2. Thực trạng kế toán nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm tại Công ty.
2.2.1. Hạch toán ban đầu.
Trong công tác hạch toán tiêu thụ thành phẩm, Công ty Dệt kim Đông Xuân sử dụng các loại chứng từ sau:
* Phiếu xuất kho:
Hiện nay Công ty đang sử dụng 3 mẫu chứng từ sau dùng cho nghiệp vụ xuất kho thành phẩm đó là: "Phiếu xuất kho" đợc lập trong trờng hợp xuất thành phẩm để bán, "Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ" đợc lập trong trờng hợp xuất thành phẩm để bán, "Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ" đợc lập trong trờng hợp Công ty chuyển thành phẩm vào kho cửa hàng giới thiệu sản phẩm, cửa hàng thời trang chờ tiêu thụ và "Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý" đợc lập trong trờng hợp thành phẩm của Công ty đợc chuyển vào kho của đại lý chờ tiêu thụ.
Cả 3 chứng từ trên đều do thủ kho ở các xí nghiệp lập khi phát sinh nghiệp vụ xuất kho.
- Phiếu xuất kho đợc lập làm 3 liên: Liên 1: Lu tại quyển gốc
Liên 2: Thủ kho giữ để ghi thẻ kho
Liên 3: Ngời nhận giữ để ghi sổ kế toán bộ phận sử dụng. - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ đợc lập làm 3 liên:
Liên 1: Lu tại quyển
Liên 3: Dùng thanh toán nội bộ.
- Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý đợc lập làm 3 liên: Liên 1: Lu tại quyển
Liên 2: Giao cho khách hàng Liên 3: Dùng để thanh toán.
Trờng hợp khách hàng thanh toán bằng séc thì chứng từ ban đầu mà kế toán phải lập là bảng kê nộp séc, thông thờng khách hàng thanh toán bằng séc bảo chi hay séc chuyển khoản.
Bảng kê nộp séc đợc thành 2 liên. Liên 2: Lu tại Công ty
Liên 2: Ngân hàng giữ
Khi Ngân hàng nhận tiền, quyết định chuyển vào tài khoản của Công ty, Ngân hàng sẽ gửi giấy báo có về cho Công ty.
Biếu số 11
Bảng kê nộp séc
Tên ngời hởng thụ: Công ty Dệt kim Đông Xuân Số bảng kê: Số hiệu TK: 710A - 00004
Tại: Ngân hàng công thơng 2 - Hai Bà Trng - Hà nội.
TT Số séc Tên ngời
phát hành Số TK ngời phát hành Tên đơn vị thanh toán Số tiến
AB 00022 Công ty Dệt vải
công nghiệp 710A-00052 Ngân hàng CT2-HBT-HN 200.000.000 Số tiền bằng chữ: Hai trăm triệu đồng chẵn Số tiền: 200.000.000 Đơn vị nộp séc
(Ký, dấu) Đã nhận đủ ... tờ séc của ... Số TK ... tại
Đơn vị thanh toán
(Ký, dấu)
Đơn vị thu hộ
(Ký, dấu)
Ngoài ra để theo dõi số lợng hàng bán cũng nh doanh thu bán hàng thì tại cửa hàng giới thiệu sản phẩm, cửa hàng thời trang, cửa hàng đại lý Công ty có yêu cầu nhân viên bán hàng tại các cửa hàng ghi bảng kê bán lẻ hàng hoá cho từng ngày. Mỗi một tờ bảng kê đợc ghi cho từng ngày riêng biệt, mỗi một mặt hàng trên bảng kê phải ghi rõ cả số lợng, đơn giá của mặt hàng đó. Mẫu bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ nh sau:
2.2.2. Tài khoản sử dụng và trình tự kế toán
2.2.2.1. Tài khoản sử dụng:
Công ty Dệt kim Đông Xuân áp dụng hệ thống tài khoản theo quy định của Nhà nớc và Bộ Tài Chính ban hành. Dựa trên đặc điểm chính của Doanh nghiệp là sản xuất nên các sản phẩm bán ra chủ yếu là các loại thành phẩm do bộ phận sản xuất, kinh doanh của Công ty thực hiện. Do vậy kế toán hoạt động tiêu thụ thành phẩm ở Công ty sử dụng các tài khoản chủ yếu sau để hạch toán:
- Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng
Trong đó TK 511 đợc mở cho 4 TK cấp 2 nh sau: + TK 5111: Doanh thu bán sản phẩm
+ TK 5112: Doanh thu bán phế liệu + TK 5113: Doanh thu bán vải + TK 5114: Doanh thu bán đại lý - TK 531: Hàng hoá bị trả lại - TK 532: Giảm giá hàng bán - TK 632: Giá vốn hàng bán - TK 141: Tạm ứng - TK 155: Thành phẩm - TK 157: Hàng gửi bán
- TK 131: Phải thu của khách hàng - TK 331: Phải trả ngời bán
- TK 111: Tiền mặt
- TK 112: Tiền gửi Ngân hàng - TK 138: Phải thu khác
- TK 721: Các khoản thu thập bất thờng - TK 711: Thu nhập hoạt động tài chính 2.2.2.2. Trình tự kế toán.
a. Kế toán nghiệp vụ bán buôn qua kho.
* Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp.
Khi xuất kho thành phẩm giao cho bên mua, đại diện bên mua ký nhận đủ hàng và thanh toán tiền hoặc chấp nhận nợ. Căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán ghi:
BT1: Phản ánh doanh thu của lô hàng đã xác định tiêu thụ: Nợ TK 111: Tiền mặt
Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng Nợ TK 131: Phải thu của khách hàng Có TK 511: Doanh thu bán hàng
Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp
BT2: Phản ánh giá vốn của lô hàng Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 155: Thành phẩm + Nếu khách hàng chấp nhận nợ:
Nợ TK 131: Phải thu của khách hàng Có TK 511: Doanh thu bán hàng Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra + Khi nhận đợc tiền do khách hàng thanh toán
Nợ TK 111: Tiền mặt
Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng
Ví dụ: Ngày 13/1/2001 Công ty xuất bán cho Crown Vinalimex (Văn Điển) 1 lô hàng theo hoá đơn GTGT số 009550. Công ty Crown đã thanh toán bằng tiền mặt. Kế toán tiến hành ghi số nh sau:
BT1: Phản ánh doanh thu bán hàng:
Nợ TK 111 : 51.181.493
Có TK 511 (51111) : 46.528.630
Có TK 3331 : 4.652.863
BT2: Phản ánh giá vốn hàng bán (dựa vào sổ chi tiết giá vốn hàng bán). Nợ TK 632: 43.053.820
Có TK 155: 43.053.820
* Bán buôn qua kho theo hình thức gửi hàng: Kế toán hạch toán nh sau:
BT1: Phản ánh doanh thu
Nợ TK 131: Phải thu của khách hàng Có TK 511: Doanh thu bán hàng C ó TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
BT2: Phản ánh giá vốn lô hàng gửi bán đã xác định tiêu thụ Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
Có TK 155: Thành phẩm
+ Chi phí vận chuyển, bốc vác... phát sinh trong quá trình gửi hàng. Nợ TK 641: Chí phí bán hàng
Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ (của chi phí) Có TK 111: Tiền mặt
Có TK 112: Tiền gửi Ngân hàng Có TK 311: Phải trả cho ngời bán
+ Khi khách hàng thanh toán Nợ TK 111: Tiền mặt
Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng
Có TK 131: Phải thu của khách hàng
Ví dụ: Ngày 5/1/2001 Công ty xuất bán cho Sanshin Trading Co, Ltđ 1 lô hàng theo hoá đơn số 000264, với tổng giá trị là 3202,27 USD. (quy đổi theo tiền VNĐ là 47.937.981,9 đồng). Giá vốn của lô hàng là 45.763.290 đồng. Kế toán tiến hành ghi sổ nh sau:
BT1: Phản ánh doanh thu bán hàng: Nợ TK 131 : 47.937.981,9 Có TK 511 (5111) : 47.937.981,9 BT2: Phản ánh giá vốn hàng bán: Nợ TK 632 : 45.763.290 Có TK 155 : 45.763.290 Khi khách hàng thanh toán tiền hàng:
Nợ TK 112 : 47.937.981,9 Có TK 131 : 47.937.981,9 b. Kế toán nghiệp vụ bán lẻ: Trình tự hạch toán nh sau: BT1: Phản ánh doanh thu bán hàng Nợ TK 111 : Tiền mặt Có TK 511 : Doanh thu bán hàng Có TK 3331 : Thuế GTGT phải nộp BT2: Phản ánh trị giá vốn thành phẩm đã bán. Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán Có TK 115 : Thành phẩm
Ví dụ: Ngày 6/1/2001 Công ty bán cho chị Hoa (cửa hàng kinh doanh tổng hợp Hà Tây) theo hoá đơn GTGT số 008600, 500 bộ quần áo trẻ em với giá trị 3800đ/bộ. Tổng trị giá hàng bán là 1.900.000, giá vốn hàng bán của lô hàng là 1.670.000. Kế toán Công ty tiến hành ghi sổ nh sau:
BT1: Phản ánh doanh thu bán hàng: Nợ TK 111 : 2.090.000 Có TK 511 (5111) : 1.900.000 Có TK 3331 : 190.000 BT2: Phản ánh trị giá vốn thành phẩm đã bán: Nợ TK 632 : 1.670.000 Có TK 155 : 1.670.000 c) Kế toán nghiệp vụ bán hàng đại lý
* Bán hàng gửi đại lý:
Khi Công ty có hàng gửi đại lý bán thì cơ sở đại lý đó phải bán đúng giá do Công ty quy định và đợc hởng phần hoa hồng là 5% trên doanh số bán ra.
Trình tự hạch toán nh sau:
• BT1: Khi giao thành phẩm cho cơ sở nhận đại lý: Nợ TK 157 : Hàng gửi bán
Có TK 155 : Thành phẩm.
• BT2: Phản ánh doanh thu khi thành phẩm gửi đại lý đợc xác định là tiêu thụ.
Nợ TK 131 : Phải thu của khách hàng Nợ TK 111 : Tiền mặt.
Nợ TK 112 : Tiền gửi Ngân hàng
Nợ TK 641 : Chi phí bán hàng (hoa hồng cho đại lý). Có TK 511 : Doanh thu bán hàng
• BT 3: Phản ánh giá vốn của thành phẩm đã tiêu thụ. Nợ TK 632: giá vốn bán hàng
Có TK 157: Hàng gửi bán
+ Trờng hợp nhập kho số thành phẩm do bên nhận đại lý trả lại. Nợ TK 155: Thành phẩm
Có TK 157: Hàng gửi bán.
Ví dụ: Theo phiếu xuất kho gửi bán đại lý số 011175 ngày 12/1/2001 Công ty xuất kho hàng gửi bán cho TT Thơng mại INTIMEX 1 lô hàng với tổng giá trị 6.925.000đồng, giá vốn hàng bán là 6.370.000 đồng. Ngày 20/2/2001 Trung tâm Thơng Mại INTIMEX thanh toán tiền hàng, tổng số tiền thanh toán cho Công ty là 6.578.750 đồng và INTIMEX đợc hởng phần hoa hồng đại lý 346.250 đồng. Kế toán Công ty tiến hành ghi sổ nh sau:
• BT1: Phản ánh doanh thu của lô hàng gửi đại lý đợc xác định là tiêu thụ:
Nợ TK 111 : 6.578.750
Nợ TK 641 : 346.250
Có TK 511 (5111) : 6.295.455 Có TK 3331 : 629.545
• BT2: Phản ánh giá vốn của lô hàng gửi đại lý đã tiêu thụ
Nợ TK 632 : 6.370.000
Có TK 3331 : 6.370.000 * Bán hàng nhận đại lý:
Khi nhận hàng đại lý cho Công ty dệt kim Hà nội Công ty phải bán đúng giá do Công ty Dệt kim Hà nội và đợc hởng phần hoa hồng là 3% trên doanh số bán ra.
Nợ TK 003 : Hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gửi
+ Khi hàng nhận đại lý đợc tiêu thụ đơn vị không khấu trừ ngay tiền hoa hồng, kế toán ghi:
Nợ TK 111 : Tiền mặt
Nợ TK 112 : Tiền gửi Ngân hàng Có TK 331 : Phải trả cho ngời bán.
Đồng thời ghi Có TK 003 : Hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gửi: + Khi thanh toán tiền cho cơ sở đại lý:
Nợ TK 331 : Phải trả cho ngời bán.
Có TK 511 (5114): Doanh thu bán hàng (hoa hồng đại lý) Có TK 111 : Tiền mặt
Có TK 112 : Tiền gửi Ngân hàng.
Ví dụ: Theo hợp đồng đại lý số 10 ngày 25/12/2000. Ngày 15/1/2001 Công ty nhận bán một lô hàng đại lý bít tất Dệt kim với tổng giá trị 4.000.000 đồng. Ngày 18/2/2001 Công ty thanh toán tiền hàng đại lý, tổng số tiền thanh toán cho Dệt kim Hà nội là 3.880.000 đồng và Công ty đợc nhận lại phần hoa hồng đại lý là 120.000 đồng. Kế toán Công ty tiến hành ghi sổ nh sau:
+ Khi nhận hàng hoá về kế toán ghi: Nợ TK 003: 4.000.000
+ Khi tiêu thụ hàng hoá
Nợ TK 111 : 4.000.000 Có TK 331 : 4.000.000 Có TK 003 : 4.000.000
+ Khi thanh toán tiền cho đại lý
Nợ TK 331 : 4.000.000
Có TK 111 : 3.880.000 Có TK 511(5114) : 120.000
* Trờng hợp hàng đổi hàng.
- Tại Công ty Dệt kim Đồng Xuân hiện có phơng thức bán hàng này, nh- ng rất ít khi xẩy ra. Và nó chỉ đợc áp dụng trong trờng hợp hàng của Công ty đ- ợc đổi lấy công cụ, dụng cụ, nguyên liệu, khí đốt...
- Trình tự hạch toán nh sau:
• BT1: Phản ánh doanh thu bán hàng Nợ TK 131 : Tổng giá thanh toán Có TK 511 : Doanh thu ghi nhận Có TK 3331 : Thuế GTGT đầu ra • BT2: Phản ánh giá vốn hàng bán
Nợ TK 632 : Trị giá hàng xuất kho Có TK 155 : Trị giá hàng xuất kho + Khi nhận hàng của đơn vị mua:
Nợ TK 152, 153 : Giá trị hàng đổi
Nợ TK 1331 : Thuế VAT đợc khấu trừ Có TK 131 : Tổng giá thanh toán
Ví dụ: Trong quý III năm 2000 Công ty có đổi 1 lô vải 103 (1403,5 kg)
với giá 57.000đ/kg để lấy 1 lô sợi 32 cotton (2000kg) với giá 40.000 đ/kg của Công ty Dệt Minh Khai. Tổng trị giá của lô vải là 79.999.500 đồng, giá vốn là 75.000.000 đồng. Tổng trị giá của lô sợi 32 cotton là 80.000.0000 đồng. Kế toán Công ty tiến hành ghi sổ nh sau:
• BT 1: Phản ánh doanh thu bán hàng Nợ TK 133 : 87.999.450 Có TK 511 : 79.999.500 Có TK 13331 : 7.999.950
• BT 2: Phản ánh giá vốn hàng bán Nợ TK 632 : 75.000.000 Có TK 155 : 75.000.000 Khi nhận hàng của Dệt Minh Khai: Nợ TK 152 : 80.000.000 Nợ TK 1331 : 8.000.000 Có TK 131 : 88.000.000
* Các trờng hợp xuất khác đợc coi là tiêu thụ:
- Xuất dùng biếu tặng, dùng cho hội nghị, quảng cáo.
Nợ TK 641 : Chi phí bán hàng
Có TK 511 (5111) : Doanh thu bán sản phẩm Có TK 3331 : Thuế GTGT đầu ra.
- Xuất dùng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp.
Trị giá thành phẩm xuất dùng ghi vào chi phí sản xuất kinh doanh theo giá bán.
• BT1: Phản ánh doanh thu. Nợ TK 641 : Chi phí bán hàng
Nợ TK 642 : Chi phí quản lý Doanh nghiệp Nợ TK 627 : Chi phí sản xuất chung
Có TK 511(5111,5112,5113): Doanh thu bán hàng • BT 2: Phản ánh số thuế GTGT phải nộp.
Nợ TK133 : Thuế GTGT đợc khấu trừ. Có TK 3331 : Thuế GTGT đầu ra phải nộp.
d1. Giảm giá hàng bán:
Để kích thích lợng hàng bán ra cũng nh là để giữ quan hệ làm ăn lâu dài với những khách hàng thờng xuyên Công ty có áp dụng hình thức giảm giá hàng bán đối với những khách hàng mua hàng với số lợng lớn hoặc là mua hàng với số tiền hàng từ 100 triệu trở lên thì cũng đợc giảm giá. Số tiền giảm giá mà khách hàng đợc hởng thờng là 5% trên tổng số tiền hàng.
Trình tự hạch toán:
- Hàng ngày khi phát sinh giảm giá, kế toán ghi: Nợ TK532 : Số tiền giảm giá cha có thuế VAT Nợ TK3331: Thuế VAT tính theo số tiền giảm giá
Có TK 111, 112. 131: Tổng số tiền giảm giá theo giá thanh toán
- Cuối kỳ (cuối tháng) kết chuyển số tiền giảm giá sang TK 511 để xác định doanh thu thuần.
Nợ TK 511 (5112) Có TK 532
Ví dụ: Ngày 10/1/2001 Công ty có bán cho Công ty TN Đô Lơng - Nghệ An 1 lô hàng (theo hoá đơn GTGT số 009272) với tổng trị giá là 150.000.000. Số tiền giảm giá mà khách hàng đợc hởng 7.500.000 đồng. Kế toán Công ty tiến hành ghi sổ nh sau:
Nợ TK 532 : 7.500.000 Nợ TK 3331 : 750.000 Có TK 131 : 8.250.000
Cuối tháng kết chuyển số tiền giảm giá sang TK 511 để xác định doanh thu thuần.
Nợ TK 511 : 8.250.000 Có TK 532 : 8.250.000
d2. Hàng bán bị trả lại.
Trên thực tế trong quá trình tiêu thụ thành phẩm, ở Công ty đã phát sinh trờng hợp hàng bị trả lại do hàng bị lỗi, sai quy cách, chủng loại so với hợp đồng.... Trong trờng hợp này Công ty cho phép khách hàng có quyền trả lại một phần hoặc toàn bộ số hàng đã mua, điều này khẳng định Công ty luôn giữ chữ tín với bạn hàng và cũng để khẳng định hơn nữa chất lợng sản phẩm của Công ty. Khi đó kế toán căn cứ vào thông báo yêu cầu trả lại hàng của khách hàng, biên bản kiểm nhận hàng hoá, phiếu nhập kho, phiếu chi để ghi:
• BT1: phản ánh doanh thu của hàng bị trả lại.
Nợ TK 531 : Giá bán hàng bị trả lại cha có thuế VAT. Nợ TK 33311 : Thuế GTGT đầu ra.
Có TK 111, 112, 131: Tổng số tiền theo giá thanh toán • BT2: Phản ánh giá vốn của hàng bị trả lại.
Nợ TK 155 Có TK 632
+ Cuối kỳ kết chuyển doanh thu hàng bị trả lại sang TK 511 để xác định