II/ Thựctế công tác hạch toánNVL tại công ty
2. Đặc điểm, phân loại, đánh giá NVL tại công ty dụng cụ cắt và đo lờng cơ
4.1 Tài khoản và sổ sách sử dụng
Để hạch toán tổng hợp NVL công ty sử dụng một số sổ sách và tài khoản sau đây :
*Tài khoản
-TK 152:Nguyên vật liệu
TK 152 đợc chi tiết thành các tiểu khoản dựa trên cách phân loại vật liệu theo vai trò và công dụng của nó
+ TK 1521: Nguyênvật liệu chính + TK 1522: Vật liệu phụ
+ TK 1523 : Nhiên liệu
+ TK 1524: Phụ tùng thay thế
+TK 1525 :Vật liệu sửa chữa và xây dụng cơ bản + TK1526: Phế liệu thu hồi
--TK 331: Phải trả ngời bán
--TKkhác : 111, 112, 141, 133, 311...
*Sổ sách: Để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, công ty sử dụng một số sổ sách chủ yếu sau đây :
--Bảng kê số 3, 4, 5, 6 --Bảng phân bổ số 2
--Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán --Nhật ký chứng từ số 1, 2, 5, 10 --sổ cái TK 152
4.2 Kế toán tổng hợp NVL
Hạch toán tổng hợp NVL là một công việc cần thiết và quan trọng vì bên cạnh việc nắm đợc chỉ tiêu về mặt số lợng vật liệu thì nhà quản lý cũng cần phải biết đợc chỉ tiêu giá trị của nó
Vật liệu của công ty đợc nhập từ 3 nguồn là mua ngoài, thuê ngoài gia công chế biến và tự gia công chế biến nhập kho. Tuỳ từng trờng hợp nhập cụ thể mà kế toán phản ánh trên các sổ sách khác nhau
• 4.2.1 Tr ờng hợp vật liệu mua bên ngoài nhập kho
Vật liệu mua ngoài chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng giá trị NVL nhập kho. Trong điều kiện cơ chế thị trờng nh hiện nay, khi mà thị trờng đầu vào rất phong phú đa dạng, việc mua bán diễn ra nhanh chóng thời gian vận chuyển ngắn thì hầu nh không có trờng hợp hàng về hoá đơn cha về, chính vì vậy công ty không sử dụng TK 151 : Hàng mua đang đi đờng. Trong trờng hợp hàng về hoá đơn về xảy ra đẻgiảm tiện cho công tác hạch toán, khi hàng về đến nơi sau khi hoàn tất thủ tục vật liệu đợc nhập kho, sắp riêng với các vật liệu khác, kế toán cha hạch toán ngay.
Khi có hoá đơn về thì hạch toán nh trờng hợp hàng và hoá đơn cùng về. Cách hạch toán này có thể hạn chế là nó không phản ánh kịp thời tình hình nhập kho NVL, tuy nhiên nó có tác dụng kích thích tình hình thanh toán diễn ra nhanh hơn vì nhân viên tiếp liệu phải đôn đốc ngời bán gửi hoá đơn
Việc thanh toán với nhà cung cấp đợc theo dõi qua nhân viên tiếp liệu nên thông thờng trong trờng hợp và hoá đơn cùng về, phơng thức thanh toán của công ty vẫn là trả chậm theo hợp đồng
*Trờng hợp mua ngoài, công ty trả chậm theo hợp đồng
Vật liệu mua về trong tháng sau khi đã làm đầy đủ thủ tục nhập kho kế toán thanh toán với ngời bán tiến hành ghi sổ chi tiết TK 331
- Nguyên tắc mở : Sổ chi tiết TK 331 đợc mở hàng tháng. Những ngời bán có quan hệ thờng xuyên với công ty thì đợc mở riêng một sổ còn nhà cung cấp vãn lai thì đợc theo dõi qua nhân viên tiếp liệu
-Cơ sở số liệu : Từ phiếu nhập kho, hoá đơn và các chứng từ thanh toán khác -Phơng pháp ghi :
+Đầu tháng kế toán ghi số d đầu tháng vào cột d đầu tháng với số liệu là số d cuối tháng trớc chuyển sang
+Căn cứ vào phiếu nhập, hoá đơn kế toán ghi số liệu, ngày tháng lập phiếu nhập vào hoá đơn đó
+Cột tài khoản đối ứng : Ghi các TK phản ánh các loại NVL thuế GTGT và hình thức thanh toán của đơn vị đối vơí nhà cung cấp căn cứ vào hoá đơn mua vật liệu gì thì chi tiết theo TK của vật liệu đó, thanh toán bằng hình thức gì thì phản ánh theo TK tơng ứng
+Cột phát sinh
-Cột phát sinh Có: Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập hoá đơn kế toán tiến hành ghi vào các cột phù hợp theo định khoản
Nợ TK152( chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu thực tế nhập kho: Nợ TK 133 trị giá thuế GTGT của số vật liệu đó
Có TK331: Tổng giá thanh toán
--Cột phát sinh Nợ: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ thanh toán với ngời bán tuỳ trờng hợp cụ thể kế toán ghi vào các cột phù hợp theo định khoản
Nợ TK 331: Tổng giá thanh toán Có TK 111: Thanh toán bằng tiền mặt
Có TK 112: Thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng Có TK 311: Vay ngắn hạn để thanh toán
+ Cột số d: Cuối tháng, căn cứ vào số d đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ kế toán tính ra số tiền còn nợ ngời bán theo công thức:
Số d cuối kỳ = D đầu kỳ + phát sinh tăng – phát sinh giảm
-Ngày 1/12/2001 Công ty mua của viện công nghệ một lô hàng cáp dự ứng lực Phi 12,7 trị giá cha thuế là 421740( Thuế suất 5%)
Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT của bên bán ghi sổ, Nợ TK 152 (Cáp dự ứng lực Φ12,7) 421740
Nợ TK 133:21087 Có TK 331: 442827
Ngày 10/12/2001 công ty dùng tiền mặt để thanh toán cho Viện công nghệ số tiền mua lô hàng ngày 10/12/2001. kế toán ghi
Nợ Tk 331: 442827 Có TK 111: 442827
Mẫu biểu số 9
Sổ CHI TIếT THANH TOáN VớI NGƯờI BáN
Tháng 12/2001
Đối tợng:Viện công nghệ Tên
nhânviên Chứng từ Diễn giải TK đối Phát sinh Số d
SH NT Nợ Có N Có 04 4082 bá o Nợ 1 /12 1 0/12 Số d đầu tháng Cáp dự ứng lực Trả tiền mua thép 1 521 1 33 1 11 44 2.827 42 1.740 21. 087 6.609. 100 . .. .. .. . .... .... ... ... Cộng TK1521 Cộng TK133 Cộng TK111 Số d cuối tháng 70 946000 80 273500 40 13715 1995 0315
Số liệu từ sổ chi tiết tài khoản 331 là cơ sở để ghi vào NKCT số năm. NKCT số 5 đợc mở vào cuối tháng, dùng để theo dõi tình hình thanh toán với ngời bán, mỗi đối tợng ghi trên một dòng nhật kí
+ Cơ sở số liệu: Số liệu để ghi vào NKCT số 5 đợc lấy từ NKCT tháng trớc và sổ thanh toán với ngời bán tháng này
+phơng pháp ghi: Căn cứ vào sổ chi tiết thanh toán với ngời bán tháng này và NKCT số 5 tháng trớc
- Cột thứ tự; Ghi số thứ tự của ngời bán.
- Cột tên đơn vị hoặc ngời bán: Ghi tên của nhà cung cấp: Viện công nghệ - Cột số d đầu tháng: Căn cứ vào NKCT tháng trớc, kế toán ghi vào cột số d bên Có số tiền: 6609100
- Cột phát sinh: Phần ghi có TK 331, Nợ các TK khác kế toán ghi số liệu tổng cộng vật liệu cuối tháng vào cột TK 1521 số tiền 421700. Phần ghi Nợ TK 331 ghi có các TK khác căn cứ vào sổ chi tiết TK 331 kế toán ghi vào cột TK 111 số tiền: 442827
- Cột số d cuối tháng: kế toán ghi vào cột số d cuối tháng bên Có số tiền: 19950315 + Biểu mẫu Nhật ký Chứng Từ số 5 Biểu mẫu số 10 NHậT Ký CHứNG Từ Số 5 Tháng 12/2001 S T T Tên ng- ời bán hoặc nhà cung cấp Số d đầu tháng Có TK 331 Nợ các TK khác Nợ TK 331 Có các TK khác Số d cuối tháng N ợ có 1521 1522 ... 111 112 ... Nợ có Viện công nghệ 66091 00 421740 44282710 7215697 Viện luyện kim đen 29440 00 Cty Hoàng Mai 5860 00 380000 206000 ... .. .. .... ... ... ... ... .... .. . ... Tổng cộng 10622815 80273500 ... 70946000 .. . 19950 315 56
*Lu ý: Chi phí thu mua liên quan đến vật liệu do phát sinh ít ( khoảng 10% giá trị vật liệu ngoàI thuế) nên thờng đợc thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, khi phát sinh chi phí kế toán ghi vào NKCT số 1 (hoặc số2 ) (mẫu biểu số 11) theo định khoản
Nợ TK 152: Chi phí thu mua tình vào giá trị thực tế vật liệu nhập Nợ TK 133: Thuế giá trị gia tăng của chi phí thu mua
Có TK 111: Tổng giá thanh toán
Sổ cái
TK331- Thanh toán với ngời bán
Số d đầu năm
Nợ Có
10622815
Ghi có các TK đối ứng bên nợ TK này ... Tháng 11 Tháng 12 Cộng 111 78510258 70946000 1121 20790656 ... ... Cộng số phát sinh Nợ 70946000 Cộng số phát sinh Có 80273500 Số d cuối tháng Nợ Số d cuối tháng Có 412801100 19950315 57
Mẫu biểu số 11
Nhật ký chứng từ số 1
Ghi Có TK 111 “Tiền mặt”
Tháng 12/2001
STT Ngày Ghi Có TK 111, ghi Nợ các TK ∑
1521 331 141 ... 1 1/12 216000 ... 5000000 0 2 4/12 82000 3 9/12 7000 10/12 44282 7 862000 ... ∑ 4682328 7094600 10500000 95872000
*Trờng hợp mua vật liệu bằng tiền tạm ứng
Việc thu mua vật liệu bằng tiền tạm ứng đợc theo dõi qua sổ chi tiết tạm ứng -Nguyên tắc mở : Sổ tạm ứng đợc mở hàng năm
-Kết cấu : mẫu biểu số 12 -Trình tự hạch toán
Ngời đi mua vật liệu khi viết đơn xin tạm ứng phải ghi rõ là mua loại vật liệu gì, số lợng là bao nhiêu rồi đa lên phòng kế hoạch cung ứng. Phòng kế hoạch cung ứng sẽ xem xét và chuyển lên phòng kế toán. kế toán trởng ký duyệt rồi mới viết phiếu chi. Thông thờng để tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên tiếp liệu căn cứ vào lợng gía trị vật liệu dự định mua phòng kế toán sẽ tạm ứng một số tiền lớn hơn tổng số tiền phải thanh toán cho ngời bán
+Căncứ vào phiếu chi kế toán ghi voà cột ngày tháng, số hiệu của phiếu chi +Cột nội dung : Ghi nội dung các nghiệp vụ tạm ứng
+TK ghi Có : Căn cứ vào hình thức tạm ứng kế toán sẽ ghi theo TK phản ánh t- ơng ứng
+Số phát sinh Nợ : Căn cứ vào phiếu chi số 10, kế toán ghi số tiền tạm ứng vào cột phát sinh Nợ theo định khoản :
Nợ TK141 : (chi tiết ngời tạm ứng )- Anh Thắng : 10500000
Có TK 111
-Số phát sinh Có : Sau khi hàng về nhập kho,nhân viên tiếp liệu làm chứng từ thanh toán tạm ứng, nếu thiếu thì đợc công ty thanh toán bổ xung, nếu thừa thì công ty không thu ngay mà cho nợ để triển khai mua lô hàng tiếp theo
Cụ thể :
Nếu tổng giá thanh toán lớn hơn số tạm ứng căn cứ voà hoá đơn kế toán tiến hành ghi số phát sinh Có theo định khoản :
Nợ TK 152 ( chi tiết vật liệu ): Trị giá thực tế vật liệu nhập kho : 8000000 Nợ TK 133: Trị giá thuế GTGT của vật liệu : 400000
Có TK141: số tạm ứng: 10500000
Có TK 338: Số phải trả nhân viên tiếpliệu : 2100000 Nếu số tạm ứng lớn hơn tổng giá thanh toán :
Nợ TK 152 : Trị giá thực tế vật liệu nhập kho Nợ TK133: Trị giá thuế GTGT của vật liệu Có TK 141:Tổng giá thanh toán
Biểu số 12
Sổ tạm ứng
Tháng 12 năm 2001
NT Phiếu
thu Phiếu chi dungNội TK đối ứng Số FS Nợ Số FS Có
7/12 Mua thépgió 152 4424400 9/12 Mua thép ánh bạc 152 5372349 10/12 10 Chi tiền tạm ứng 111 10500000 Tổng 10500000 9796749
-Cuối tháng từ sổ tạm ứng kế toán vào NKCT số 10.NKCT số 10 đợc mở hàng tháng ( mẫu biểu số 13)
Biểu số 13
Nhật ký chứng từ số 10
Tháng 12 năm 2001 Ghi Có TK 141
STT Diễn giải Số d đầu tháng Ghi Nợ TK141 Có TK Ghi Có TK14 1 Nợ TK D cuối tháng Nợ có TK111 TK152 Nợ Có 1 Anh Thắng 1578964 4500000 4424400 1654564 2 Anh thiều 807016 5500000 5372349 127651 3 Anh Tuấn 673000 673000 ... ... .... ... ... ... ... ... Cộng 4785980 10500000 9796749 703251 *Trờng hợp vật liệu nhập khẩu
Việc hạch toán trong trờng hợp này đợc hạch toán tơng tự nh trên chỉ khác là giá trị vật liệu bao gồm cả thuế nhập khẩu. Kế toán ghi sổ theo định khoản
Nợ TK 152 ( chi tiết vật liệu ): Giá trị thực tế vật liệu nhập kho Có TK 331: Số thanh toán cho nhà cung cấp
Có TK 3333: Thuế nhập khẩu
-Trị giá thuế nhập khẩu thông thờng đợc công ty thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, kế toán ghi :
Nợ TK 3333: thuế nhập khẩu Có TK 111,112 : thanh toán thuế
Do chi phí phản ánh thuế triệt tiêu luôn nên TK phản ánh thuế nhập khẩu TK 3333 không đa vào phản ánh
4.2.2 Trờng hợp vật liệu tự gia công chế biến hay thuê ngoài gia công chế biến nhập kho
Một số vật liệu khi mua về sẽ đợc gia công chế biến trớc khi đem vào sản xuất sản phẩm nh thép, hợp kim để tạo phôi.Với những vật liệu phụ nhỏ lẻ thì đơn vị không trực tiếp gia côngchế biến mà thuê ngoài làm (do chi phí tự làm lớn hơn chi phí thuê ngoài .Đối với vật liệu này khi mua về sẽ đợc sắp xếp riêng và khi gia công trị giá hạch toán vật liệu xuất gia công chính là giá thực tế vật liệu đó nhập (giá hạch toán vật liệu xuất là giá thực tế vật liệu nhập )
Để theo dõi tình hình nhập xuất vật liệu từ nguồn này kế toán sử dụng tài khoản 1545 “ Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang “.Kết cấu của TK này nh sau :
Bên Nợ:Phản ánh trị giá nguyên vật liệu xuất gia công, chế biến, chi phí trả cho cho bên gia công ( trờng hợp thuê ngoài)
Bên có: Trị giá NVL hoàn thành nhập kho
D nợ: Trị giá NVL xuất gia công cha hoàn thành
y*Trờng hợp tự gia công chế biến nhập kho :Đối với loại vật liệu này kế toán chỉ phản ánh trên sổ nhập xuất vật t
*Trờng hợp thuê ngoài gia công chế biến : Căn cứ vào lợng xuất kho và đơn giá hạch toán, kế toán tính ra trị giá vật liệu xuất kho theo giá hạch toán cho bên gia công( ngời có nhiệm vụ mang vật liệu đI gia công là nhân viên tiếp liệu ). Thông thờng, khi thuê ngoài gia công chế biến, nhân viên tiếp liệu đợc tạm ứng một khoản tiền phải trả cho ngời bán.Căn cứ vào số tạm ứng, kế toán ghi vào sổ chi tiết tạm ứng theo định khoản :
Nợ TK141 ( chi tiết ngời tạm ứng ) Có TK liên quan
Khi vật liệu vè nhập kho, căn cứ vào lợng vật liệu xuất gia công chế biến, số tiền ghi trên hoá đơn kế toán tính đựơc gía trị của hàng nhập theo gia hạch toán vàghi sổ theo định khoản
Nợ TK 152 ( Chi tiết vật liệu ): Trị giá vật liệu nhập kho Có TK141: Chi phí gia công chế biến phải trả
Có TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang kết chuyển vào giá trị vật liệu Cuối tháng, kế toán tập hợp chi phí để lên sổ chữ T TK 1545
Từ các sổ sách nêu trên đơn vị tiến hành lập “Bảng kê số3” –Tính giá thành thực tế vật liệu và công cụ, dụng cụ (Mẫu biểu 14) và bảng phân bổ số 2 –Bảng phân bổ NVl, công cụ dụng cụ (xem mẫu biểu số 15). Các bảng này đựơc lập vào cuối tháng
Trình tự lập bảng kê số 3 nh sau
+Kế toán phản ánh số d đầu tháng chi tiết theo từng loại vật liệu : TK 1521: giá hạch toán :107500
Giá thực tế : 1076075
+ Trong kì, căn cứ vào NKCT số 1, 2,5 ,7 và một số NKCT khác có liên quan, kế toán ghi gía thực tế các loại vật liệu nhập kho và tính ra trị giá hạch toán tơng ứng vật liệu nhập kho vào các cột phù hợp. Sau đó tiến hành tổng cộng số phát sinh Nợ của từng loại vật liệu theo cả hai giá hạch toán và thực tế
Số phát sinh theo giá hạch toán : 100895000 Số phát sinh theo giá thực tế : 100995895
+kế toán thực hiện cộng số d đầu tháng và số phát sinh trong tháng của từng cột Giá hạch toán : 101970000
Giá thực tế : 102071970
+tính hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán (theo công thức đã nêu trong phần đánh giá vật liệu )
Hệ số chênh lệch =102071970/101970000 =1,001
+Lấy số liệu phản ánh trị giá vật liệu xuất dùng theo giá hạch toán nhân với hệ số giá để tính ra trị giá thực tế vật liệu xuất dùng cuả từng loại
+Cuối cùng, tính ra giá trị vật liệu tồn kho cuối tháng cuả từng cột : trị giá vật liệu tồn kho cuối kì
Giá hạch toán : 1500400085+90325114-151388598=1439336601 Giá thực tế : 1501955137+90325114-151537511=1440742739