quan
Trách nhiệm của các doanh nghiệp
Các doanh nghiệp khi có ý định trang bị cho mình một phần mềm kế toán cần quan tâm đến những vấn đề sau:
§ Lựa chọn phần mềm cần phải xuất phát từ những nhu cầu thực tại lẫn tương lai của doanh nghiệp để lọc lựa các phần mềm có chất lượng vì ngày nay trên thị trường đang tồn tại rất nhiều phần mềm kế toán nhưng chỉ có vài ba phần mềm là thật sự có chất lượng. Do đó, việc tìm hiểu về tên tuổi phần mềm, uy tín của nhà sản xuất phần mềm cũng như uy tín của nhà cung cấp phần mềm là thực sự cần thiết cho doanh nghiệp khi đi mua sản phẩm tương đối đặc thù này.
§ Sự phù hợp của phần mềm đối với luật định, quy định của chế độ kế toán và hệ thống kế toán của doanh nghiệp cũng cần phải được xem xét kỹ lưỡng để tránh những đáng tiếc về sau.
§ Tính linh hoạt của phần mềm, khả năng mở rộng của phần mềm và khả năng liên kết với phần mềm khác phải được xem xét để nếu có yêu cầu bổ sung hay thay đổi về sau trong quá trình sử dụng cũng được thực hiện trơn tru.
§ Cần tìm hiểu về khả năng kiểm soát, bảo mật và an toàn dữ liệu cũng như các hạn chế của phần mềm để có biện pháp thích hợp cho phòng ngừa rủi ro.
§ Cần tìm hiểu về cấu hình của hệ thống máy tính hiện tại nhằm đảm bảo đủ điều kiện cho việc tương thích giữa phần cứng và phần mềm được vận hành suôn sẻ trên cùng hệ thống.
Trách nhiệm của nhà cung cấp phần mềm
Hợp đồng mua phần mềm được ký kết giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp phần mềm cần phải có những điều kiện ràng buộc như sau:
§ Tài liệu chuyển giao từ phía nhà cung cấp phần mềm phải đầy đủ bao gồm tài liệu hướng dẫn sử dụng, tài liệu về cấu hình hệ thống, tài liệu về tổ chức cơ sở dữ liệu, tài liệu hướng dẫn khắc phục sự cố…
§ Những ràng buộc về bảo hành và bảo trì sản phẩm.
§ Ràng buộc về cập nhật mới khi có thay đổi, sửa chữa và bổ sung. § Tư vấn sử dụng phần mềm sao cho đáp ứng các yêu cầu đưa ra. § Điều kiện về bảo mật dữ liệu
§ …
Trách nhiệm của bộ phận IT
Hầu hết các doanh nghiệp đều có tổ chức bộ phận IT và cần phải xác định rõ trách nhiệm của bộ phận này do IT có chuyên môn về CNTT nhưng hầu như không có chuyên môn liên quan đến việc sử dụng phần mềm. Do đó, trách nhiệm của IT là đảm bảo việc sao lưu dữ liệu của phần mềm, sửa chữa hay cài đặt lại phần mềm khi có nhu cầu và nên tránh can thiệp vào việc sửa chữa phần mềm hay dữ liệu phần mềm. Trách nhiệm này nên để lập trình phần mềm đảm nhận và IT chỉ nên can thiệp vào việc sửa lỗi chương trình hay lỗi dữ liệu ở mức độ đơn giản và phải được sự uỷ quyền của nhà cung cấp phần mềm hay nhà sản xuất phần mềm.