II, Nội dung chi tiết của các loại chứng từ, sổ sách.
e) Công việc của nhân viên kế toán:
- Hạch toán ban đầu có thể do nhân viên kế toán hoặc những người có liên quan đến quá trình hoạt động kinh tế tài chính thực hiện. Các chứng từ liên quan đến quá trình hoạt động của đơn vị nảy sinh ở những thời điểm khác nhau, thời gian khác nhau đều phải được tập trung về bộ phận của kế toán của đơn vị một cách kịp thời, đầy đủ để sử lý và sử dụng trong công tác kế toán, công tác quản lý. Chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ theo số liên quy định và bộ phận kế toán đơn vị thực hiện các công việc sau:
- Kiểm tra chứng từ. Khi nhận được chứng từ kế toán thực hiện kiểm tra các nội dung: tính hợp pháp, hợp lệ của hoạt động kinh tế ghi trong chứng từ, tính rõ ràng, đầy đủ, chính xác, trung thực của các yếu tố. Những chứng từ không đảm
bảo phải báo ngay cho kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị để xử lý kịp thời. Những chứng từ đảm bảo không vi phạm mới sử dụng để ghi số kế toán.
- Tập hợp, phân loại chứng từ phục vụ ghi sổ kế toán.
- Chứng từ kế toán sau khi được kiểm tra và hoàn chỉnh cần được tổ chức luân chuyển đến các bộ phận, đơn vị, cá nhân có liên quan phục vụ việc ghi sổ kế toán và thông tin kinh tế. Việc luân chuyển cần tuân thủ những quy định của kế toán trưởng về thứ tự và thời gian.
- Bảo quản và lưu trữ chứng từ: Sau khi sử dụng, chứng từ cần được bảo quản và lưu trữ theo quy định mà nhà nước đã ban hành tránh gây hư hỏng, mất mát, đảm bảo khi cần thiết có thể sử dụng lại, phục vụ cho công tác kiểm tra, thanh tra. Trường hợp sảy ra mất mát phải báo cáo thủ trưởng, kế toán trưởng.
- Sau đó kế toán hạch toán các chứng từ trên theo từng loại chi phí.
-Tổng số tiền thanh toán trên hoá đơn sẽ vào bên Có của sổ chi tiết thanh toán với người bán( khi chưa trả tiền hoặc mới trả được một ít). Với trường hợp đã thanh toán thì vào sổ nhật ký tiền mặt.
VD: Ngày 6 tháng 7 năm 2006 Công ty Cổ phần XDGT 18 mua xi măng PCB 30.
HOÁ ĐƠN GTGT (Liên 2: Giao khách hàng) (Liên 2: Giao khách hàng) Ngày 06 tháng 03 năm 2006 Mẫu số: 01 GTKT- 01 Ký hiệu: AA/ 2003- T Số: 047601 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH vật tư kỹ thuật xi măng.
Địa chỉ: Cửa hàng 88 Linh Đàm. Tài khoản:
MST: 5100100046. Họ tên người mua hàng:
Đơn vị: Công ty Cổ phần XDGT 18.
Địa chỉ: Cụm 10- Pháp Vân- Hoàng Liệt- Hoàng Mai- Hà Nội. Hình thức thanh toán: Tiền mặt MST: 0109093258.
STT Diễn giải ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 * 2 1, Xi măng bao PCB 30 Tấn 33 668.128, 22.050.006, Cộng tiền hàng: 22.050.006, Thuế GTGT 10%: 2.204.994, Tổng số tiền thanh toán: 24.255.000,
(Bằng chữ: Hai mươi bốn triệu Hai trăm năm mươi lăm nghìn đồng./.)
Người mua hàng Kế toán Thủ trưởng đơn vị.
HOÁ ĐƠN GTGT (Liên 2: Giao khách hàng) (Liên 2: Giao khách hàng) Ngày 06 tháng 03 năm 2006 Mẫu số: 01 GTKT- 01 Ký hiệu: AA/ 2003- T Số: 0056057 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH vật tư kỹ thuật xi măng.
Địa chỉ: Cửa hàng 88 Linh Đàm. Tài khoản:
MST: 5100100046. Họ tên người mua hàng:
Đơn vị: Công ty Cổ phần XDGT 18.
Địa chỉ: Cụm 10- Pháp Vân- Hoàng Liệt- Hoàng Mai- Hà Nội. Hình thức thanh toán: Tiền mặt MST: 0109093258.
STT Diễn giải ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 * 2
1, Xi măng bao PCB 30 Tấn 6 668.128, 4.145.454,
Cộng tiền hàng 4.145.454, Thuế GTGT 10%: 414.546, Tổng số tiền t.toán: 4.560.000,
(Bằng chữ: Bốn triệu năm trăm sáu mươi nghìn đồng chẵn./.)
Người mua hàng Kế toán Thủ trưởng đơn vị.
2, Phiếu nhập kho.
a). Mục đích:
- Phiếu nhập kho phản ánh trực tiếp hoạt động kinh tế tài chính xảy ra, sao chụp lại nguyên vẹn hoạt động kinh tế tài chính đó. Nó là cơ sở để ghi chép, tính toán số liệu, tài liệu ghi sổ kế toán thông tin kinh tế và kiểm tra, quản lý các hoạt động kinh tế tài chính.
- Lập phiếu nhập kho để xác định số lượng, chất lượng, giá cả của vật tư mua vào thực tế nhập kho, để ghi vào thẻ kho, thanh toán tiền hàng.
b) Yêu cầu:
- Ghi đầy đủ tên người nhập, ngày nhập, tên vật tư, số lượng, đơn giá , thành tiền. Yếu tố này giúp cho việc kiểm tra, thanh tra tính trung thực, tính hiệu quả về mặt thời gian các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành.
- Tên, địa chỉ, chữ ký và dấu ( nếu có) của đơn vị, bộ phận, cá nhân có liên quan. Bắt buộc phải có chữ ký của của người giao hàng, thủ kho, kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị và đóng dấu của đơn vị.
c) Nội dung:
- Phiếu nhập kho được dùng để tổng hợp tài liệu từ các chứng từ gốc cùng loại, phục vụ việc ghi sổ kế toán được thuận lợi. Cần phải kèm theo các chứng từ gốc mới có giá trị sử dụng trong ghi sổ kế toán, thông tin kinh tế, quản lý.