II. Thực trạng công tác kế toán NVL của công ty
1. Chứng từ kế toán sử dụng và trình tự luân chuyển chứng từ
1.4: Phiếu chi( PC)
*) Trình tự luân chuyển phiếu chi.
- Bộ phận mua vật tư theo hợp đồng thương mại, tạm ứng đi mua nguyên vật liệu hoặc các chứng từ liên quan cần thanh toán, chuyển cho giám đốc duyệt chi ký các chứng từ sau đó thông qua kế toán quỹ tiền mặt để lập phiếu chi tiền. Phiếu chi được lập thành 2 liên.
+ Liên 1: Lưu tại phòng tài chính. + Liên 2: Dùng để ghi sổ kế toán.
- Phiếu chi được chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt rồi chuyển cho thủ quỹ để xuất tiền. Người nhận tiền sẽ ký xác nhận đã nhận đủ số tiền.
- Căn cứ vào các chứng từ đã được duyệt chi kế toán tiền sẽ vào sổ nhật ký chi tiền mặt, sổ chi tiết quỹ tiền mặt, sổ quỹ tiền mặt.
- Sau khi các phiếu chi đã được ghi sổ kế toán thì các chứng từ liên quan cùng với sổ sách sẽ được lưu tại phòng kế toán.
VD minh họa: Ngày 15 tháng 05 năm 2012. Chi cho ông Nguyễn Văn Quang đội xây lắp số 2 của công ty mua thép cuộn của công ty Navico số lượng 1 tấn đơn giá chưa thuế là 16.500.000 đồng/ tấn. Thuế GTGT 10%. Hóa đơn GTGT số 0064523. Công ty đã thanh toán toàn bộ số tiền bằng tiền mặt theo phiếu chi số 21.
Định khoản: Nợ TK 1521: 16.500.000 Nợ TK133: 1.650.000
Đơn vị:... Mẫu số : C31 – BB
Bộ phận: ……… (Ban hành kèm theo QĐ số 15/2006/QĐ–BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính)
PHIẾU CHI Quyển số: 01 Ngày 15 tháng 05 năm 2012 Số: ………… Nợ: ………… Có: ………… Họ, tên người nhận tiền : Nguyễn Văn Quang
Địa chỉ : Đội xây dựng số 2
Lý do chi : Chi phí mua thép cuộn
Số tiền : 18.150.000…(Viết bằng chữ) Mười tám triệu một trăm năm mươi nghìn đồng chẵn.
Kèm theo : ……… chứng từ kế toán.
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Mười tám triệu một trăm năm mươi nghìn đồng chẵn.
Ngày 15 tháng 05 năm 2012
Thủ quỹ Người nhận tiền
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
+ Tỷ giá ngoại tệ (Vàng, bạc, đá quý) ……… + Số tiền quy đổi: ……… (Nếu gửi ra ngoài phải đóng dấu)