d1) Nội dung :
Kế toán các khoản phải trả cho người bán bao gồm các khoản nợ của Doanh Nghiệp phải trả cho người bán vật tư, hàng hóa, cung cấp lao vụ, dịch vụ, người nhận thầu về XDCB theo hợp đồng đã ký kết.
d2) Nguyên tắc kế toán :
- Những đối tượng có quan hệ giao dịch bán hàng cho Chi Nhánh thường xuyên hoặc có số dư lớn hơn thì định kỳ hoặc cuối tháng. Kế toán cần kiểm tra đối chiếu từng khoản nợ đã phát sinh, thu hồi và số còn nợ cần phải có sự xác nhận của chủ nợ.
- Các nghiệp vụ bán hàng trả tiền ngay ( tiền mặt, séc, đã thu qua ngân hàng) không thuộc nội dung phải trả. Mua hàng đã nhập kho : Lao vụ, dịch vụ đã nhận nhưng cuối tháng vẫn chưa có hóa đơn thì sử dụng giá tạm tính(giá kế hoạch, giá hợp đồng) để ghi sổ và sẽ điều chỉnh khi nhận được hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức của bên bán.
- Phân loại các khoản nợ với người bán :
+ Phải trả có chiết khấu, giảm giá hoặc phải trả lại hàng + Phải trả bằng vàng bạc, ngoại tệ, đá quý.
+ Phải trả về đầu tư XDCB
- Nợ phải trả và số tiền đã ứng trước cho người bán, người cung ứng hoặc cho người nhận thầu xây lắp chính cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả.
- Các khoản chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán của người bán, người cung cấp ngoài hóa đơn mua hàng, phải ghi sổ kế toán tương ứng với từng khoản phải trả có liên quan để ghi giảm số nợ còn phải trả phát sinh ban đầu.
- Các khoản trả bằng ngoại tệ, phải được ghi sổ kế toán bằng Đồng Việt Nam, hoặc bằng đơn vị tiền tệ chính thức (tại chi nhánh Thành Tín sử dụng Đồng Việt Nam) sử dụng trong kế toán theo tỷ giá giao dịch (tỷ giá giao dịch thực tế hay tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh). Khoản trả nợ, các khoản phải trả bằng ngoại tệ cho người bán được ghi sổ kế toán theo tỷ giá ngày nhận nợ ghi trên sổ kế toán. Cuối năm tài chính các số dư của các khoản phải trả cho người bán có gốc ngoại tệ được đánh giá lại theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng, do ngân hàng Nhà Nước Việt Nam công bố,
các khoản chênh lệch tỷ giá (nếu có) phát sinh trong kỳ kế toán được kết toán vào thu nhập hoạt động tài chính nếu là chênh lệch lãi tỷ giá hối đoái, hoặc vào chi phí tài chính nếu là chênh lệch lỗ tỷ giá hối đoái. Chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại các khoản nợ phải trả cuối năm tài chính được xử lý và kế toán theo qui định tại thông tư số 105/2003/TT-BTC ngày 04/11/2003 về hướng dẫn kế toán thực hiện đánh giá lại cuối năm của số dư phải trả cho người bán của hoạt động kinh doanh (theo số dư thuần sau khi bù trừ số dư bên Nợ và bên Có của tải khoản 4132). Vào chi phí tài chính nếu chênh lệch lỗ tỷ giá hối đoái hoặc vào thu nhập hoạt động tài chính (nếu chênh lệch lãi tỷ giá hối đoái).
d3) Phương pháp kế toán :
Chứng từ : Các loại chứng từ mà Chi Nhánh sử dụng trong nghiệp vụ kế toán phải trả người bán là :
- Hoá đơn GTGT, hóa đơn bán hàng của người bán - Phiếu mua hàng
- Các chứng từ thanh toán cho người bán : Phiếu chi, giấy báo ngân hàng, UNC, giấy thanh toán bù trừ, quyết định xóa nợ.
- Các chứng từ xác định công nợ phải trả
Tài khoản :
Tài khoản 331 “ Phải trả người bán” : Dùng để phản ánh các khoản nợ phải trả và tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả của Doanh Nghiệp.
TK331
SPS : - Số tiền trả nợ cho người bán (-) - Số tiền ứng trước, trả trước cho
người bán.
SDĐK : Số tiền còn phải trả cho người bán.
SPS : - Số tiền còn phải trả cho người bán tăng lên (+)
- Điều chỉnh giá tạm tính khi có giá chính thức (-,+).
SDCK : Số tiền còn phải trả người bán ở cuối kỳ
Trường hợp TK331 dư nợ : Phản ánh số tiền ứng trước hoặc số đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán Khi lập bảng cân đối kế toán, số dư này được phản ánh vào chỉ tiêu riêng bên tài sản.
Sơ đồ hạch toán TK111,112,331 TK331 TK211,213,228 (e) (a) TK152,153,156 … TK2411,2412,2413 (f) (b) TK711 TK152,153,156 … (g) (c) TK627,641,642 … (d) TK111,112 (h)
Giải thích sơ đồ hạch toán :
a) Mua TSCĐ , bất động sản chưa thanh toán
b) Giá trị đầu tư XDCB, sữa chữa lớn TSCĐ phải trả cho nhà thầu c) Mua vật tư, hàng hóa chưa thanh toán
d) Các chi phí sản xuất kinh doanh chưa thanh toán, các chi phí phát sinh phải thanh toán cho nhà thầu hoặc người bán
e) Trả nợ cho người bán, nhà thầu bằng tiền
f) Trả nợ cho người bán, nhà thầu bằng vật tư, hàng hoá g) Xóa sổ nợ vắng chủ
* Các trường hợp tại Công Ty :
Năm 2004, đối tượng mua hàng của Chi Nhánh bao gồm 22 Công Ty. Tổng phát sinh nợ trong năm này là 190.835.623.477 đồng và tổng phát sinh có là 187.774.010.915 đồng. Như vậy số dư nợ cuối năm là 3.061.612.562 đồng, số dư này là do số tiền chi nhánh đã trả cho người bán nhiều hơn số phải trả.
Một số nghiệp vụ kế toán phải trả người bán phát sinh trong năm 2004
(a) Trong tháng 01/2004, Chi Nhánh đã mua của Công Ty CP XNK VTNN và nông sản phân Urea TQ trị giá bao gồm cả thuế VAT 5% là : 31.443.317.500 đồng chưa trả tiền. Cuối tháng, Chi Nhánh đã thanh toán toàn bộ số nợ cho người bán bằng tiền gửi ngân hàng.
Cũng trong tháng 01/2004 Chi Nhánh đã mua phân DAP KOREA của Công Ty CP XNK Hà Anh trị giá bao gồm VAT 5% là 972.000.000 đồng chưa trả tiền. Tính đến cuối tháng, Chi Nhánh đã thanh toán toàn bộ số nợ cho Công Ty Hà Anh bằng tiền mặt.
+ Đối với mặt hàng phân Urea TQ : Nợ 1561 : 29.946.016.666,6 Nợ 1331 : 1.497.300.833,4 Có 331 : 31.443.317.500
Nợ TK331 : 31.443.317.500
Có TK1121 : 31.443.317.500 + Đối với mặt hàng phân DAP KOREA :
Nợ 1561 : 868.571.428,57 Nợ 1331 : 43.428.571,43 Có 331 : 912.000.000 Nợ TK331 : 912.000.000 Có TK111 : 912.000.000 Sơ đồ hạch toán TK111 TK331 TK1561 972.000.000 972.000.000 925.714.285,71 925.714.285,71 29.946.016.666,6 29.946.016.666,6 TK112 TK1331 31.443.317.000 31.443.317.000 46.285.714,25 46.285.714,25 1.497.300.833,4 1.497.300.833,4
Sơ đồ chữ T tài khoản 331 TK331 0
32.415.317.000 32.415.317.000 0 0
b) Tháng 03/2004, Chi Nhánh đã mua của Công Ty Vật Tư Nông Nghiệp Nghệ An mặt hàng phân Urea TQ trị giá bao gồm cả thuế VAT 5% là 50.847.771.000 đồng. Và mặt hàng phân NPK trị giá bao gồm thuế VAT 5% là 43.308.388.020. Đến cuối tháng 12/2004 mới thanh toán xong số nợ, thanh toán bằng tiền mặt 73.500.000.000 đồng. Và bằng chuyển khoản 23.347.771.582. Kế toán định khoản : Nợ 1561 : 48.426.488.571,4 Nợ 1331 : 2.421.322.428,6 Có 331 : 50.847.711.000 Nợ 1561 : 43.809.524.363,8 Nợ 1331 : 2.190.476.218,2 Có 331 : 46.000.000.082
Đợt 1 : Chi Nhánh thanh toán cho Công Ty VTNN Nghệ An 4.847.711.000 bằng tiền mặt và 7.000.000.000 đồng bằng tiền gửi ngân hàng.
Nợ 331 : 11.847.711.000 Có 1111 : 4.847.711.000
Có 1121 : 7.000.000.000
Đợt 2 : Chi Nhánh thanh toán cho Công Ty VTNN Nghệ An 6.320.476.000 đồng bằng tiền gửi ngân hàng và 400.000.000 đồng bằng tiền mặt.
Nợ 331 : 6.720.476.000 Có 1111 : 400.000.000
Có 1121 : 6.320.476.000
Đợt 3 : Chi Nhánh thanh toán cho Công Ty VTNN Nghệ An 5.700.000.000 đồng bằng tiền gửi ngân hàng và 1.700.215.000 đồng bằng tiền mặt.
Nợ 331 : 7.400.815.000 Có 1111 : 1.700.215.000
Có 1121 : 5.700.000.000
Đợt 4 : Chi Nhánh thanh toán cho Công Ty VTNN Nghệ An 9.950.000.000 đồng bằng tiền mặt và 7.307.109.200 đồng bằng chuyển khoản.
Nợ 331 : 17.257.109.200 Có 1111 : 9.950.000.000
Đợt 5 : Chi Nhánh thanh toán cho Công Ty VTNN Nghệ An 7.622.199.800 đồng bằng chuyển khoản.
Nợ 331 : 7.622.199.800 Có 1121 : 7.622.199.800
Đợt 6 : Công Ty Thành Tín Sóc Trăng đã chi trả 11.200.870.000 cho Công Ty VTNN Nghệ An bằng tiền gửi ngân hàng, Chi Nhánh đã thanh toán cho Công Ty Thành Tín Sóc Trăng ( Công Ty mẹ) toàn bộ số tiền đã được chi hộ bằng tiền mặt
Nợ 331 : 11.200.870.000 Có 3388 : 11.200.870.000
Nợ 3388 : 11.200.870.000 Có 1111 : 11.200.870.000
Đợt 7 : Công Ty Thành Tín Sóc Trăng đã chi trả 16.891.020.700 đồng bằng chuyển khoản hộ Chi Nhánh. Chi Nhánh đã thanh toán cho Công Ty Thành Tín Sóc Trăng ( Công Ty mẹ) toàn bộ số tiền đã được chi hộ bằng chuyển khoản.
Nợ 331 : 16.891.020.700 Có 3388 : 16.891.020.700
Nợ 3388 : 16.891.020.700 Có 1121 : 16.891.020.700
Đợt 8 : Chi Nhánh thanh toán cho Công Ty VTNN Nghệ An 10.500.000.000 đồng bằng bằng chuyển khoản và 4.000.000.000 đồng bằng tiền mặt.
Nợ 331 : 14.500.000.000 Có 1111 : 4.000.000.000
Có 1121 : 10.500.000.000
Đợt 9 : Chi Nhánh đã thanh toán số nợ còn lại Cho Công Ty VTNN Nghệ An bằng chuyển khoản số tiền 14.609.039.883 đồng.
Nợ 331 : 14.609.039.883
Có 1121 : 14.609.039.883
Như vậy sau 9 đợt thanh toán tiền hàng cho người bán là Công Ty VTNN Nghệ An. Chi Nhánh đã chi hết 96.847.771.582 đồng, trong khi đó số nợ phải trả người bán chỉ có 94.156.159.020 đồng. Kế toán phải ghi dư nợ là 2.691.612.562 cho nghiệp vụ này .
Sơ đồ chữ T tài khoản 331 TK331 0
96.847.771.582 94.156.159.020 2.691.612.562 2.691.612.562
Sang năm 2005, theo thị trường thế giới, giá phân bón ngày càng tăng với phương châm “ mua khi giá lên và bán khi giá xuống”, Chi Nhánh đã đẩy mạnh
mua dự trữ các loại phân bón trong đó mặt hàng phân Urea Phú Mỹ được mua vào nhiều nhất.
Chi Nhánh chủ yếu mua hàng từ Công Ty Vật Tư Nông Nghiệp Nghệ An với trị giá mua vào trong tháng 04/2005 là 42.671.791.520 đồng bao gồm cả thuế VAT 5%. Ngoài ra, Chi Nhánh còn mua hàng của Công Ty CP VTNN & Nông Sản, Công Ty Phân Đạm và hóa chất dầu khí, Công Ty CP Bách Hóa Tổng Hợp Hà Nội, Công Ty CP LT VTNN Đắc Lắc, Công Ty Thiên Lộc Thành …
Cuối tháng 4, kế toán đã lập bảng kê nợ phải trả 04/2005 – TK331