I- Khái quát tình hình kinh tế xã hội trên địa bàn và hoạt động kinh doanh của nhno&Ptnt tỉnh thanh hoá
4. ứng dụng công nghệ tin học trong kế toán cho vay tại NHNo&PTNT Thanh Hoá
NHNo&PTNT Thanh Hoá
Hoạt động kinh doanh ngày càng đợc mở rộng khối lợng khách hàng ngày càng tăng lên đòi hỏi ngân hàng phải có những bớc cải tiến quy trình nghiệp vụ đảm bảo nhanh chóng, chính xác, đầy đủ đáp ứng đợc yêu cầu kinh doanh trong giai đoạn hiện nay. Một trong những biện pháp hữu hiệu để nâng cao năng suất lao động trong hoạt động kế toán, đảm bao cung cấp đầy đủ kịp thời số liệu phục vụ cho quản lý điều hành kinh doanh là đa các ứng dụng công nghệ vào nghiệp vụ kế toán. Thực tế hiện nay cho thấy rằng nếu không áp dụng tin học trong nghiệp vụ kế toán thì công tác kế toán không thể đáp ứng đợc yêu cầu ngày càng cao của khách hàng, không thực hiện đợc việc đa các sản phẩm ngân hàng hiện đại đến với khách hàng đợc.
4.1. Các ứng dụng tin học đang đựơc áp dụng tại ngân hàng NHNo&PTNT Thanh Hoá NHNo&PTNT Thanh Hoá
Hiện nay các chơng trình ứng dụng tin học tại NHNo&PTNT Thanh Hoá, chủ yếu gồm các chơng trình sau:
- Chơng trình “Chuyển tiền điện tử” áp dụng thanh toán trong toàn quốc. - Chơng trình “Thông tin báo cáo” là chơng trình tổng hợp và cung cấp toàn bộ các thông tin về hoạt động kinh doanh trong hệ thống NHNo.
- Chơng trình “Giao dịch trực tiếp “ là chơng trình phục vụ cho giao dịch với khách hàng và quản lý các thông tin về khách hàng.
- Chơng trình “Thông tin khách hàng” chơng trình này nhằm trao đổi thông tin giữa các ngân hàng về các khách hàng của mình nhằm hạn chế và phòng ngừa rủi ro.
- Chơng trình "Ngân hàng bán lẻ hay còn gọi là giao dịch một cửa" đợc triển khai áp dụng tại Hội sở NHNo tỉnh từ tháng 4/2003: Khách hàng chỉ cần giao dịch với một giao dịch viên tất cả các quy trình từ A đến Z.
4.2. Qui trình thực hiện kế toán cho vay trên máy tính tại NHNo Thanh Hoá. Hoá.
Hiện nay kế toán cho vay áp dụng chơng trình “Giao dịch trực tiếp” của NHNo Việt Nam theo quyết định số 680/QĐ-NHNo – 04 ngày 6/9/1999 của tổng giám đốc ngân hàng Nông nghiệp Việt Nam “Về việc ban hành quy trình giao dịch trực tiếp trên mạng NOVELL-NETWARE”.
Chơng trình “Giao dịch trực tiếp” đợc viết trên nền FOXPROX25. Kể từ năm 1999 đến nay chơng trình đã đợc sửa đổi bổ sung nhiều lần để phù hợp với yêu cầu cuả hoạt động kinh doanh phù hợp với quy trình nghiệp vụ.
4.2.1. Quản lý hồ sơ khách hàng trên máy tính
Hiện nay hồ sơ của khách hàng đợc thu nhập và quản lý trên máy tính chủ yếu các thông tin sau:
Mã số khách hàng.
Họ tên, địa chỉ, số chứng minh nhân dân, giới tính, năm sinh, ngành nghề kinh doanh .
Khi nhận đợc hồ sơ của cán bộ tín dụng chuyển đến kế toán tiến hành nhập các thông tin về khách hàng vào máy tính và lu trữ trên máy trong hồ sơ khách hàng theo các thông tin trên hồ sơ vay vốn.
4.2.2. Quản lý hợp đồng vay vốn, và theo dõi kỳ hạn nợ.
Khi nhận đợc hồ sơ vay vốn của khách hàng do cán bộ tín dụng chuyển tới, trớc khi giải ngân cho khách hàng kế toán phải tiến hành nhập đầy đủ các thông tin trên hợp động tín dụng vào máy tính gồm
- Số hợp đồng vay vốn. - Mã số khách hàng - Loại vay.
- Nguồn vốn để cho vay.
- Tổng nhu cầu vốn của khách hàng. - Vốn tự có của khách hàng.
- Nhu cầu xin vay và mức duyệt cho vay của ngân hàng.
- Thời hạn nợ đã đơc ngân hàng và khách hàng thoả thuận trên hợp đồng tín dụng.
- Lãi suất cho vay, lãi suất nợ quá hạn.
- Định kỳ trả lãi cho ngân hàng, kiểu trả lãi ( theo mmón hay tính theo tích số tài khoản, tích số khế ớc ).
- Tài khoản cho vay, tài khoản thu lãi. - Mục đích vay vốn.
- Mã số cán bộ tín dụng phụ trách. - Hình thức đảm bảo tiền vay.
- Tài sản thế chấp ( chủng lại , số lơng, giá trị ).
Toàn bộ các thông tin này đợc lu trữ trong hồ sơ khế ớc trên máy tính. Sau khi đã nhập đầy đủ các thông tin theo yêu cầu vào máy tính kế toán giải ngân cho khách hàng. Toàn bộ các hoạt động vay, trả nợ, trả lãi, d nợ của khách hàng đợc quản lý trong hồ sơ cho vay trên máy tính.
4.2.3. Sao kê hợp đồng tín dụng.
Định kỳ cuối tháng kế toán cho vay phải tập hợp toàn bộ quá trình cho vay và thu nợ, đợc thực hiện bằng việc sao kê HĐTD, đối chiếu hợp đồng vay vốn với sao kê nhằm phát hiện các sai sót đảm bảo sự chính xác giữa hạch toán phân tích và hạch toán tổng hợp, đảm bản an toàn tài sản, tiền vốn của ngân hàng.
Việc sao kê HĐTD đợc thực hiện trên máy tính thờng vào cuối tháng hoặc đột xất theo yêu cầu. Sau khi khoá sổ cập nhật số liệu song kế toán tiến hành sao kê. Máy tính sẽ kết nối các hồ sơ “ Hồ sơ khách hàng” “Hồ sơ khế ứơc”, “Hồ sơ cho vay” tạo sao kê khế ớc vay tiền. Có nhiều cách sao kê có thể sao kê theo từng loại vay, sao kê theo từng đơn vị xã phờng, hoặc sao kê theo từng tài khoản vay , sao kê theo thời hạn nợ v. v. . Tuỳ theo yêu cầu công việc mà kế toán có thể lựa chọn mẫu sao kê cho phù hợp.
Kế toán cho vay đối chiếu hợp đồng tín dụng, sổ vay vốn với sao kê nếu phát hiện có trênh lệch gốc và lãi thì phải tìm nguyên nhân xử lý kịp thời.
Thực tế hiện nay với lợng khách hàng ngày càng tăng công việc kế toán ngày càng đòi hỏi phải khoa học từ việc sắp xếp hồ sơ vay vốn của khách hàng nh thế nào để dễ tìm, dễ lấy, đảm bảo thực hiện giao dịch nhanh rút ngắn tối
thiểu thời gian giao dịch với một khách hàng, tạo tâm lý thoải mái cho khách hàng, tạo sự tin tởng của khách hàng đối với ngân hàng.