phẩm tại Công ty tnhh Xây dựng và thơng mại hơng tơi.
Để hạch toán đúng và chính xác đòi hỏi các doanh nghiệp phải hoàn thiện kế toán ở tất cả các bớc: Từ việc tổ chức, luân chuyển chứng từ ban đầu đến việc phản ánh đầy đủ, trung thực các loại chi phí đảm bảo đúng đối tợng, đúng thời kỳ, đúng địa điểm phát sinh. Mặt khác, cùng với chất lợng sản phẩm, giá thành sản phẩm luôn đợc coi là mối quan tâm hàng đầu. Phấn đấu hạ giá thành, đảm bảo tiến độ thi công, đảm bảo chất lợng công trình là nhân tố quyết định tới hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và thu nhập của ngời lao động.
Xuất phát từ những nhận thức trên, qua thời gian thực tập ở Công ty TNHH xây dựng và thơng mại Hơng Tơi với sự giúp đỡ tận tình của các cô chú, anh chị kế toán phòng Tài vụ cùng với sự hớng dẫn nhiệt tình của thầy giáo hớng dẫn Nguyễn Mạnh Hùng em đã đợc nghiên cứu, tìm hiểu sâu sắc hơn về công tác kế toán nói chung và công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản
phẩm nói riêng. Dới góc độ một sinh viên thực tập, em xin mạnh dạn đề xuất một số giải pháp sau:
1- Hoàn thiện tổ chức luân chuyển chứng từ:
Việc luân chuyển chứng từ chậm sẽ làm ảnh hởng chủ yếu đến tốc độ phát hành các báo cáo taì chính và tính kịp thời của việc ra quyết định kinh tế. Ngoài ra khối lợng công việc dồn vào cuối kỳ dễ gây ra các sai sót, nhầm lẫn. Trong thời gian tới Công ty nên thực hiện các biện pháp để có thể đẩy mạnh việc luân chuyển chứng từ nh : Nâng cao trình độ cho các nhân viên kế toán Công ty đặc biệt là ở các đơn vị trực thuộc, tiếp tục đẩy mạnh việc mở rộng các lớp tập huấn nghiệp vụ cho cán bộ kế toán. Ngoài ra, Công ty nên có các biện pháp quyết toán lu động nh quyết toán vào giữa tháng, khuyến khích việc gửi hồ sơ quyết toán bằng phơng tiện gửi nhanh. Nh vậy vừa đảm bảo thời gian cập nhật sổ sách lại đỡ tốn kém về mặt chi phí đi lại của kế toán đơn vị, nhất là các công trình ở xa trụ sở Công ty. Bên cạnh đó, Công ty cũng nên đôn đốc lại việc luân chuyển chứng từ từ phía các đơn vị, cần đa ra các quy định chặt chẽ về việc luân chuyển chứng từ, trong các cuộc họp ở phạm vi toàn Công ty, ban giám đốc nên cónhững chỉ đạo đến từng đơn vị về tầm quan trong của công tác kế toán đặc biệt là công tác luân chuyển chứng từ. Đối với các công trình lớn, phòng Tài vụ cử nhân viên trực tiếp xuống các đơn vị để hỗ trợ, đẩy nhanh việc ghi chép sổ sách đảm bảo tính chính xác, kịp thời.
2- Hoàn thiện hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
ở Công ty TNHH xây dựng và thơng mại Hơng Tơi, việc mua sắm vật t đ- ợc giao quyền chủ động hoàn toàn cho các đơn vị, về phía Công ty chỉ thực hiện quản lý thông qua chứng từ, hoá đơn do các đơn vị giao nộp. Chính vì việc quản lý cha chặt chẽ này khiến cho vật t mua về sử dụng để thi công các công trình ch- a đảm bảo đợc số lợng cũng nh chất lợng và đồng thời cũng dễ nảy sinh hiện t- ợng tiêu cực trong quá trình thu mua vật t. Để tăng cờng tính kiểm tra, giám đốc Công ty cùng với phòng Kinh tế - kế hoạch, phòng Tài vụ cần bố trí thêm nhân viên thờng xuyên theo dõi chi phí vật t tại các công trình,với những vật liệu
chính, có giá trị lớn Công ty nên cử cán bộ cung ứng đi liên hệ, giao dịch và ký hợp đồng với các nhà cung cấp có tín nhiệm, đảm bảo cung cấp đủ về số lợng, đúng về chất lợng cho Công ty khi cần thiết ở mọi lúc, mọi nơi. Một biện pháp nữa để đảm bảo vật t đợc cung cấp đầy đủ về chất lợng,số lợng và sử dụng đúng mức, tiết kiệm, hàng tuần các đơn vị lập bảng kể hoạch mua vật t dựa trên dự toán khối lợng xây lắp và định mức tiêu hao vật t. Bảng kế hoạch này là cơ sở để đánh giá tình hình sử dụng vật t thực tế. Sau khi phòng Kinh tế - kế hoạch duyệt các đơn vị sẽ tiến hành mua vật t và cử cán bộ Công ty đi cùng. Cuối tháng phòng Kinh tế - kế hoạch cùng phòng Tài vụ Công ty phân tích đề ra biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vật t. Chứng từ về vật t mới chỉ có hợp đồng, hoá đơn mua bán vật t không pản ánh đợc những thiếu hụt trong quá trình vận chuyển, giao nhận. Do đó, vật t mua về, ngoài hoá đơn mua hàng cần phải có biên bản giao nhận vật t giữa ngời cung cấp và ngời mua. Biên bản giao nhận vật t có thể đợc lập theo mẫu sau:
Biểu....: Biên bản giao nhận vật t Ngày tháng năm Thành phần:
- Ông (bà):...địa chỉ...đại diện bên cung ứng - Ông (bà):...địa chỉ...đại diện bên nhận Tiến hành bàn giao số lợng vật t nh sau:
Stt Tên, quy cách, chủng loại vật t
Đơn vị tính Số lợng Thành tiền Ghi chú
....
Tổng cộng
Đại diện bên cung ứng Đại diện bên nhận
Quản lý tốt vật t chỉ đem lại hiệu quả một nửa cho Công ty trong việc hạ giá thành sản phẩm. Để hoàn thiện hạch toán chi phí vật t Công ty còn cần phải thực
hiện các biện pháp nhằm giảm chi phí vật t. Trong giá trị vật t mua về ngoài giá trị ghi trên hoá đơn còn bao gồm cả chi phí thu mua, vận chuyển vật t tới tận chân công trình. Do đó tìm cách giảm chi phí vật t cũng đồng nghĩa với giảm các loại chi phí này. Để làm đợc điều đó Công ty cần thiết lập đợc mối quan hệ tốt với những nhà cung cấp vật t có uy tín, đồng thời phải thờng xuyên nghiên cứu, khảo sát giá cả trên thị trờng để tránh tình trạng bị mua với giá nh cũ nhng thực tế giá trên thị trờng đã hạ.
Về tổ chức vận chuyển vật t, Công ty nên nghiên cứu tìm ra con đờng ngắn nhất để giảm chi phí vận chuyển bằng cách liên hệ với nhà cung cấp để biết đợc những đại lý, những chi nhánh gần địa bàn thi công công trình nhất, việc thu mua nên tổ chức nhanh gọn để giảm chi phí giờ ca xe ôtô tải, Công ty cũng nên sử dụng các loại xe có trọng tải lớn để việc thu mua đợc nhanh chóng.
Nếu áp dụng các biện pháp trên chi phí cho việc thu mua và vận chuyển vật t sẽ giảm xuống.
Ngoài ra, trong quá trình thi công có thể có những khối lợng công trình hay những phần việc phải phá đi làm lại để đảm bảo chất lợng công trình , Công ty phải phá dỡ công trình cũ để xây lại mới, Công ty nên tận dụng phế liệu thu hồi chặt chẽ hơn. Trong các sai phạm kỹ thuật nhỏ không cần thiết phải phá đi làm lại thì chỉ cần sửa chữa, điều chỉnh. Tận dụng đợc khoản thu hồi này Công ty sẽ giảm bớt đợc phần nào vật t cần mua mới cho thi công.
Để chính xác trong việc hạch toán nguyên vật liệu, kế toán không đợc hạch toán chi phí thu mua vào TK 6277-chi phí dịch vụ mua ngoài sản xuất chung và chi phí vận chuyển vào TK 6237 mà phải hạch toán vào TK 621-chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, việc hạch toán sai lệch này gây nên sự thiếu chính xác trong việc tính giá vật t và phân tích các khoản mục chi phí phục vụ công tác quản trị. Do đó, khi tính giá thực tế vật liệu mua về kế toán phải tính theo công thức sau:
Giá mua ghi trên hoá đơn Giá thực tế nguyên
3- Hoàn thiện hạch toán yếu tố tiền lơng và các khoản trích theo lơng:
Trong hạch toán tiền lơng, kế toán không trích trớc tiền lơng nghỉ phép của công nhân sản xuất mà do đặc điểm của ngành xây lắp là sản xuất mang tính thời vụ nên có những thời gian ngừng sản xuất hoặc khối lợng công việc ít, thu nhập của ngời lao động không đủ để trang trải cho sinh hoạt của mình, điều này ảnh h- ởng ít nhiều đến tâm lý của họ. Hơn nữa, số lợng lao động trong biên chế Công ty không nhiều nên chi phí tiền lơng dành cho nghỉ phép không phải là lớn. Do vậy, để đảm bảo lợi ích của ngời lao động cũng nh sự phát triển Công ty, hàng tháng kế toán nên tiến hành trích trớc lơng phép của công nhân vào chi phí nhân công trực tiếp theo bút toán:
Nợ TK 622 Có TK 335
Khi công nhân thực tế nghỉ phép, kế toán tính ra tiền lơng phép thực tế phải trả và ghi bút toán:
Nợ TK 335 Có TK 334
Theo quy định trong tiền lơng của công nhân trực tiếp sản xuất không bao gồm tiền lơng công nhân vận hành máy thi công nhng trên thực tế Công ty đang hạch toán vào TK 622, điều này cha phản ánh đúng bản chất của từng loại chi phí, làm cho khoản mục chi phí nhân công trực tiếp tăng lên mặc dù không đáng kể. Để đảm bảo hạch toán chính xác yếu tố tiền lơng, kế toán cần tách riêng tièn lơng công nhân vận hành máy thi công vào TK 6231 theo bút toán:
Nợ TK 6231 Có TK 334
Ngoài ra, việc trích các khoản theo lơng nh BHXH và BHYT cần phải trích trên cơ sở tiền lơng thực tế mà ngời lao động nhận đợc chứ không chỉ trích trên phần tiền lơng cơ bản.Việc thay đổi cách hạch toán này sẽ tăng tính chính xác
của chỉ tiêu giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả phân tích, đảm bảo so sánh giữa giá thành thực tế và thi công.
Hạch toán yếu tố tiền lơng không giống nh những yếu tố khác bởi vì nó liên quan đến vấn đề con ngời kéo theo là các vấn đề xã hội phức tạp khác. Chính vì thế, ngoài việc chú ý giảm số lợng nhân công xuống, Công ty nên có những biện pháp để nâng cao năng suất lao động của họ bằng cách sử dụng hợp lý lao động, bố trí công việc phù hợp với khả năng của từng ngời, không ngừng nâng cao trình độ tay nghề của công nhân, đồng thời có chế độ đãi ngộ xứng đáng để ngời lao động yên tâm với công việc của mình.
4- Hoàn thiện yếu tố khấu hao tài sản cố định:
Việc phân bổ chi phí khấu hao máy thi công phục vụ nhiều công trình theo tiêu thức chi phí nhân công trực tiếp không chính xác. Vì vậy, cần phải theo dõi ca máy hoạt động và tiến hành phân bổ chi phí khấu hao máy thi công theo giờ hoặc ca máy hoạt động. Kế toán lập bảng phân bổ chi phí khấu hao máy thi công để theo dõi chi tiết số ca (giờ) máy hoạt động và phân bổ chi phí khấu hao máy cho từng công trình ,hạng mục công trình.
Biểu ...: Bảng phân bổ chi phí khấu hao máy thi công
S t Tên xe, máy thi Tổng chi phí khấu Tổng số ca xe Số khấu hao phân bổ 1 Công trình A CT... Số ca (giờ) CpKHMTC phân bổ .. .. ... 1 2 Máy xúc Máy đầm ... Cộng
Ngời lập biểu Kế toán trởng Trong đó:
Số khấu hao phân bổ
cho 1 ca (giờ) = Tổng chi phí phân bổ
Ngoài ra việc không trích trớc sửa chữa lớn tài sản cố định vào cuối mỗi kỳ kế toán cũng đã ảnh hởng không nhỏ đến việc hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm trong kỳ. Khi phát sinh chi phí sửa chữa tài sản cố định, lợng tiền đầu t vào đây là tơng đối lớn, nếu không tiến hành trích trớc thì sẽ làm mất cân đối chi phí phát sinh giữa các kỳ kế toán. Do đó, hàng năm kế toán nên căn cứ vào tuổi thọ kỹ thuật của tài sản cố định, thời gian sử dụng xe máy, số khấu hao đã trích để lập kế hoạch sửa chữa lớn cho từng máy. Dựa vào kế hoạch này, kế toán tính và trích trớc chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định theo tháng hay quý rồi phân bổ đều cho các công trình.
Khi trích trớc số chi phí sửa chữa lớn TSCĐ trong kế hoạch vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ, kế toán ghi bút toán:
Nợ TK 623, 627 Có TK 335
Khi chi phí sửa chữa lớn TSCĐ thực tế phát sinh thuộc chi phí dự toán của khối lợng công việc sửa chữa lớn TSCĐ đã đợc dự tính trớc, kế toán ghi:
Nợ TK 335
Có TK 241(2413)
Cuối năm, kế toán xử lý số chênh lệch giữa khoản đã trích trớc với số chi phí thực tế phát sinh. Nếu chi phí thực tế phát sinh lớn hơn chi phí trích trớc, kế toán ghi tăng TK 623, 627 nếu nhỏ hơn tiến hành ghi giảm TK 623, 627.
Cách hạch toán trên giúp Công ty chủ động trong công tác tài chính, giá thành trong kỳ không bị đột biến, tạo điều kiện tu bổ, sửa chữa máy móc kịp thời.
5- Hoàn thiện hạch toán yếu tố chi phí khác bằng tiền:
Để phản ánh đúng yếu tố chi phí, các đơn vị cần phải bóc tách riêng chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác của máy thi công và sản xuất chung. Sau đó nên lập bảng kê để tổng hợp hai loại chi phí này theo mẫu sau:
Biểu... Bảng kê chi phí dịch vụ mua ngoài Tên đơn vị:
Tháng ... năm
Chứng từ Tên loại chi phí Số tiền Số hiệu Ngày tháng
Tổng cộng
Biểu... Bảng kê chi phí bằng tiền khác Tên đơn vị:
Tháng ... năm
Chứng từ Tên loại chi phí Số tiền Số hiệu Ngày tháng
Tổng cộng 6- Hoàn thiện sổ sách kế toán:
Công ty TNHH xây dựng và thơng mại Hơng Tơi áp dụng hình thức sổ chứng từ ghi sổ nên sổ sách chủ yếu là sổ chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết và sổ Cái. Sổ chi tiết và sổ Cái đợc mở cho từng tài khoản, ngoài việc mở sổ, thẻ chi tiết nh sổ TSCĐ, sổ chi tiết nguyên vật liệu công cụ dụng cụ...kế toán còn mở sổ chi tiết từng tài khoản cho từng công trình , hạng mục công trình. Sổ Cái đợc mở cho tất cả các công trình. Tuy nhiên các nghiệp vụ phát sinh đợc ghi chép ở sổ Cái nhiều khi còn trùng lặp với sổ chi tiết. Điều này không những không cần thiết mà còn gây khó khăn cho việc đối chiếu so sánh số liệu ở sổ tổng hợp chi tiết với sổ cái. Do vậy, sổ Cái ở Công ty chi cần phản ánh các nghiệp vụ tổng hợp từ các chứng từ phát sinh ở tất cả cá công trình để tạo điều kiện thuận lợi không chỉ đối chiếu sos liệu tổng hợp ở các sổ chi tiết từng công trình mà còn giảm đợc việc ghi trùng lặp các nghiệp vụ đã đợc phản ánh ở sổ chứng từ ghi sổ và sổ chi tiết.
Do Công ty áp dụng phơng thức khoán gọn nên cũng cần phải mở sổ theo dõi khối lợng xây lắp giao khoán gọn theo từng công trình, hạng mục công trình, trong đó phản ánh theo cả giá nhận thấu và giao khoán, chi tiết theo từng khoản mục chi phí .
Tại đơn vị nhận khoán cần mở sổ theo dõi khối lợng xây lắp nhận khoán cả về giá trị nhận khoán và chi phí thực tế theo từng khoản mục chi phí. Trong đó, chi phí nhân công thực tế cần chi tiết theo bộ phận thue ngoài và bộ phận chi phí phải trả cho công nhân viên của đơn vị.
Biểu... Sổ theo dõi khối lợng Xây lắp giao khoán gọn (tại đơn vị giao khoán)
Đơn vị nhận khoán:
Tên công trình, hạng mục công trình
Đơn vị: đồng Công ty Tên C.T, HMCT Tổng số C.P vật liệu C.P nhân
công C.P máy thi công C.P sản xuất chung S H NT Giá nhận thầu Giá giao khoán Giá nhận thầu Giá giao khoán Giá nhận thầu Giá giao khoán Giá nhận thầu Giá giao khoán Giá nhận thầu Giá giao khoán A B C 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 .... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...