- Sau khi Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất nhận được đơn đăng ký biến động qua thẩm tra nếu đủ điều kiện thì sẽ tiến hành chỉnh lý GCN. Việc chỉnh lý được thực hiện trên trang bốn của GCNQSDĐ, khi trang bốn đã kín chỗ thì chỉnh lý trên trang bổ sung được lập kèm theo.
- Đối với những sai sót do tác nghiệp chuyên môn như: sai về thông tin của người sử dụng, sai về số hiệu thửa, mục đích sử dụng, diện tích… khi người sử dụng đề nghị thì phải tiến hành lập hồ sơ đăng ký biến động làm cơ sở chỉnh lý trên GCNQSDĐ.
- Đối với những sai sót do chủ sử dụng đất kê khai không đúng thì cũng phải lập hồ sơ đăng ký biến động, toàn bộ kinh phí người sử dụng đất phải chi trả.
Nội dung biến động về sử dụng đất được chỉnh lý như sau:
- Cột ngày, tháng, năm: Ghi thời điểm chỉnh lý biến động về quyền sử dụng đất trên GCNQSDĐ.
- Cột nội dung thay đổi và cơ sở pháp lý: ghi tóm tắt nội dung biến động về sử dụng đất và căn cứ của việc biến động với các trường hợp như sau.
Trường hợp chuyển đổi QSDĐ: Ghi “Ông (bà, hộ gia đình) … nhận chuyển đổi theo hợp đồng số…/… ngày …/…/…”.
Trường hợp chuyển nhượng QSDĐ: Ghi “Ông (bà, hộ gia đình, tổ chức) … nhận chuyển nhượng theo hợp đồng số…/… ngày …/…/…”.
Trường hợp để thừa kế QSDĐ: Ghi “Ông (bà, hộ gia đình, tổ chức) … nhận thừa kế theo di chúc (hoặc thỏa thuận về thừa kế theo pháp luật hoặc đơn đăng ký về thừa kế theo pháp luật của người nhận thừa kế duy nhất) lập ngày …/…/…”.
Trường hợp tặng cho QSDĐ: Ghi “Ông (bà, hộ gia đình, tổ chức) … nhận tặng cho theo hợp đồng (hoặc quyết định, văn bản thỏa thuận) số…/… ngày …/…/…”.
Trường hợp tách hộ gia đình hoặc có thỏa thuận của hộ gia đình, thỏa thuận của nhóm người sử dụng chung thửa đất là thay đổi quyền sử dụng chung đối với đất: Ghi “Ông (bà, hộ gia đình, tổ chức) … nhận chia tách QSDĐ từ quyền sử dụng chung của hộ gia đình(hoặc của nhóm người sử dụng chung thửa đất) theo bản thỏa thuận (hoặc quyết định lập ngày …/…/…”.
Trường hợp người sử dụng đất đổi tên theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền hoặc văn bản pháp lý khác phù hợp với pháp luật: ghi
“Người sử dụng đất được đổi tên là … theo quyết định (hoặc tên văn bản pháp lý khác phù hợp với pháp luật) số …/… ngày …/…/…”.
Trường hợp thế chấp bằng QSDĐ: ghi “Thế chấp bằng QSDĐ với ngân hàng (hoặc ông, bà, tổ chức kinh tế khác)… theo hợp đồng số …/… ngày …/ …/…”.
Trường hợp xóa thế chấp bằng QSDĐ: ghi “Đã xóa thế chấp theo xác nhận của bên nhận thế chấp ngày …/…/…” và gạch bằng mực đỏ vào dòng đã ghi biến động thế chấp.
Trường hợp sạt lở tự nhiên đối với một phần thửa đất: ghi “Sạt lở tự nhiên diện tích … m2 đất theo báo cáo số …/…ngày …/…/… của UBND xã (phường, thị trấn)…”.
Trường hợp thay đổi số thứ tự thửa đất, số thứ tự tờ bản đồ, địa chỉ thửa đất: ghi “Số thứ tự mới của thửa đất là…” hoặc “Số thứ tự mới của tờ bản đồ là…” hoặc “Địa chỉ mới của thửa đất là…”.
Trường hợp chuyển mục đích sử dụng đất: ghi “Chuyển mục đích sử dụng sang… theo quyết định số …/… ngày …/…/…”.
Trường hợp có sai sót, nhầm lẫn nội dung thông tin ghi trên GCNQSDĐ: ghi “Nội dung về … có sai sót, nay đính chính là … theo biên bản kiểm tra ngày …/…/… do ông (bà)… là … kiểm tra”.