PHẦN 3: MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP VÀ PHƯƠNG HƯỚNG NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TẬP HỢP CHI PHÍ VÀ TÍNH GIÁ THÀNH
3.2/ Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm
cực đến việc tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm xây lắp và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Tuy nhiên, công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp ở Công ty cũng không tránh khỏi những khó khăn tồn tại nhất định cần phải hoàn thiện.
3.2/ Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm thành sản phẩm
Để hạch toán đúng và chính xác đòi hỏi các Công ty phải hoàn thiện kế toán ở tất cả các bước: từ việc tổ chức, luân chuyển chứng từ ban đầu đến việc phản ánh đầy đủ, trung thực các loại chi phí đảm bảo đúng đối tượng, đúng thời kỳ, đúng địa điểm phát sinh. Mặt khác, cùng với chất lượng sản phẩm, giá thành sản phẩm luôn được coi là mối quan tâm hàng đầu. Phấn đấu hạ giá thành, đảm bảo tiến độ thi công, đảm bảo chất lượng công trình là nhân tố quyết định tới hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và thu nhập của người lao động.
Xuất phát từ những nhận thức trên, qua thời gian thực tập ở Công ty em đã được nghiên cứu, tìm hiểu sâu sắc hơn về công tác kế toán nói chung và công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm nói riêng. Dưới góc độ một sinh viên thực tập, em xin mạnh dạn đề xuất một số giải pháp sau:
* Hoàn thiện về tổ chức bộ máy kế toán: Là một doanh nghiệp xây lắp, Công ty CP
Lắp máy Điện nước và Xây dựng 2 có địa bàn hoạt động rất rộng, các công trình thi công được tiến hành trên mọi miền đất nước. Tại các đội đều có nhân viên kế toán có nhiệm vụ lập và thu thập tổng hợp chứng từ, hàng tháng chuyển về Phòng Tài chính kế toán Công ty để hạch toán. Trên thực tế, việc giao nộp chứng từ của nhân viên kế toán các đội thi công lên Công ty rất chậm trễ và thường tập trung các chứng từ theo tháng rồi chuyển lên, làm cho công việc kế toán dồn vào cuối tháng và cuối kỳ, công tác quyết
toán chậm không hoàn thành việc tập hợp chi phí và tính giá thành cho từng công trình, làm ảnh hưởng đến việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo ra quyết định.
Ngoài nguyên nhân chủ quan trên, còn có nguyên nhân khách quan. Địa điểm diễn ra hoạt động sản xuất xây dựng không cố định mà luôn thay đổi phụ thuộc. Vì vậy, phòng Tài chính kế toán không theo dõi được sát sao về công tác kế toán của đội, quá trình luân chuyển chứng từ gặp khó khăn do khoảng cách từ chân công trình về trụ sở. Vậy cần khắc phục và thay đổi trong cách quản lý và việc luân chuyển chứng từ có thể theo đề xuất sau:
- Công ty quy định cụ thể với từng bộ phận về định kỳ thời gian giao nộp chứng từ căn cứ vào khoảng cách từ chân công trình tới trụ sở Công ty. Với các công trình thực hiện trong phạm vi Hà Nội thì định kỳ 1 tuần tập hợp chứng từ một lần. Còn đối với các công trình ở xa thì quy định thời gian định kỳ 25 đến 30 ngày tập hợp chứng từ một lần. Kế toán và người phụ trách các đơn vị cấp dưới chịu trách nhiệm thực hiện quy định này. Nhân viên kế toán tại Công ty cần tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ kế toán cũng như quy định về kế toán cho kế toán các đội để thực hiện tốt các công việc.Công ty nên thường xuyên đôn đốc việc chuyển chứng từ từ phía kế toán, phụ trách công trình và đưa ra các quy định ràng buộc trách nhiệm chặt chẽ. Kế toán trên Công ty nên định kỳ xuống kiểm tra tình hình thực tế tại các đội để có điều kiện nắm rõ tình hình hạch toán của công trình.
* Hoàn thiện về công tác hạch toán:
- Về hạch toán chi phí NVL trực tiếp: Như đã đề cập ở trên, ở Công ty CP Lắp máy Điện nước và xây dựng 2 việc mua sắm vật tư được giao quyền chủ động hoàn toàn cho các đội, chủ nhiệm công trình, phía Công ty chỉ việc thực hiện quản lý thông qua chứng từ, hoá đơn do các đội giao nộp. Chính vì việc quản lý chưa chặt chẽ này khiến cho vật tư mua về sử dụng để thi công các công trình chưa đảm bảo được số lượng cũng như chất lượng và đồng thời cũng dễ nảy sinh hiện tượng tiêu cực trong quá trình thu mua vật tư. Do đó, để tăng cường tính kiểm tra Giám đốc Công ty cùng với Phòng kinh tế thị
trường, Phòng Tài chính kế toán cần bố trí thêm nhân viên thường xuyên theo dõi chi phí vật tư tại các công trình. Một biện pháp nữa để đảm bảo vật tư được cung cấp đầy đủ về chất lượng, số lượng và sử dụng tiết kiệm đúng mức theo dự toán, hàng tuần các đơn vị lập kế hoạch mua vật tư dựa trên dự toán khối luợng xây lắp và định mức tiêu hao vật tư. Bảng kế hoạch này là cơ sở để đánh giá tình hình sử dụng vật tư thực tế.Sau khi Phòng Kinh tế thị trường duyệt sẽ cử cán bộ công ty cùng đi với các đội thi công hay chủ nhiệm dự án mua vật tư. Chứng từ mua vật tư mới chỉ có hợp đồng, hoá đơn mua bán hàng không phản ánh được những thiếu hụt trong quá trình vận chuyển, giao nhận. Do đó vật tư mua về, ngoài hoá đơn mua hàng cần phải có biên bản giao nhận vật tư giữa người cung cấp và người mua. Biên bản giao nhận vật tư có thể như sau:
Biểu 3.2 - 01 Biên bản giao nhận vật tư
Ngày …….tháng……năm
Thành phần:
- Ông (bà): ……….Địa chỉ……….Đại diện bên cung ứng - Ông (bà): ……….Địa chỉ……….Đại diện bên nhận Tiến hành bàn giao số lượng vật tư như sau:
STT Tên, quy cách,
chủng loại vật tư, Đvt Số lượng
Thành
tiền Ghi chú
Cộng
Đại diện bên cung ứng Đại diện bên nhận
Đi đôi với quản lý tốt vật tư, Công ty nên có biện pháp kiểm soát tốt chi phí thu mua, vận chuyển vật tư tới chân công trình, bởi chi phí này là một phần nằm trong chi phí vật tư được tính vào giá thành công trình. Ngoài ra, trong quá trình thi công có thể có những công trình hay những phần việc phải phá đi làm lại để đảm bảo chất lượng công trình,
đơn vị thi công phải phá dỡ làm lại Công ty nên khuyến khích các đội tận dụng phế liệu thu hồi chặt chẽ hơn. Trong sai phạm kỹ thuật nhỏ không cần thiết thì chỉ cần sửa chữa, điều chỉnh nhưng vẫn đảm bảo chất lượng.
- Về hạch toán chi phí máy thi công: Kế toán chưa hạch toán riêng các khoản chi phí về máy thi công phát sinh trong công trình khi sử dụng trực tiếp máy của công ty như chi phí vật liệu, chi phí nhân công điều khiển máy thi công…….cần theo dõi chi tiết hơn. - Về hạch toán chi phí nhân công: Hạch toán chi phí tiền lương không giống như những loại chi phí khác bởi vì nó liên quan đến con người kéo theo là các vấn đề xã hội phức tạp khác. Chính vì thế Công ty nên có những biện pháp để nâng cao năng suất lao động của họ bằng cách sử dụng hợp lý lao động, bố trí công việc phù hợp với khả năng của từng người, không ngừng nâng cao trình độ tay nghề của công nhân, đồng thời có chế độ đãi ngộ xứng đáng để người lao động yên tâm với công việc của mình.
- Về Các khoản chi phí chung thường bao gồm nhiều loại và đôi khi không có chứng từ gốc để xác minh. Vì vậy, Công ty cần có quy chế cụ thể nhằm hạn chế các khoản chi phí này phù hợp với chế độ của nhà nước không vượt quá mức chi phí quy định. Tuy nhiên vẫn phải đảm bảo những khoản chi hợp lý để đảm bảo thuận lợi cho sản xuất.
- Về việc tính giá thành sản phẩm: Xuất phát từ những đặc điểm tổ chức sản xuất, đặc điểm của sản phẩm xây lắp và yêu cầu của công tác quản lý nên Công ty đã áp dụng phương pháp giản đơn để tính giá thành sản phẩm xây lắp hoàn thành. Thường vào cuối quý hoặc cuối kỳ hạch toán Công ty mới tính giá thành sản phẩm xây lắp. Như vậy là hợp lý và khoa học.
Tuy nhiên trong thực tế, ngoài việc xây dựng mới các công trình, Công ty còn thực hiện nhiều hợp đồng cải tạo, nâng cấp các công trình. Các hợp đồng này có đặc điểm là thời gian thi công không dài, giá trị khối lượng công việc không lớn nên bên chủ đầu tư thường thanh toán cho Công ty khi đã hoàn thành toàn bộ công việc theo hợp đồng. Vì vậy theo em. với những loại hợp đồng như trên để tạo điều kiện thuận lợi cho việc tính giá thành, Công ty nên sử dụng thêm phương pháp tính giá thành theo đơn đặt hàng
ngoài phương pháp tính giá thành giản đơn truyền thống của Công ty. Phương pháp này có ưu điểm là cho phép quản lý chi phí và quá trình xây lắp của các đơn đặt hang một cách chi tiết và chặt chẽ. Đồng thời đây cũng là phương pháp tính toán giản đơn, nhanh chóng vì ngay khi hoàn thành hợp đồng là có thể tính toán, xác định ngay được giá thành xây lắp của các đơn đặt hàng mà không cần đợi đến hết kỳ hạch toán, đáp ứng được kịp thời số liệu cần thiết cho công tác quản lý và thanh toán.
* Hoàn thiện về chế độ của Nhà nước:
Hoàn thiện kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm trước tiên phải phù hợp với các văn bản pháp lý về kế toán hiện hành. Trong những năm qua Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản liên quan tới các chế độ kế toán nhưng ít có văn bản nào tồn tại lâu dài. Điều này đã gây không ít khó khăn cho các đơn vị trong quá trình hoạt động của mình. Để khắc phục, Công ty phải thường xuyên cập nhật những thông tin mới nhất và đề ra các biện pháp nhằm đưa ra các quy định, hướng dẫn của nhà nước vào thực tế của công trình. Công ty cũng phải tự xây dựng cho mình đội ngũ nhân viên giỏi về nghiệp vụ và am hiểu các quy chế quản lý tài chính.
- Về hệ thống giá dự toán: Để công tác xác định giá dự toán được chính xác hơn, thực hiện vai trò cho việc đầu tư vốn cũng như tổ chức cung ứng các yếu tố đầu vào cho sản xuất. Công ty nên xây dựng hệ thống định mức trên cơ sở điều kiện tổ chức sản xuất, khả năng công nghệ hiện có của mình. Đồng thời đơn giá dự toán phải được xác định trên cơ sở giá thị trường tại thời điểm lập dự toán. Sau đó, khi quyết toán với chủ đầu tư đơn giá này phải được điều chỉnh theo đơn giá hiện thời do nhà nước quy định.
- Về hệ thống sổ sách: Trong hệ thống sổ sách của Công ty, ngoài việc thực hiện chức năng của hạch toán, kế toán còn phải đảm bảo yêu cầu của kế toán quản trị cung cấp số liệu cho Ban giám đốc kịp thời. Bảng tính giá thành của Công ty mới chỉ đảm bảo chức năng của hạch toán kế toán. Vì vậy kế toán chi phí và tính giá thành nên lập một sổ theo dõi riêng khoản mục giá trị sản phẩm dở dang, giá thành thực tế, giá thành dự toán từng
công trình để thuận tiện cho việc cung cấp số liệu nội bộ cho Ban giám đốc Công ty. Em xin đề xuất mẫu sổ như sau: