2. Nội dung tổ chức các phần hành kế toán của Công ty HiPT
2.7. Kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng
Nh ta đã biết lao động là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, chi phí sử dụng lao động đợc thể hiện rất rõ nét bằng phạm trù tiền lơng và các khoản trích theo lơng. Hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng không chỉ phục vụ cho công tác quản lý mà còn là tiền đề để hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh.
Công ty HiPT là Công ty cổ phần chuyên kinh doanh các mặt hàng công nghệ cao nên tiền lơng đợc trả theo sản phẩm. Tức là Công ty sẽ căn cứ vào số lợng sản phẩm, khối lợng công việc thực tế đạt đợc và đơn giá tiền lơng quy định cho từng loại sản phẩm, công việc để tính ra tiền lơng phải trả.
Để đảm bảo việc hạch toán tiền lơng chính xác và chặt chẽ Công ty HiPT thực hiện hạch toán tiền lơng theo sơ đồ sau :
( Sơ đồ số 11 )
Các chứng từ sử dụng
- Bảng chấm công hàng tháng
- Bảng trích lập bảo hiểm xã hội ( BHXH ), bảo hiểm y tế ( BHYT ), kinh phí công đoàn ( KPCĐ ).
- Các chứng từ khác có liên quan
Tài khoản sử dụng : TK 334, Tk 641, TK 642, TK 338 (2,3,4,8)
Trong quá trình hạch toán tiền lơng và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ đợc trích theo quy định của Nhà nớc và theo chế độ kế toán Công ty hiện nay đang áp dụng.
- BHXH đợc trích hàng tháng theo tỷ lệ 20% trên tổng số lơng cơ bản. Trong đó 15% tính vào chi phí kinh doanh, 5% trừ vào thu nhập của ngời lao động.
- BHYT đợc trích hàng tháng theo tỷ lệ 3% trên tổng số lơng cơ bản. Trong đó 2% tính vào chi phí kinh doanh, 1% tính vào thu nhập của ngời lao động.
- KPCĐ đợc trích 2% trên tổng số lơng thực tế, trong đó cả 2% đều tính vào chi phí kinh doanh.
Hệ số lơng cấp bậc bình quân của Công ty tính theo năm công tác. Cuối tháng kế toán căn cứ vào bảng chấm công hàng tháng, bảng phân bổ tiền lơng và BHXH để ghi vào sổ cái TK 334.
Chứng từ gốc về lao động và bảng phân bổ
Nhật ký chung
Nhật ký chi tiền Sổ chi tiết chi phí TK 641, TK 642
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái TK 334, TK 338
Bảng cân đối số phát sinh
Công việc tính lơng, tính thởng và các khoản phải trả cho ngời lao động đợc thực hiện tập trung tại phòng kế toán doanh nghiệp. Thời gian để tính lơng, tính thởng và các khoản phải trả cho ngời lao động là hàng tháng. Căn cứ để tính là chứng từ theo dõi thời gian lao động, kết quả lao động và các chứng từ khác có liên quan ( giấy nghỉ phép, quyết định ngừng việc ) . Tất cả các chứng từ trên phải đ… ợc kế toán kiểm tra trớc khi tính lơng, tính thởng và bảo đảm đợc các yêu cầu chứng từ kế toán.
Sau khi kiểm tra các chứng từ, kế toán tiến hành tính lơng, tính thởng, tính trợ cấp phải trả cho ngời lao động theo hình thức trả lơng, trả thởng, theo hình thức khối lợng công việc thực tế đạt đợc. Trên cơ sở các bảng thanh toán lơng, thởng, kế toán tiến hành lập chứng từ phân bổ tiền lơng, tiền thởng vào chi phí sản xuất kinh doanh.
Việc hạch toán các khoản bảo hiểm ở Công ty HiPT đợc thực hiện rất chi tiết và đúng theo quy định, chế độ Nhà nớc đã ban hành. Điều này thể hiện rất rõ trong quy định của Công ty và trong sổ cái TK 338 – Phải trả, phải nộp khác.
( Biểu số 11 ) Sổ cái
Từ ngày 01/01/2003 đến ngày 31/12/2003
TK 338 – Phải trả, phải nộp khác. D có đầu kỳ : 111.537.400 Ngày SH
CT
Diễn giải TKĐƯ Phát sinh Nợ Phát sinh
có 31/3 13/4 30/6 27/8 30/9 17/12 31/12 BH01 4103 BH02 4138 BH03 4156 BH04 Trích nộp BHXH quý I/2003 Chi nộp BHXH năm 2002 Trích nộp BHXH quý II/2003 Chi nộp BHXH quý I+II/2003 Trích nộp BHXH quý III/2003 Chi nộp BHXH quý III+IV/2003 Trích nộp BHXH quý IV/2003 642 112 642 112 642 112 642 32.882.400 19.829.400 23.250.000 6.917.850 7.954.200 8.942.400 8.495.100 Cộng phát sinh 75.961.800 32.309.550 D có cuối kỳ : 67.885.150 Kế toán trởng Ngày 31 tháng 12 năm 2003 ( ký, họ tên ) Ngời lập biểu
Với mức thu nhập trung bình một nhân viên trong Công ty là 1.500.000 đ/ tháng (2003) đã đảm bảo cho nhân viên chi tiêu trong cuộc sống hàng ngày và đồng thời tham gia công việc một cách tốt hơn.
Chế độ bảo hiểm cho nhân viên trong Công ty đợc thực hiện theo đúng quy định của Nhà nớc. Khi phát sinh trờng hợp nhân viên của Công ty đau ốm, bị tai nạn trong khi làm nhiệm vụ, sau khi căn cứ vào các chứng từ, sổ sách của bên trực tiếp theo dõi và chữa trị cho nhân viên, kế toán Công ty sẽ tính toán mức chi trả bảo hiểm cho nhân viên rồi chuyển đến bộ phận có thẩm quyền giải quyết theo đúng quy định.
Công ty HiPT thực hiện thanh toán lơng cho nhân viên qua Ngân hàng. Mỗi nhân viên khi đợc nhận vào làm việc trong Công ty đều phải mở tài khoản riêng của mình ở ngân hàng mà Công ty quy định. Cứ đến ngày mùng 4 hàng tháng Ngân hàng sẽ tự động chuyển lơng vào tài khoản riêng của mỗi nhân viên trong Công ty theo đúng những thoả thuận giữa Công ty và Ngân hàng đã ký kết. Nhân viên của Công ty sẽ chủ động đến Ngân hàng rút tiền lơng của mình ra để sử dụng khi cần thiết. Đây là hình thức thanh toán lơng tất hiện đại và tiện dụng, giảm bớt công việc của kế toán tiền lơng. Khi có sự thay đổi mức lơng của nhân viên, kế toán lơng sẽ lập một danh sách các nhân viên có sự thay đổi về mức lơng. Bản danh sách đó sẽ đợc giám đốc Công ty ký duyệt, sau đó gửi đến Ngân hàng bổ sung và thực hiện chi trả cho đúng.
Toàn bộ tiền lơng của nhân viên sẽ đợc tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp và đ- ợc phân bổ theo từng phòng ban chức năng. Với mức thu nhập của nhân viên trong Công ty nh hiện nay đã đảm bảo mức sống tơng đối ổn định và trong tơng lai nhân viên của Công ty có quyền hy vọng một mức lơng cao hơn, chế độ đãi ngộ tốt hơn.