6- Sổ chi tiết TK13 1 Theo dõi, phản ánh chi tiết tình hình thanh toán với ngời mua.
2.2.3. Các phơng thức bán hàng.
Bán hàng là quá trình trao đổi, thực hiện giá trị của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ. Tuỳ thuộc vào phơng thức bán hàng mà quá trình này ở mỗi doanh nghiệp diễn ra có những điểm riêng khác.
Trong nền kinh tế thị trờng, phơng thức bán hàng không chỉ có tính chất quyết định đối với công tác luân chuyển, bảo quản sản phẩm mà còn có vai trò không nhỏ trong việc thúc đẩy quá trình lu thông sản phẩm hàng hoá của doanh nghiệp. Phơng thức bán hàng phù hợp, tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng sẽ góp phần làm tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp, đẩy mạnh bán hàng tiến tới làm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Quán triệt điều này, Nhà máy quy chế Từ Sơn đã tổ chức bán hàng theo phơng thức bán hàng giao trực tiếp. Tuỳ thuộc vào yêu cầu của khách hàng mà khối lợng sản phẩm xuất bán mỗi lần có thể nhiều, ít khác nhau.
Thực hiện hình thức thanh toán này, tuỳ thuộc vào thoả thuận giữa nhà máy và khách hàng mà khách hàng có thể thanh toán theo 1 trong 2 hình thức: Trả tiền ngay hoặc trả chậm.
* Bán hàng thu tiền ngay.
Ví dụ: Xem xét trờng hợp ngày 15/12/2004 bán Bulon cho Công ty xây lắp điện 1. Hoá đơn GTGT số 0082554.
Trị giá xuất kho: 12.306.560.
Trị giá lô hàng (cha có thuế GTGT): 12.608.320.
Thuế GTGT 5%: 630.416.
Tổng giá thanh toán: 13.238.736.
Căn cứ vào hoá đơn bán hàng (hoá đơn GTGT) và phiếu thu tiền mặt, kế toán ghi bảng kê chi tiết doanh thu bán hàng và báo cáo bán hàng chi tiết (xem bảng số 1&2) theo định khoản.
(1) Nợ TK111 13.238.736.
Có TK511 12.608.320. Có TK33311 630.416.
Bảng kê chi tiết doanh thu bán hàng phản ánh doanh thu thực tế của từng hoá đơn trong mỗi hoá đơn theo dõi doanh thu của từng loại sản phẩm bán hàng trong
tháng. Số liệu trong bảng này để ghi vào cột "số lợng xuất" của sổ chi tiết thành phẩm (xem bảng số 3).
Báo cáo bán hàng chi tiết đợc mở theo từng tháng cho tất cả các sản phẩm đợc xác định là đã bán hàng trong tháng nhằm theo dõi tình hình bán hàng cũng nh doanh thu có thuế GTGT trong tháng theo từng mặt hàng.
hoá đơn gtgt
Ngày 15 tháng 12 năm 2004
Số: 0082554 Đơn vị bán hàng: Nhà máy quy chế Từ Sơn.
Địa chỉ: Thị trấn Từ Sơn - Từ Sơn - Bắc Ninh. Điện thoại: 0241 831.912 Số TK:
Mã số: 0100100671-005 Họ tên ngời mua hàng: Nguyễn Tiến Đồng.
Đơn vị: Công ty xây lắp điện 1.
Địa chỉ: 18 Lý Văn Phúc - Đống Đa - Hà Nội. Số TK:
Mã số thuế: 0100906101-001. Hình thức thanh toán: Tiền mặt.
Stt Tên hàng hoá, dịch vụ Đ.vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
01 Bu lông mạ nhung M27x100 Bộ 656 19.220 12.608.320
Cộng tiền hàng 12.608.320
Tiền thuế GTGT 5% 630.416
Tổng cộng tiền thanh toán 13.238.736
nhà máy quy chế Từ Sơn
Phiếu xuất kho
Ngày 15/12/2004 Số: 54 Họ tên ngời nhận hàng: Anh Nguyễn Tiến Đồng Đơn vị: Công ty xây lắp điện 1.
Stt Tên sản phẩm, dịch vụ Đ.vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
01 Bu lông mạ nhung M27x100 bộ 656 18.760 12.306.560
Cộng 12.306.560
Số tiền viết bằng chữ: Mời hai triệu, ba trăm linh sáu ngàn, năm trăm sáu
mơi đồng.
Cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu từ bảng kê chi tiết doanh thu bán hàng vào bảng kê doanh thu bán hàng, là căn cứ ghi vào cột có TK511 và Nhật ký chứng từ số 08. Trên cơ sở sổ chi tiết thành phẩm và phiếu xuất kho, kế toán phản ánh trị giá vốn xuất sản phẩm bán theo định khoản sau:
(2) Nợ TK632 12.306.560.
Có TK155 12.306.560.
Nh vậy, để theo dõi doanh thu của cùng một hoạt động bán hàng, kế toán phải phản ánh đồng thời trên cả bảng kê chi tiết doanh thu và báo cáo bán hàng chi tiết. Bên cạnh đó, việc phản ánh này còn kéo dài thời gian so sánh đối chiếu số liệu trên các sổ. Bởi nhìn vào báo cáo bán hàng chi tiết ngời ta có thể biết đợc số lợng, giá cả, doanh thu của sản phẩm bán nhng lại không biết khách hàng là ai, đã thanh toán hay cha. Ngợc lại, khi nhìn vào bảng kê chi tiết doanh thu bán hàng sẽ thấy đợc doanh thu, khách hàng là ai, đã thanh toán hay cha nhng lại không biết ngay đợc số lợng sản phẩm bán cũng nh giá cả của nó.
Bảng số 1: Bảng kê chi tiết TK511 - doanh thu bán hàng
Từ ngày 01/10/2004 đến 31/12/2004.
Đơn vị tính: Đồng
Ngày Chứng từ Diễn giải TK nợ TK có SPS VL SPHH Đơn vị KH
1/10/04 0087195 HĐBH có thuế GTGT 5% 131 511 1.006.880 Bu lông mạ tinh M26x60 Công ty XNK xây dựng Vimeco
1/10/04 0087196 HĐBH có thuế GTGT 5% 131 511 15.025.536 Bu lông mạ tinh M24x65 Công ty XNK xây dựng Vimeco
... ... ... ... ... ... ... ...
15/12/04 0082554 HĐBH có thuế GTGT 5% 111 511 12.608.320 Bu lông mạ nhung 27x100 Công ty xây lắp điện 1
16/12/04 0082555 HĐBH có thuế GTGT 5% 131 511 8.262.800 Bu lông mạ nhung M26x60 Công ty xây lắp điện 1
3.902.872 Bu lông mạ nhung M26x65 ...
... ... ... ... ... … … …
Bảng số 2: Báo cáo bán hàng chi tiết TK511 - doanh thu bán hàng
Từ ngày 01/10/2004 đến 31/12/2004.
Đơn vị tính: Đồng
Ngày Chứng từ Diễn giải Tên VLSPHH Đ.vị
tính Số lợng bán Giá bán Doanh số
... ... ... ... ... ... ... ...
15/12/04 0082554 HĐBH có thuế GTGT 5% Bu lông mạ nhung M27x100 bộ 656 19.220 12.608.320
16/12/04 0082555 HĐBH có thuế GTGT 5% Bu lông mạ nhung M26 x 60 bộ 728 11.350 8.262.800
Bu lông mạ nhung M26 x 65 bộ 328 11.899 3.902.872
... ... ... ... … …
Bảng số 3 Sổ chi tiết thành phẩm Từ ngày 01/10/2004 đến 31/12/2004 Nhóm thành phẩm: Bu lông mạ nhung Đơn vị tính: Đồng Ngày tháng
Chứng từ Diễn giải Quy cách
sản phẩm Tài khoản đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú
Nhập Xuất Số lợng Thành tiền Số lợng Thành tiền Số lợng Thành tiền
Số d đầu kỳ 129.115 275.254.375 SPS trong kỳ 13/10 02 Nhập M6 x 20 154 823 1.046 1.157.138 13.296 11.338.388 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 15/12 54 Xuất M27x100 632 18.760 656 12.306.560 10.296 13.236.888 16/12 55 Xuất M24x60 632 10.255 728 7.465.640 Xuất M24x65 632 10.750 328 3.526.000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 172.348 359.509.537 189.275 400.316.675 112.188 234.447.273
hoá đơn gtgt
Ngày 16 tháng 12 năm 2004
Số: 0082555 Đơn vị bán hàng: Nhà máy quy chế Từ Sơn.
Địa chỉ: Thị trấn Từ Sơn - Từ Sơn - Bắc Ninh. Điện thoại: 0241 831.912 Số TK:
Mã số: 0100100671-005 Họ tên ngời mua hàng: Nguyễn Tiến Đồng.
Đơn vị: Công ty xây lắp điện 1.
Địa chỉ: 18 Lý Văn Phúc - Đống Đa - Hà Nội. Số TK:
Mã số thuế: 0100906101-001.
Hình thức thanh toán: Trả sau 20 ngày.
Stt Tên hàng hoá, dịch vụ Đ.vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
01 Bu lông mạ nhungM24x60 bộ 728 11.350 8.262.800
02 Bu lông mạ nhungM24x65 bộ 328 11.899 3.092.872
Cộng tiền hàng 12.165.672
Tiền thuế GTGT 5% 608.284
Tổng cộng tiền thanh toán 12.773.956
Số tiền viết bằng chữ: Mời hai triệu, bảy trăm bảy ba ngàn, chín trăm sáu năm
đồng.
nhà máy quy chế Từ Sơn
Phiếu xuất kho
Ngày 16/12/2004 Số: 55
Họ tên ngời nhận hàng: Anh Nguyễn Tiến Đồng Đơn vị: Công ty xây lắp điện 1.
Stt Tên sản phẩm, dịch vụ Đ.vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
01 Bu lông mạ nhung M26x60 bộ 728 10.255 7.465.640
02 Bu lông mạ nhung M26x65 bộ 328 10.750 3.526.000
Cộng 10.991.640
Số tiền viết bằng chữ: Mời triệu, chín trăm chín mốt ngàn, sáu trăm bốn
mơi đồng.
* Đối với bán hàng theo hình thức trả chậm.
Theo hình thức này, sau khi khách hàng nhận hàng và chấp nhận thanh toán thì sản phẩm xuất bán đợc coi là bán hàng. Việc thanh toán sẽ đợc thực hiện căn cứ vào những điều khoản thoả thuận, hợp đồng kinh tế ký kết giữa khách hàng và doanh nghiệp, thời điểm thanh toán đợc giới hạn trong một thời gian nhất định có thể là sang tháng hoặc khi lấy lô hàng tiếp theo.
Bán sản phẩm theo hình thức này, nhà máy sẽ bán đợc nhiều hơn so với hình thức thu tiền ngay, đồng thời lại phù hợp với điều kiện của phần lớn các khách hàng góp phần đẩy mạnh bán hàng. Tuy nhiên nhà máy cần phải chú trọng công tác quản lý các khoản nợ phải thu tránh tình trạng nợ quá nhiều gây ứ đọng vốn.
Căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán ghi báo cáo bán hàng chi tiết và bảng kê chi tiết doanh thu bán hàng, đồng thời mở thêm sổ chi tiết thanh toán với ngời mua TK131 theo định khoản sau:
Nợ TK131 - Tổng giá thanh toán.
Có TK511-Doanh thu bán hàng trả ngay(không bao gồm thuế GTGT). Có TK3331(1) - Thuế GTGT đầu ra phải nộp.
Đồng thời căn cứ vào phiếu nhập kho và hoá đơn GTGT kế toán phản ánh trị giá vốn hàng bán theo định khoản sau:
Nợ TK632 - Giá vốn hàng bán.
Có TK155 - Trị giá thành phẩm xuất.
Khi khách hàng thanh toán nợ, căn cứ vào phiếu thu tiền hoặc giấy báo có của ngân hàng, kế toán phản ánh vào sổ chi tiết thanh toán với khách hàng theo định khoản sau:
Nợ TK111, 112 - Số tiền khách hàng thanh toán. Có TK131 - Ghi giảm số phải thu ngờimua. Và ghi vào bảng kê số 1 và số 2.
Ví dụ: Ngày 16/12/2004, Nhà máy quy chế Từ Sơn xuất bán cho anh Nguyễn Tiến Đồng - Công ty xây lắp điện 1, hoá đơn GTGT số 0082555.
Trị giá xuất kho: 10.991.640.
Trị giá lô hàng (cha có thuế GTGT): 12.165.672
Thuế GTGT 5% 608.284
Tổng giá thanh toán 12.773.956
Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 0082555 ngày 16/12/2004, kế toán ghi. Nợ TK131 12.773.956
Có TK511 12.165.672 Có TK33311 608.284
Và căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán phản ánh giá vốn hàng bán theo định khoản.
Nợ TK632 10.991.640
Có TK155 10.991.640
Đồng thời mở thêm sổ chi tiết thanh toán với ngời mua TK131 (xem bảng số 4). Sổ này đợc mở chi tiết theo từng khách hàng để theo dõi tình hình thanh toán giữa khách hàng với nhà máy. Sổ chi tiết thanh toán với ngời mua của nhà máy đợc ghi nh sau:
- Căn cứ vào hoá đơn GTGT đối với khách hàng cha thanh toán ngay, kế toán ghi vào sổ chi tiết thanh toán với ngời mua, mỗi hoá đơn ghi trên một dòng và phản ánh số còn phải thu vào cột phát sinh nợ.
- Khi khách hàng thanh toán tiền hàng, căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng hoặc phiếu thu, kế toán ghi vào cột phát sinh có.
Trong đó:
+ Căn cứ để ghi vào dòng số d đầu kỳ là số d cuối kỳ trên sổ chi tiết thanh toán với ngời mua của cùng khách hàng đó ở kỳ trớc.
Nếu d đầu kỳ là d nợ thì DCK = Dđk + PSnợ - PScó.
Nếu d đầu kỳ là d có thì DCK = Dđk - PSnợ + PScó.
Ví dụ: Xem xét sổ chi tiết thanh toán với ngời mua nh sau:
Bảng số 4: Sổ chi tiết thanh toán với ngời mua. Tài khoản 131.
Tên khách hàng: Công ty xây lắp điện 1. Từ ngày 01/10 đến ngày 31/12/2004.