V. hình thức tổ chức sổ kế toán đối với chi phí, doanh thu và xác định kết quả hoạt động dịch vụ.
3.Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty.
3.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty.
Công ty du lịch Việt nam - Hà nội là một Công ty Lữ hành Quốc tế có trụ sở tại Hà Nội và có chi nhánh tại Thành phố HCM và Thành phố Huế. Kế toán là công cụ quan trọng để quản lý kế toán tài chính của Công ty. Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty đợc tổ chức theo hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán. Toàn bộ công tác kế toán, công tác tài chính và công tác thống kê đợc tập trung ở phòng kế toán tài vụ của Công ty.
Còn 2 chi nhánh đợc phòng kế toán giao cho các nhân viên hạch toán thực hiện một số phần hành công việc hạch toán nh: ghi chép các chi tiêu cần thống kê, ghi chép một số nghiệp vụ cụ thể đợc giao hoặc ghi chép phân hành kế toán chi tiết phát sinh ở đơn vị mình.
Trong công ty, Phòng kế toán tài chính là một phòng rất quan trọng với chức năng quản lý về tài chính, phòng tài chính kế toán đã góp phần không nhỏ trong việc hoàn thành kế hoạch hàng năm của Công ty, có thể nói phòng tài chính kế toán là nơi ghi chép thu thập tổng hợp các thông tin về tình hình tài chính và hoạt động kinh doanh của Công ty một cách chính xác, đẩy đủ, kịp thời để hỗ trợ động lực cho ban lãnh đạo của Công ty trong việc đa ra các quyết định quản lý .
Phòng kế toán của Công ty du lịch Viết Nam - Hà Nội gồm 11 thành viên, trong đó có 5 nam, 10 đại học, mối ngời đều có chức năng riêng.
Kế toán trởng là ngời giúp giám đốc công ty tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, tài chính ở công ty đồng thời thực hiện việc kiểm tra kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính ở doanh nghiệp. Kế toán trờng chịu sự chỉ đạo trực tiệp của giám đốc.
Kế toán trởng có nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán của công ty, đảm bảo bộ máy gọn nhẹ, phù hợp với tổ chức kinh doanh và yêu cầu quản lý của công ty. Kế toán trởng thờng kiểm tra việc thực hiện chế độ ghi chép, tính toán ban đầu, chấp hành chế độ báo cáo thống kê, báo cáo quyết toán theo quy định, tổ chức bảo quản hồ sơ, tài liệu kế toán theo chế độ lu trữ. Kế toán trởng là ngời lập các báo cáo tài chính hàng năm.
Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ giúp kế toán trởng trong việc thực hiện công tác kế toán nh: việc thực hiện tổng hợp các kết quả của từng bộ phận để vào sổ tổng hợp và lên các báo cáo cuối kỳ hoặc cuối niên độ kế toán.
Kế toán phụ trách phần công nợ quốc tế: có trách nhiệm theo dõi toàn bộ công nợ mà các hãng nớc ngoài đang nợ công ty, hàng quỹ lập nhật biên doanh thu và kê khai thuế giá trị gia tăng đầu ra.
Kế toán phụ trách phần công nợ địa phơng: có nhiệm vụ tập hợp các công nợ của khách hàng, khách sạn, nhà hàng...
Kế toán thanh toán đoàn: Theo dõi các khoản thuê (xe, hớng dẫn viên), khoản chi trong một chơng trình Tour mang về thanh toán, xem xét chơng trình, chứng từ, hoá đơn có hợp lý hay không sau đó tập hợp lại cho phòng kế toán thanh toán hoàn tạm ứng.
Kế toán quỹ: có nhiệm vụ viết phiếu Thu, Chi để hàng tháng lên Nhật biên tiền mặt (Nhật biên thu, chi tiền mặt trong quý).
Thủ quỹ: Theo dõi quỹ, tránh xảy ra việc mất mát, đồng thời phản ánh kịp thời dòng tiền ra vào trong từng ngày và từng tháng theo quy định thông qua việc ghi chép sổ quỹ. Cuối kỳ hoặc cuối niên độ, thủ quỹ phải báo cáo với kế toán trởng và kế
toán tổng hợp về tình hình tồn quỹ để kế toán tổng hợp đối chiếu số liệu với các phần hành liên quan, qua đó kế toán trỏng cũng biết đợc lợng tiền mặt hiện còn để có quyết định phù hợp.
Kế toán ngân hàng: Theo dõi khoản tiền qua ngân hàng, nếu có khoản chi nào thông qua ngân hàng thì kế toán ngân hàng có trách nhiệm phải làm đủ các thủ tục, chứng từ theo yêu cầu.
Kế toán TSCĐ+Khâu bán vé máy bay: Theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ, trích khấu hao và lập bảng tổng hợp khấu hao. Ngoài ra còn phụ trách tập hợp toàn bộ phiếu bán vé máy bay.
Kế toán thống kê+Khâu đổi tiền: có nhiệm vụ lập các bảng biểu phục vụ cho công tác quản trị doanh nghiệp và còn chịu trách nhiệm về vấn đề đổi tiền (trớc khi thu tiền phải đổi thành Việt nam đồng).
Các nhân viên trong phòng kế toán phần lớn là nhân viên có trình độ đại học phù hợp với yêu cầu và nhiệm vụ của Công ty. Xuất phát từ nhu cầu thực tế của Công ty, từ yêu cầu và trình độ quản lý của Công ty, bộ máy kế toán đợc tổ chức theo sơ đồ sau:
3.2. Đặc điểm tổ chức hình thức sổ kế toán của Công ty.
Do đặc thù của ngành du lịch, Công ty du lịch Việt nam - Hà nội, ngoài các bộ phận của Công ty, Công ty còn mở thêm 2 chi nhánh ở TP HCM và TP Huế vì thế để có thể hạch toán và phản ánh đợc toàn bộ các hoạt động của công ty. Tại các trung tâm công ty đã sử dụng hình thức sổ nhật biên. cuối tháng các trung tâm sẽ hình thành các bảng kê chi tiết từ các nhật biên theo dõi hàng ngày. Bảng kê sẽ đợc chuyển về Công ty để tiếp tục công việc tiếp theo. Tại Công ty đã sử dụng hình thức Chứng từ ghi sổ để hạch toán. Để đảm bảo công tác đối chiếu và so sánh kế toán cần sử dụng đến các sổ kế toán nh: Sổ chi tiết các tài khoản, sổ TSCĐ, Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng...
Ta có thể thấy trình tự hạch toán chi phí, doanh thu, xác định kết quả kinh doanh theo hình thức chứng từ ghi sổ tại công ty theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 14: sơ đồ ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ
Chứng từ gốc
- phiếu thu
- phiếu chi
- các chứng từ khác Sổ chi tiết nhật biên TK 1541,1542,1543,642, 51131,51132,51133, 911... Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 1541, 1542, 1543, 642, 51131, 51132, 51133, 51134, 911...
Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối quý
Λ Tài khoản kế toán sử dụng.
∧ Tài khoản 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, tài khoản này đợc mở chi tiết nh sau:
- 1541Kinh doanh lữ hành quốc tế. - 1542Kinh doanh vận chuyển.
- 1543Kinh doanh nội địa và nớc ngoài.
∧ Tài khoản 5113 - Doanh thu cung cấp dịch vụ, tài khoản này đợc mở chi tiết nh sau:
- 51131 Kinh doanh lữ hành quốc tế. - 51132 Kinh doanh vận chuyển.
- 51133 Kinh doanh nội địa và nớc ngoài. - 51134 Kinh doanh đại lý bán vé máy bay.
∧ Tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Tài khoản này đợc dùng để tập hợp chi phí kinh doanh dịch vụ trong Công ty gồm:
- Lơng và các khoản trích theo lơng của công nhân viên.
- Chi phí khấu hao TSCĐ
- Chi phí tiếp khách, hội nghị
- Chi phí và dịch vụ chuyển tiền của ngân hàng
- Chi phí thông tin - quảng cáo
- Chi phí điện, nớc, điện thoại Và những chi phí khác.
∧ Tài khoản 1368 - phải thu nội bộ khác. - 13681 - Chi nhánh ở TP Hồ Chí Minh. - 13682 - Chi nhánh ở TP Huế.
Báo cáo tài chính