NK 433.988.092 15 31/10 DT bán hàng NĐ 131 NĐ 129.322.129 14 31/10 K/c DTT xđ kquả 31 8 911 563.310.221 Cộng PS Tháng: 563.310.221 563.310.221 Số dư cuối Tháng: Luỹ kế từ đầu năm
Bên cạnh việc theo dõi tình hình tiêu thụ sản phẩm thì việc theo dõi công nợ đối với khách hàng là rất quan trọng, bởi vì việc đẩy mạnh được hàng hoá tiêu thụ sẽ trở lên vô nghĩa khi hàng hoá bán ra mà Công ty lại không thu được nợ hoặc nếu bị khách hàng chiếm dụng vốn quá nhiều thì sẽ làm giảm hiệu quả kinh doanh.
Vì thế, để có thể theo dõi được công nợ của khách hàng một cách chính xác, đáp ứng được yêu cầu quản trị thì song song với việc kế toán ghi chép, phản ánh doanh thu hàng nhập khẩu là thực hiện ghi chép phản ánh các khoản phải thu của khách hàng mua hàng nhập khẩu.
- Để tiện cho việc theo dõi công nợ của khách hàng, kế toán Công ty sử dụng các Sổ kế toán sau:
+ Sổ theo dõi thanh toán với khách hàng: Dùng để theo dõi tình hình khách hàng thanh toán tiền hàng cho Công ty. Sổ này theo dõi cho các đối tượng khách hàng và được lập căn cứ vào các Phiếu thu, giấy báo Có Ngân
hàng, Hoá đơn GTGT cùng với bảng kê thu tiền mặt, tiền gửi.(Xem bảng số 8)
+ Sổ chi tiết TK 131- Phải thu của khách hàng: Theo dõi tình hình công nợ của từng khách hàng. Sổ này được lập căn cứ vào Hóa đơn GTGT, Sổ theo dõi thanh toán của khách hàng. (Bảng số 9)
+Sổ Cái TK 131: Phản ánh tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến TK 131. (Bảng số 10)
- Trình tự ghi sổ: Khi bán hàng, căn cứ vào Hoá đơn bán hàng (GTGT), kế toán ghi vào Sổ chi tiết Phải thu của khách hàng. đồng thời, ghi vào Bảng tổng hợp chứng từ bán hàng (Hàng nhập khẩu) để theo dõi khoản tiền khách hàng trả ngay (tiền mặt , tiền gửi ngân hàng), khoản tiền khách hàng chịu ở cột ghi Nợ các tài khoản.
Đối với những khách hàng trả tiền ngay thì kế toán lập Phiếu thu tiền mặt để thủ quỹ thu tiền hàng. Từ Phiếu thu tiền mặt, hàng ngày kế toán ghi số liệu vào cột TK 111 trên sổ quỹ tiền mặt. Trên Sổ quỹ, tuỳ theo nghiệp vụ phát sinh mà kế toán ghi TK đối ứng với TK 111 là khác nhau.
Đối với những khách hàng nợ tiền hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 111,112: Khoản tiền khách hàng trả ngay. Nợ TK 131: Khoản tiền khách hàng chịu.
Có TK 5111: Doanh thu bán hàng (Hàng nhập khẩu) Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp.
Trong kỳ, nếu khách hàng trả tiền khoản đã chịu tiền hàng thì căn cứ vào Phiếu thu tiền mặt, giấy báo Có Ngân hàng, kế toán ghi vào Sổ theo dõi thanh toán với khách hàng.. Đồng thời, kế toán cộng tổng số phát sinh trong kỳ đã tập hợp được trên sổ chi tiết phải thu của khách hàng để lập Bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh, chuyển cho kế toán tổng hợp và chuyển Nhật ký Chung và ghi vào Sổ Cái TK 131.
Trên cơ sở số liệu trên Sổ tổng hợp công nợ của khách hàng, kế toán đối chiếu với số liệu trên Sổ Cái TK 131; đối chiếu Số liệu trên Sổ tổng hợp chi tiết bán hàng với Sổ Cái TK 511.
(Bảng số 7) SỔ THEO DÕI THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG
Tháng 10/2007 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ TK 131 (NK) Số Ngày Nợ Có PT 01 15/10 Cty CoMin trả nợT11/2003 112 198.192.000 PT 02 19/10 Cty HBC ứng tiền hàng NK 112 200.000.000 PT 03 21/10 Cty CP Hà Anh ứng T.hàng 112 16.665.934 Tổng cộng: 414.857.934
(Bảng số 8)