Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành. Do đó, mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong hoạt động SXKD của mọi đơn vị kế toán đều phải lập chứng từ. Việc tổ chức chứng từ kế toán khoa học tạo điều kiện để ghi sổ kịp thời, mã hoá thông tin kế toán và lập báo cáo kế toán kịp thời; đồng thời, đảm bảo cho thông tin kế toán chính xác, trung thực, hợp lý nâng cao tính pháp lý và tính kiểm tra của thông tin kế toán ngay từ giai đoạn đầu của công tác kế toán.
Chế độ chứng từ kế toán gồm hai hệ thống: Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc và hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn.
Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc là hệ thống chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi. Đối với loại chứng từ này Nhà nước tiêu chuẩn hoá về quy
cách mẫu biểu, chỉ tiêu phản ánh, phương pháp lập và áp dụng thống nhất cho tất cả các lĩnh vực, các thành phần kinh tế.
Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn chủ yếu là những chứng từ sử dụng trong nội bộ đơn vị. Nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các ngành, các thành phần kinh tế trên cơ sở đó vận dụng vào từng trường hợp cụ thể thích hợp. Các ngành, các lĩnh vực có thể thêm, bớt một số chỉ tiêu đặc thù, hoặc thay đổi thiết kế mẫu biểu cho thích hợp với việc ghi chép và yêu cầu nội dung phải phản ánh nhưng phải đảm bảo tính pháp lý cần thiết của chứng từ.
Dựa vào chế độ kế toán áp dụng là chế độ kế toán ban hành theo Quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính, đồng thời căn cứ vào quy mô sản xuất; đặc điểm SXKD, trình độ và yêu cầu tổ chức quản lý Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội đã đăng ký sử dụng những loại chứng từ sau:
Chứng từ lao động tiền lương gồm có: Bảng chấm công (BB), bảng thanh toán tiền lương (BB), danh sách người lao động hưởng trợ cấp BHXH (BB), bảng thanh toán tiền thưởng (BB), phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành (HD), phiếu báo làm thêm giờ (HD), biên bản điều tra tai nạn lao động (HD).
Chứng từ hàng tồn kho gồm có: Phiếu nhập kho (BB), phiếu xuất kho (BB), biên bản kiểm nghiệm vật tư (HD), lệnh sản xuất, giấy xin lĩnh vật tư, thẻ kho (BB), biên bản kiểm kê vật tư (sản phẩm, hàng hoá) (BB).
Chứng từ bán hàng gồm có: Hoá đơn GTGT (BB), phiếu xuất kho (BB).
Chứng từ tiền tệ gồm có: Phiếu thu (BB), phiếu chi (BB), giấy đề nghị tạm ứng (HD), giấy thanh toán tiền tạm ứng (BB), bảng kiểm kê quỹ (BB).
Chứng từ TSCĐ gồm có: Biên bản giao nhận TSCĐ (BB), Biên bản thanh lý TSCĐ (BB), biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành (HD).
Tóm lại, Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội đã thực hiện đúng chế độ kế toán do Bộ Tài chính quy định về chứng từ. Các chứng từ kế toán được ghi chép đầy đủ, kịp thời và đúng với thực tế phát sinh. Dựa vào các chứng từ, kế toán từng phần hành ghi chép vào các sổ sách kế toán liên quan, đảm bảo cung cấp kịp thời, trung thực và chính xác thông tin kế toán phục vụ cho quá trình ra quyết định của Ban giám đốc Xí nghiệp.