I. Đặc điểm kinh tế kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động
4. Hạch toán chi tiết vật liệu tại công ty Dệt-May Hà Nội
Một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu là đòi hỏi phải theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu theo từng loại một về số lợng, chất lợng và giá trị nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình về vật t và yêu cầu của quản lý vật liệu.
Có thể nói vật liệu của công ty biến động lớn liên tục hàng ngày, và có nhiều thứ vật liệu. Vì vậy, công việc hạch toán vật liệu có khối lợng lớn, tốn nhiều thời gian. Để phù hợp với quy mô sản xuất, kế toán chi tiết vật liệu tại công ty đợc thực hiện theo phơng pháp thẻ song song.
a. Thủ tục nhập và xuất kho.
Vật liệu sử dụng tại công ty đa dạng về chủng loại và đợc thu mua từ nhiều nguồn cung cấp khác nhau. Kế toán thu mua và nhập kho vật liệu đợc tiến hành qua trình tự sau :
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh đợc giao, bộ phận sản xuất lập yêu cầu nhập vật liệu cho sản xuất. Phòng sản xuất kinh doanh căn cứ vào kế hoạch sản xuất và định mức dự trữ vật liệu để lập kế hoạch thu mua vật liệu.
Bộ phận cung ứng ( thuộc phòng sản xuất kinh doanh ) có nhiệm vụ thăm dò thị trờng và tham khảo giá cả để từ đó đa ra quyết định lựa chọn nhà cung cấp tối u. Bộ
phận này chỉ thực hiện quyết định này khi đợc sự phê duyệt của phòng kinh doanh và kế toán trởng công ty.
Đối với những vật liệu quan trọng cần đảm bảo những thông số kỹ thuật chính xác, khi có giấy báo nhận hàng, biên bản kiểm nghiệm, sẽ tiến hành kiểm tra đánh giá về số lợng, chất lợng, quy cách vật t để lập biên bản kiểm nghiệm vật t và biên bản mở kiện.
Căn cứ vào hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm vật t, phòng sản xuất kinh doanh sẽ lập phiếu nhập kho vật t ( ba liên ). Ngời phụ trách phòng sản xuất kinh doanh ký tên và chuyển cả ba liên xuống kho làm căn cứ kiểm nhận vật t.
Căn cứ vào phiếu nhập kho nhận đợc của phòng kinh doanh, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật t nhập kho, ghi số lợng thực nhập vào phiếu và cùng ngời giao hàng ký vào từng liên. Trong trờng hợp kiểm nhận phát hiện vật liệu thiếu hoặc thừa, không đúng quy cách, mẫu mã nh ghi trên phiếu nhập kho, thủ kho phải cùng ngời giao hàng lập biên bản và báo ngay cho phòng kinh doanh biết.
Phiếu nhập kho sau khi có chữ ký của ngời giao hàng, ngời nhận hàng, thủ kho giao cho ngời giao hàng một liên kèm với hoá đơn bán hàng để làm thủ tục thanh toán. Một liên dùng làm căn cứ ghi thẻ kho theo số thực nhập và chuyển về phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán. Một liên còn lại cùng với biên bản thừa
( thiếu ) vật liệu ( nếu có ) gửi về phòng sản xuất kinh doanh.
Các mặt hàng sản xuất của doanh nghiệp phục vụ xuất khẩu và hàng nội địa. Vì vậy, công ty phải tổ chức mua vật liệu đáp ứng nhu cầu sản xuất. Đối với trờng hợp này, việc theo dõi chi phí vật liệu trực tiếp sẽ cung cấp thông tin cho công tác tính giá thành sản phẩm, do đó trên phiếu nhập vật t và sổ kế toán chi tiết vật liệu, kế toán theo dõi cả chỉ tiêu số lợng và giá trị của vật liệu.
Vật liệu nhập kho đợc sắp xếp, phân loại riêng biệt và đúng quy định đảm bảo thuận tiện cho việc xuất vật t khi có nhu cầu cần dùng.
Biểu số 4.1. HOá đơn ( gtgt ) Mẫu số 01 - GTGT
Liên 2 ( Giao khách hàng ) Số 398956 Ngày 27 tháng 12 năm 2000
Đơn vị bán : Công ty thơng mại Dệt - May Việt Nam thành phố Hồ Chí Minh. Địa chỉ : Số TK : 7310.0563
Địa chỉ : Công ty Dệt - May Hà Nội.
Đia chỉ giao hàng : Công ty thơng mại Dệt - May Việt Nam thành phố HCM Hình thức thanh toán
STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 ì 2
1 Bông Nga cấp 1 Kg 4171 20566,44 85782621
Cộng 85782621
Thuế suất GTGT 10% 8578262,1
Tổng cộng tiền thanh toán 94360883,1
Số tiền viết bằng chữ : Chín t triệu ba trăm sáu mơi nghìn tám trăm tám ba đồng. Ngời mua. Ngời thu tiền. Ngời viết hoá đơn. Kế toán trởng. Thủ trởng đơn vị ( Đã ký ) ( Đã ký ) ( Đã ký ) ( Đã ký ) ( Đã ký )
Biểu số 4.2 biên bản kiểm nghiệm vật t Mẫu số 05 - VT Ngày 27/12/2000
Đơn vị : Công ty Dệt - May Hà Nội.
Căn cứ vào hoá đơn số 398956 ngày 27/12/2000 của công ty Dệt - May Hà Nội. Biên bản kiểm nghiệm gồm : 1.Ông Vũ Hải Sơn . KHCƯ - Trởng ban
2. Ông Lê Tuấn. KCS - Uỷ viên
3. Ông Trần Văn Lợi. Thủ kho - Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại vật t sau :
Danh điểm vật Tên, nhãn hiệu vật t Đơn vị Phơng thức kiểm Số lợng theo
Kết quả kiểm nghiệm Số lợng thực tế kiểm nghiệm Số lợng đúng quy cách Số lợng không đúng quy cách 1 2 3 4 5 6 7 8 1 Bông Nga cấp 1 kg Kg 4171000 4171000 4171000 0
Kết luận của ban kiểm nghiệm vật t : Đạt tiêu chuẩn nhập kho.
Uỷ viên Uỷ viên Trởng ban ( Đã ký ) ( Đã ký ) ( Đã ký )
Từ biên bản kiểm nghiệm và hoá đơn lập phiếu nhập kho.
Biểu số 4.3 phiếu nhập kho Mẫu số 01 - VT Ngày 27/12/2000
Đơn vị bán : Công ty thơng mại Dệt - May Việt Nam thành phố Hồ Chí Minh. Chứng từ số 398956 Ngày 27/12/2000
Nhập tại kho : Bông xơ .
Tên quy cách sản phẩm
Đơn vị tính
Số lợng Giá đơn vị Thành tiền Ghi Theo chứng
từ
Thực nhập
Bông Nga cấp 1 kg 4171000 4171000 20566,44 85782621
Cộng 85782621
Số tiền viết bằng chữ : Tám lăm triệu bảy trăm tám hai nghìn sáu trăm hai mốt đồng chẵn.
Thủ kho Ngời nhập Phụ trách kinh doanh ( Đã ký ) ( Đã ký ) ( Đã ký )
Biểu 4.4 phiếu nhập vật t thuê ngoài chế biến Số 5
Ngày 15/12/2000 Đơn vị chế biến : Công ty Minh Anh.
Hợp đồng số : Ngày tháng năm
Theo phiếu xuất vật t thuê ngoài chế biến số 2 ngày 10/12/2000 Biên bản kiểm nghiệm số 10 ngày 9/12/2000.
Nhập tại kho : Danh điểm Tên quy Đơn vị
Số lợng Giá thực tế nhập kho Giá đơn vị Theo chứng từ Thực nhập Chi phí chế biến Chi phí vận chuyển Giá vật t dùng để chế biến Cộng 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Thoi suốt Kg 200 200 185000 2431587 2616587 Xơ PE Kg 300 300 250000 3751200 4001200
Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu xuất kho chủ yếu dùng cho sản xuất trực tiếp và phục vụ quản lý quá trình sản xuất đó, ngoài ra vật liệu còn xuất bán.
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và tình sản xuất, các bộ phận sản xuất may, sợi sẽ lập phiếu xin lĩnh vật t gửi lên phòng sản xuất kinh doanh. Phòng sản xuất kinh doanh xem xét tính hợp lý và lập phiếu xuất vật t hay phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Phiếu này đợc lập thành ba liên, chuyển cho thủ kho hai liên, bộ phận lĩnh giữ
một liên. Khi lĩnh vật t, ngời đi lĩnh phải mang theo phiếu xuất vật t xuống kho, thủ kho ghi lại số thực xuất vào thẻ kho. Cuối tháng, thủ kho thu lại phiếu xuất kho của các bộ phận, tính tổng số vật t đã xuất đối chiếu với số ghi trên thẻ kho rồi ký vào ba liên, một liên thủ kho gửi trả lại phòng sản xuất kinh doanh để lu, một liên ngời phụ trách vật liệu tại bộ phận nghiệp vụ sản xuất giữ để theo dõi, một liên thủ kho chuyển sang phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán.
( Mẫu phiếu xuất kho đợc trích ở trang bên )
Biểu số 4.5 phiếu xuất kho Số 18 Nợ TK 621 Ngày 30/12/ 2000 Có TK 1521 Họ tên ngời nhận :Lê thị Mai
Lý do xuất : Sản xuất Xuất tại kho : Bông xơ
STT Tên nhãn hiệu quy cách
Đơn vị tính
Số lợng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất
1 Xơ Sunkyon kg 193500 193500 12571,66 2432616210 2 Bông TQ kg 39500,5 39500,5 19476,12 769316478
Cộng 233000,5 233000,5 3201932688
Cộng thành tiền ( bằng chữ ) : Ba tỉ hai trăm linh một triệu chín trăm ba hai nghìn sáu trăm tám tám đồng chẵn.
Thủ kho Ngời nhận Phụ trách cung tiêu Phụ trách bộ phận sử dụng ( Đã ký ) ( Đã ký ) ( Đã ký ) ( Đã ký )
Đối với vật liệu xuất bán, kế toán sử dụng chứng từ là "Hoá đơn bán hàng ", " Hoá đơn thuế GTGT ", "Phiếu xuất kho ", "Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ". Căn cứ vào những thoả thuận với khách hàng, phòng sản xuất kinh doanh lập
"Hoá đơn ( GTGT )", phiếu này lập thành ba liên. Công ty kiểm tra ký duyệt thanh toán rồi trao cho khách hàng liên hai. Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt hoặc séc thì phải đến thủ quỹ làm thủ tục trả tiền và đóng dấu đã thu tiền vào phiếu. Thủ kho căn cứ vào hoá đơn tiến hành xuất giao vật liệu cho khách hàng và cùng khách hàng ký vào ba bản : Liên một lu ở phòng thị trờng, liên hai giao cho khách hàng, liên
ba thủ kho làm căn cứ ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật liệu làm căn cứ ghi sổ.
( Mẫu Hoá đơn ( GTGT ) trích ở trang sau )
Biểu số 4.6 hoá đơn ( gtgt ) Mẫu số 01- GTGT Liên 2 ( Giao khách hàng ) Số 415826
Ngày 30/12/2000 Đơn vị bán : Công ty Dệt - May Hà Nội.
Địa chỉ : Số 1- Mai Động.
Họ tên ngời mua : Lê Phơng Thảo. Địa chỉ : Công ty Dệt - May 10/10 Hình thức thanh toán :
STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 ì 2 1 Bông Nga cấp 2 Kg 3100 10466,44 32445964 Cộng 32445964 Thuế suất GTGT 10% 3244596,4 Tổng cộng tiền thanh toán 35690560,4 Số tiền viết bằng chữ : Ba lăm triệu sáu trăm chín mơi nghìn năm trăm sáu mơi đồng.
Ngời mua. Ngời thu tiền. Ngời viết hoá đơn. Kế toán trởng. Thủ trởng đơn vị ( Đã ký ) ( Đã ký ) ( Đã ký ) ( Đã ký ) ( Đã ký )
Đối với một số loại vật t nh bông rơi chải kỹ cần thuê ngoài gia công thành bông cho sợi OE, thì Phiếu xuất vật t thuê ngoài gia công chế biến đợc lập thành hai bản, một bản giao cho bên gia công, một bản thủ kho làm căn cứ ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán vật liệu làm căn cứ ghi sổ.
Biểu số 4.7 phiếu xuất vật t thuê ngoài gia công chế biến. Số 15
Ngày 29/12/2000. Đơn vị chế biến : Công ty Thuận Phát
Theo hợp đồng số : Ngày : Nhập tại kho : VLC
Danhđiểm vật t
Tên nhãn hiệu quy cách vật t Đơn vị tính Số lợng Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú A B C 1 2 3 = 1ì 2 4
1 Bông cho sợi chải kỹ Kg 100
Cộng thành tiền :
Thủ trởng đơn vị Thủ kho Ngời nhận Phụ trách cung tiêu ( Ký tên ) ( Ký tên ) ( Ký tên ) ( Ký tên ) b. Hạch toán chi tiết vật liệu
Việc hạch toán chi tiết vật liệu đợc tiến hành nh sau :
• Tại kho :
Thủ kho tiến hành mở các thẻ kho. Thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lợng. Hàng ngày khi nhận đợc các chứng từ nhập, xuất kho, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các chứng từ, sắp xếp phân loại cho từng thứ vật liệu theo từng kho và ghi số l- ợng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho. Mỗi chứng từ đợc ghi một dòng trên thẻ kho. Cuối ngày, thủ kho phải tính ra số lợng tồn kho của từng thứ vật liệu trên thẻ kho. Định kỳ ( 10 ngày ), thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ ( phiếu nhập, phiếu xuất đợc sắp xếp theo từng nhóm vật t ) về phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ. Để đảm bảo tính chính xác của số vật liệu tồn kho, hàng tháng phải đối chiếu số thực tồn của từng kho và số tồn trên thẻ kho. Song ở công ty việc này không diễn ra thờng xuyên bởi vì vật liệu của công ty có rất nhiều chủng loại, việc kiểm tra tốn rất nhiều thời gian và công sức. Công ty chỉ tiến hành tổng kiểm kê vào cuối năm.
( Mẫu thẻ kho đợc trình bày ở trang bên )
Biểu số 4.8 thẻ kho Tờ số 15 Kho : Bông xơ
Vật t : Bông Nga cấp 1 - Đơn vị tính : kg Từ ngày 1/12/2000 đến ngày 31/12/2000 Chứng từ Diễn giải Số lợng nhập Số lợng xuất Tồn kho SH NT Tồn đầu tháng 12/2000 379474,6 109 20/1 2 Công ty TM Dệt May VN TPHCM 190000 569474,6 121 27/1 2 Công ty TM Dệt May VN TPHCM 4171 573645,6 2873 5 28/1 2
Nhà máy sợi Vinh 5036,2 568609,4 2873
7
29/1 2
Nhà máy sợi Vinh 4215 564394,4 …..
Cộng phát sinh 12/2000 194171 129913,2
Tồn tháng 12/2000 443732,4
Ngày tháng năm Kế toán trởng Ngời lập biểu
( Ký tên ) ( Ký tên )
• Tại phòng kế toán :
Kế toán vật liệu ở công ty sử dụng sổ chi tiết vật t để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu. Sổ chi tiết vật liệu mở cho từng thứ, loại vật liệu tơng ứng với thẻ kho của thủ kho. Sổ chi tiết có kết cấu giống thẻ kho nhng có thêm các cột để ghi chép theo chỉ tiêu giá trị. Trên sổ chi tiết, kế toán vật liệu tính ra số tiền của mỗi lần nhập, xuất. Số tiền của mỗi lần nhập đợc tính căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho. Số tiền của mỗi lần xuất căn cứ theo phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu, kiểm tra đối chiếu với thẻ kho xem số lợng nhập, xuất, tồn có khớp không, nếu không khớp thì phải kiểm tra lại. Sổ kế toán chi tiết vật liệu chính đợc đóng thành quyển còn vật liệu phụ ở dạng tờ rời.
Định kỳ, khi nhận đợc các chứng từ nhập kho do thủ kho chuyển lên, kế toán vật liệu phân loại sắp xếp theo số thứ tự của phiếu nhập theo từng kho, căn cứ vào đó để kế toán lập các bảng kê nhập kho vật liệu, và bảng tổng hợp nhập vật liệu.
Biểu số 4.10 bảng kê nhập kho bông xơ Tháng 12/2000
Chứng từ Diễn giải TK Số lợng Đơn giá Thành tiền
SH NT Nợ Có 87 1/12 Bông Trung Quốc cấp 1 1521 1521V 5864,4 19482,3 114252000 88 8/12 Bông Trung Quốc cấp 1 1521 1521V 4033,7 19482,3 78585754 94 11/12 Bông Mỹ 1521 1521V 6008 18830 113130640 98 12/12 Bông Việt Nam cấp 1 1521 331H 201580 20000 4031600000 99 13/12 Bông Trung Quốc cấp 1 1521 1521V 5857,5 19482,3 114117572 ……. Cộng 1053288,2 19147493513
Biểu số 4.11 tổng hợp nhập bông xơ Tháng 12/2000 Vật t ĐVT Cộng phát sinh 1521V 154 331H Bông F1 Kg 176949376 176949376 Bông rơi chải kỹ Kg 331398000 331398000 Bông TQ cấp 1 Kg 2909321083 2909321083 Bông VN cấp 1 Kg 6227234000 6227234000 …… Cộng 19147493513 3563045959 519427376 15065020178 Còn đối với các chứng từ xuất kho, sau khi nhận đợc kế toán tiến hành đối chiếu kiểm tra và định khoản. Sau khi thu thập các chứng từ xuất kho, kế toán nhập dữ liệu vào máy tính và cuối kỳ máy sẽ tự tính giá vật liệu xuất kho theo giá hạch toán. Vào cuối tháng, máy sẽ in ra " Bảng chi tiết xuất vật t " cho từng tài khoản và " Bảng tổng hợp xuất vật liệu " cho từng kho.
Biểu số 4.12 bảng kê xuất kho bông xơ
Tháng 12/2000
Hoá đơn Tên vật t TK Số lợng Đơn giá Thành tiền
SH NT Nợ Có 28732 12/12 Bông Việt Nam cấp 1 1521V 1521 201580 20341,53 4100445617 18438 19/12 Bông rơi chải kỹ 1312H 1521 4028 9000 36252000 28734 27/12 Bông Việt Nam cấp 1 1521V 1521 104554 20341,53 2126788328 18443 30/12 Xơ Sunkyon 621H1 1521 310800 12571,66 3907271928 Bông Tây Phi cấp 1 621H1 1521 45979 19883,72 914233562 ……. Cộng 1210280,4 19735783536 Biểu số 4.13 tổng hợp xuất vật t Tháng 12/2000 Vật t ĐVT Cộng phát sinh 1312H 1521V 621H1 Bông F1 Kg 148280736 77465472 70815264
Bông rơi chải kỹ
Kg 317673000 183987000 133686000 Bông Tây Phi
cấp 1 Kg 1658590562 1658590562 Bông TQ cấp 1 1954617560 1954617560 BôngVN cấp 1 Kg 6227233945 6227233945 …… Cộng 19735783536 261452472 6608792888 12865538176