I. Khái quát chung về kiểm toán tài chính
3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lí của công tyAASC
3.1. Hệ thống các phòng ban
Cơ cấu bộ máy quản lí của công ty từ khi thành lập đến nay đã có nhiều sự thay đổi phù hợp với sự phát triển của công ty. Hiện nay bộ máy tổ chức của công ty bao gồm:
- Ban giám đốc.
- Các phòng chức năng (làm nhiệm vụ hành chính tổ chức, tài vụ, kế
toán quản trị).
- Các phòng nghiệp vụ.
Phòng kiểm toán các chương trình dự án Giám đốc chi nhánh Phó giám đốcCông ty Giám đốc chi nhánh Giám đốc chi
nhánh Giám đốc chi nhánh Giám đốc chi nhánh
Giám đốc Công ty
Phó giám đốc Công ty Phó giám đốc Công ty
Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lí của công ty AASC Phòng kiểm toán XDCB Phòng kiểm soát chất lượng Phòng tư vấn và bồi dư ỡng nghiệp vụ Phòng kiểm toán các ngành TMDV Phòng kiểm toán các ngành SXVC Bộ phận tin học Phòng hành chính tổng hợp Phòng kế toán Chi nhánh TP Hồ
Chí Minh Chi nhánh TP Vũng Tàu Chi nhánh TP Hải Phòng Chi nhánh TP Thanh Hoá Chi nhánh TP Quảng Ninh
Phòng đào tạo
Các phòng ban của công ty bao gồm:
o Phòng hành chính tổng hợp:
Phòng hành chính tổng hợp có nhiệm vụ quản lí các công văn đi, công văn đến công ty, ra các quyết định về công tác tổ chức của công ty.
o Phòng tài chính kế toán:
Bộ phận kế toán có nhiệm vụ bổ sung, sửa đổi qui chế tài chính hiện hành của công ty, đáp ứng nhu cầu của công tác quản lí nâng cao sức cạnh tranh của công ty.
o Các phòng nghiệp vụ:
Các phòng nghiệp vụ đều phải cung cấp các dịch vụ chuyên môn theo đúng chỉ tiêu mà công ty giao phó. Tuy nhiên, mỗi phòng nghiệp vụ có các chức năng cụ thể riêng biệt:
- Phòng kiểm toán XDCB: tiến hành kiểm toán các báo
cáo quyết toán các công trình XDCB. Riêng năm 2001, thị phần của công ty về kiểm toán XDCB chiếm 55% thị phần của cả nớc, năm 2002 chiếm 56%.
- Phòng kiểm toán dự án: phòng kiểm toán các dự án của
công ty có nhiệm vụ nắm bắt nhu cầu về kiểm toán các dự án. Hiện nay thị phần kiểm toán của AASC về các chơng trình dự án là 25% thị phần kiểm toán dự án của cả nớc.
- Phòng kiểm toán các ngành sản xuất vật chất: phòng đã
thực hiện thành công nhiều hợp đồng kiểm toán lớn nh các dự án do WB, ADB,... tài trợ, kiểm toán các ngân hàng thơng mại, các bu điện tỉnh, các doanh nghiệp có vốn đầu t nớc ngoài, và một số công trình xây dựng cơ bản,...
- Phòng kiểm toán các ngành thơng mại dịch vụ: phòng
kiểm toán các ngành TMDV đã tham mu và tổ chức thực hiện thành công nhiều hợp đồng kiểm toán lớn trong lĩnh vực TM và DV cũng nh các loại hình khác.
- Phòng kiểm soát chất lợng: là một trong những phòng
mới đợc thành lập trong năm 2002.
- Phòng t vấn và kiểm toán: có chức năng chuyên sâu về
dịch vụ đào tạo cán bộ, t vấn tài chính kế toán. Ngoài chức năng t vấn, phòng còn thực hiện nhiều hợp đồng kiểm toán cho mọi đối tợng khách hàng
- Phòng công nghệ thông tin xây dựng phần mềm và quản lý mạng công ty: trợ giúp cho khách hàng nắm bắt các cơ hội góp phần vào củng cố lợi thế cạnh tranh.
o Phòng đào tạo: chức năng giúp giám đốc công ty đào tạo nâng cao
nghiệp vụ cho cán bộ kiểm toán viên, nhân viên cho công ty.
Nhìn chung, cách thức tổ chức bộ máy tổ chức của công ty t vấn tài chính kế toán và kiểm toán rất phù hợp với ngành nghề kinh doanh của công ty đem lại hiệu quả hoạt động cao. Với cách tổ chức này, ban lãnh đạo công ty có khả năng quản lý theo dõi chặt chẽ và điều phối hoạt động giữa các phòng ban.
3.2. Tổ chức phân công nhiệm vụ tại công ty AASC .
- Ban giám đốc: bao gồm 1 giám đốc và 3 phó giám đốc giúp việc.
o Giám đốc: Ngô Đức Đoàn.
o Phó giám đốc: Lê Đăng Khoa.
o Phó giám đốc: Nguyễn Thanh Tùng.
o Phó giám đốc: Tạ Quang Tạo.
- Phụ trách các phòng ban: Trởng các phòng ban, bộ phận trong công ty có nhiệm
vụ tổ chức, lãnh đạo các nhân viên dới quyền làm việc theo đúng chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, bộ phận mà mình lãnh đạo. Đồng thời trởng các phòng ban, bộ phận còn có toàn quyền quyết định các công việc liên quan tới lĩnh vực dịch vụ do mình phụ trách.
- Các chi nhánh: Giám đốc các chi nhánh có nhiệm vụ tổ chức cán bộ, nhân viên
dới quyền hợp lý để cung cấp các dịch vụ của công ty tại địa bàn mà chi nhánh của mình đặt trụ sở, xây dựng kế hoạch cung cấp loại hình dịch vụ trong một năm và h- ớng phát triển trong những năm tiếp theo để trình giám đốc phê duyệt. Ngoài ra, giám đốc chi nhánh còn có trách nhiệm cố vấn cho giám đốc trong việc mở rộng địa bàn để cung cấp các loại dịch vụ của công ty.
- Các thành viên trong công ty: Tính đến thời điểm 31/12/2003 công ty đã có đội
ngũ nhân viên với gần 300 ngời làm việc tại trụ sở chính (trong đó có gần 100 kiểm toán viên đợc cấp chứng chỉ kiểm toán viên cấp Nhà nớc, 25 Tiến sỹ, Thạc sỹ và đang học cao học, ACCA). Do AASC là công ty chuyên cung cấp các dịch vụ chuyên
ngành nên việc tổ chức phân công nhiệm vụ cũng có những đặc thù riêng của ngành. Điều đó đợc cụ thể hoá qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2: Tháp sơ đồ tổ chức nghiệp vụ
GĐ
Phó giám đốc
Trợ lý cao cấp (làm việc được 2 năm)
Trợ lý (làm việc từ 6 tháng đến 2 năm) Bộ phận quản lý Trợ lý mới vào nghề (làm việc từ 0 đến 6 tháng) Trưởng phòng
Kiểm toán viên chính (sau khi có chứng chỉ CPA)
i. Khái quát chung về qui trình kiểm toán do công ty AASC thực hiện. thực hiện.
1. Các bớc kiểm toán:
Nhằm không ngừng nâng cao chất lợng của các cuộc kiểm toán, công ty AASC đã xây dựng và thực hiện các chính sách, thủ tục kiểm soát chất lợng để đảm bảo tất cả các cuộc kiểm toán đều đợc tiến hành phù hợp với chuẩn mực kiểm toán Việt Nam hoặc chuẩn mực kiểm toán quốc tế đợc chấp nhận tại Việt Nam. Mọi cuộc kiểm toán do các kiểm toán viên của công ty tiến hành đều đợc hớng dẫn chi tiết theo kế hoạch kiểm toán cụ thể, có sự giám sát và kiểm tra chặt chẽ của ban lãnh đạo công ty trong quá trình tiến hành cuộc kiểm toán. Những cuộc kiểm toán do công ty thực hiện đã đem lại kết quả cao nhờ việc áp dụng thống nhất một chơng trình kiểm toán chặt chẽ, hợp lí và hiệu quả thông qua các bớc công việc đợc cụ thể theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 3: Sơ đồ các bớc công việc kiểm toán
Công việc thực hiện trước kiểm toán
Lập kế hoạch kiểm toán tổng quát
Lập kế hoạch kiểm toán chi tiết
Kết thúc kiểm toán
Các công việc thực hiện sau kiểm toán Công việc thực hiện trước kiểm toán
Lập kế hoạch kiểm toán tổng quát
Lập kế hoạch kiểm toán chi tiết
Kết thúc kiểm toán
2. Các phơng pháp kiểm toán áp dụng AASC.
Để thực hiện một cuộc kiểm toán từ giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán cho đến giai đoạn kết thúc kiểm toán, kiểm toán viên phải áp dụng các thủ tục kiểm toán thích hợp. Các phơng pháp kiểm toán do công ty thực hiện đợc khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 4: Sơ đồ phơng pháp kiểm toán
Phát hành BCKT và th quản lí Lập kế hoạch Xem xét hoạt động KD và chiến lược KD Tìm hiểu môi trường hoạt động Thảo luận kế hoạch, phân công thực hiện Thu thập thông tin Lập kế hoạch chi tiết Thực hiện các thủ tục phân tích Rà soát đánh giá việc tuân thủ pháp luật Rà soát tình hình KSNB
Kiểm toán Kiểm tra soát xét BCTC
Kiểm tra chi tiết các nghiệp
vụ phát sinh, kiểm tra chi
3. Nội dung các bớc thực hiện trong quy trình kiểm toán.
3.1. Công việc thực hiện trớc khi kiểm toán.
Đây là bớc khởi đầu mà công ty AASC đối với mọi cuộc kiểm toán, bớc đầu tiên của công việc này là sự đánh giá sơ bộ về các khách hàng kiểm toán. Ban lãnh đạo của công ty thông qua những thông tin thu thập ban đầu về khách hàng kiểm toán, dự kiến những khách hàng mà công ty có khả năng cung cấp dịch vụ. Để tiến hành giai đoạn này, công ty đã thực hiện theo các bớc sau:
- Gửi th chào hàng.
- Tìm hiểu về khách hàng, đánh giá khả năng kiểm toán.
- Lập hợp đồng kiểm toán.
- Chuẩn bị nhân sự và các điều kiện vật chất khác.
Công việc đầu tiên mà công ty thực hiện là gửi th chào hàng tới những khách hàng kiểm toán mà công ty dự kiến. Th chào hàng của công ty sử dụng là mẫu “Th bày tỏ nguyện vọng” bày tỏ nguyện vọng đợc kiểm toán. Sau khi gửi th chào hàng tới các khách hàng kiểm toán, công ty sẽ nhận th mời kiểm toán từ phía các khách hàng kiểm toán có nhu cầu. Trên cơ sở th mời kiểm toán, AASC tiến hành các công việc thu thập thông tin cơ sở về khách hàng và đánh giá khả năng chấp nhận kiểm toán. Với một lực lợng khách hàng đông đảo kể cả khách hàng thờng xuyên lẫn khách hàng mới, công ty AASC luôn có sự đánh giá sơ bộ về khách hàng thông qua những thông tin thu thập bớc đầu nhằm đánh giá khả năng chấp nhận kiểm toán. Đối với khách hàng thờng xuyên, thông tin thu thập đợc thờng là qua xem xét hồ sơ kiểm toán của các năm trớc. Đối với khách hàng mới, công ty thu thập thông tin qua các phơng tiện thông tin đại chúng, qua báo chí hoặc qua gặp gỡ, trao đổi với khách hàng.
Qua đó, AASC xác định mức rủi ro kiểm toán và đánh giá về môi trờng kiểm soát của đơn vị khách hàng. Công việc này đợc thực hiện bởi kiểm toán viên có trình độ tơng xứng. Thông qua bảng câu hỏi có sẵn, kiểm toán viên sẽ tiến hành đánh giá rủi ro kiểm toán là cao hay thấp để xem xét khả năng có chấp nhận kiểm toán hay không. Sau khi đánh giá khả năng chấp nhận kiểm toán, công ty sẽ ký kết hợp đồng
kiểm toán với đơn vị khách hàng. Công ty kiểm toán và công ty khách hàng cùng nhau thống nhất về các điều khoản và điều kiện của hợp đồng kiểm toán.
Bớc tiếp theo của công việc này, AASC tiến hành chuẩn bị các điều kiện về vật chất và nhân sự cho cuộc kiểm toán. Ban giám đốc công ty sẽ lựa chọn nhóm kiểm toán viên có trình độ nghiệp vụ tơng xứng với yêu cầu chung để tiến hành cuộc kiểm toán theo kế hoạch đề ra.
3.2. Lập kế hoạch kiểm toán.
3.2.1. Lập kế hoạch kiểm toán tổng quát.
Để lập đợc kế hoạch kiểm toán chuẩn xác, kiểm toán viên phải tiếp xúc với khách hàng. Để tìm hiểu tình hình, thu thập thông tin về các hoạt động kinh doanh của khách hàng, kiểm toán viên phụ trách cuộc kiểm toán tại công ty khách hàng đã tiếp xúc với ban giám đốc của khách hàng, tiếp xúc với phòng tài chính- kế toán, với các nhân viên trong công ty khách hàng và tìm hiểu thông qua báo, tạp chí chuyên ngành...Công ty AASC thu thập thông tin về khách hàng kiểm toán và lên kế hoạch kiểm toán tổng quát. Các bớc công việc thực hiện tại giai đoạn này nh sau:
- Thu thập thông tin về tình hình hoạt động kinh doanh của khách
hàng kiểm toán:
Thông qua việc tìm hiểu giấy phép thành lập công ty, điều lệ của công ty, các báo cáo tài chính, báo cáo kiểm toán, thanh tra hay kiểm tra của năm nay và vài năm trớc, các biên bản họp đại hội, hội đồng quản trị, biên bản họp của ban giám đốc, các hợp đồng kinh tế và các nội quy chính sách khác của đơn vị khách hàng; công ty kiểm toán AASC tiến hành đánh giá rủi ro tiềm tàng và đa ra đánh giá ban đầu về rủi ro đối với những mục tiêu kiểm toán cụ thể.
- Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ:
+ Tìm hiểu môi trờng kiểm soát: Việc tìm hiểu môi trờng kiểm soát giúp
công ty kiểm toán AASC có những đánh giá bớc đầu về tính tin cậy của hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị khách hàng. Công việc trong giai đoạn này chủ yếu là đánh giá tổng thể về thái độ, nhận thức, về đặc thù trong quản lý của ban giám đốc đơn vị khách hàng.
+ Tìm hiểu hệ thống kế toán: công ty AASC tìm hiểu về hệ thống kế toán áp dụng tại đơn vị khách hàng. Công việc này bao gồm việc xem xét tổng thể về chứng từ kế toán, sổ sách kế toán, tài khoản kế toán cùng hệ thống các bảng tổng hợp, cân đối kế toán tại đơn vị khách hàng. Việc tìm hiểu hệ thống kế toán giúp kiểm toán viên xây dựng một kế hoạch phù hợp.
- Thực hiện các thủ tục phân tích:
Trên cơ sở các thông tin thu thập đợc về tình hình kinh doanh của khách hàng và về hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên của công ty AASC tiến hành thực hiện các thủ tục phân tích để hỗ trợ cho việc lập kế hoạch kiểm toán tổng quát. Kế hoạch kiểm toán tổng quát có thể đợc điều chỉnh trong quá trình kiểm toán nếu có những vấn đề mới phát hiện hoặc có sự thay đổi về điều kiện, đặc điểm.
- Đánh giá trọng yếu và rủi ro:
Khi lập kế hoạch kiểm toán, kiểm toán viên phải xem xét đánh giá tính trọng yếu và rủi ro kiểm toán cho từng khoản mục để xác định mức trọng yếu thống nhất trong toàn công ty. Kiểm toán viên vận dụng quy trình xem xét tính trọng yếu và đánh giá rủi ro kiểm toán theo từng khoản mục trên báo cáo tài chính của đơn vị đợc kiểm toán. Trên cơ sở tính trọng yếu và rủi ro kiểm toán của từng khoản mục đợc xác định, kiểm toán viên đa ra phơng hớng áp dụng các biện pháp kỹ thuật kiểm toán đối với từng khoản mục trên các khía canh: kỹ thuật kiểm toán nào sẽ đợc áp dụng, phạm vi kiểm toán, các vấn đề cần lu ý...
3.2.2. Lập kế hoạch kiểm toán chi tiết.
Thông qua những thông tin thu thập đợc khi thực hiện các công việc trớc kiểm toán và qua việc lập kế hoạch kiểm toán tổng quát, bớc tiếp theo kiểm toán viên phải tiến hành lập kế hoạch kiểm toán chi tiết. Đây là những dự kiến chi tiết, tỉ mỉ những công việc để tiến hành kiểm toán từng bộ phận, từng khoản mục hay từng phần hành công việc của cuộc kiểm toán. Để lập kế hoạch kiểm toán chi tiết, công ty AASC đã thực hiện thông qua các bớc sau:
- Xác định mức độ kiểm tra chi tiết: Từ kết quả đánh giá rủi ro tiềm
tàng và rủi ro kiểm soát của đơn vị khách hàng, kiểm toán viên đa ra kết luận có tin cậy vào hệ thống kiểm soát nội bộ hay không để xác định mức độ kiểm tra chi tiết.
- Thiết kế chơng trình kiểm toán cho các tài khoản, khoản mục: Đối với từng khoản mục nghiệp vụ, công ty AASC đã thiết kế một chơng trình kiểm toán phù hợp. Trong từng chơng trình kiểm toán do công ty thiết kế có nêu rõ từng thủ tục kiểm toán thích ứng đối với từng tài khoản, từng khoản mục cụ thể. Ví dụ chơng trình kiểm toán đợc thiết kế đối với một số tài khoản nh: Tài khoản doanh thu, nguồn vốn chủ sở hữu, vốn bằng tiền, tài khoản chi phí...
3.3. Thực hiện kế hoạch kiểm toán.
Đây là bớc kiểm toán viên tiến hành thực hiện các công việc kiểm toán thông qua các kế hoạch kiểm toán đã đợc thiết lập từ trớc. Kế hoạch kiểm toán đã nêu rõ từng công việc cụ thể phải làm, trình tự tiến hành, thời gian hoàn thành, phân công