máy tính
Có thể dễ nhận ra rằng quy trình xử lý dữ liệu được xem là khâu quan trọng nhất trong ba khâu của hệ thống thông tin quản lý (ghi nhận dữ liệu đầu vào, xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin đầu ra). Hiện nay hầu như các phần mềm ứng dụng đều xử lý dữ liệu theo một trong hai cách hoặc cả hai cách đó là xử lý theo lô và xử lý trực tuyến. Cách xử lý theo lô thường bắt gặp hầu hết ở các phần mềm nước ngoài như phần mềm AX-ERP của Microsoft…, còn riêng ở Việt Nam thì có phần mềm kế toán AccNet của công ty cổ phần tin học Lạc Việt. Trong khi cách xử lý trực tuyến thì bắt gặp hầu hết ở các phần mềm kế toán Việt Nam còn lại.
Xử lý theo lô là những nghiệp vụ cùng loại, cùng tính chất sau khi ghi nhận được tập hợp vào cùng một nhóm riêng biệt gọi là lô rồi sau đó mới được xử lý định kỳ (vào cuối ngày, cuối tuần, cuối tháng…) theo trình tự để lên các sổ sách và báo cáo liên quan. Chẳng hạn, các nghiệp vụ bán hàng được kế toán ghi nhận theo trình tự thời gian trong một ngày, thông tin về bán hàng được lưu trữ vào lô nghiệp vụ bán hàng trên tập tin dữ liệu trong bộ nhớ của máy tính. Khi này, nếu lô nghiệp vụ bán hàng chưa được xử lý thì kế toán vẫn có thể chỉnh sửa, xoá hoặc thêm nghiệp vụ vào trong lô. Tuy nhiên, vào cuối ngày nếu lô nghiệp vụ bán hàng được xử lý (các nghiệp vụ bán hàng đã tập hợp sẽ được xử lý hàng loạt cùng một lúc) thì sẽ cho ra kết quả là một số báo cáo liên quan như báo cáo bán hàng, sổ chi tiết công nợ phải thu… và khi này lô nghiệp vụ bán hàng sẽ bị khoá lại không cho kế toán can thiệp vào nghiệp vụ như trước khi lô chưa được xử lý. Theo phương pháp này thì có ưu điểm là số liệu ít nhiều được kiểm tra trước khi xử lý nhưng lại có nhược
điểm là sẽ không cung cấp thông tin kịp thời tại từng thời điểm mà nghiệp vụ được ghi nhận.
Xử lý trực tuyến thì ngược lại với xử lý theo lô là nó khắc phục nhược điểm của phương pháp xử lý theo lô, tức từng nghiệp vụ sau khi được ghi nhận sẽ được xử lý ngay làm cho số liệu được cập nhật tức thời giúp cho việc cung cấp thông tin được nhanh chóng và kịp thời ngay tại thời điểm mà nghiệp vụ được ghi nhận. Tuy nhiên, nhược điểm của xử lý trực tuyến là tính đúng đắn của nghiệp vụ được ghi nhận không được bảo đảm do chưa được kiểm tra. Điều này cũng ảnh hưởng đến hoạt động kiểm soát khi các phần mềm ứng dụng chọn cách này để xử lý. Do đó, khi thiết kế hoạt động kiểm soát cần chú ý đến kiểu xử lý này.