II. Hạch toán vật liệu tại công ty TNHH Tân á.
2. Hạch toán tổng hợp vật liệu, CCDC
Nói tới hạch toán kế toán là nói tới sự phản ánh số hiệu có và tình hình biến động tài sản của doanh nghiệp theo chỉ tiêu gía trị. Hạch toán tổng hợp vật liệu, CCDC là một công
cụ quan trọng trong công tác quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh. Kế toán chi tiết vật liệu, cha thể đáp ứng kiọp thời đầy đủ thông tin, chỉ bằng kế toán tổng hợp vật liệu, - ghi chép phản ánh các đối tợng kế toán theo chỉ tiêu giá trị trên các tài lhoản với
ý nghĩa nh vậy hạch toán tổng hợp vật liệu CCDC là rất cần thiết.
Hiện nay công ty đang áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để theo dõi kế toán tổng hợp nhập xuất vật liệu CCDC, để kiểm tra và giám sát các đối tợng, kế toán có nội
dung kinh tế ở dạng tổng quát. Do vậy Công ty sử dụng các tài khoản sau: + TK 1521: Nguyên vật liệu chính
+ TK 1522: Nguyên vật liệu phụ + TK 1523: Nhiên liệu + TK 1524: Phụ tùng thay thế + TK 151: Hàng mua đang đi đờng
+ TK 331: Phải trả cho ngời bán + TK 111: Tiền mặt
+ TK 112: Tiền gửi ngân hàng + TK 141: Tạm ứng Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ chi tiết vật tư Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu Bảng kê số 3
+ TK 311: Vay ngắn hạn
+ TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang + TK 621: Chi phí nguyên vật liệu
+ TK 627: Chi phí sản xuất chung + TK 642: Chi phí QLDN + TK 641: Chi phí bán hàng
Công ty Bê tông và xây dựng Thịnh Liệt sử dụng vật liệu để sản xuất sản phẩm, hàng hoá chịu thuế gía trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ nên kế toán tổng hợp nhập
vật liệu và sử dụng TK 133.
Đối với nhập vật liệu kế toán sử dụng các sổ sau: Sổ chi tiết số 2 phải trả cho ngời bán. Nhật ký chứng từ số 4 ghi có TK 331 Nhật ký chứng từ số 5 ghi có TK 151. Đối với xuất vật liệu kế toán sử dụng:
Sổ chi tiết vật liệu
Bảng kê số 3 tính gía thực tế vật liệu xuất dùng Bảng phân bổ số 2 bảng phân bổ nguyên vật liệu
2.1. Trình tự hạch toán nhập vật liệu Nhập do mua ngoài
Đối với những vật liệu mua về nhập kho kế toán căn cứ vào các chứng từ nh: Phiếu nhập kho và hoá đơn giá trị gia tăng, hoá đơn cớc phí vận chuyển (nếu có) để tiến hành hạch
toán vật liệu.
Nếu trong tháng hàng và hoá đơn cùng về công ty thanh toán ngay cho ngời bán kế toán ghi:
Nợ Tk 152: 7.836.000 Nợ Tk 133: 783.600 Có TK 111: 619.600
Có TK 311: 2.000.000 Trờng hợp về nhập kho nhng thanh toán chậm:
Nợ TK 152: 52.380.000 Nợ TK 133: 5.238.000
Trình bày cụ thể mẫu số chi tiết Tk 331 và các số liên quan đến việc hạch toán với ngời bán.
HIện nay Công ty mua vật liệu đơn vị bán hàng vận chuyển đến tận kho của Công ty (giá hoá đơn bao gồm cả giá vận chuyển).
Ví dụ: Theo hoá đơn kiêm phiếu xuất kho số 085724 ngày 12/05/2000 Công ty thơng mại tổng hợp bán thép cho Công ty TNHH Tân á số lợng 10921 kg với tổng số tiền là 49.145.000đ thanh toán bằng TGNH. Hàng về nhập kho Công ty phiếu nhập số 58 và
hoá đơn GTGT số 000063 kế toán ghi: Nợ Tk 152 (1521) 49.145.000
Nợ TK 133 4.914.500
Có TK 331 54.059.500
+ Trờng hợp hoá đơn về nhng hàng cha về thì kế toán cha ghi số ngay mà lu vào tập chứng từ riêng trong tháng hàng về thì kế toán ghi căn cứ hoá đơn và phiếu nhập ghi rõ
số vật t mua trong tháng.
+ Trờng hợp vật liệu về nhập kho thừa so với phiếu nhập (không xẩy ra ở Công ty). + Trờng hợp hàng thiếu so với hoá đơn mà Công ty đã thanh toán cho ngời bán, kế toán
phản ánh số thu nhập còn lại vào TK 151. Ví dụ:
Theo hoá đơn số 091850 nhà máy Que hàn Việt Đức ngày 19/05/2002 bán que hàn cho Công ty TNHH Tân á với tổng số tiền là 5.000.000đ hàng đã về nhập kho, trị giá hàng nhập là 4.900.000đ phiếu nhập kho số 88 và hoá đơn GTGT là 000093 kế toán
ghi:
Nợ Tk 152 (1522) 4.900.000 Nợ Tk 133 (1331) 500.000
Nợ Tk 138 (1381) 100.000
Có Tk 331 5.500.000
+ Nếu vật liệu đã nhập kho Công ty nhng cuối tháng hoá đơn ghi về kế toán ghi số theo giá tạm tính nh sau:
Nợ TK 152 (1521, 1522, 1523, 1524) Có TK 331
Tiến hành điều chỉnh bằng cách: Ghi bằng bút toán đen nếu hoá đơn lớn hơn giá tạm tính hoặc bút toán đỏ nếu hoá đơn nhỏ hơn gía tạm tính.
+ Đối với chi phí vận chuyển thu mua vật liệu nhập kho tuỳ theo trờng hợp cụ thể mà chi phí vận chuyển đợc hạch toán vào các khoản của từng loại vật liệu mà ghi nợ TK 152 cuối tháng tập hợp rồi kết chuyển vào TK 154 chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ
bằng bút toán:
Nợ TK 154 Nợ TK 152
+ Đối với tất cả các loại vật liệu nhập về Công ty để tiện cho việc theo dõi và công tác quản lý. Do vậy mọi chi phí cho việc mua vật liệu và nhập vật liệu đều phải theo dõi và
hạch toán qua Tk 331 (dù có thanh toán ngay hoặc mua chịu) ghi bằng bút toán: Nợ TK 152
Có TK 331 Thanh toán ngay kế toán ghi:
Nợ TK 152 2.630.000 Nợ TK 133 236.000
Có TK 331 2.893.000 Đồng thời: Nợ TK 331 2.893.000
Có Tk 111, 112 2.893.000
Để theo dõi quan hệ thanh toán với những ngời bán, Công ty để sử dụng số chi tiết TK 331 “phải trả cho ngời bán”. Đây là số dùng để theo dõi chi tiết các nghiệp vụ nhập vật liệu và quá trình thanh toán với ngơì cung cấp của Công ty. Kế toán theo dõi
Tổng chi phí vật liệu
Giá tạm tính
tất cả các đơn vị bán trên cùng 1 trang sổ, mỗi hoá đơn ghi 1 dòng, theo thứ tự thời gian nhận chứng từ đã tập hợp đợc.
Phơng pháp ghi sổ chi tiết TK 331: + Kết cấu sổ:
Cột diễn giải: Ghi tên ngời mua loại vật liệu và nơi cung cấp.
Cột số d đầu tháng ghi tất cả các trờng hợp hàng nhập về kho Công ty tháng trớc nhng cha trả tiền (cột d có).
Cột hoá đơn: Ghi số hoá đơn và ngày tháng lập hoá đơn. Cột phiếu nhập: Ghi số và ngày tháng lập phiếu nhập.
Các cột ghi có Tk 331 ghi nợ các Tk “phản ánh giá trị của vật liệu nhập kho trong tháng”.
Phần ghi nợ Tk 331 ghi có các Tk “Phản ánh số tiền Công ty đã thanh toán cho ngời bán”.
Số d cuối tháng: Phản ánh giá trị giá số vật liệu đã nhập kho nhng cha thanh toán trả ng- ời bán đến thời điểm cuối tháng.
Cơ sở số liệu và cách ghi.
Căn cứ vào số d tháng trớc để ghi số d đầu tháng này.
+ Căn cứ vào các chứng từ hoá đơn liên quan đến nghiệp vụ nh vật liệu, kế toán ghi số phiếu nhập số hoá đơn ngày tháng trên hoá đơn đó vào các cột tơng ứng, tên ngời đi
mua và đơn vị bán đợc ghi vào cột diễn giải.
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi vào phần ghi có TK 331 và nợ các TK liên quan. + Căn cứ vào các chứng từ về thanh toán kế toán ghi số phiếu chi, số séc, để ghi số liệu
tiền thực tế đã thanh toán cho ngời bán vào phần ghi nợ Tk 331 và ghi có các TK liên quan.
+ Khoá số cuối tháng: Kế toán tiến hành cộng theo cột để tính số tiền đã thanh toán và phải thanh toán với ngời bán.
Biểu 07 Sổ chi tiết số 2
TK 331: “Phải trả cho ngời bán” Tháng 1 năm 2000 (Trích) Đơn vị tính: 1000đ TT Diễn giải Hoá đơn Phiếu nhập Ghi có TK 331, nợ các TK Cộng
có Ghi nợ TK 331, có các TK Cộng nợ SD cuối tháng Nợ Có Số hiệu Ngày Số Ngày 1521 1522 1523 1524 151 133 111 112 311 Nợ Có
1 Mai mua thép CTDVTM 199081 194084
2 Lân mua INOX 9152 2/5 29 3/5 138.840 13.884 138.840
3 Đồng mua dầu CTXDHN 3643 9/5 12 9/5 7836 7.83,6 8619.6 619.6 6.000 2.000 4 Đồng mua lốp CT phụ tùng 8075 8/5 12 10/5 11.980 1.198 11.980 11.980 4 Đồng mua lốp CT phụ tùng 8075 8/5 12 10/5 11.980 1.198 11.980 11.980
5 Đồng mua phụ gia Sika 4266 19/5 9 19/5 24.073 2.407,3 73 10000 14.000 6 Mai mua que hàn 1850 18/5 11 18/5 4.900 100 500 5.000 5.000 6 Mai mua que hàn 1850 18/5 11 18/5 4.900 100 500 5.000 5.000