III. Trình tự tổ chức hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Xí nghiệp gỗ
1. Tổ chức hạch toán doanh thu tiêu thụ thành phẩm.
Quá trình tiêu thụ sản phẩm của xí nghiệp bao gồm quá trình chuyển giao thành phẩm cho ngời mua và nhận tiền của ngời mua theo giá bán với phơng thức tiêu thụ trực tiếp. Ngoài ra, sản phẩm của xí nghiệp còn đợc tiêu thụ thông qua cửa hàng giới thiệu sản phẩm. Thực chất hàng ở cửa hàng này cha tiêu thụ, nhng khi cửa hàng giới thiệu sản phẩm lấy hàng kế toán cũmg viết hoá đơn cho nhân viên quầy hàng và xác định doanh thu nh tiêu thụ trực tiếp. Cửa hàng giới thiệu sản phẩm đợc coi nh một khách hàng của xí nghiệp.
Để theo dõi chi tiết doanh thu tiêu thụ thành phẩm kế toán xí nghiệp sử dụng sổ chi tiết doanh thu. Sổ này đợc lập riêng cho từng tháng và ghi theo trình tự thời gian
nghiệp vụ phát sinh ( cụ thể theo khách hàng ), Không cụ thể theo loại hàng. Sổ chi tiết doanh thu của xí nghiệp đợc thiết kế bổ xung thêm phần loại hàng để thuận tiện cho công việc phân chia, tập hợp doanh thu theo loại hàng khi xác định kết quả tiêu thụ Khi nghiệp tiêu thụ phát sinh, căn cứ vào hoá đơn GTGT (số doanh thu bán hàng ), kế toán ghi vào sổ chi tiết bán hàng, mỗi nghiệp vụ đợc ghi một dòng sổ. Cuối tháng, kế toán tổng hợp số của sổ chi tiết doanh thu để tập hợp vào nhật ký chứng từ số 8 ở cột ghi có TK 511, đối ứng nợ các TK khác. Khi khoá sổ nhật ký chứng từ số 8, kế toán xác định tổng số phát sinh bên có của TK 511, đối ứng nợ các TK liên quan, lấy số tổng cộng để ghi vào sổ cái TK 511- doanh thu bán hàng.
2.Tổ chức kế toán các khoản phải thu của khách hàng
Song song với quá trình hạch toán doanh thu là việc hạch toán công nợ với khách hàng trong những nghiệp vụ bán hàng trả chậm (bán chịu). Việc hạch toán công nợ với khách hàng đợc thực hiện thông qua TK 131- Phải thu của khách hàng. Tài khoản này đợc chi tiết theo từng khách hàng.
Để theo dõi tình hình thanh toán công nợ của khách hàng, kế toán xí nghiệp sử dụng sổ chi tiết công nợ với toàn bộ khách hàng. Những khách hàng thờng xuyên của xí nghiệp đợc mở riêng một trang sổ, còn những khách hàng vãng lai thì đợc tập hợp chung trên một trang sổ.
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng thanh toán chậm, kế toán căn cứ trực tiếp vào hoá đơn bán hàng ( số tổng thanh toán ) để ghi vào sổ chi tiết công nợ, phần ghi nợ TK 131. Khi khách hàng thanh toán, căn cứ vào phiếu thu (thủ quỹ lập ) hay giấy báo có của ngân hàng để ghi vào phần ghi có của TK 131.
Cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu trên sổ chi tiết công nợ để ghi vào bảng kê 11, mỗi khách hàng đợc ghi vào một dòng của bảng kê. Sau đó khoá sổ, tổng hợp số liệu bảng kê phần ghi có TK 131 để vào nhật ký chứng từ số 8 (cột ghi có TK 131). Căn cứ vào số tổng cộng của NKCT 8 để ghi vào sổ cái TK 131.
Trích : sổ chi tiết thanh toán công nợ -TK 131 Tên khách hàng: Xí nghiệp xây dựng số 1
Chứng từ TKĐối ứng Số tiền ghi nợ Số tiền ghi có Số hiệu Ngày tháng 038886 03/02/01 112 30.000.000 038928 29/02/01 511 3331 188.762.000 18.876.200 --- --- Tổng cộng 3. Tổ chức kế toán giá vốn hàng bán. * Đánh giá thành phẩm nhập xuất:
Do phần lớn sản phẩm xí nghiệp sản xuất là theo các đơn đặt hàng cho nên giá thành sản xuất đợc tính riêng biệt cho từng đơn đặt hàng. Để xác định giá thành sản phẩm nhập kho, sau khi đơn đặt hàng hoàn thành, kế toán tiêu thụ căn cứ vào phiếu tập hợp chi phí của đơn đặt hàng do kế toán giá thành cung cấp, trong phiếu này các chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và nhân công trực tiếp đợc tập hợp thẳng vào phiếu khi phát sinh còn chi phí sản xuất chung thì đợc phân bổ ớc tính cho từng đơn hàng theo tổng số giờ máy hoạt động (theo chi phí SXC của mặt hàng tơng tự tháng trớc ). Đến cuối tháng khi kế toán tập hợp đợc đầy đủ chi phí sản xuất chung thì không phân bổ chính xác lại cho các đơn hàng và chi phí thực tế phát sinh, nếu có chênh lệch thì xử lý bằng cách ghi giảm hoặc ghi tăng giá vốn hàng bán trong tháng.
Khi xuất kho thành, thành phẩm thuộc đơn hàng nào thì thì kế toán tính giá theo giá nhập của đơn hàng đó.(theo p.pháp giá thực tế đích danh)
Để theo dõi chi tiết nhập xuất kho thành phẩm kế toán sử dụng sổ chi tiết nhập xuất thành phẩm. Sổ này đợc lập theo thứ tự thời gian và chỉ theo dõi tình hình nhập – xuất thành phẩm, không theo dõi tình hình tồn kho thành phẩm. Thêm nữa , thành phẩm đợc theo dõi trực tiếp theo các đơn hàng (theo phiếu nhập kho thành phẩm hoàn thành và theo phiếu kho của đơn hàng) chứ không theo loại hàng. Định kỳ, thủ kho tập hợp toàn bộ các phiếu xuất khovà phiếu nhập kho thành phẩm hoàn thành gửi cho kế toans tiêu thụ. Căn cứ vào các chứng từ này và các phiếu tập hợp chi phí kế toán ghi vào sổ chi tiết nhập xuất thành phẩm theo các chỉ tiêu số lợng và giá trị. Từ sổ chi tiết nhập xuất thành phẩm kế toán vào sổ tổng hợp nhập xuất tồn thành phẩm
Sổ tổng hợp nhập- xuất- tồn thành phẩm đợc lập vào cuối mỗi tháng, tổng hợp tình hình nhập- xuất- tồn thành phẩm theo chỉ tiêu giá trị. Tại sổ này, kế toán tiến hành phân loại thành phẩm theo loại hàng tổng hợp (bàn, ghế..), sau đó kế toán tổng hợp số liệu để vào NKCT số 8 cột ghi có TK 155
Từ NKCT số 8, số liệu tổng số phát sinh bên có TK 155 đối ứng với nợ các TK liên quan đợc sử dụng để vào sổ cái TK 155
Mẫu phiếu nhập kho thành phẩm hoàn thành:
phiếu nhập kho thành phẩm hoàn thành
Đơn hàng số : 13/02 Ngày nhập : 06/02/01 Tại kho : Ông thanh
Tên sản phẩm Đơn vị
tính Số lợng Ghi chú Tên sản phẩm Đơn vị Số lợng Ghi chú
Ghế hội trờng(ghế đợi) Cái 05
Ghế dây hội trờng năm chỗ Cái 01 Chế thử Ghế dây hội trờng ba chỗ Cái 02 Chế thử Ghế lim mặt tựa đệm đỏ Cái 117
Trích : sổ cái TK 155- Thành phẩm Tháng 02/01
Đơn vị tính: đồng
STT Diễn giải TK
Đ/Ư Số tiền Nợ Có Ghi chú
D đầu kỳ 58.357.900 Nhập kho thành phẩm từ sx 154 176.220.232 Xuất kho thành phẩm sử dụng cho quản lý 642 23.571.310 Xuất thành phẩm bán 632 183.799.200 D cuối tháng 7.207.622 --- Cộng * Hạch toán giá vốn hàng bán:
Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán vào sổ chi tiết TK 632. Cuối tháng, khoá sổ lấy số tổng cộng ghi vào NK- CT số 8. Sau khi khoá sổ NK-CT số 8, căn cứ cột phát sinh có TK 632 đối ứng nợ các TK khác, kế toán vào sổ cái TK 632.
Trích : Sổ chi tiết TK 632- Giá vốn hàng bán. Tháng 02/01 Đơn vị tính : đồng Chứng từ SH NT Nội dung TK Đối ứng Số tiền Nợ Có 212 13/02 Xuất đơn hàng số 7/01 155 61.710.260 213 14/02 Xuất đơn hàng số 16/01 155 11.066420 214 14/02 Xuất đơn hàng số 1/02 155 9.354.300 --- 228 29/02 Xuất đơn hàng số 5/02 155 30.720.000 Kết chuyển giá vốn hàng bán 911 233.799.200 Cộng 233.799.200 233.799.200
Trích :Sổ cái TK 632- Giá vốn hàng bán Tháng 02/01
Đơn vị tính: đồng STT Diễn giải TKđối ứng Số tiền
Nợ Có Ghi chú --- Xuất bán thành phẩm 155 233.799.200 Kết chuyển giá vốn hàng bán 911 233.799.200 233.799.200 4. Tổ chức kế toán xác định kết quả
Để xác định đợc kết quả tiêu thụ thì ngoài việc xác định giá vốn hàng bán, còn phải tiến hành xác định chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Quá trình hạch toán kết quả tiêu thụ tại Xí Nghiệp Gỗ Hà Nội đợc tiến hành nh sau:
* Kế toán chi phí hàng bán.
Do Xí Nghiệp Gỗ Hà Nội tiêu thụ theo phơng thức tiêu thụ trực tiếp cho nên các khoản chi phí bán hàng của Xí Nghiệp hầu nh ít phát sinh. Chỉ trừ một số trờng hợp mà theo hợp đồng kinh tế ký kết Xí nghiệp phải thực hiện vận chuyển tơí địa điểm khác ngoài Xí nghiệp thì chi phí vận chuyển đợc hạch toán trực tiếp vào chi phí bán hàng. Do chi phí bán hàng hiếm phát sinh, cho nên Xí nghiệp thực hiện hạch toán chi phí bán hàng luôn vào TK 521- Chiết khấu hàng bán. Và do đó ghi giảm trực tiếp doanh thu của nghiệp vụ tiêu thụ phát sinh chi phí bán hàng. Khi nghiệp vụ phát sinh, kế toán ghi bút toán sau:
Nợ TK 521: Chi phí thực tế phát sinh Có TK 111, 112, 331:
Sau đó căn cứ vào chứng từ (hoá đơn cớc phí vận chuyển ) Kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 521 (sổ chi tiết lập chung cho các TK 521, 531, 532 ). Cuối tháng , tổng hợp số liệu chuyển sang NK- CT số 8.
Thực tế tại Xí nghiệp Gỗ Hà Nội, các nghiệp vụ về chi phí bán hàng, các khoản giảm giá bớt giá, chiết khấu cho khách hàng hởng rất ít khi phát sinh ( có thể là do phơng thức
khoản này không đợc chú trọng. Việc hạch toán chi phí bán hàng vào TK 521 là sai nội dung phản ánh nhng đợc giải thích là một khoản khuyến khích khách hàng chứ không phải là chi phí bán hàng (do xí nghiệp thờng xuất hàng giao tại kho của xí nghiệp)
* Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp.
Chi phí của Xí Nghiệp Gỗ Hà Nội bao gồm lơng bộ phận quản lý, chi phí tiếp khách, hội họp và các chi phí khác ( KHTSCĐ, Đồ dùng văn phòng, dịch vụ mua ngoài )…
Để theo dõi chi phí quản lý doanh nghiệp, xí nghiệp sử dụng bảng kê số 5. Căn cứ vào các chứng từ gốc ( bảng lơng, bảng phân bổ khấu hao, lệnh chi tiếp khách ) kế toán ghi…
vào bảng kê số 5. Tại bảng kê số 5, cuối tháng kế toán khoá sổ và cập nhật vào NKCT số 8 cho cột ghi có của TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp ( Trích bảng kê số 5 trang sau)
Trích : sổ cái TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp Tháng 02/01 Đơn vị tính: đồng STT Diễn giải TK đối ứng Số tiền Nợ Có Ghi chú Chi phí quản lý doanh nghiệp
trong tháng 152 181.000 155 23.571.310 334 8.000.000 111 33.751.800 112 2.323.537 331 28.898.000 Kết chuyển chi phí quản lý
doanh nghiệp 911 88.725.647
Cộng 88.725.647 88.725.647
* Kế toán xác định kết quả.
Cuối tháng, kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển doanh thu thuần, giá vốn hàng bán, chi phí quản lý doanh nghiệpvào sổ chi tiết xác định kết quả tiêu thụ. Sổ này đợc chi tiết theo từng loại hàng và kết quả tính trên sổ là kết quả cha trừ chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng. Sau khi xác định kết quả tiêu thụ,kế toán ghi vào cột ghi có TK 911 của NK - CT số 8. Sau khi khoá sổ NK - CT số 8, kế toán xác định tổng
nhằm xác định kết quả hoạt động kinh doanh trong tháng. Kết quả này đợc thể hiện trên báo cáo kết quả kinh doanh của xí nghiệp.
Trích: Sổ chi tiết xác định kết quả
Loại hàng Doanh thu thuần Giá vốn Kết quả
Bàn 167.583.000 100.549.800 67.033.200 Ghế 96.948.000 56.168.800 38.779.200 Tủ 70.000.000 42.418.600 27.581.400 Giờng 42.600.680 26.560.000 16.040.680 Đồ dùng khác 10.170.000 6.102.000 4.068.000 Cộng 387.201.680 233.799.200 153.402.480 Trích: Sổ cái TK 911- Xác định kết quả Tháng 02/02 Đơn vị tính: đồng STT Diễn giải TK đối
ứng
Số tiền Nợ Có
Ghi chú
Kết chuyển doanh thu bán hàng