IV. Kế toán tổng hợp nhập, xuất kho NL,VL
2. Kế toán tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu
a. Kế toán tổng hợp các trờng hợp nhập NL,VL
Hoạt động chính của Xí nghiệp là sản xuất. Do vậy phản ánh đúng đắn giá trị vật liệu nhập vào hết sức quan trọng, từ đó có thể nắm rõ đợc sự luân chuyển của từng loại, từng thứ vật liệu.
Vật liệu của đơn vị chủ yếu là do mua ngoài. Quan hệ thanh toán với ngời bán phần lớn cũng là quan hệ với nhà cung cấp, do vậy kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu luôn gắn với kế toán thanh toán với nhà cung cấp vật liệu.
Việc thanh toán chủ yếu đợc chuyển trả qua ngân hàng. Với số tiền thanh toán ít, đợc trả ngay bằng tiền mặt. Đối với nhà cung cấp thờng xuyên có thể mua chịu vật t.
Khi mua vật liệu, hàng và hoá đơn luôn về cùng, không có trờng hợp hàng về mà hoá đơn cha về hoặc ngợc lại.
Việc hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến nhập vật liệu đợc thực hiện nh sau: - Khi nhận đợc chứng từ nhập vật liệu (hoá đơn, phiếu nhập kho) kế toán thực hiện định khoản ngay trên phiếu nhập.
Đối với những vật liệu Xí nghiệp mua chịu của đơn vị tính thuế theo phơng pháp khấu trừ, kế toán ghi trên sổ nhật ký chứng từ theo định khoản:
Nợ TK 152: Giá cha có thuế GTGT
(chi tiết)
Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào Có TK 331:Tổng số tiền thanh toán
- Khi thanh toán hoặc thanh toán ngay, kế toán phản ánh tình hình thanh toán ghi vào sổ chi tiết phần thanh toán theo định khoản:
Nợ TK 331:
Có TK 111, 112:
- Xí nghiệp mua vật liệu bằng tiền tạm ứng, kế toán ghi Nợ TK 152:
Nợ TK 133: Có TK 141:
Chi phí vận chuyển thờng đợc tính ngay trong giá hoá đơn.
Ví dụ: Ngày 28/3/2001 phiếu nhập kho số 30-Nhập của Công ty TNHHTM Phúc Long, theo hoá đơn số 0020646 với số lợng 300 cái, số tiền 37.400.000 đồng, thuế GTGT 1.870.000 đồng. Tổng số tiền thanh toán: 39.270.000 đồng. Kế toán ghi phiếu định khoản nh sau:
Nợ TK 152: 37.400.000 (chi tiết 1521) Nợ TK 133: 1.870.000 Có TK 331: 39.270.000
Khi Xí nghiệp thanh toán cho ngời cung cấp bằng tiền gửi ngân hàng. Căn cứ vào giấy báo Nợ của ngân hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 331
(Chi tiết – Số đã trả ) Có TK 112
Trờng hợp Xí nghiệp mua trả ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi Ngân hàng, kế toán căn cứ vào phiếu chi hoặc giấy báo Nợ Ngân hàng để hạch toán.
Ví dụ: Phiếu chi số 17 ngày 6/3/2006 chi mua mỡ lắp Liên Xô số lợng 4Kg, đơn giá 33.600 đồng, số tiền 168.000 đồng, thuế GTGT 8.400 đồng. Tổng số tiền thanh toán: 176.400 đồng.
Nợ TK 152: 168.000 (Chi tiết 152.3)
Nợ TK 133: 8.400 Có TK 111: 176.400
- Nếu đợc hởng chiết khấu mua hàng, Xí nghiệp đã trả tiền cho đơn vị cung cấp, đợc trả lại bằng tiền mặt, kế toán ghi:
Nợ TK 111: Có TK 711:
- Khi đợc công ty cấp vốn bằng vật liệu, căn cứ vào quyết định, kế toán ghi: Nợ TK 152:
Có TK 411:
Với những nghiệp vụ phát sinh thờng xuyên, số tiền ít, tại Xí nghiệp tiến hành ghi vào Sổ chi tiết TK 111. Sổ này đợc dùng để theo dõi lợng tiền chi dùng trong tháng. Căn cứ để ghi vào Sổ này là các phiếu chi, phiếu thu, giấy tạm ứng. Khi cần tạm ứng mua vật t, cán bộ cung ứng vật t viết giấy đề nghị tạm ứng trong đó ghi sổ lý do tạm ứng và số tiền cần tạm ứng.
Thực tế tại Xí nghiệp khoản tạm ứng này thờng là để thanh toán cho việc mua vật t tạm thời. Kế toán định khoản:
Nợ TK 152: (chi tiết) Nợ TK 133: Có TK 141: Phần tạm ứng Và ghi: Nợ TK 331: Có TK 111:
Để theo dõi tình hình thanh toán với ngời cung cấp nguyên vật liệu tại Xí nghiệp mở sổ chi tiết TK 331. Khi phát sinh các nghiệp vụ phải trả kế toán ghi Có TK 331 và Nợ TK liên quan. Căn cứ vào các chứng từ thanh toán nh: Phiếu chi tiền mặt, giấy báo Nợ ngân hàng, kế toán ghi Nợ TK 331 - Phải trả ngời bán và ghi có TK liên quan.
Vào cuối tháng kế toán tính ra số d của đơn vị cung cấp vật liệu dựa vào số d đầu tháng, tổng số phát sinh có và tổng số thanh toán phát sinh nợ.
54
b. Kế toán tổng hợp các trờng hợp xuất kho NL,VL
Hiệu quả của công tác quản lý vật t phải đợc biểu hiện qua tất cả các khâu nh thu mua, bảo quản, dự trữ và xuất dùng. Trong đó khâu xuất dùng là khâu quản lý cuối cùng rất quan trọng trớc khi vật liệu chuyển giá trị của nó vào giá trị của sản phẩm đợc sản xuất ra.
Mục tiêu hàng đầu của mỗi đơn vị sản xuất là hạ giá thành, lợi nhuận cao. Trong khi đó yếu tố chi phí về vật t lại chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Vì vậy kế toán phải xác định đợc chính xác giá trị từng loại vật t sử dụng là bao nhiêu và theo dõi vật liệu xuất dùng cho từng đối tợng để từ đó tìm ra biện pháp quản lý vật t có hiệu quả.
Vật liệu ở Xí nghiệp đợc xuất kho chủ yếu phục vụ cho sản xuất tại các phân xởng. Ngoài ra còn phục vụ cho xây lắp các công trình, một số ít vật liệu đợc xuất cho quản lý doanh nghiệp và sản xuất chung.
Vật liệu xuất kho sử dụng cho sản xuất hay xây lắp các công trình đều đợc lập phiếu xuất kho. Việc sử dụng nguyên vật liệu tại các phân xởng đợc theo dõi thông qua các nhân viên kinh tế tại phân xởng. Cuối tháng số liệu đợc tổng hợp lại để đa lên phòng kế toán.
Tại Xí nghiệp sử dụng TK 621, do vậy trị giá vật liệu xuất dùng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm đợc tính vào TK này. Để hạch toán nghiệp vụ liên quan đến xuất vật t, kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK 621, TK154, TK 627, TK 331, TK 241, TK 641, TK 642, TK 111
- Khi xuất NVL dùng cho sản xuất, căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán ghi: Nợ TK 621:
Có TK 152:
Ví dụ: Theo phiếu xuất kho số 29 ngày 23/3 xuất thép tròn dùng cho sản xuất Bánh răng côn xoắn Benla, kế toán hạch toán :
Nợ TK621(chi tiết cho từng phân xởng) Có TK 152 (1521)
Nợ TK 627( chi tiết cho từng phân xởng) Có TK 152:
Ví dụ: Theo phiếu xuất kho số 37 ngày 25/3 xuất dây pái tuýp mộc mỡ cho phân xởng A1, đơn giá 450.000 đồng, kế toán hạch toán:
Nợ TK 627(PXA1): 450.000 Có TK 1522: 450.000
+ Ngày 14/3 xuất phụ tùng thay thế cho phân xởng A4. Phiếu xuất số 80. Giá trị phụ tùng thay thế: 2.405.000, kế toán hạch toán:
Nợ TK 627 (PXA4): 2.405.000 Có TK 152: 2.405.000
- Trờng hợp xuất vật t cho bộ phận bán hàng, quản lý doanh nghiệp, kế toán ghi: Nợ TK 621:
Nợ TK 642:
Có TK 152: (chi tiết) Ví dụ:
+ Ngày 10/3 xuất cho bộ phận hành chính 80 lít xăng đi công tác Thanh Hóa , tổng số tiền là: 880.000 đồng, kế toán hạch toán:
Nợ TK 642: 880.000 Có TK 152.3: 880.000
Để theo dõi số lợng vật t chuyển trong nội bộ, xí nghiệp đã sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để làm căn cứ cho thủ kho ghi vào thẻ kho, kế toán ghi sổ chi tiết, làm chứng từ vận chuyển trên đờng.
Xí nghiệp cơ khí Z79
Địa chỉ: km 12- quốc lộ 1A- Thanh trì- Hà nội
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
Ngày 15/3/2006 Ngời vận chuyển: Trần Văn Đông
Phơng tiện vận chuyển: Giấy giới thiệu số 37/GT ngày 13/3/2006 Xuất tại kho: Xí nghiệp Cơ khí Z79
STT Diễn giải Mã số Đơn vị tính
Số lợng Đơn giá Thành tiền Tài khoản hạch toán Thực
xuất Thực nhập Nợ Có