Chi phí sản xuất chung là toàn bộ chi phí sản xuất gián tiếp phát sinh trong quá trình gắn liền với hoạt động sản xuất sau khi trừ các khoản mục chi phí trên và là một bộ phận chi phí hợp thành giá thành sản phẩm. Khoản mục chi phí này bao gồm các yếu tố sau:
- Chi phí nhân công: lơng và các khoản trích theo lơng của nhân viên quản lý đội ( gồm đội trởng, giám đốc xí nghiệp, kế toán , cán bộ kỹ thuật,.. )
- Chi phí vật liệu, công cụ, dụng cụ phục vụ cho quản lý đội nh nhiên liệu chạy máy, giấy mực in …
- Chi phí lãi vay
- Chi phí mua ngoài khác.
Công ty ĐT& XD Thanh Hoá XN xây lắp 9
Do chi phí sản xuất chung liên quan đến việc tổ chức và điều hành sản xuất. Nó bao gồm nhiều yếu tố chi phí nên việc phản ánh chính xác, hợp lý và giám sát chặt chẽ quá trình phát sinh là một yêu cầu cần thiết không thể thiếu trong quản lý cũng nh hạch toán.
Để hạch toán chi phí sản xuất chung Công ty sử dụng TK 627-“ Chi phí sản xuất chung “. Tài khoản này đợc mở cho từng công trình hạng mục công trình
Hạch toán chi phí nhân viên quản lý
Tại Công ty Đầu t và xây dựng Thanh Hoá hạch toán vào khoản mục chi phí này bao gồm tiền lơng, 19% các khoản trích theo lơng, công tác phí của nhân viên quản lý đội, xí nghiệp (đội trởng đội thi công, giám đốc xí nghiệp, kế toán, cán bộ kỹ thuật, )…
Toàn bộ lao động thuê ngoài thi công ở các đội ,xí nghiệp là lao động hợp đồng, trả lơng theo hợp đồng khoán do đó Công ty không trích nộp BHXH cho đối tợng này. Đối với những lao động trực tiếp trong danh sách nhân viên của Công ty, do việc trả lơng theo đơn giá khoán (trong đơn giá khoán đã bao gồm các khoản trích theo lơng) nên Công ty không hạch toán khoản trích 19% này vào chi phí sản xuất chung. Đồng thời hàng tháng tiến hành nộp hộ toàn bộ số tiền trích BHYT, BHXH và khi thanh toán lơng kế toán đơn vị phải tiến hành khấu trừ số tiền trên từ ngời lao động. Nh vậy, Công ty chỉ hạch toán khoản trích 19% theo lơng vào chi phí sản xuất chung cho nhân viên quản lý
Trình tự hạch toán nh sau:
Hàng tháng căn cứ vào bảng chấm công cho bộ phận nhân viên quản lý, kế toán tiến hành tính lơng và lập bảng thanh toán lơng gián tiếp. Lơng phải trả cho nhân viên quản lý đợc tính nh sau:
Tiền lơng phải trả = Lơng cơ bản X Hệ số cấp bậc + Tiền lơng khoán
Ví dụ : Tính lơng phải trả cho Ông Phan Trọng Hùng – Giám đốc xí nghiệp
Tiền lơng phải trả = Lơng cơ bản X Hệ số cấp bậc + Tiền lơng khoán
Biểu số 16:Bảng thanh toán lơng gián tiếp
Bảng thanh toán lơng gián tiếp
Tháng 12/2003 STT Họ và tên Chức danh Hệ số lơng Tổng lơng và thu nhập Lơng cấp bậc Lơng khoán Công tác phí Lơng trách nhiệm Tổng 1 Phan Trọng Hùng Giám đốc 2.74 794.600 1.700.000 200.000 2.694.000 2 Nguyễn Thị Hà Ktoán 2.55 739.500 1.160.000 100.000 1.999.500 3 Lê Ngọc Thanh Kỹ thuật 2.34 678.600 1.500.000 100.000 58.000 2.336.600
4 Nguyễn Văn Hải Bảo vệ 800.000
.... ... ... ... ... ... ... ...
Tổng cộng 10.786.900.
Giám đốc XN Kế toán lập biểu
Từ Bảng thanh toán lơng và danh sách trừ BHXH ( Công ty lập và chuyển xuống ), kế toán tiến hành vào chứng từ ghi sổ theo định khoản
BT1 Nợ TK 627 10.786.900 Có TK 334 10.786.900
BT 2 Nợ TK 627 420. 413 Có TK 336 420. 413
Từ chứng từ ghi sổ kế toán vào bảng kê phát sinh bên có TK 334,336. Cuối quý vào sổ cái, lên bảng cân đối số phát sinh.
Do chi phí nhân viên quản lý là chi phí phát sinh chung cho tất cả các công trình nên không thể tách riêng cho các công trình đợc vì vậy cuối tháng kế toán phải tiến hành phân bổ theo chi phí nhân công trực tiếp. Thông tin thu đợc từ bảng thanh toán lơng, BHXH là căn cứ để kế toán phân bổ chi phí sản xuất chung cho mỗi công trình. Từ số liệu đã đợc phân bổ kế toán vào sổ chi tiết tài
Công ty ĐT& XD Thanh Hoá XN xây lắp 9
thời đợc dùng để đối chiếu với Bảng kê phát sinh bên có TK 334,336 và sổ cái tài khoản 627.
Chi phí vật liệu công cụ dụng cụ
Vật liệu, dụng cụ sử dụng cho quản lý đội chủ yếu là nhiên liệu chạy máy và các công cụ dụng cụ nh lán trại, giấy in, mực in... cho đơn vị thi công. Những khoản mục chi phí này phát sinh trực tiếp ở công trình nào thì kế toán hạch toán vào chi phí của công trình đó, còn không kế toán tập hợp và cuối quý tiến hành phân bổ cho tất cả các công trình.
Khi phát sinh nghiệp vụ, căn cứ vào chứng từ gốc kế toán vào chứng từ ghi sổ . Ví dụ theo phiếu xuất kho số 203X ngày 12/12/2003 về việc xuất nhiên liệu chạy, kế toán vào chứng từ ghi sổ
Nợ TK 627 : 2.313.180 Có TK 152 : 2.313.180
Ngoài ra ở Công ty, những loại máy thi công có giá trị nhỏ ( máy trộn bê tông, máy đầm, máy tời ...) đợc coi là máy công cụ và tiến hành phân bổ giá trị cho từng công trình. Theo cách tính của Công ty thì việc sử dụng máy móc công cụ là thờng xuyên cho tất cả các công trình song trên sổ sách kế toán không phải quý hay công trình nào cũng có khoản mục chi phí này. Nguyên nhân khi máy móc mới mua về trong thời gian một năm nếu số lợng công trình nhiều và kéo dài thì kế toán sẽ phân bổ hết nguyên giá của máy đó vào chi phí sản xuất chung cho các công trình đang thi công. Nh thế đến kỳ hạch toán sau nếu máy đó vẫn sử dụng đợc thì kế toán sẽ không tính vào chi phí nữa. Còn nếu trong năm đó số lợng công trình không nhiều hoặc thời gian thi công ngắn thì kế toán sẽ phân bổ dần và để số d trên tài khoản 153
Khi phát sinh các nghiệp vụ xuất máy mua mới vào sử dụng kế toán ghi Nợ TK 627
Có TK 153
Đến cuối năm nếu phân bổ không hết kế toán vẫn để số d trên tài khoản 153.
Vì cách thức hạch toán nh vậy nên mặc dù quý IV/2003 xí nghiệp 9 vẫn sử dụng số lợng máy thi công của quý trớc nhng do đã phân bổ gần hết nên quý này chỉ còn lại 837.000 đồng
Kế toán định khoản trên chứng từ ghi sổ số 230 ngày 31/12/2003 nh sau Nợ TK 627: 837.000
Có TK 153: 837.000
Từ chứng từ ghi sổ kế toán vào bảng kê phát sinh bên có TK 153 và từ đó lên bảng cân đối số phát sinh.
Do xí nghiệp không theo dõi chi tiết máy thi công nào sử dụng cho công trình nào và còn lại nguyên giá bao nhiêu nên kế toán không thể vào số liệu trực tiếp từ chứng từ gốc lên sổ chi tiết TK 627 đợc mà phải phân bổ cho từng công trình đang thi công. Số liệu sau khi đợc phân bổ kế toán vào sổ chi tiết TK 627 từ số liệu này lập bảng tổng hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm
-Chi phí lãi vay
Để có tiền chi trả lơng cho công nhân, nguyên vật liệu, chi phí khác bằng tiền, các đội xí nghiệp phải vay tiền từ Công ty. Chi phí lãi vay là khoản chi phí mà các đội, xí nghiệp trực tiếp xây dựng công trình phải trả (lãi suất hàng tháng 0.8% ) trên tổng số vốn đợc Công ty cho vay thông qua ngân hàng. Chi phí lãi vay cụ thể sẽ đợc kế toán thanh toán tính và báo xuống cho từng đội, xí nghiệp trên bảng kê lãi suất phải chịu. Tổng chi phí lãi vay của xí nghiệp quý IV/2003 là 30.973.000
Khi phát sinh nghiệp vụ vay tiền hoặc tính lãi kế toán thực hiên định khoản trên chứng từ ghi sổ nh sau
Nợ TK 627: 30.973.000 Có TK 336 30.937.000
cho từng công trình. Từ số liệu phân bổ đó kế toán tiến hành vào sổ chi tiết tài khoản 627.
- Chi phí khác bằng tiền
Đây là khoản mục chi phí có nội dung khá đa dạng, phát sinh thờng xuyên và có quy mô khá lớn trong chi phí sản xuất chung. Bao gồm chi phí dịch vụ mua ngoài nh chi phí sửa chữa thiết bị quản lý, chi phí thuê kho, nhà ở, chi phí điện nớc, điện thoại mua ngoài sử dụng phục vụ thi công... và các chi phí bằng tiền khác nh chi phí giao dịch với bên A và đối tác, chi phí biên soạn tài liệu, phô tô, in ấn... tại các đội, xí nghiệp công trình
Ví dụ theo hoá đơn tiền điện của bu điện tỉnh Thanh Hoá báo tháng 11Xí nghiệp 9 sử dụng dịch vụ điện thoại hết 841714,5(VAT 10%) . Kế toán vào chứng từ ghi sổ số 215 ngày 8/12/2004
Nợ TK 627 : 765 195 Nợ TK 133: 76 519,5
Có TK 111: 841 714,5
Từ chứng từ ghi sổ kế toán Bảng kê phát sinh bên có TK 111. Cuối quý vào sổ cái các tài khoản liên quan và lên bảng cân đối số phát sinh.
Những chi phí phát sinh trực tiếp tại công trình nào đợc hạch toán vào chi phí của công trình đó. Nếu không thể tách riêng ngay cho các công trình, kế toán tập hợp trên tài khoản chi phí sản xuất chung và phân bổ cho từng công trình theo chi phí nhân công trực tiếp
Biểu số 17 : Sổ chi tiết TK 627
Sổ chi tiết TK 627
Chi phí sản xuất chung
Công trình: Khu biệt thự Bắc ga Quí IV Năm 2003 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có HĐ226 10/10 Chi tiếp khách 111 200.000 HĐ057 16/10 Trắc địa 111 170.000 HĐ105 16/10 Lán trại Bắc Ga 111 2.000.000 ... ... ... ...
PB 31/10 Chi phí nhân công phân bổ 334 2.681.585
... ... ... ... ...
31/12 Kết chuyển CP SXC 82.269.301