻ kho đợc mở các trang riêng cho từng chủng loại than.
Cuối tháng, chủ kho tính ra số tồn kho cho từng loại hàng hóa và tiến hành đối chiếu với số tồn thực tế còn lại trong kho.
Sau khi tập hợp đầy đủ các số liệu, thủ kho gửi các chứng từ lên phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Thẻ kho có mẫu nh sau:
Biểu số 2:
Đơn vị: Công ty CB và KD than Hà Nội Trạm than: Ô Cách
Kho than: Ô Cách
Mẫu số: 01 - VT
Ban hành theo QĐ số 1141 - TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính
Thẻ kho
Ngày lập thẻ: 10/01/2005 Tên chủng loại hàng hóa: Than Don (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ngời lập thẻ: Trần Duy Nhân
Chứng từ Diễn giải Số lợng Ký xác nhận của Số Ngày Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Tháng 1/2005 94,38
3892 15/1 Cung ứng than Việt Hà 12,0
3893 18/1 Công ty Phơng Nam 82,38
Cộng 94,38 0
2.2. Các phơng thức tiêu thụ hàng hóa tại Công ty
Bán hàng là một trong những hoạt động chính có vai trò quan trọng đối với quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty. Bởi vậy Công ty luôn chú trọng tới việc tổ chức công tác bán hàng, giúp hạn chế ứ đọng vốn và đem lại lợi nhuận cao
Hiện nay Công ty đang áp dụng các phơng thức bán hàng sau:
2.2.1 Bán than theo hợp đồng
Tờ số: 1 Đơn vị: Tấn
Hợp đồng kinh tế là sự thỏa thuận bằng văn bản, tài liệu giao dịch giữa các bên ký kết về công việc sản xuất, trao đổi hàng hóa, dịch vụ và các thỏa thuận khác có mục đích kinh doanh với sự quyết định rõ ràng về quyền lợi mỗi bên để xây dựng và thực hiện đợc kế hoạch của mình (Điều 1 trong pháp lệnh hợp đồng kinh tế ngày 25 tháng 9 năm 1989).
Hợp đồng bán than của Công ty là đồng kinh tế đợc ký kết giữa hai Công ty, một bên là Công ty than và bên kia là các nhà máy, xí nghiệp có nhu cầu sử dụng than. Việc triển khai thực hiện hợp đồng đợc các trạm trực tiếp thực hiện.
Bán than theo hợp đồng gồm 2 hình thức:
Bán than qua kho của trạm gửi hàng:
Dựa vào hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa Công Ty và khách hàng, trạm tiến hành điều động xe, bốc than lên xe rồi vận chuyển đến địa điểm để hàng đã ghi trong hợp đồng. Bên mua cử cán bộ đến theo dõi việc cân hàng. Sau khi hai bên cùng xác nhận về số lợng và chủng loại than giống trong hợp đồng đã ghi thì nhân viên kế toán trạm viết phiếu giao hàng cho từng xe, trạm cử cán bộ theo xe đến tận nơi giao hàng. Cuối ngày, căn cứ vào phiếu giao hàng về phòng kế toán của Công ty. Thủ kho của trạm là ngời lập thẻ, theo dõi nhập, xuất, tồn kho. Hóa đơn bán hàng là hóa đơn GTGT, đợc viết làm 3 liên: 1 liên giao cho khách hàng cũng đợc lập làm 3 liên: 1 liên giao cho lái xe làm chứng từ đi trên đờng, 1 liên giữ lại trạm, 1liên gửi cùng hàng hóa và phòng kế toán Công ty.
Vidụ: Trạm than Vĩnh Tuy bán hàng cho Công ty gốm xây dựng Từ Sơn than cám 6 với giá bán là 315.000đồng/tấn với khối lợng khách hàng sau khi khách hàng đã xem xét hàng hóa:
Phiếu giao hàng Số: 302839
Ngày: 16/12/2005 Đơn vị nhận: Công ty gốm xây dựng Từ Sơn Tên ngời nhận: Anh Thành
Loại hàng: Cám 6
Bán hàng giao tay ba:
Than đợc chuyển về đến cảng, trạm không tiến hành bốc lên bãi mà bán trực tiếp cho khách hàng và gửi cán bộ đến tận nơi trực tiếp nhận hàng. Trong trờng hợp này, kế toán trạm viết hóa đơn bán hàng (Hóa đơn GTGT) nh bán qua kho của trạm nhng ghi thêm điều kiện hàng nhập xuất thẳng trên hóa đơn bán hàng.
2.2.2. Phơng thức bán lẻ than.
Khi khách hàng đến mua hàng của các trạm, sau khi xem hàng cẩn than, phù hợp với yêu cầu của mình hoặc của Công ty mình, khách hàng vào phòng nghiệp vụ tiến hành lập phiếu giao hàng (Theo mẫu ở phần bán qua kho). Trên phiếu giao hàng kế toán trạm cũng ghi đầy đủ về số lợng, loại hàng theo yêu cầu của khách hàng. Khách cầm phiếu giao hàng tiến hành bốc xếp hàng lên xe (phơng tiện vận chuyển do khách tự lo) và cân hàng. Hàng hóa phải đúng, đủ so với phiếu giao hàng đã lập. Sau khi đã lấy hàng, khách hàng vào tổ nghiệp vụ để nộp tiền, kế toán viết phiếu thu tiền nếu khách hàng muốn lập hóa đơn GTGT thì tế toán trạm sẽ viết. Khi khách hàng cầm phiếu giao hàng, hóa đơn GTGT có đầy đủ chữ ký và dấu của trạm thì khách hàng mới đợc lấy hàng ra khỏi trạm.
Cuối ngày kế toán trạm tổng hợp phiếu giao hàng của khách hàng. Đối với những hàng không lấy hóa đơn GTGT gửi vào Công ty (hóa đơn lèm với phiếu giao hàng ), cũng nh bán than qua kho của trạm, kế toán trạm cũng lập làm ba liên: một liên giao cho khách hàng, một liên giữ lại trạm, một liêu gửi về phòng kế toán của Công ty.
Nh vậy, kế toán trạm chỉ có nhiệm vụ lập các chứng từ ban đầu, thu nhận, kiểm tra và gửi chứng từ định kỳ về phòng kế toán của Công ty. Việc hạch toán, ghi chép vào sổ sách kế toán là nhiệm vụ của phòng kế toán Công ty.
2.2.3. Bán hàng nội bộ.
Công ty bán than cho các đơn vị trực thuộc để các đơn vị này tiếp tục bán ra ngoài.
Hạch toán kế toán bán hàng đợc minh họa bằng ví dụ sau:
Đối với phơng thức bán ngoài:
VD: Ngày 1/12/2005 Công ty chế biến và kinh doanh than Hà Nội xuất bán 12.50 tấn than Cám 6 giá 350.000đồng/tấn tại trạm than Ô Cách cho Công ty An Bình. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tiền bán cha có GTGT: 4.375.000 (đồng) Tiền thuế GTGT (5%): 217.750 (đồng) Tổng giá thanh toán: 4.593.750 (đồng)
Căn cứ vào hóa đơn GTGT và các chứng từ có liên quan, kế toán tiến hành ghi chép vào sổ chi tiết bán hàng của từng trạm, từ đó lập bảng kê số 11 “ Phải thu của khách hàng
Hóa đơn GTGT, sổ chi tiế bán hàng và bảng kê số 11 có mẫu nh sau:
Biểu số 3:
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hóa đơn (GTGT) Mẫu số: 01GTKT - 3LL
Liên 3:( Dùng thanh toán)
Địa chỉ: Giáp Nhị - Phơng Liệt - Thanh Xuân - Hà Nội Số tài khoản: MS: 0100100720-1 Điện thoại:
Họ tên ngời mua: Công ty An Bình Tên đơn vị:
Địa chỉ: Đông Anh Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS: 0100107437-1
STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐV tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 x 2
1 Than cám 6 Tấn 12,50 350.000 4.375.000
2 A
Cộng tiền hàng: 4.375.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT:218.750
Tổng cộng tiền thanh toán: 4.593.750
Số tiền viết bằng chữ: Bốn triệu năm trăm chín mơi ba ngàn bảy trăm năm mơi đồng chẵn
Ngời mua hàng (Ký, họ tên) Ngời bán hàng (Ký, họ tên) Thủ trởng đơn vị (Ký, họ tên) 49
Biểu số 4:
Công ty CB và KD than MB Công ty CB và KD than HN
Sổ chi tiết ban hàng
Tháng 12 năm 2005 Trạm Ô Cách
Số bảng
Hóa đơn Diễn giải Chủng
loại Than cám 6 Than cám chế biến. …. Tổng cộng Số Ngày tháng Lợng bán Tấn Tiền bán Đồng Tiền thuế GTGT Đồng Tổng cộng tiền thanh toán (đồng) 01 914 1/12 Công ty An Bình Cám CB 12,5 … 12,5 4.375.000 1.218.750 4.593.750 915 4/12 Công ty que hàn Cám CB 33,312 … 33,312 10.152.165 507.608 10.659.773 … … … … … … … … … … … … Tổng cộng 12,5 33,312 2.820,06 2 946.837.146 47.341.86 2 994.179.008 Kế toán Kế toán trởng
Công ty CB và KD than MB Công ty CB và KD than HN
Bảng kê số 11
Phải thu của khách hàng (TK131)
Tháng 12/2005
Đơn vị tính: Đồng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tên ngời mua Số d đầu
tháng TK 511Ghi Nợ TK 131, Ghi có các TKTK 3331 Cộng Nợ Ghi Nợ TK 131, Ghi có các TK cuối thángSố d
TK 131 TK 111 TK 112 Cộng Có TK 131 I. Trạm Vĩnh Tuy 1.309.357.027 2.162.460.217 108.123.464 2.270.583.681 1.937.932.220 926.025.550 2.863.957.770 715.982.938 1 Công ty gốm Đại Thanh 524.317.949 178.807.200 8.940.360 187.747.560 308.000.000 380.000.000 404.065.509 2 Công ty VLXD Đại La 342.299.533 - - - - - - 342.299.533 3 Công ty gốm Từ Sơn 300.277.560 140.312.700 7.015.635 147.328.335 400.000.000 400.000.000 47.605.895 4 Công ty gốm Đông Triều 615.698.440 210.932.806 10.547.194 221.480.000 150.000.000 200.000.000 350.000.000 487.178.440 5 Bán lẻ tiền séc 3.375.523 11.079.989 553.999 11.663.988 18.025.550 18.025.550 3.010.039 6 Bán lẻ tiền mặt 476.611.978 1.621.327.522 81.066.276 1.702.393.798 1.787.932.220 1.787.932.220 … … … … … … … … … VII. Trạm Ô Cách - 946.837.146 47.341.862 994.179.008 964.533.658 29.645.3500 994.179.008 - 1 Bán lẻ tiền mặt - 946.837.146 47.341.862 994.179.008 964.533.658 29.645.350 994.179.008 - Tổng cộng 2.219.004.201 12.231.224.53 0 611.561.227 12.842.785.760 10.750.582.838 3.088.367.621 13.838.950.459 1.222.839.514 Kế toán Kế toán trởng
(Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên)
Đối với phơng thức bán nội bộ:
VD: Ngày 5/12/2005 Công ty chế biến và kinh doanh than Hà Nội xuất bán 25 tấn than Cám 6 với giá 350.000đồng/tấn cho Công ty than Quảng Ninh
Tiền bán cha có GTGT: 8.750.000 (đồng) Tiền thuế GTGT (5%): 437.500 (đồng) Tổng giá thanh toán: 9.187.500 (đồng)
Căn cứ vào hóa đơn GTGT và các chứng từ có liên quan, kế toán tiền hành ghi chép vào sổ chi tiến bán hàng nội bộ.
Biểu số 6:
Công ty CB và KD than MB Công ty CB và KD than HN
Sổ chi tiết bán hàng
Tháng 12 năm 2005 Tài khoản 136 Phải thu nội bộ“ ”
Số bảng
Hóa đơn Diễn giải Chủng
loại Than cám 6 Than cám chế biến. …. Tổng cộng Số Ngày tháng Lợng bán Tấn Tiền bán Đồng Tiền thuế GTGT Đồng Tổng cộng tiền thanh toán (đồng) 01 902 5/12 Công ty An Bình Cám CB 25 … 25 8.750.000 437.500 9.187.500 02 903 9/12 Công ty que hàn Cám CB 37 … 37 11.273.900 563.695 11.837.595 … … … … … … … … … Tổng cộng 1.250 68,5 … 3335,952 1.027.413.100 51.373.65 5 1.078.846.755 Kế toán Kế toán trởng
(Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên)
2.3. Các phơng thức thanh toán
Công ty chủ yếu bán hàng cho khách hàng quen, và mua với số lợng lớn. Phòng kinh danh là nơi trực tiếp giao dịch với khách hàng nên thông tin về khách hàng luôn đợc cập nhật, việc mua bán đợc thực hiện một cách nhanh chóng, thuận tiện.
Khi có quan hệ thanh toán với khách hàng thì kế toán công ty sử dụng tài khoản 131 để theo dõi và mở sổ theo dõi đối với tài khoản 131, sổ chi tiết bán hàng, bảng kê số 11, bảng kê số 1, bảng kê số 2.
Trờng hợp khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản, sau khi nhận đợc hóa đơn, khách hàng mang đến thủ quỹ để làm thủ tục nộp tiền. Thủ quỹ sau khi thu tiền đóng dấu “đã thu tiền” vào hóa đơn và ghi vào sổ quỹ. Khách hàng mang hóa đơn xuống kho để lấy hàng, thủ kho căn cứ vào hóa đơn đó để giao hàng cho khách hàng theo đúng chủng loại va số lợng ghi trên hóa đơn và giữa lại để liên 3 làm căn cứ để ghi thẻ kho. Hóa đơn sau khi ghi thẻ kho đợc tập hợp để gửi lên phòng kế toán. Phơng thức này đợc theo dõi ở bảng kê số 1, bảng kê số 2.
Biểu số 7:
Công ty CB và KD than MB Công ty CB và KD than HN
Bảng kê số 1
Ghi Nợ TK111, Ghi Có các TK liên quan
Tháng 12/2005 Đơn vị tính: Đồng Số d đầu kỳ: 41.384.291
Sổ quỹ Ghi Nợ TK 111, Ghi Có các TK liên quan Tổng cộng
STT Ngày TK112 TK 131 …. TK515 1 1/12 738.595.400 738.595.400 2 9/12 727.920.000 136.364 273.157.000 3 12/12 704.900.000 704.900.000 4 15/12 50.000.000 573.900.000 623.900.000 5 16/12 454.834.299 458.371.893 6 17/12 300.000.000 675.304.000 975.034.000 …. … … … … 23 31/12 37.800.000 37.800.000 Cộng 1.350.000 10.750.582.838 136.364 12.113.795.752 Số d cuối kỳ: 24.119.688 Kế toán Kế toán trởng
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Công ty CB và KD than HN
Bảng kê số 2 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ghi Nợ TK111, Ghi Có các TK liên quan
Tháng 12/2003 Đơn vị tính: Đồng Số d đầu kỳ: 291.035.100
Sao kê NH Ghi Nợ TK 111, Ghi Có các TK liên quan Tổng cộng
STT Ngày TK112 TK 1368.3 …. TK641 1 1/12 14.884.450 14.884.450 2 4/12 683.010.201 683.010.201 3 6/12 7.250.000 7.250.000 4 8/12 200.000.000 200.000.000 5 11/12 158.000.000 158.000.000 6 12/12 200.000.000 200.000.000 7 15/12 161.228.950 161.228.950 8 17/12 200.000.000 100.000.000 300.000.000 9 18/12 4.562.000 … … … … … … 15 31/12 314.760.900 100.000.000 315.867.841 Cộng 3.088.367.621 27.308.29 6 3.228.857.308 Số d đầu kỳ: 291.035.100 Kế toán Kế toán trởng
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Trờng hợp khách hàng thanh toán chậm theo hợp đồng kinh tế, sau khi nhận hóa đơn từ phòng kinh doanh, khách hàng phải xin xác nhận của kế toán trởng và giám đốc, trên hóa đơn có đóng dấu "thanh toán theo hợp đồng", khách hàng mang hóa đơn xuống kho để lấy hàng tơng tự nh mua trả tiền ngay. Phơng thức này đợc theo dõi ở sổ chi tiết TK 131.
2.4. Phơng pháp và trình tự hạch toán giá vốn hàng bán
Giá bán hàng hóa căn cứ vào bảng giá niêm yết từ trên Công ty chế biến và kinh doanh than Miền Bắc. Đối với việc tính giá vốn, để giá vốn hàng bán ra phù hợp với thực tế, đảm bảo nhu cầu của ngời tiêu dùng cũng nh tính toán đợc kết quả tiêu thụ một cách chính xác, Công ty hạch toán hàng tồn kho theo ph- ơng pháp kê khai thờng xuyên, tính giá vốn hàng xuất kho theo phơng pháp bình quân gia quyền.
Giá vốn hàng bán bao gồm: Tiền than, tiền vận chuyển từ mỏ về, tiền bốc xếp từ tàu lên ô tô, tiền vận chuyển vào kho bãi Công ty.
Các bớc tính trị giá vốn hàng bán.
Hàng ngày, khi xuất kho hàng hóa, kế toán căn cứ vào các chứng từ xuất kho ghi chi tiết lợng hàng xuất trong ngày. Cuối tháng căn cứ vào lợng hàng tồn, hàng nhập trong tháng, kế toán tiến hành tính giá bình quân của từng chủng loại hàng hóa. Sau khi tính đợc giá bình quân, kế toán xác định đợc trị giá vốn