Công ty cơ khí Ngô Gia Tự là một doanh nghiệp nhà nớc có t cách pháp nhân, có con dấu riêng để giao dịch thuộc Tổng công ty cơ khí giao thông vận tải- Bộ giao thông vận tải. Trụ sở và xởng sản xuất của công ty ở tại số nhà 16 Phan Chu Trinh, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội.
Công ty cơ khí Ngô Gia Tự có lịch sử phát triển rất lâu đời. Tiền thân của công ty cơ khí Ngô Gia Tự ngày nay là hãng Aviat, do một chủ t bản ngời Pháp thành lập vào năm 1920. Hãng này do Ngân hàng Đông Dơng hùn vốn và địa ốc ngân hàng bỏ vốn về nhà đất. Sau khi thành lập, cơ sở sản xuất của hãng ngày càng đợc mở rộng, tới những năm 30 đã có hơn 300 công nhân hoạt động trên nhiều lĩnh vực nh sản xuất xe rơ mooc, sản xuất phụ tùng và lắp ráp ô tô, thầu khoán xây dựng công xởng và nhà ở (hãng đã xây dựng Ngân hàng nhà nớc, nhà thơng Đặng Vũ Lạc- bệnh viện C ngày nay...). Hãng Aviat lúc này đã trở thành một hãng t bản lớn có cơ sở ở Hà Nội, Hải Phòng, Đà lạt.
Cùng với những biến động lịch sử của đất nớc, hãng Aviat đã có nhiều thay đổi, rơi vào nhiều chế độ quản lý khác nhau. Tháng 3/1945, Nhật đảo chính Pháp chiếm toàn bộ Đông Dơng. Bọn Nhật đến Aviat và giao kế hoạch cho hãng rồi dần dần quản lý hẳn xí nghiệp. Cách mạng tháng 8 năm 1945 nổ ra, công nhân hãng Aviat đã tham gia cớp chính quyền ở Hà Nội. Khi Cách mạng tháng 8 thành công, xí nghiệp Aviat thuộc về tay công nhân quản lí. Thực dân Pháp quay trở lại nớc ta, Aviat lại nằm dới quyền thống trị của chúng. Đến tháng 10/1954, thủ đô đợc giải phóng, hãng Aviat thuộc về tay chính quyền
cách mạng. Để biến nơi đây phải là một nơi thực sự của ngời công nhân, phục vụ nhu cầu của cách mạng, Đảng và nhà nớc đã quyết định xây dựng nó thành “Nhà máy ô tô 1/5”.
Đến 13/7/1968, trớc yêu cầu mới của đất nớc, của ngành giao thông vận tải, “Nhà máy ô tô Ngô Gia Tự” đợc thành lập theo quyết định số 2081/QĐ/TCCB của Bộ Giao thông vận tải với nhiệm vụ trọng tâm là sản xuất phụ tùng ô tô, đảm bảo nhu cầu của nhà nớc và của ngành, cụ thể là sản xuất 23 mặt hàng của 15 mác xe với hàng chục vạn sản phẩm, đại tu máy công cụ, sản xuất các loại phụ tùng cho máy kéo bông sen... phục vụ sản xuất và chiến đấu. Giai đoạn đầu nhà máy gặp nhiều khó khăn về cơ sở vật chất kĩ thuật, tổ chức quản lí song với cố gắng của toàn thể cán bộ công nhân viên, nhà máy đã luôn hoàn thành mọi nhiệm vụ đợc giao.
Trong giai đoạn 1973- 1975, cùng với nhiệm vụ chung của cả nớc tiến hành công nghiệp hoá XHCN, nhà máy có nhiệm vụ sản xuất phụ tùng và phụ kiện cho sửa chữa và lắp ráp phơng tiện vận tải, sản xuất các sản phẩm vợt sông đảm bảo cho giao thông thông suốt trong mọi tình huống. Mặc dù chịu nhiều ảnh hởng của chiến tranh phá hoại miền Bắc của đế quốc Mĩ song với những cố gắng nỗ lực vợt bậc của toàn thể cán bộ công nhân viên, nhà máy đã nhanh chóng khôi phục sản xuất, đảm bảo sản lợng theo kế hoạch.Đặc biệt, trong giai đoạn này, nhà máy đã xây dựng đợc hệ thống chỉ tiêu định mức kinh tế kĩ thuật, chế thử 7 mặt hàng cho 13 loại xe với giá trị 60.480đ.
Nh vậy, trong thời kì bao cấp, nhà máy sản xuất theo kế hoạch của ngành, của nhà nớc giao với những nhiệm vụ cụ thể trong từng giai đoạn. Nhà máy đã luôn áp dụng tốt tiến bộ khoa học kĩ thuật, công nhân nhà máy đã có nhiều sáng kiến cải tiến kĩ thuật trong sản xuất để hoàn thành và hoàn thành vợt mức kế hoạch đợc giao.
Đến nay, sau 35 năm xây dựng và trởng thành, công ty đã 3 lần đổi tên. Ngày 15/12/1984, theo quyết định số 2836/QĐ/TCCB của Bộ Giao thông vận
tải, “Nhà máy ô tô Ngô Gia Tự” đợc đổi tên thành “Nhà máy sản xuất phụ tùng Ngô Gia Tự”. Sau đó, theo quyết định thành lập lại doanh nghiệp nhà nớc số 598/QĐ/TCCB ngày 5/4/1993, nhà máy lại đợc mang tên là “Nhà máy Ngô Gia Tự” có giấy phép đăng kí kinh doanh số 108516 ngày 14/6/1993. Đến tháng 6/1998, để phù hợp với cơ chế thị trờng, nhà máy đổi tên là “Công ty cơ khí Ngô Gia Tự” thuộc Tổng công ty cơ khí giao thông vận tải- Bộ Giao thông vận tải và giữ nguyên cho đến nay. Khi cơ chế chuyển sang nền kinh tế thị trờng, công ty không còn đợc nhà nớc bao cấp và giao kế hoạch sản xuất kinh doanh nh trớc nữa mà công ty tự tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh bằng nguồn vốn ngân sách cấp và vốn tự có của công ty. Công ty tự tìm kiếm khách hàng và sản xuất theo các đơn đặt hàng, tự huy động mọi nguồn lực cho sản xuất kinh doanh. Để đứng vững đợc trong điều kiện cạnh tranh khốc liệt nh hiện nay, công ty đã có những nỗ lực rất lớn.
Những kinh nghiệm và thành quả đạt đợc qua 35 năm xây dựng và trởng thành sẽ là động lực để công ty tiếp tục vơn lên không ngừng, góp phần vào sự phát triển chung của nền kinh tế đất nớc.
2.1.2. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty cơ khí Ngô Gia Tự
Sản phẩm của công ty
Trong những năm gần đây, lĩnh vực hoạt động của công ty vẫn không thay đổi vì nó vẫn dựa vào nhà xởng, máy móc thiết bị để lại từ trớc. Hiện nay, công ty sản xuất kinh doanh các sản phẩm chuyên ngành cơ khí giao thông vận tải theo quy hoạch, kế hoạch phát triển của Tổng công ty cơ khí giao thông vận tải và theo yêu cầu của thị trờng, bao gồm:
- Sản xuất phụ tùng, phụ kiện cho thiết bị, phơng tiện, công trình giao thông vận tải.
- Sửa chữa, bảo dỡng và lắp ráp ô tô, xe gắn máy. - Sản xuất các sản phẩm công nghiệp khác.
Bên cạnh các hoạt động sản xuất kinh doanh chính, công ty còn tiến hành một số hoạt động kinh doanh khác nh cho thuê ki ốt bán hàng, cho thuê kho, thuê văn phòng làm việc, nhận giữ xe và một số loại hình dịch vụ khác.
Trớc đây một vài năm, công ty đã thực hiện một số hợp đồng lớn lắp ráp xe gắn máy cho Trung Quốc để tiêu thụ tại thị trờng Việt Nam, sản xuất các loại phụ tùng theo đơn đặt hàng nh bánh răng, bulông các loại... Còn hiện nay, sản phẩm chủ yếu của công ty là các sản phẩm cơ khí ngành giao thông nh dải phân cách đờng bộ hay còn gọi là thanh tôn sóng (sản lợng năm 2002 đạt 60.320m), neo dự ứng lực các loại (sản lợng năm 2002 đạt 8.856 bộ), sửa chữa và bảo dỡng ô tô (sản lợng năm 2002 đạt 1.803.171.000 đồng), kết cấu thép đ- ờng bộ...
Kết quả hoạt động một vài năm gần đây
Trong những năm gần đây hoạt động của công ty tiến triển tốt, kết quả kinh doanh ngày càng khả quan. Tổng lợi nhuận trớc thuế của doanh nghiệp 3 năm gần đây đều lớn hơn 0 và liên tục tăng. Tổng lợi nhuận trớc thuế năm 2000 là 5.270.000 đồng, đến năm 2001 đã tăng lên 550.075.952 đồng và đến năm 2002 là 620.381.900 (đạt 112,8% so với năm 2001). Điều đó chứng tỏ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty tiến triển theo chiều hớng tích cực, công ty đã có biện pháp thích hợp để thu hút khách hàng, đẩy mạnh hoạt động sản xuất kinh doanh, tăng lợi nhuận. Có thể tóm tắt kết quả kinh doanh của công ty trong 3 năm gần đây qua một số chỉ tiêu sau:
Đơn vị:Công ty cơ khí Ngô Gia Tự
Kết quả hoạt động kinh doanh
Đơn vị: đồng
Chỉ tiêu 2000 2001 2002 1. Doanh thu thuần 10.009.399.382 12.656.431.017 17.822.763.573 2. Tổng chi phí 9.509.129.382 12.106.355.065 17.202.381.673 3. Lợi nhuận trớc thuế 500.270.000 550.075.952 620.381.900
Biểu 2.1. Kết quả hoạt động kinh doanh 3 năm gần đây
Công ty Cơ khí Ngô Gia Tự thực hiện chế độ quản lý một thủ trởng và tổ chức quản lý theo chức năng. Bộ máy quản lý của Công ty bao gồm ban giám đốc, các phòng ban chức năng và các phân xởng sản xuất phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và điều lệ tổ chức hoạt động của Công ty.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty đợc thể hiện qua sơ đồ:
Trong đó:
- Giám đốc: Do Hội đồng quản trị Tổng Công ty cơ khí Giao thông vận tải bổ nhiệm. Giám đốc là ngời đứng đầu, điều hành mọi hoạt động của Công ty và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của Công ty, có nhiệm vụ tiếp nhận, sử dụng, bảo toàn và phát triển vốn Nhà nớc giao. Giám đốc có nhiệm vụ và quyền hạn theo quy định của Luật doanh nghiệp và điều lệ tổ chức hoạt động Công ty.
- Các phó giám đốc có nhiệm vụ tham mu cho giám đốc về lĩnh vực mình phụ trách. Các phòng ban chức năng là các bộ phận có chức năng, nhiệm vụ nhất định, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và với các phân xởng sản xuất trong quá trình sản xuất kinh doanh. Mỗi phòng ban đều có 1 trởng phòng và 1 phó phòng giúp việc. Các trởng phòng trực tiếp điều hành và chịu trách nhiệm trớc Ban giám đốc về hoạt động của phòng mình, đồng thời phục vụ cho việc ra quyết định quản lý và chỉ đạo kinh doanh kịp thời của giám đốc.
- Các phân xởng sản xuất là các bộ phận trực tiếp sản xuất của Công ty, chịu sự quản lý của giám đốc về mọi mặt, chịu sự quản lý của phó giám đốc và các phòng ban chức năng theo các chức năng cụ thể. Mỗi phân xởng đều có 1 quản đốc phân xởng quản lý và tổ chức thực hiện mọi công việc của phân xởng, 1 phó quản đốc phân xởng giúp việc cho quản đốc phân xởng và 1 kế toán thống kê phân xởng làm nhiệm vụ chấm công, quyết toán vật t và các chi phí của phân xởng theo từng tháng.
Sản phẩm của công ty Cơ khí Ngô Gia Tự khá đa dạng, trong đó chủ yếu là các sản phẩm gia công cơ khí và sửa chữa ô tô. Nhìn chung, quy trình công nghệ của Công ty tơng đối đơn giản do quá trình sản xuất chủ yếu là quá trình gia công. Công ty sản xuất theo quy trình công nghệ khép kín, chu kỳ sản xuất kinh doanh tơng đối ngắn.
Dới đây là quy trình công nghệ sản xuất thanh tôn sóng (dải phân cách đ- ờng bộ) của công ty:
Thanh tôn sóng gồm có 3 bộ phận: thanh tôn, cột và bu lông đai ốc.
Sơ đồ 2.2: Công nghệ sản xuất thanh tôn sóng
-Thanh tôn - Cột: Tôn cuộn Pha tôn Đột lỗ định hình Cán định hình Mạ kẽm điện phân Sơn lót Sơn hoàn chỉnh Tôn Thanh định hình Cắt đúng Khoan đột lỗ Sơn thành phẩm Sơn lót Mạ kẽm điện phân Cột
Ngoài ra, trong sản phẩm thanh tôn sóng còn có bu lông và đai ốc mà công ty có thể tự sản xuất. Nhng khi sản xuất bu lông và đai ốc thì sẽ phát sinh khói, bụi gây ô nhiễm môi trờng. Do công ty nằm trong nội thành Hà Nội nên công ty không tự làm bu lông và đai ốc mà mua ngoài để lắp ráp thành thành phẩm.
. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán:
Yêu cầu của công tác Tài chính - kế toán là phải cung cấp thông tin một cách thờng xuyên, đầy đủ, chính xác và kịp thời phục vụ cho công tác quản lý, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty. Để đáp ứng nhu cầu đó, bộ máy kế toán cần phải đợc tổ chức phù hợp với đặc điểm của công ty. Công ty cơ khí Ngô Gia Tự là một đơn vị độc lập, có t cách pháp nhân đầy đủ nên tơng ứng với mô hình quản lý và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Công ty là mô hình kế toán tập trung đợc tổ chức theo phơng thức trực tuyến. Việc tổ chức hạch toán đợc tập trung tại phòng Tài chính Kế toán, kế toán trởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán phần hành không thông qua khâu trung gian, còn tại các phân xởng đều có các kế toán thống kê phân xởng. Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty có thể đợc tóm tắt qua sơ đồ:
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Kế toán trưởng Phó phòng kiêm kế toán tổng hợp + tập hợp chi phí và tính giá thành Kế toán vật tư, tiêu thụ và xác định kết quả Kế toán lương, bảo hiểm và tiền mặt Kế toán tiền gửi kiêm thủ quỹ Kế toán tài sản cố định
Nh vậy, phòng Kế toán - tài chính gồm có 6 cán bộ nhân viên đợc tổ chức phù hợp với khối lợng nghiệp vụ kinh tế phải xử lý hàng ngày, trình độ và kinh nghiệm của từng cán bộ cũng nh điều kiện trang bị vật chất của phòng. Nhiệm vụ cụ thể của từng cán bộ nhân viên nh sau:
- Kế toán trởng: có nhiệm vụ tổ chức, chỉ đạo, hớng dẫn toàn bộ công tác kế toán và công tác tài chính ở công ty, chỉ đạo công việc chung của phòng kế toán, phụ trách công tác đối nội, đối ngoại của phòng. Kế toán trởng đồng thời cũng phải xây dựng kế hoạch tài chính cho công ty. Kế toán trởng phải chịu trách nhiệm trớc giám đốc công ty và pháp luật về tình hình chấp hành các chế độ, chính sách về quản lý tài chính của nhà nớc và của công ty.
- Phó phòng Kế toán kiêm kế toán tổng hợp, tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành.
+ Là ngời điều hành công việc của phòng kế toán, thay mặt kế toán trởng khi kế toán trởng đi vắng .
+ Phụ trách công tác kế toán tổng hợp, kiểm tra kế toán, tập hợp chi phí tính giá thành đồng thời là ngời lập các báo cáo tài chính quí, năm.
- Kế toán vật t, tiêu thụ và xác định kết quả.
+ Theo dõi và quản lý tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu, phân bổ công cụ dụng cụ trên hệ thống sổ sách kế toán. Cuối tháng, lập các báo cáo vật t.
+ Theo dõi tình hình tiêu thụ (theo dõi doanh thu, công nợ với khách hàng, các khoản chiết khấu, giảm giá, hàng bán bị trả lại....).
+ Hàng tháng, xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. - Kế toán lơng, bảo hiểm, tiền mặt.
+ Hàng tháng, căn cứ vào sổ tính và tổng hợp lơng, lập bảng phân bổ l- ơng và bảo hiểm xã hội đồng thời theo dõi việc thực hiện các nghĩa vụ với Nhà nớc.
+ Theo dõi quản lý thanh toán tiền mặt trên hệ thống sổ kế toán. - Kế toán ngân hàng kiêm thủ quỹ:
+ Giao dịch với ngân hàng, theo dõi công nợ với ngân hàng.
+ Bảo quản tiền mặt, kiểm tra chứng từ hợp lệ trớc khi thu chi tiền mặt. Thực hiện vào sổ quỹ tiền mặt và đối chiếu hàng ngày với kế toán tiền mặt.
- Kế toán tài sản cố định: theo dõi tình hình tăng giảm và trích khấu hao TSCĐ đồng thời tính lơng cho khối văn phòng.
Bên cạnh các cán bộ phòng Kế toán, bộ máy kế toán của Công ty còn có các kế toán thống kê phân xởng thuộc biên chế phân xởng, có chức năng:
+Thu thập, kiểm tra chứng từ ban đầu có liên quan đến hoạt động của phân xởng mình.
+Hàng ngày chấm công lao động từ đó vào sổ tính lơng cho cán bộ công nhân viên trong phân xởng mình.
+Định kỳ, kế toán thống kê phân xởng chuyển chứng từ sổ sách về phòng