Tại công ty T vấn Kỹ thuật và Công nghệ hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ đã và đang đợc áp dụng. Đây là hình thức sổ tách rời việc ghi sổ theo thứ tự và việc ghi sổ theo hệ thống trên hai loại sổ kế toán tổng hợp khác nhau là sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái các tài khoản. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trớc khi đợc ghi vào sổ cái phải đợc phân loại để ghi vào chứng từ ghi sổ. Số liệu của chứng từ ghi sổ là cơ sở để ghi vào sổ kế toán.
1.Căn cứ vào chứng từ gốc lập ra chứng từ ghi sổ, ghi rõ quan hệ đối ứng của nghiệp vụ kinh tế để giảm số lần ghi sổ. Thông thờng, cứ 5 hay 10 ngày lập chứng từ ghi sổ một lần theo từng nhóm chứng từ gốc cùng loại.
2.Đối với những nghiệp vụ kinh tế cùng loại phát sinh nhiều lần (tiền mặt, nguyên liệu, thanh toán với ngời bán...) có thể lập bảng tổng hợp chứng từ gốc hoặc báo cáo quĩ để giảm chứng từ ghi sổ phải lập.
3.Căn cứ vào chứng từ ghi sổ đã lập, đánh số thứ tự và ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
4. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ đã đăng ký ở sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, lấy số liệu ghi vào sổ cái các tài khoản.
5.Các nghiệp vụ kinh tế cần ghi vào sổ kế toán chi tiết căn cứ vào các chứng từ đính kèm theo chứng từ ghi sổ để ghi vaò các sổ chi tiết có liên quan.
6.Cuối tháng, căn cứ vào số liệu ở sổ cái, kế toán lập các bảng chi tiết số phát sinh.
7. Cuối tháng, căn cứ vào số liệu ở các sổ cái, kế toán lập bảng đối chiếu số phát sinh các tài khoản.
8.Đối chiếu số liệu ở bảng đối chiếu số phát sinh các tài khoản với số liệu ở bảng chi tiết, số phát sinh và số cộng ở sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
9. Căn cứ vào số liệu ở bảng đối chiếu số phát sinh các tài khoản và số liệu ở bảng chi tiết số phát sinh tiến hành lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác.
Sơ đồ trình tự ghi số theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
Ký hiệu: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quĩ kiệm
báo cáo quĩ Sổ kế toán chi tiết
Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng đối chiếu số số phát sinh các tài khoản Bảng cân đố kế toán và các bảng báo cáo kế toán khác Bảng chi tiết số phát sinh