phần 3: hoàn thiện kế toán luân chuyển hàng hoá nhập khẩu tại tổng công ty Emico
3.1. đánh giá kháI quát thực trạng kế toán luân chuyển hàng hoá tại tổng công ty EMICO:
3.1.1. u điểm:
3.1.1.1. Về tính giá hàng hoá nhập khẩu:
Về tính giá hàng nhập khẩu, tổng công ty hạch toán chi phí mở L/C, phí thanh toán, lệ phí hảI quan, thuê kho, bến bãI của lô hàng nhập khẩu voà trị giá mua thực tế của hàng nhập khẩu đó ( tức là hạch toán vào TK 1561 ). Chi phí thu mua của hàng nhập khẩu chỉ gồm chi phí vận chuyển, lắp đặt, bốc dỡ hàng hoá từ bến cảng, sân bay tới kho công ty; chi phí nhân viên đI nhận hàng, và đ… ợc mở cho mọi loại hàng hoá. Điều này là hợp lý giúp xác định giá vốn hàng bán ra chính xác và đơn giản hơn. Nh đã phân tích ở trên, tổng công ty tồn kho hàng hoá nhập khẩu là rất ít. Do đó chi phí thu mua hàng hoá nhập khẩu thờng là đợc kết chuyển hết cho giá vốn hàng bán ra trong kỳ. Vì thế, việc hạch toán chi phí mở L/C, chi phí thanh toán và các lệ phí khác liên quan đến việc nhập khẩu lô hàng vào chi phí thu mua là hoàn toàn không cần thiết, đồng thời cũng không phản ánh đúng thực chất của lô hàng nhập khẩu. 3.1.1.2. Về hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu:
ở tổng công ty không áp dụng các hình thức chiết khấu thơng mại hay giảm giá hàng bán cho khách hàng nên không phảI theo dõi các khoản giảm trừ doanh thu này. Đó là do đặc thù của hàng hoá của tổng công ty là các thiết bị chuyên dụng, có giá trị lớn, thời gian sử dụng dài. Khách hàng không mua đại trà và chi mua khi có nhu cầu. Do đó việc không áp dụng các hình thức này cũng là hợp lý. Tuy vậy, tổng công ty cần luôn luôn chú trọng đến chất lợng để đảm bảo giữ vững tính cạnh tranh của đơn vị mình.
3.1.1.3. Về tổ chức bộ máy kế toán:
Tổng công ty phát triển phát thanh truyền hình thông tin EMICO là một doanh nghiệp qui mô lớn với nhiều loại hình hoạt động khác nhau. Tuy khối lợng công tác kế toán là rất lớn nhng tổng công ty có bộ máy kế toán đợc tổ chức gọn nhẹ, khoa học và hoạt động có hiệu quả, đẩy mạnh công tác tổng hợp kế toán và quản lý doanh
nghiệp. Tổng công ty đợc các cơ quan chức năng đánh giá là đơn vị chấp hành nghiêm chỉnh chế độ hạch toán kế toán theo đúng quy định của Nhà nớc.
Tổng công ty áp dụng hình thức kế toán tập trung rất phù hợp với đặc điểm kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp. Bộ máy tổ chức kế toán đợc sắp xếp khoa học thống nhất từ tổng công ty đến các đơn vị trực thuộc. Đặc biệt là sự phân cấp quản lý, đơn vị trực thuộc hàng quý gửi báo cáo kế toán lên tổng công ty. Điều này đảm bảo cho công tác hạch toán đợc kịp thời, đầy đủ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc giám sát, kiểm tra đối với các kế toán ở các đơn vị trực thuộc cũng nh toàn tổng công ty.
Bộ máy kế toán của tổng công ty đợc tổ chức khoa học, hợp lý, thuận lợi cho yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Trong phòng kế toán có sự phân công công tác rõ rang cho từng kế toán viên, mỗi ngời phụ trách một phần hành kế toán cụ thể. Sự phân công của các bộ phận kế toán này có sự liên hệ chặt chẽ với nhau để tạo sự thống nhất và chặt chẽ trong thông tin kế toán.
Đội ngũ kế toán gồm nhiều kế toán trình độ nghiệp vụ chuyên môn tốt, nghiệp vụ cao, hiểu biết về ngoại thơng. Điều này giúp đảm bảo công tác kế toán tại doanh nghiệp luôn chính xác, hiệu quả, đáp ứng đợc nhu cầu của nhà quản lý. Các phần hành kế toán đợc kiểm tra, đối chiếu thờng xuyên nhằm đảm bảo tính chính xác, kịp thời của báo cáo kế toán. Việc áp dụng kế toán máy cũng góp phần nâng cao hiệu quả của công tác kế toán tại tổng công ty, giúp quá trình tổng hợp nhanh chóng và chính xác.
Một điểm nổi bật ở công ty là tổng công ty đã có bộ phận kiểm toán nội bộ từ rất sớm. Công tác này do phòng tổ chức tổng hợp tiến hành, độc lập với phòng tàI chính kế toán. Điều này giúp đảm bảo quá trình tổ chức kinh doanh cũng nh hạch toán kế toán tại đơn vị thêm hiệu quả và chính xác, giúp ban lãnh đạo có đợc thông tin kịp thời, chính xác và về các hoạt dộng trong doanh nghiệp, kịp thời điều chỉnh và bổ sung các quy chế kiểm soát thích hợp và hiệu quả.
Có thể nói tổ chức kế toán tại tổng công ty là hợp lý và linh hoạt, luôn cập nhật và chấp hành tốt quy định tàI chính kế toán do Nhà nớc quy định.
Hệ thống chứng từ mà tổng công ty sử dụng là phù hợp với quy định của Bộ tài chính. Các thông tin, nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đợc phản ánh một cách đầy đủ chính xác. Quy trình luân chuyển chứng từ đợc thực hiện theo đúng quy định. Các chứng từ đợc giám sát, kiểm tra chặt chẽ, đợc bảo quản lu trữ cẩn thận. Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch trong công tác kế toán, tránh sai sót, gian lận, đồng thời là cơ sở pháp lý phục vụ cho công tác thanh tra, kiểm tra.
Hệ thống tài khoản của doanh nghiệp luôn đợc cập nhật theo quy định mới nhất. Là một doanh nghiệp với hoạt động kinh doanh chủ yếu là nhập khẩu, khối lợng giao dịch với ngân hàng lớn nên doanh nghiệp đã chi tiết TK 1122 theo ngoại tệ. Điều này rất phù hợp với hoạt động xuất nhập của tổng công ty. Việc chi tiết TK 131, 331 theo khách hàng và nhà cung cấp cũng rất hợp lý.
Với một khối lợng công việc kế toán rất lớn, công ty chọn hình thức Nhật ký-chứng từ là rất phù hợp. Các nhật ký chứng từ, bảng kê, sổ cái đều đợc mở cho tất cả các tài khoản sử dụng, kể cả tổng hợp và chi tiết, phù hợp với hoạt động của tổng công ty giúp quá trình quản lý hiệu quả hơn.
3.1.1.5. Về hoạt động kinh tế:
Là một tổng cụng ty nhà nước hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu nờn cụng ty cú nhiều lợi thế. Với nguồn vốn lớn, lại là một trong những doanh nghiệp tiờn phong trong lĩnh vực phỏt thanh truyền hỡnh thụng tin, tổng cụng ty phỏt huy thế mạnh của mỡnh khụng ngừng phỏt triển. Vốn chủ sở hữu qua cỏc năm đều tăng, quỏ trỡnh huy động và tạo nguồn vốn là ổn định, sử dụng vốn cú hiệu quả. Với việc chuyển sang hoạt động theo mụ hỡnh cụng ty me, cụng ty con, tổng cụng ty đó phỏt triển hoạt động của mỡnh sang nhiều lĩnh vực tiềm năng, vừa tận dụng nguồn vốn, vừa mở ra cỏc cơ hội phỏt triển trong tương lai.
Trong hoạt động sản xuất kinh doạnh, tổng cụng ty luụn chỳ trọng nõng cao chất lượng sản phẩm, cải tiến sản phẩm, chế tạo sản phẩm mới tiến tới thay thế hàng nhập khẩu, tạo cụng ăn việc làm cho cỏn bộ cụng nhõn viờn. Tổng cụng ty là một trong những doanh nghiệp dẫn đầu trong hoạt động kinh doanh và phỏt triển cỏc thiết bị vật tư kỹ thuật phục vụ cho phỏt thanh, truyền hỡnh, thụng tin; cú uy tớn lớn với cỏc bạn hàng.
Trong sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu, tổng cụng ty đó duy trỡ tốt cụng tỏc quản lý kinh tế, kỹ thuật, vật tư, tiền vốn, tài sản. Tổng cụng ty luụn chỳ trọng nhiệm vụ chớnh trị của ngành và cỏc nghĩa vụ nộp ngõn sỏch cho nhà nước, thực hiện đỳng nguyờn tắc chế độ chớnh sỏch của nhà nước, của ngành và địa phương.
Về quản lý kỹ thuật, ưu tiờn đầu tư vốn trang bị mới, thiết bị để đảm bảo việc kiểm tra, đo đạc, chất lượng cỏc sản phẩm đó sản xuất, cung cấp, bồi dưỡng, đào tạo, tuyển dụng thờm kỹ sư, cụng nhõn kỹ thuật trẻ nhằm đỏp ứng được nhu cầu đổi mới, nghiờn cứu, ứng dụng, phỏt triển, sỏng chế cỏc sản phẩm mới, kỹ thuật mới của ngành.
3.1.2. Hạn chế:
3.1.2.1. Về hạch toán ngoại tệ:
Ngoại tệ của tổng công ty đợc hạch toán theo tỷ giá thực tế, Khi có hoạt động ký quỹ hay phảI mua ngoại tệ để trả tiền cho ngời bán, doanh nghiệp làm đơn xin mua ngoại tệ gửi cho ngân hàng. Tỷ giá sẽ lấy vào tỷ giá ngày mua đợc ngoại tệ do ngân hàng thông báo. Sau đó, khi hạch toán các nghiệp vụ liên quan, doanh nghiệp sẽ hạch toán theo tỷ giá này, có nghĩa là không quan tâm tới chênh lệch, biến động của tỷ giá.
Tuy việc làm này giảm nhẹ đợc nhiều khâu trong công tác kế toán, làm đơn giản quá trình hạch toán kế toán các nghiệp vụ nhung nh vậy không theo dõi đợc những biến động của tỷ giá ngoại tệ, không phản ánh đúng số d các tàI khoản có gốc ngoại tệ cũng nh cho chi phí thực tế của hoạt động có liên quan đến ngoại tệ.
Với hoạt động giao dịch ngoại tệ diễn ra khá nhiều, số tiền có giá trị khá lớn, nếu theo dõi biến động tỷ giá, doanh nghiệp sẽ phản ánh đúng hơn chi phí hay giá trị của khối lợng giao dịch. Đặc biệt khi tỷ giá có những biến động liên tục thì việc theo dõi càng cần thiết, phản ánh đúng hơn giá vốn hàng hoá nhập khẩu.
NgoàI ra, hiện nay tổng công ty cha có chính sách dự trữ ngoại tệ. Mỗi khi thực hiện hợp đồng ngoại, tổng công ty viết giấy uỷ nhiệm chi xin mua số ngoại tệ bằng với giá trị hợp đồng. Trong nhiều trờng hợp, việc xin mua ngoại tệ có thể sẽ không thể thực hiện ngay mà phảI đợi trong 2,3 ngày, làm ảnh hởng tới tiến độ thực hiện hợp đồng. NgoàI ra, tổng công ty không chủ động đợc giá xuất ngoại tệ. Điều này đặc
biệt bất lợi khi có những biến động lớn về ngoại tệ trên thị trờng, nhất là khi thị tr- ờng ngoại hối của Việt Nam đã gia nhập vào thị trờng quốc tế.
3.1.2.2. Về hạch toán hàng mua đI đờng:
ở tổng công ty không sử dụng TK 151 – Hàng mua đang đI đờng. Khi hàng hoá nhập khẩu đã về tới sân bay, bến cảng, làm thủ tục hảI quan, hàng hoá lúc này đã thuộc quyền sở hữu của công ty tuy vậy chỉ đến khi hàng hoá về tới kho của công ty, lúc này tổng công ty mới tiến hành hạch toán. Thông thờng, thời gian từ lúc hàng về tới sân bay, bến cảng cho đến khi hàng về tới kho là không lâu. Do vậy việc không sử dụng tài khoản 151 không ảnh hởng nhiều tới quá trình hạch toán kế toán. Tuy nhiên, nếu cuối kỳ hàng hoá cha về đến kho, tổng công ty không hạch toán TK 151 thì sẽ không phản ánh đúng tình trạng tài sản cũng nh công nợ của tổng công ty trong kỳ, ảnh hởng tới các báo cáo tài chính.
3.2. Sự cần thiết phải hoàn thiện và yêu cầu hoàn thiện kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Tổng Công ty EMICO.
Cơ chế tỷ giá hiện nay của nớc ta là cơ chế tỷ giá thả nổi có quản lý. Cơ chế tỷ giá từng bớc đợc thả nổi đã dần hiện hữu khi từ cuối năm 2005 khi IMF chính thức công nhận Việt Nam thực hiện hoàn toàn việc tự do hóa các giao dịch vãng lai. Tỷ giá phải phản ánh đúng thông điệp của thị trờng.
Tuy Nhà nớc có khống chế tỷ giá USD/VNĐ nhng do thả nổi tỷ giá các ngoại tệ mạnh khác và không còn kiểm tra chứng từ với các giao dịch mua bán ngoại tệ không sử dụng VND (quyết định 1452 ngày 10/11/2004) nên mặc nhiên thị trờng có thể phá trần tỷ giá USD/VND một cách hợp pháp.
Nếu không hài lòng ở mức tỷ giá USD/VND do Nhà nớc công bố, các doanh nghiệp có thể tự do chuyển đổi từ USD sang EUR theo giá thỏa thuận rồi sau đó lại chuyển từ EUR sang VND, nếu quy lại, tỷ giá USD/VND nhận về theo đờng vòng này có thể cao hơn mức tỷ giá do Nhà nớc công bố và phản ánh đúng với mức giá thị trờng hơn.
Từ giờ trở đi có khả năng không còn chuyện Nhà nớc bảo hộ rủi ro tỷ giá thay cho các doanh nghiệp nữa. Doanh nghiệp không tính đến các biến động tỷ giá trong các kế hoạch kinh doanh và tài chính có khả năng sẽ phải đơng đầu với thảm họa.
Với những biến động về tỷ giá này, VAS 10 đã quy định rõ các doanh nghiệp khi hạch toán phải căn cứ vào tỷ giá giao dịch thực tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. VAS 10 và Thông t hớng dẫn đợc ban hành đã tạo ra khung pháp lý hớng dẫn hạch toán các khoản chênh lệch tỷ giá phát sinh cho hầu hết tất cả các loại hình doanh nghiệp hoạt động trong nền kinh tế quốc dân và đã theo kịp với các quy định của Chuẩn mực kế toán quốc tế.
3.3. Một số giải pháp đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Tổng Công ty EMICO
3.3.1. Về theo dõi và hạch toán ngoại tệ
Tổng công ty nên theo dõi biến động tỷ giá của các khoản thanh toán với ngời bán bằng ngoại tệ theo quy định của VAS 10:
Khi ký quý, hoặc mua ngoại tệ: Nợ TK 144: tỷ giá thực tế Nợ TK 1122: tỷ giá thực tế Có TK 1121 Khi ghi nhận nợ: Nợ TK 156, 157, 632… Có TK 331: tỷ giá ngày nhậnnợ Khi thanh toán:
Nợ TK 331: Tỷ giá ngày nhận nợ Nợ TK 635/Có TK 515: Chênh lệch Có TK 144: Tỷ giá ngày ký quỹ Có TK 1122: tỷ giá xuất
* Tổng công ty nên chủ động lu giữ ngoại tệ, việc này không những giúp Tổng công ty chủ động trong việc thực hiện hợp đồng ngoại đồng thời cũng kiểm soát đợc tỷ giá xuất ngoại tệ, phản ánh đúng hơn giá trị hàng hoá, chủ động trớc những biến động của thị trờng.
3.3.2. Về hạch toán hàng mua đang đi đờng
Khi hàng hoá đã về tới sân bay, cầu cảng mà cuối kỳ vẫn cha về nhập kho tổng công ty, kế toán ghi:
Nợ TK 151 Có TK 331, 1121… Khi hàng về nhập kho: Nợ TK 1561 Có TK 151 3.3.3. Về các vấn đề chung khác:
- Đối với cơ cấu vốn của Tổng công ty, việc nguồn vốn của Tổng công ty phần lớn là nợ ngắn hạn tuy cho thấy uy tín của Tổng công ty với khách hàng nhng cũng chứa đựng rủi ro tài chính lớn. Tổng công ty nên giảm tỷ lệ nợ ngắn hạn trên tổng vốn xuống để mức an toàn tài chính cao hơn.
- Là một doanh nghiệp có hoạt động nhập khẩu chiếm u thế, thờng xuyên giao dịch với bạn hàng nớc ngoài, Tổng công ty nên thêm chỉ tiêu thơng hiệu (Goodwill) vào mục TSCĐ vô hình của mình. Đây sẽ là một tài sản có giá trị lớn của doanh nghiệp, giúp củng cố thêm lòng tin với bạn hàng quốc tế, đặc biệt là các bạn hàng mới.
Kết luận
Công ty EMICO là một công ty nhà nớc đã thành lập đợc rất lâu, trong quá trình hoạt động vừa phải tìm kiếm lợi nhuận vừa phải phục vụ lợi ích chung về kinh tế và xã hội. Với chức năng chính là nhập khẩu các thiết bị phát thanh, truyền hình, tổng công ty luôn không ngừng cố gắng để ngày càng mở rộng hoạt động xuất nhập khẩu của mình đáp ứng cho nhu cầu sản xuất trong nớc và khẳng định vị trí của mình trong nền kinh tế đất nớc. Với bộ máy điều hành tơng đối ổn định cùng sự hỗ trợ đắc lực của các bộ phận chức năng đặc biệt là bộ máy kế toán hoạt động có hiệu quả và tổ chức khoa học đã góp một phần không nhỏ vào quá trình quản lý và phản ánh kịp