Khi có đơn đặt hàng mới về và dự kiến nhu cầu vật tư phát sinh cho các hợp đồng sản xuất sản phẩm nhựa. Phòng cung ứng vật tư yêu cầu phòng thiết kế sản phẩm cung cấp các số liệu định mức vật tư cho từng loại sản phẩm đồng thời xem xét số lượng sản phẩm nhựa trong các hợp đồng cung cấp cho khách hàng để từ đó xác định kế hoạch thu mua nguyên vật liệu và lập tờ trình gửi lên cho Giám đốc ký kèm theo bản phác thảo kế hoạch thu mua chờ quyết định của giám đốc.
Giám đốc xem xét kế hoạch thu mua và ký vào tờ trình. Phòng cung ứng vật tư phân công người có nhiệm vụ tìm nhà cung cấp và thực hiện ký các hợp đồng cung ứng vật tư phục vụ sản xuất. Sau khi các hợp đồng cung ứng vật tư được ký kết bên bán giao hàng theo thời gian, địa điểm như trong thỏa thuận Nguyên vật liệu được kiểm nhận về số lượng cũng như chất lượng, chủng loại đúng như thỏa thuận trong hợp đồng cung ứng rồi được nhập kho. Thủ kho cùng người giao hàng ký nhận vào phiếu nhập kho. Phiếu này được lập thành hai liên:
Liên 1: Lưu tại phòng lập phiếu
Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán Liên 3: Người giao hàng giữ
Tùy từng trường hợp thỏa thuận trong hợp đồng mà tiến hành thanh toán ngay cho nhà cung cấp hay thanh toán sau một thời gian nhất định. Hóa đơn được chuyển đến cho kế toán công nợ và thanh toán để ghi sổ kế toán nếu chưa thanh toán ngay và được chuyển đến cho kế toán tiền nếu thanh toán ngay cho người bán.