1. Sự cần thiết và nội dung hoàn thiện kế toán nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm.
1.3.1 Hoàn thiện hạch toán ban đầu
Doanh nghiệp phải tổ chức hạch toán ban đầu, lập và luân chuyển, xử lý chứng từ khoa học, hợp lý. Mọi nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp đều phải đợc lập chứng từ làm cơ sở pháp lý cho mọi đối tợng ghi chép trên các tài khoản, sổ kế toán và báo cáo kế toán. Chứng từ kế toán phải đợc lập kịp thời, đúng theo quy định về nội dung và phơng pháp lập.
Hoàn thiện hạch toán ban đầu đối với quá trình tiêu thụ thành phẩm bao gồm việc hoàn thiện từ các chứng từ bán hàng cho đến các chứng từ thanh toán với khách hàng. Chứng từ bán hàng bao gồm: Hoá đơn GTGT (đối với đơn vị tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ), Hoá đơn bán hàng (đối với đơn vị tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp), Phiếu xuất kho, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.... Chứng từ thanh toán với khách hàng bao gồm: Phiếu thu tiền mặt, Giấy báo có của Ngân hàng và một số các chứng từ khác có liên quan đến nghiệp vụ tiêu thụ. Với mỗi một nghiệp vụ bán buôn hay bán lẻ thì kế toán tiêu thụ cần phải viết ngay hoá đơn GTGT kèm theo vì đây chính là căn cứ dùng để xuất hàng giao cho khách hàng, thanh toán với khách hàng và ghi sổ kế toán. Tại các Doanh nghiệp sản xuất do tính phức tạp của công tác kế toán cũng nh số lợng các loại thành phẩm, hàng hoá xuất bán là rất nhiều nên chăng khi xuất hàng ngoài phiếu xuất kho thì kế toán tiêu thụ cũng nên viết hoá đơn GTGT đính kèm theo có nh vậy mới theo dõi đợc sự biến động của từng chủng loại hàng hoá cũng nh doanh số bán ra.
Đối với mỗi nghiệp vụ kế toán tiêu thụ xảy ra chứng từ kế toán phải đợc lập đầy đủ số liên theo quy định. Ghi chép chứng từ phải rõ ràng, trung thực,
đầy đủ các nội dung, gạch bỏ phần để trống, không đợc tẩy xoá, sửa chữa trên chứng từ. Khi lập các chứng từ thanh toán thì bộ phận kế toán phải kiểm tra kỹ chứng từ gốc (hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho...) và ghi rõ trên chứng từ thanh toán số hoá đơn hay số phiếu của chứng từ gốc. ở các Doanh nghiệp sản xuất khi có hình thức bán hàng đại lý hay bán lẻ tại các cửa hàng bán lẻ, cửa hàng giới thiệu sản phẩm...thì chứng từ ban đầu là bảng kê bán lẻ, bảng thanh toán hàng đại lý phải phản ánh đợc đầy đủ các nội dung: Số lợng hàng bán, đơn giá bán và tổng cộng số tiền thu đợc. Trong trờng hợp có những mặt hàng tiêu thụ đặc biệt thì trên các bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ, bảng thanh toán hàng đại lý có thể thêm, bớt một số chỉ tiêu đặc thù hoặc thay đổi thiết kế mẫu biểu cho thích hợp với việc ghi chép và yêu cầu nội dung cần phản ánh nhng vẫn phải đảm bảo tính pháp lý cần thiết của chứng từ.
Mỗi Doanh nghiệp tuỳ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh cũng nh tình hình thực tế về nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm mà lựa chọn và sử dụng chứng từ ban đầu cho phù hợp. Đây cũng là lý do mà biện pháp hoàn thiện tại mỗi Doanh nghiệp là khác nhau. Nhng dù có hoàn thiện nh thế nào thì vẫn phải căn cứ vào hệ thống chứng từ kế toán ban đầu do Bộ Tài chính ban hành, căn cứ vào nội dung kinh tế của các hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị mà Doanh nghiệp chọn mẫu chứng từ cho thích hợp. Doanh nghiệp phải xây dựng con đờng vận động của chứng từ một cách khoa học, hợp lý tạo điều kiện cho việc tổng hợp số liệu và ghi sổ kế toán, hớng dẫn quy định việc ghi chép vào các mẫu chứng từ rõ ràng, đầy đủ đúng theo hớng dẫn của Bộ Tài chính.