Sơ đồ 2: tổ chức bộ máy kế toán của Công ty
*Kế toán trưởng :
+ Chịu trách nhiệm trước nhà nước về toàn bộ hoạt động kinh doanh tại Công ty
+ Tham mưu cho giám đốc Công ty về mặt tài chính để ký kết các hợp đồng kinh tế.
+ Kiểm tra và phê duyệt các chứng từ hợp lý, hợp lệ và hợp pháp thông qua các hoạt động sản xuất kinh doanh mà cấp dưới trình.
+ Cân đối nguồn tài chính toàn Công ty, tham mưu cho giám đốc điều chỉnh kế hoạch sản xuất cho phù hợp và có hiệu quả cao.
* Kế toán tiền lương:
Kế toán trưởng Kế toán vốn bằng tiền Kế toán các khoản vay và ĐT Thủ quỹ Kế toán tiền lương Kế toán chi phí và giá thành Kế toán TSCĐ
+Tổng hợp số liệu về số lượng lao động, thời gian lao động, kết quả lao động của từng người, từng bộ phận, từng tàu.
+ Tính và phân bổ tiền lương, các khoản trích theo lương. + Lập các báo cáo về lao động và tiền lương.
+ Tham gia phân tích tình hình quản lý, sử dụng lao động. Từ đó đề xuất các giải pháp thích hợp để nâng cao hiệu quả sử dụng lao động.
* Kế toán tài sản cố định (TSCĐ):
+ Theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ, trích khấu hao TSCĐ.
+ Theo dõi chi tiết các thiết bị, hiện trạng TSCĐ, sửa chữa lớn, mua sắm thiết bị tài sản.
+ Vào sổ sách các nghiệp vụ có liên quan.
+ Đối chiếu với các đơn vị và các thành viên kế toán có liên quan về các nghiệp vụ kinh tế có phát sinh TSCĐ, báo cáo số liệu tổng hợp cho kế toán trưởng.
* Kế toán chi phí và giá thành:
+ Tập hợp các chi phí về nhân lực về các khoản cần cho một quá trình vận chuyển (Khấu hao thuyền, xăng, dầu...)
+ Tính giá thành cho từng tuyến vận chuyển, từng khối lượng hàng hoá vận chuyển.
* Kế toán vốn bằng tiền:
+ Theo dõi sự tăng giảm của tiền cả trong quỹ và ngân hàng.
+ Thanh toán các khoản chi bằng tiền của công ty: thanh toán nội bộ theo các quy định của nhà nước và quy chế của Công ty như tiền lương, chi phí hành chính, BHXH.
+ Lập chứng từ thu chi tài chính, lên sổ sách kế toán và đối chiếu với quĩ. + Thông báo các khoản tiền thanh toán qua ngân hàng mà khách hàng chuyển trả về hàng hoá dịch vụ vận chuyển...
+ Lập các báo cáo về lưu chuyển tiền tệ, về tình hình sử dụng vốn bằng tiền.
* Kế toán các khoản vay và đầu tư:
+ Thanh tra các khoản tiền do bộ phận yêu cầu bằng các chứng từ gốc thông qua các kế toán chuyên quản kiểm tra, đã được lãnh đạo phê duyệt.
+ Cập nhật giấy báo nợ, báo có, lên số dư hàng ngày, báo cáo kế toán trưởng và lên chứng từ ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
+ Kế toán thanh toán: Thanh toán các khoản vay đến hạn thanh toán với ngân hàng, thanh toán các khoản phải trả về lãi suất hàng tháng.
+ Lên kế hoạch và tính toán các khoản thu được từ đầu tư.
* Thủ quỹ:
+ Quản lý tiền mặt, kiểm tra tính pháp lý của chứng từ gốc có liên quan đến nghiệp vụ thu chi tiền mặt trước khi thực hiện thu hoặc chi.
+ Lên báo cáo quỹ hàng ngày, đối chiếu với sổ tiền mặt và báo cáo số liệu tổng hợp cuối ngày cho phó phòng phụ trách tài chính và kế toán trưởng.
2.1.2. Hình thức sổ kế toán áp dụng tại Công ty.
Doanh nghiệp sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ. Với hình thức này mọi nghiệp vụ phát sinh phản ánh ở chứng từ gốc đều được phân loại để lập chứng từ ghi sổ, trước khi ghi vào sổ kế toán tổng hợp. Việc ghi sổ kế toán được ghi theo thứ tự thời gian tách rời nội dung kinh tế, nên nó phù hợp với tình hình thực tế, quy mô, mô hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Trong đó hệ thống sổ bao gồm:
+ Sổ tổng hợp
+ Sổ chi tiết các tài khoản : TK 111, TK 112,TK 113, TK 131, TK 138, TK 141,TK 338(8), TK 338(3382, 3383, 3384), TK333 (1), TK334, TK336, TK431, TK511,TK621,TK627(4), TK642…
+……… * Trình tự ghi sổ:
+ Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc để ghi sổ quỹ và các sổ chi tiết có liên quan.
+ Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào chứng từ ghi sổ. sau đó chứng từ ghi sổ được đối chiếu ghi vào đăng ký chứng từ ghi sổ.
+ Từ sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, kế toán tiến hành vào sổ cái các chứng từ có liên quan.
+ Cuối tháng căn cứ vào sổ thẻ chi tiết để vào bảng tổng hợp chi tiết. + Cuối tháng căn cứ vào sổ cái để vào bảng cân đối tài khoản.
+ Từ bảng cân đối tài khoản và bảng tổng hợp chi tiết kế toán lập báo cáo chi tiết.
+ Cuối tháng đối chiếu sổ đăng ký chứng từ gốc với bảng cân đối tài khoản.
Sơ đồ 3: Sơ đồ kế toán của Công ty vận tải Biển Đông Sổ quỹ Chứng từ gốc Các sổ thẻ Chi tiết Bảng TH chứng từ gốc cùng loại Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối tài khoản Báo cáo tài chính
kế toán