1. Cơ cấu tổ chức của Công ty :
a. Sơ đồ tổ chức :
Công ty có cơ cấu tổ chức bộ máy theo dạng trực tuyến, phù hợp với chức năng hoạt động của Công ty . Biểu hiện qua các sơ đồ sau : (Xem phụ lục 1)
b. Chức năng, quyền hạn các phòng ban :
+ Giám đốc Công ty :
- Là người lãnh đạo cao nhất do UBND Tỉnh bổ nhiệm và chịu trách nhiệm cao nhất trước UBND Tỉnh về toàn bộ hoạt động của Công ty .
+ Phó Giám đốc I :
- Chịu trách nhiệm về tổ chức hành chính. Phòng kế toán tài vụ và phòng kinh doanh .
+ Phó Giám đốc II :
- Chịu trách nhiệm về các đơn vị trực thuộc Công ty .
- Khách sạn Hòa Bình, khách sạn Vĩnh An, khách sạn Đồng Nai chuyên kinh doanh phòng ngủ, ăn uống, massage, tắm hơi …
- Nhà hàng Đồng Nai chuyên kinh doanh phục vụ ăn uống
- Trung tâm điều hành hướng dẫn : tổ chức phục vụ đưa đón khách trong và ngoài nước đi tham quan, du lịch, nghiên cứu thị trường, làm visa cho khách
+ Phòng tổ chức hành chính :
- Tham mưu cho ban giám đốc (BGĐ) về tổ chức nhân sự như : tuyển nhân viên, đề bạt và khen thưởng cán bộ, công nhân viên, hướng dẫn nghiệp vụ du lịch , xây dựng chương trình đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên, quản lý văn phòng, nhân sự . Ngoài ra còn chịu trách nhiệm quản lý con dấu, tổ chức công tác lưu trữ, bảo mật về các công văn, lo việc hậu cần và tiếp khách .
+ Phòng kế toán tài vụ :
Tham mưu cho BGĐ về tất cả các hoạt động kinh tế phát sinh trong kỳ, tình hình tài chính của từng đơn vị, tình hình chi tiêu, tiến độ thực hiện kế hoạch kinh doanh của đơn vị , hiệu quả mang lại của từng thương vụ trong từng thời kỳ và báo cáo cho BGĐ biết tình hình sử dụng vốn và thanh toán công nợ của đơn vị .
+ Phòng kinh doanh :
- Nghiên cứu thị trường, tìm kiếm khách hàng mới giúp BGĐ dự toán và vạch ra phương hướng kinh doanh trong thời gian tới, đề xuất những địa điểm khai thác du lịch mang tính chiến lược trong tương lai. Nggoài ra còn đàm phán ký kết hợp đồng ngoại thương, lập kế hoạch kinh doanh, tham mưu cho BGĐ về vấn đề hợp tác liên doanh với các Công ty trong và ngoài nước.
+ Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh :
- Có nhiệm vụ khai thác lữ hành, làm thủ tục visa cho khách thuộc trung tâm điều hành hướng dẫn vận chuyển .
2. Tổ chức công tác kế toán toàn Công ty :
a. Tổ chức bộ máy kế toán toàn Công ty :
Hình thức tổ chức kế toán tại Công ty là hình thức kế toán phân tán. Tại mỗi đơn vị trực thuộc có tổ chức một hệ thống kế toán riêng. Khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán các đơn vị trực thuộc định khoản, ghi vào sổ sách riêng của đơn vị,
cuối tháng xác định kết quả kinh doanh theo từng đơn vị trên cơ sở sở đó lập các bảng kê và gửi về văn phòng Công ty .
Kế toán tại văn phòng Công ty chỉ hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại văn phòng Công ty . Đồng thời tiến hành đối chiếu, kiểm tra số liệu từ các đơn vị trực thuộc, tổng hợp và lập báo biểu kế toán theo toàn Công ty .
b. Tổ chức bộ máy kế toán tại văn phòng Công ty :
+ Kế toán trưởng :
Là người đứng đầu bộ máy kế toán, giúp thủ trưởng đơn vị trong việc tổ chức, chỉ đạo và hướng dẫn kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, thống kê. Ngoài ra kế toán trưởng còn là kiểm soát viên kinh tế tài chính của Nhà nước ở đơn vị, đảm trách vấn đề tài chính cho toàn đơn vị. Trách nhiệm :
- Tổ chức công tác kế toán phù hợp với tình hình đơn vị .
- Tổ chức việc tính toán, ghi chép, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời toàn bộ hoạt động của đơn vị đúng theo chế độ kế toán do Nhà nước ban hành .
- Tổ chức kiểm tra kế toán và thi hành các chính sách chế độ tài chính của các bộ phận đơn vị, phổ biến, hướng dẫn thi hành kịp thời các chính sách qui định của Nhà nước cho các bộ phận cá nhân liên quan .
- Kiểm tra việc bảo vệ tài sản đơn vị .
+ Kế toán tổng hợp :
Chịu sự phân công của kế toán trưởng, tổng hợp các phần hành kế toán của Công ty . Chịu trách nhiệm lên sổ cái, bảng tổng hợp cân đối số phát sinh theo định kỳ và lập báo cáo tài chính cho toàn Công ty , bảng tổng kết tài sản và báo cáo kết quả kinh doanh làm cơ sở cho phòng tài vụ lập kế hoạch tài chính quý sau.
+ Kế toán vốn bằng tiền, tiền lương, BHXH :
Có trách nhiệm tính lương và các khoản phụ cấp cho cán bộ công nhân viên, tính và thanh toán BHXH, lập chứng từ thu chi tiền mặt, lập báo cáo quỹ và bảng kê chứng từ số một.
+ Kế toán vật tư hàng hóa và công cụ dụng cụ :
Bảo đảm an toàn hàng hóa về số lượng, giá trị, chất lượng hàng hóa trong các khâu lưu chuyển tính toán phản ảnh chính xác giá vốn và doanh số bán. Phản ảnh tình hình tăng, giảm, tồn kho công cụ dụng cụ. Phân bổ hợp lý giá trị công cụ, dụng cụ xuất dùng để tính vào chi phí. Theo dõi chi tiết công cụ dụng cụ .
+ Kiểm tra TSCĐ, các khoản thanh toán ngân sách, các khoản thanh toán nội bộ :
Mở sổ theo dõi TSCĐ toàn Công ty và từng bộ phận sử dụng, tính khấu hao TSCĐ, đề xuất thanh lý các tài sản không còn sử dụng được, theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ .
+ Kế toán nghiệp vụ ngân hàng, thanh toán với người mua, người bán :
Theo dõi các khoản thnah toán vay ngắn hạn , dài hạn. Các khoản phải thu phải trả với người bán thông qua ngân hàng .
+ Kế toán chi phí và các khoản tạm ứng :
Ghi chép kịp thời, chính xác và kiểm soát tình hình thực hiện kế hoạch chi phí. Trên cơ sở đó ngăn ngừa những hiện tượng chi tiêu ngoài kế hoạch . Tính toán và tổng hợp chi phí để xác định thực lãi. Ngoài ra còn theo dõi các khoản tạm ứng, thu tạm ứng .
+ Kế toán thuế :
Theo dõi tất cả các khoản thuế được khấu trừ, các khoản thuế phải nộo cho ngân sách Nhà nước. Chính vì thế kế toán thuế phải kết hợp với kế toán hàng hóa để xác định doanh thu trong kỳ, kết hợp với kế toán tiền mặt, thủ quỹ để theo dõi tình hình nộp thuế của Công ty đối với Nhà nước .
+ Thủ quỹ :
Chịu trách nhiệm trong việc thu chi tiền mặt tại Công ty khi có chứng từ hợp lệ .
Tiến hành các thủ tục trả lương cho cán bộ công nhân viên .
c. Hình thức kiểm tra áp dụng tại Công ty :
Công ty Du lịch Đồng Nai áp dụng sổ kế toán theo hình thức : “Chứng từ ghi sổ”. Trình tự ghi sổ :
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ, căn cứ vào chứng từ ghi sổ ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Căn cứ chứng từ ghi sổ ghi vào sổ cái. Các chứhg từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Cuối tháng phải khóa sổ, tính tổng số tiền của các nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Tính tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có và số dư từng khoản trên sổ cái. Căn cứ sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh .
Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (lập từ sổ kế toán chi tiết) bảng cân đối số phát sinh được dùng để lập các báo cáo tài chính .
Đối với các khoản có mở thẻ hoặc sổ kế toán chi tiết, cuối tháng tiến hành cộng thẻ hoặc sổ kế toán chi tiết, căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập bảng
tổng hợp chi tiết để đối chiếu với sổ cái thông qua bảng cân đối phát sinh . Số dư trên bảng tổng hợp chi tiết và bảng cân đối số phát sinh phải khớp nhau .
Tại văn phòng Công ty : Phòng kế toán vừa hạch toán trong hoạt động kinh doanh vừa tiến hành tổng hợp các báo biểu kế toán gửi về để ghi sổ, lập báo cáo tài chính chung cho toàn Công ty .
d. Việc áp dụng máy tính vào công tác kế toán :
Tại Công ty Du lịch Đồng Nai công tác kế toán được tự động hóa bằng phần mềm viết riêng cho Công ty, đó là phần mềm Access có tốc độ xử lý nhanh chóng, chính xác. Khi nhận được chứng từ kế toán của các đơn vị trực thuộc gửi đến , kế toán phụ trách từng bộ phận tiến hành định khoản và nhập vào máy tính, máy tính tự động tổng hợp và lên tài khoản chữ T, lập báo biểu kế toán .
B/ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN DOANH THU CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY DU LỊCH ĐỒNG NAI HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY DU LỊCH ĐỒNG NAI