Lời nói đầu
Giám đốc XN
VNĐ theo tỷ giá thực tế so với quy đổi ra VNĐ theo tỷ giá hạch toán bằng bút toán:
Nợ TK 413_ Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ.
Có TK 511_ Số tiền chênh lệch khi quy đổi VNĐ theo tỷ giá thực tế và tỷ giá hạch toán.
Và phản ánh thuế GTGT đầu ra:
Nợ TK 131(Chi tiết kho và cửa hàng)_ Tiền thuế GTGT hàng bán. Có TK 33311_ Tổng thuế GTGT của số hàng đã bán đợc trong tháng Phần thuế GTGT đầu ra đã đợc chơng trình máy tính tập hợp và lọc theo từng mức thuế suất khác nhau dựa trên cơ sở các báo cáo bán hàng hàng ngày.
Ví dụ: Căn cứ vào Bảng kê nộp tiền của CHBH, Báo cáo kinh doanh cửa hàng Bách hoá tháng 1/2008, kế toán xác định đợc DT bán hàng trong tháng là 1.225.971.569 đ, thuế GTGT là: 100.658.181 đ, chênh lệch tỷ giá ngoại tệ là: -178.089 đ, DT bán hàng nội bộ trong tháng là 0 đ, kế toán phản ánh:
Nợ TK 131AB 1.225.971.569 Có TK 511AB 1.225.971.569 Nợ TK 131AB 100.658.181 Có TK 33311 100.658.181 Nợ TK 413 (178.089) Có TK 511AB (178.089)
Sau khi đối chiếu số liệu với kế toán quỹ, kế toán cửa hàng lập chứng từ ghi sổ (Biểu 2.15) phản ánh DT thực tế trong tháng.
Xí nghiệp tmhk Chứng từ ghi sổ Mẵu số 01-skt
Phòng KTTK
Ngày 31/1/2008 số:4 Kèm theo:
Trích yếu NợSố hiệu TKCó Số tiền Ghi chú
Doanh thu cửa hàng bách hoá
DT đã nộp VNĐ 131AB 511AB 1.173.656.378
DT đã nộp séc VNĐ 131AB 511AB 1.481.000
DT đã nộp séc USD (16.000) 131AB 511AB 25.216.000 1.576,00 DT đã nộp TM USD (16.000) 131AB 511AB 18.432.000 1.152,00 DT đã nộp tiền mặt EURO 131AB 511AB 7.353.832
DT đã nộp tiền mặt Yên Nhật 131AB 511AB 0
DT cha nộp 131AB 511AB 10.448
DT báo nợ nội bộ 138 511AB 0
DT chênh lệch tỷ giá USD 413 511AB (178.089)
Cộng: 1.225.971.569
Trởng phòng kế toán Ngời lập (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Xí nghiệp tmhk Chứng từ ghi sổ Mẵu số 01-skt Phòng KTTK Ngày 31/1/2008 số:5 Kèm theo: Số hiệu TK Nợ Có Thuế GTGT phải nộp
Hàng hoá dịch vụ thuêsuất 5% 131AB 33311 21.938.976
Hàng hoá dịch vụ thuêsuất 10% 131AB 33311 78.719.205
Cộng: 100.658.181
Trởng phòng kế toán Ngời lập
Cuối kỳ kế toán tổng hợp căn cứ vào chứng từ ghi sổ của các kế toán cửa hàng gửi tới tính ra tổng DT trong tháng là: 4.899.912.475 đ, kế toán tổng hợp lập chứng từ ghi sổ kết chuyển DT bán hàng trong kỳ, và vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, vào sổ cái các TK 511, 333.
Biểu 2.17: Chứng từ ghi sổ số 52
Xí nghiệp tmhk Chứng từ ghi sổ Mẵu số 01-skt
Phòng KTTK
Ngày 31/1/2008 số:52 Kèm theo:
Trích yếu Số hiệu TKNợ Có Số tiền Ghi chú
Kết chuyển DT bán hàng 511 911 4.899.912.475
Cộng: 4.899.912.475
Biểu 2.18: Sổ cái tài khoản 511
Sổ cái
Tài khoản : Doanh thu bán hàng“ ”
Số hiệu: 511 Năm 2008
NG
S SốCTGSNgày Diễn giải TK ĐƯ Nợ Số tiền Có
Tháng 01 31/1 D đâu kỳ 0 Cửa hàng á âu 31/1 1 31/1 DT đã nộp tiền mặt 131AA 235.020.810 31/1 1 31/1 DT cha nộp 131AA 203.000 31/1 1 31/1 DT báo nợ nội bộ 138 0 Cửa hàng Bách hoá 31/1 4 31/1 DT đã nộp VNĐ 131AB 1.173.656.378 31/1 4 31/1 DT đã nộp Séc VNĐ 131AB 1.481.000 31/1 4 31/1 DT đã nộp séc USD 131AB 25.216.000
31/1 4 31/1 DT đã nộp tiền mặt USD 131AB 18.432.000 31/1 4 31/1 DT đã nộp tiền mặt EUR 131AB 7.353.832 31/1 4 31/1 DT cha nộp 131AB 10.448 31/1 4 31/1 DT báo nợ nội bộ 138 31/1 4 31/1 DT chênh lệch tỷ giá USD 413 (178.089) ... .. ... ... ... ... 31/1 52 31/1 Kết chuyển DT bán hàng 911 4.899.912.475 Cộng phát sinh 4.899.912.475 4.899.912.475 D cuối kỳ 0
Giám đốc Xí nghiệp Trởng phòng kế toán Ngời ghi sổ (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Sổ cái
Tài khoản : Thuế và các khoản phải nộp nhà n“ ớc”
Số hiệu: 333 Năm 2008 NGS CTGS Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Số Ngày Nợ Có Tháng 01 31/1 D đầu kỳ 0
31/1 2 31/1 Thuế V.A.T bán hàng CHAA 131 17.847.633
31/1 5 31/1 Thuế V.A.T bán hàng CHBH 131 100.658.181
... ... ... ... ... ... ...
31/1 8 31/1 Thuế V.A.T DT thuê mặt bằng 131 7.687.784 31/1 31/1 Báo trả thuế V.A.T 336 312.511.442
Cộng phát sinh 312.511.442 312.511.442
D cuối kỳ 0 0
Giám đốc Xí nghiệp Trởng phòng kế toán Ngời ghi sổ (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
2.2.3. Kế toán thanh toán với khách hàng
TK sử dụng: TK 131
Bên nợ:
- Số tiền phải thu khách hàng mua chịu hàng - Trả lại tiền cho khách hàng
- Xoá sổ khoản phải thu khách hàng mà không thu đợc - Chênh lệch do điều chỉnh tỷ giá hối đoái
Bên có :
- Số nợ phải thu từ khách hàng đã thu đợc - Chênh lệch điều chỉnh tỷ giá hối đoái - Số tiền khách hàng ứng trớc để mua hàng
Chứng từ sử dụng trong thanh toán với khách hàng gồm hai nhóm: chứng từ bán hàng và chứng từ thanh toán.
Chứng từ bán hàng gồm: Hóa đơn GTGT, Hóa đơn bán hàng thông th- ờng, Phiếu xuất kho
Chứng từ thanh toán gồm: Giấy nhận nợ, Phiếu thu, Giấy báo có, Lệnh phiếu do khách hàng lập
Xí nghiệp sử dụng mẫu Sổ chi tiết thanh toán với ngời mua theo chế độ. Sổ đợc mở chi tiết tới từng khách hàng. Đối với khách hàng có quan hệ thờng xuyên thì theo dõi riêng trên một tờ sổ chi tiết. Đối với những khách hàng vãng lai thì doanh nghiệp theo dõi chung trên một tờ sổ chi tiết. Đối với công nợ bằng ngoại tệ thì phải có sổ chi tiết riêng để theo dõi nợ PT bằng đơn vị nguyên tệ và sử dụng tỷ giá hối đoái thích hợp để quy đổi thành VNĐ. Cuối tháng, căn cứ vào sổ chi tiết, kế toán tổng hợp tình hình thanh toán với ngời mua.
Cuối ngày dựa trên các hoá đơn bán lẻ, trớc khi lập báo cáo bán hàng hàng ngày kế toán phải tổng hợp tình hình thanh toán với ngời mua theo tính chất nợ phải thu hay nợ phải trả. Chứng từ thanh toán gồm giấy nhận nợ để ghi nhận khoản nợ của khách hàng, khi khách hàng trả tiền thì kế toán viết phiếu thu.
Đối tợng: AP Tháng 1/2008 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Phát sinh Số d SH Ng yà Nợ Có Nợ Có Số d đầu kỳ 26.345.525 T1201 02/12 Thu tiền bán hàng 1111 26.345.500 42351 23/12 Xuất hàng bán cho khách hàng AP 511 33311 54.945.000 5.494.500 ... ... ... ... ... ... T12017 29/12 Thu tiền hàng 1121 50.000.000 Tổng phát sinh 87.708.500 76.345.525 Số d cuối kỳ 37.708.525 Ng y 31 tháng 1 năm 2008à
Ngời ghi sổ Kế toán trởng Giám đốc
Biểu 2.21: Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với ngời mua
STT Tên khách hàng D đầu kỳ Phát sinh trong kỳ D cuối kỳ
1 CT Hải Hà 1000000 19000000 20000000 2 CT Anh Phơng 26.345.525 87.708.500 76.345.525 37.708.525 3 CT Nam Hồng 23000000 1000000 1200000 22800000 4 CT Giang Hà 12345000 13000000 25345000 5 CT Việt Hà 15000000 15000000 0 6 CT BK Hà Nội 13456784 3456700 8765400 8148084 … … … … … … … … 23 CT Bibica 2654475 32291475 Tổng cộng 123000000 121000000 244000000
Ngời lập Kế toán trởng Giám đốc
Biểu 2.22 :Sổ cái tài khoản 131
Sổ cái
Tài khoản : Phảỉ thu khách hàng“ ”
Số hiệu: 131 Năm 2008 NGS CTGS Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Số Ngày Nợ Có Tháng 01 1/1 D đầu kỳ 123000000 4/1 4/1 Xuất hàng bán 511 12000000
31/1 31/1 Xuất bán 333 6500000
31/1 31/1 Thu tiền hàng 111 5000000
Cộng phát sinh 121000000 121000000
D cuối kỳ 2440000000
Giám đốc Xí nghiệp Trởng phòng kế toán Ngời ghi sổ (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
2.3. Kế toán chi phí lu thông và chi phí quản lý tại Xí nghiệp 2.3.1. Kế toán chi phí mua hàng và chi phí bán hàng
TK sử dụng:
* TK 641 Chi phí bán hàng :“ ” dùng để tập hợp và kết chuyển các khoản chi phí bán hàng và mua hàng thực tế phát sinh trong kỳ liên quan đến tiêu thụ hàng hóa, dịch vụ trong kỳ của XN.
Kết cấu:
Bên Nợ: Tập hợp chi phí bán hàng và mua hàng thực tế phát sinh. Bên Có: Kết chuyển CPBH để xác định kết quả kinh doanh. TK 641 cuối kỳ không có số d và đợc chi tiết thành:
- TK 6411 “Chi phí nhân viên”: phản ánh các khoản phải trả cho NVBH của 7 cửa hàng nh lơng, các khoản trích theo lơng, các khoản phụ cấp có tính chất lơng.
- TK 6412 “Chi phí nguyên nhiên vật liệu”: phản ánh các chi phí nguyên nhiên vật liệu liên quan đến quá trình tiêu thụ hàng hóa dịch vụ nh xăng, ga,.. cho 7 cửa hàng bán lẻ tại XN.
- TK 6413 “ Chi phí bao bì, DC”: phản ánh trị giá bao bì, dụng cụ xuất dụng phục vụ cho quá trình tiêu thụ hàng hóa, dịch vụ của 7 cửa hàng.
- TK 6414 “Chi phí khấu hao TSCĐ”: phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ sử dụng cho việc bảo quản và tiêu thụ hàng hóa
- TK6417 “Chi phí dịch vụ mua ngoài”: nh chi phí điện thoại, điện nớc, vận chuyển bốc dỡ hàng hóa, … cho 7 cửa hàng.
- TK 6418 “Chi phí bằng tiền khác”: các khoản khác ngoài các chi phí phát sinh nêu trên nh: trang phục Hàng không, bảo hộ lao động, tiếp khách, giao dịch công tác, quảng cáo… của 7 cửa hàng.
Kế toán CPBH tại XN
Tại Xí nghiệp đối với hàng nhập kho, chi phí thu mua cũng đợc hạch toán vào chi phí bán hàng (TK 641)
Tại các cửa hàng khi phát sinh nghiệp vụ về xuất bao bì, dụng cụ phục vụ cho công tác bán hàng, xuất hủy hàng hóa, xuất hàng hóa tiếp khách, kế toán cửa hàng lập phiếu xuất kho cho các loại hàng hóa này. Cuối tháng căn cứ vào các phiếu xuất kho này, kế toán tập hợp đợc giá trị hàng hủy, hàng tiếp khách, trị giá bao bì, dụng cụ xuất dùng trong tháng và lập chứng từ ghi sổ về trị giá hàng xuất kho cửa hàng.
Đối với các chi phí bằng tiền, chi phí lơng cho nhân viên bán hàng, chi phí khấu hao, chi phí dịch vụ mua ngoài...căn cứ vào các chứng từ (hóa đơn GTGT, phiếu chi, bảng tính khấu hao ...) các kế toán liên quan sẽ tập hợp chi phí phát sinh trong tháng và lập chứng từ ghi sổ.
- Kế toán phản ánh chi phí bán hàng phát sinh tại các cửa hàng trong tháng nh sau:
Nợ TK 6411(chi tiết cho từng cửa hàng)_ Chi phí lơng và các khoản trích theo lơng cho nhân viên các cửa hàng.
Nợ TK 6412(chi tiết cho từng cửa hàng)_ Chi phí nguyên, nhiên vật liệu Nợ TK 6413(chi tiết cho từng cửa hàng)_ Chi phí bao bì, DC
Nợ TK 6414(chi tiết cho từng cửa hàng)_ Chi phí khấu hao TSCĐ.
Nợ TK 6417(chi tiết cho từng loại chi phí và cửa hàng)_ Chi phí dịch vụ mua ngoài.
Sau khi lập các chứng từ ghi sổ kế toán chuyển cho kế toán tổng hợp, kế toán tổng hợp căn cứ vào đó tính tổng CPBH phát sinh, lập chứng từ ghi sổ kết chuyển chi phí bán hàng sang TK 911 và vào sổ cái TK 641.
Ví dụ: căn cứ vào các phiếu xuất kho của cửa hàng Bách hóa trong tháng 1/2008, kế toán cửa hàng xác định đợc:
- Chi phí bao bì, DC xuất dùng trong tháng: 14.386.937 đ
- Hàng hóa xuất hủy: 229.997 đ, xuất tiếp khách không phát sinh trong tháng.
Kế toán cửa hàng định khoản: Nợ TK 6413B 14.386.937 Nợ TK 641810B 229.997 Có TK 157B 14.616.934
Sau khi lập chứng từ ghi sổ về trị giá hàng xuất của CHBH trong tháng 1/2008 (Biểu trang), kế toán sẽ chuyển cho kế toán tổng hợp.
Căn cứ vào các chứng từ ghi sổ do các kế toán chuyển đến, kế toán tổng hợp tính đợc tổng chi phí bán hàng phát sinh trong tháng là: 1.390.589.076đ.
Kế toán lập chứng từ ghi sổ kết chuyển CPBH, vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và vào sổ cái TK 641(Biểu 2.22)
Biểu 2.23: Chứng từ ghi sổ số 54
Chứng từ ghi sổ
Ngày 31 tháng 1 năm 2008 Số:54
Kèm theo:
Trích yếu Số hiệu TK Số tiền
Nợ Có
Kết chuyển chi phí bán hàng 911 641 1.390.589.076
Cộng: 1.390.589.076
Trởng phòng kế toán Ngời lập. (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Biểu 2.24: Sổ cái tài khoản 641
Sổ cái
Tài khoản chi phí bán hàng Số hiệu: 641 năm 2008 Đơn vị tính:đồng Ngày ghi CTGS Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Số Ngày Nợ Có Tháng 1 31/1 D đầu kỳ 0
Chi phí lơng nhân viên
31/1 27 31/1 Cửa hàng AA 334A 63.605.283
31/1 27 31/1 Cửa hàng BH 334B 56.223.756
31/1 3 31/1 Cửa hàng AA 157A 9.552.252 31/1 6 31/1 Cửa hàng BH 157B 14.386.937 ... ... ... ... ... ... 31/1 24 31/1 Cửa hàng SVN 157S 20.446.524 ... ... ... ... ... ... 31/1 54 31/1 Kết chuyển chi phí 911 1.390.589.076 Cộng phát sinh 1.390.589.076 1.390.589.076 Số d cuối kỳ 0
Giám đốc Xí nghiệp Trởng phòng kế toán Ngời ghi sổ
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
2.3.2. Hạch toán chi phí sản xuất chung:
TK sử dụng:
* TK 627 Chi phí sản xuất chung :“ ” dùng để tập hợp và kết chuyển các chi phí liên quan đến hoạt động chung của XN.
Kết cấu:
Bên Nợ: Tập hợp chi phí liên quan đến khối cơ quan của XN.
Bên Có: Kết chuyển chi phí liên quan đên khối cơ quan vào TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.
TK 627 cuối kỳ không có số d và đợc chi tiết thành:
- TK 6271 “Chi phí nhân viên”: phản ánh các khoản phải trả cho Ban giám đốc và nhân viên các phòng ban của XN gồm tiền lơng, tiền công, phụ cấp và các khoản trích theo lơng.
- TK 6272 “Chi phí nguyên nhiên vật liệu”: phản ánh trị giá nguyên nhiên vật liệu xuất dùng cho khối cơ quan.
- TK 6273 “Chi phí bao bì, DC”: phản ánh các khoản chi phí về bao bì, CCDC xuất dùng cho khối cơ quan.
- TK 6474 “Chi phí khấu hao TSCĐ”: Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ sử dụng chung cho XN.
- TK 6477 “Chi phí dịch vụ mua ngoài”: phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho khối cơ quan nh: điện, nớc, điện thoại…
- TK 6278 “Chi phí bằng tiền khác”: phản ánh các khoản chi phí khác phát sinh phục vụ cho khối cơ quan ngoài các khoản chi phí trên.
Hạch toán chi phí sản xuất chung:
Căn cứ vào các chứng từ (bảng tính khấu hao TSCĐ, phiếu chi, hóa đơn GTGT …) các kế toán liên quan tập hợp vào từng khoản mục chi phí và lập chứng từ ghi sổ vào cuối tháng, kế toán định khoản:
Nợ TK 6271_Chi phí lơng cho nhân viên các phòng ban.
Nợ TK 6272_Chi phí nguyên nhiên vật liệu cho các phòng ban trong khối cơ quan.
Nợ TK 6273 _Chi phí bao bì, DC cho các phòng ban trong khối cơ quan. Nợ TK 6274 _ Chi phí khấu hao TSCĐ sử dụng cho các phòng ban trong khối cơ quan.
Nợ TK 6277 _ chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho các phòng ban trong khối cơ quan.
Nợ TK 6278 _chi phí bằng tiền khác phục vụ cho các phòng ban trong khối cơ quan.
Có TK liên quan (TK 111,214,334,…)
Căn cứ vào các chứng từ ghi sổ của các kế toán liên quan kế toán tổng hợp xác định đợc chi phí sản xuất chung phát sinh trong kỳ và lập chứng từ ghi sổ kết chuyển chi phí sản xuất chung trong kỳ để xác định kết quả sản xuất kinh doanh.
Ví dụ : căn cứ vào các hóa đơn GTGT và các phiếu chi trong tháng 1/2008 kế toán quỹ tập hợp đợc chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho khối cơ quan là: 19.331.176
Ngày 04/01/2008 Nợ TK 1111
Có TK 131 Họ tên ngời chi tiền: Nguyễn Thị Trâm
Địa chỉ : Xí nghiệp TMHKSB Nội bài Lý do nộp : Chi tiền vận chuyển hàng hoá
Số tiền: 1500000 đ (viết bằng chữ): Một triệu năm trăm nghìn đồng Số tiền đã chi (viết bằng chữ): Một triệu năm trăm nghìn đồng
Tỷ giá quy đổi:………..
Kèm theo:……….chứng từ gốc.
Ngày 04/01/2008
Kế toán phản ánh :