2.1.1.1. Về tổ chức quản lý:
Bộ máy quản lý của Xí nghiệp được bố trí một cách hợp lý, các phòng ban trong bộ máy được phân chia theo chức năng và có mối liên hệ mật thiết với nhau, cùng hoạt động trong một cơ chế chung, vì một mục tiêu chung là đưa xí nghiệp phát triển đi lên.
Về cơ chế quản lý, xí nghiệp Sông Đà 11-3 áp dụng nguyên tắc tập trung dân chủ, nghĩa là trong xí nghiệp, giám đốc xí nghiệp là người có quyền hành cao nhất, có trách nhiệm điều hành mọi hoạt động của xí nghiệp thông qua các phòng ban. Qua
đó, khả năng lãnh đạo của người giám đốc được đánh giá dựa trên những chỉ tiêu tài chính của xí nghiệp. Giải pháp này hoàn toàn phù hợp với thực tiễn hiện nay vì nó góp phần nâng cao trách nhiệm của giám đốc với công tác điều hành.
2.1.1.2. Về tổ chức hoạt động kinh doanh:
Căn cứ vào những đặc điểm chung của các đơn vị thuộc loại hình xây lắp và đặc thù trong hoạt động sản xuất kinh doanh, Xí nghiệp Sông Đà 11-3 đã lựa chọn áp dụng hình thức giao khoán cho từng đội thi côngdựa trên khối lượng công việc, năng lực và điều kiện thực tế của từng đội. Bên cạnh những quy chế giao khoán của công ty, Xí nghiệp còn thiết lập những quy chế giao khoán nội bộ khác để hướng dẫn các tổ, đội, phân xưởng trong quá trình hoạt động. Hiện nay, Xí nghiệp cìn khuyến khích các đội chủ động tìm kiếm những công tình bên ngoài, phù hợp với khả năng sản xuất của từng đội bằng cách cho phép các đội mượn tư cách pháp nhân của xí nghiệp và cho phép đội vay vốn.
2.1.1.3. Về tổ chức bộ máy kế toán:
Ban tài chính kế toán của xí nghiệp được bố trí một cách hợp lý theo các phần hành kế toán, kế toán trưởng chịu trách nhiệm quản lý chung mọi hoạt động liên quan tới ban Tài chính kế toán.
Hiện nay, bộ phận kế toán của Xí nghiệp có 5 người và phần lớn là đã tốt ngiệp Đại học và sau Đại học. Đây là một lợi thế rất lớn trong công việc, nhờ đó mà tuy khối lượng công việc rất lớn, lại thường xuyên phải cập nhật, bổ sung những quy định mới về chế độ kế toán cho phù hợp với thực tế chung, nhưng ban tài chính kế toán vẫn luôn hoàn thành tốt những nhiệm vụ được giao.
Bên cạnh đó, việc phân chia trách nhiệm trong công tác kế toán giữa kế toán của xí nghiệp, kế toán của công ty và kế toán ở các tổ, đội cũng góp phần nâng cao hiệu quả của công tác hạch toán.
2.1.1.4. Về tổ chức công tác kế toán:
a) Về tổ chức chứng từ:
Xí nghiệp đã áp dụng theo đúng quy định của Bộ tài chính về mẫu biểu các loại sổ sách, chứng từ. Hàng tháng, kế toán xí nghiệp tiến hành tập hợp các chứng từ do các đội chuyển lên, chi tiết theo từng công trình, từng đội thi công. Do đó tạo điều kiện tốt cho công tác xử lý và hạch toán số liệu. Lựa chọn này hoàn toàn phù hợp với đặc điểm của một đơn vị xây lắp như xí nghiệp Sông Đà 11-3.
b)Hệ thống tài khoản kế toán:
Hiện nay, Xí nghiệp đang áp dụng hệ thống TK theo quy định được đưa ra trong chế độ kế toán doanh nghiệp, ban hành tại quyết định sô 15/2006/QĐ-BTC, ngày 20/03/2006. Bên cạnh những TK theo quy định chung, Xí nghiệp còn mở thêm những TK chi tiết để theo dõi các khoản mục chi tiế cho từng đối tượng có liên quan. (TK 131,331 được mở chi tiết cho từng nhà cung cấp, TK 621,622,623…được mở chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình, từng tổ, đội…)
c) Về sổ sách kế toán
Căn cứ trên đặc thù của hoạt động xây lắp và những quy định chung của tông công ty xây dựng Sông Đà, công ty Sông Đà 11, Xí nghiệp áp dụng hình thức ghi sổ là hình thức Nhật ký chung, được thiết kế để xử lý số liệu trên phần mềm kế toán là: SONGDA ACCOUTING SYSTEM. Việc sử dụng phần mềm kế toán đã làm giảm đáng kể khố lượng công việc cho kế toán viên, đồng thời nâng cao độ chính xác cũng như hiệu quả của công tác hạch toán kế toán nói riêng và hoạt đông quản lý nói chung. Các mẫu sổ sách sử dụng nhìn chung là tuân thủ đúng những quy định của nhà nước.
2.1.1.5. Công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp :
Xí nghiệp Sông Đà 11-3 đã áp dụng hình thức khoán gọn theo dự toán công trình cho các tổ đội thi công, đối với từng công trình xí nghiệp xây dựng những hợp đồng giao khoán với các tổ đội. Theo đó, các khoản chi phí được khống chế một cách hợp lý, giảm tiêu cực trong quá trình thi công. Thực tế cho thấy, việc xí nghiệp áp
dụng phương pháp tính giá thành ở điểm dừng kỹ thuật hợp lý là một việc làm đúng đắn. Một mặt có tác dụng tăng khả năng thu hồi vốn, mặt khác cũng giúp cho công tác tính giá thành được tiến hành một cách chính xác, nhanh chóng và có hiệu quả hơn, tránh tình trạng khố lượng công việc chông chéo, sự mất cân đối trong hạch toán doanh thu, chi phí từng tháng, từng quý trong kỳ kế toán.
a) Kế toán chi phí NVL trực tiếp:
Xuất phát từ đặc điểm chung của các đơn vị thuộc loại hình kinh doanh xây lắp là xây dựng các công trình, hạng mục công trình nằm rải rác ở nhiều nơi khác nhau, Xí nghiệp Sông Đà 11-3 cũng sử dụng 2 hình thức huy động NVL phục vụ thi công, tuy nhiên hình thức cho phép mua NVL vận chuyển tới tận chân công trình thường được sử dụng nhiều hơn cả. Hình thức này góp phần giảm chi phí lưu kho, chi phí quản lý NVL và khối lượng công việc cho kế toán viên, từ đó làm giảm đáng kể giá trị của khoản mục chi phí NVL trực tiếp trong tổng giá thành sản phẩm.
Ngoài ra, xí nghiệp còn cho phép đội thi công tự tìm kiếm nhà cung cấp NVL để tăng tính chủ động trong thi công các công trình, đảm bảo kịp tiến độ đã đề ra. Do đó trong một số trường hợp, đội thi công có thể được ứng trước chi phí cũng như vay vốn để mua NVL trong quá trình thi công.
b) Kế toán chi phí nhân công trực tiếp:
Căn cứ vào đặc điểm chung của nghành xây lắp, Xí nghiệp Sông Đà 11-3 cũng áp dụng hình thức sử dụng nhân công thuê ngoài bên cạnh những lao động chính thức trong biên chế của xí nghiệp. Những lao động ngắn hạn thường là công nhân trong các tổ, đội xây lắp. Do xí nghiệp đã và đang thi công nhiều công trình nằm trên địa bàn nhiều tỉnh của miền Bắc, do đó để giảm bớt những chi phí đi lại, ăn ở, sinh hoạt của công nhân và tận dụng nguồn lao động thủ công sẵn có ở các đìa phương nơi có công trình đang thi công, Xí nghiệp sử dụng một số lượng khá lớn các lao động thời vụ, mang tính chất ngắn hạn. Cách làm này cũng tiết kiệm một khoản đáng kể về chi phí nhân công trực tiếp. Công tác lập bảng chấm công cũng góp phần nâng cao ý thức của người lao động, tạo điều kiện để việc hạch toán chi phí nhân công trực tiếp được nhanh chóng và hợp lý hơn.
c) Kế toán chi phí sản xuất chung
Việc hạch toán chi phí sản xuất chung của xí nghiệp đã được thực hiên đúng với quyết định 15 của Bộ tài chính. Nghĩa là các khoản chi phí sản xuất chung đã được hạch toán một cách chi tiết theo các tiểu khoản cấp 2 như TK 6271,6272,6274…
d) Kế toán chi phí sử dụng máy thi công:
Phương pháp hạch toán khoản mục chi phí này tại xí nghiệp cũng đã tuân thủ theo đúng chế độ kế toán hiện hành. Do hiện nay, xí nghiệp chưa thành lập tổ cơ giới nên công tác hạch toán chi phí sử dụng máy thi công trong tổng giá thành từng công trình, phần việc do từng đội thi công là không quá phức tạp.
e) Kế toán tính giá thành sản phẩm xây lắp:
Hiện nay, xí nghiệp chủ yếu sử dụng hình thức tính giá thành theo điểm dừng kỹ thuât hợp lý, do đó tránh được tình trạng chồng chéo công việc cho nhân viên kế toán. Đồng thời tạo điều kiện để công tác tính giá thành được tiến hành một cách chính xác và có hiệu quả hơn, từ đó tạo ra sự cân đối giữa doanh thu và chi phí trong mỗi kỳ kế toán. Mặt khác, lập bảng kê tính giá thành để tiến hành thanh, quyết toán với chủ đầu tư còn góp phần tăng khả năng thu hồi vốn cho xí nghiệp, từ đó giảm những khoản chi phí phát sinh do huy động nguồn vốn từ bên ngoài. Đây cũng là một yếu tố làm giảm giá thành công trình, tăng hiệu quả hoạt động cho xí nghiệp.
2.1.2. Những hạn chế còn tồn tại:
2.1.2.1. Về công tác kế toán:
- Về tổ chức bộ máy kế toán: Hiện nay, do những nguyên nhân khách quan, xí nghiệp vẫn chưa có đủ nhân viên kế toán để có 1 người chuyên về tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, do đó việc giải trình với cơ quan thuế, cơ quan kiểm toán thường có những hạn chế. Đây còn là nguyên nhân làm giảm độ chính xác trong công tác tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm của từng công trình.
- Về phương thức giao khoán: Bên cạnh những ưu điểm như đã nêu, phương thức khoán gon còn có một điểm hạn chế rât lớn đó là vấn đề tiêu cực trong quá trình
thi công công trình. Các chủ công trình, sau khi nhận khoán có thể tìm cách để rút ruột công trình bằng nhiều cách, từ đó làm giảm chất lượng công trình, gây mất uy tín cho xí nghiệp, mặt khác làm tăng chi phí phát sinh, từ đó tăng giá thành công trình so với dự toán ban đầu, giảm hiệu quả kinh doanh của xí nghiệp. Hoặc các đội có sang tạo, tìm ra các giải pháp giảm chi phí nhưng không trình bày trên các báo cáo mà vẫn giưc nguyên gía thành như trong giá nhận thầu, từ đó hưởng chênh lệch.
- Vấn đề quản lý việc ứng vốn cho các đội: Bên cạnh ưu điểm là tạo tính chủ động trong quá trình thi công cho các đội thì vấn đề quản lý vốn cũng là một việc hết sức phức tạp. Thực tế cho thấy, do điều kiện không cho phép, công tác theo dõi quản lý quá trình sử dụng vốn ở các đội chưa được tiến hành một cách triệt để, dẫn đến tình trạng thu hồi vốn chậm ( CT Bản Vẽ là một ví dụ), vốn bị thất thoát, sử dụng không hợp lý, dẫn đến chi phí lãi vay tăng, làm tăng giá thành công trình.
- Về quá trình luân chuyển chứng từ: Như đã trình bày ở phần 1 của chuyên đề, cuối tháng các đội thi công có trách nhiệm hoàn chứng từ cho ban tài chính kế toán để tiến hành tập hợp chi phí và tính toán giá thành theo quy định. Trên thực tế, điều này khiến khối lượng công việc của kế toán vào cuối tháng nhiều lên, việc hạch toán các nghiệp vụ phát sinh cũng gặp nhiều khó khăn.
2.1.2.2. Về công tác kế toán tập hợp chi phí sẩn xuất và tính giá thành sản phẩm:
a) Kế toán chi phí NVL trực tiếp:
Do xí nghiệp cho phép đội thi công có thể tự huy động NVL phục vụ thi công công trình nên một thực tế khó tránh khỏi là việc chủ công trình móc ngoặc với nhà cung cấp để làm tăng chi phí NVL trực tiếp lên so với thực tế. hoặc lợi dụng tỷ lệ hao hụt định mức để bớt xén NVL, hay sử dụng NVL kém chất lượng. Dẫn đến chất lượng công trình kém, giảm hiệu quả của hoạt động quản lý vật tư. Bên canh đó, chất lượng công trình kém có thể dẫn tới những trục trặc trong thời gian bảo hành, khiến chi phí bảo hành tăng, giảm hiệu quả kinh doanh trong kì của xí nghiệp hoặc kéo dài thời gian thi công.
Theo quy định của xí nghiệp, đơn giá nhân công được quy định rõ trong bản hợp đồng giao khoán, do đó có sự khác nhau giữa tiền lương mà công nhân được hưởng trong mỗi công trình, mỗi đội xây dựng. Hơn nữa, số lượng công nhân của các đội lại khác nhau, lại bao gồm cả lao động dài hạn và lao động thời vụ nên khối lượng công việc của kế toán tiền lương là lớn và thường bị dồn về cuối tháng, khi các đội nộp chứng từ có liên quan như bảng chấm công…
Bên cạnh đó, việc hạch toán lương phải trả cho công nhân thuê ngoài vào TK 335 là chưa hợp lý. Tuy việc này không ảnh hưởng tới khoản mục chi phí NCTT nhưng sẽ khiến công tác kế toán phức tạp và không phù hợp với quy định chung.
c) Kế toán chi phí sử dụng máy thi công:
Việc hạch toán chi phí sử dụng máy thi công hiện nay tại xí nghiệp chưa đạt hiệu quả như mong muốn. Thứ nhất là do đây cũng là một điểm có nhiều chỉnh sửa trong chế độ kế toán mới nhất của Bộ tài chính nên phần mềm kế toán của xí nghiệp mặc dù đã có sự điều chỉnh nhưng chưa thống nhất hoán toàn. Mặt khác, có một số khoản chi phí lẽ ra phải hạch toán vào TK 623 thì xí nghiệp lại hạch toán vào những khoản mục chi phí khác. Tuy tổng giá thành vẫn không đổi nhưng nó làm giảm độ chính xác trong việc tính toán từng khoản mục chi phí.
d) Kế toán chi phí sản xuất chung:
Hiện nay, tại xí nghiệp vẫn chưa có sự tách biệt trong việc phân chia chi phí sản xuất chung biến đổi và chi phí sản xuất chung cố định để phục vụ cho công tác kế toán quản trị. Đây cũng là một hạn chế hiện nay của bộ máy kế toan xí nghiệp. Trong bối cảnh tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh diễn biến phức tạp như hiện nay thì việc không có một hệ thống kế toán quản trị hiệu quả là một hạn chế rất lớn của xí nghiệp.
Bên cạnh đó, xí nghiệp vẫn giữ nguyên phương pháp trích BHYT, BHXH theo lương chính còn KPCĐ theo lương khoán như trước là không phù hợp. Ngoài ra, căn cứ để trích trước chi phí cũng không hợp lý đố với những công trình do xí nghiệp quản lý chứ không tiến hành giao khoán như hầu hết các công trình khác.
e) Phương pháp tính giá trị sản phẩm dở dang:
Theo công thức đã nêu thì xí nghiệp tính giá trị sản phẩm dở dang theo giá dự toán của công trình mà không tiến hành các hoạt động kiểm kê, đánh giá giá trị, khối lượng công việc hoàn thành thực tế là thiếu chính xác.
g) Kế toán tính giá thành sản phẩm:
Công tác tính giá thành sản phẩm là rất quan trọng và phụ thuộc nhiều vào các nội dung hạch toán đã nêu ở trên. Do đó, những hạn chế trên sẽ dẫn đến giá thành tính ra là thiếu chính xác. Vì vậy, hoàn thiện các hạn chế trên sẽ giúp kế toán tính toán giá thành sản phẩm xây lắp một cách hiệu quả hơn.
2.2. Hoàn thiện công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp tại xí nghiệp Sông Đà 11-3:xây lắp tại xí nghiệp Sông Đà 11-3:xây lắp tại xí nghiệp Sông Đà 11-3: xây lắp tại xí nghiệp Sông Đà 11-3:
2.2.1. Về công tác kế toán:
2.2.1.1. Tổ chức bộ máy kế toán:
Để đáp ứng yêu cầu của công việc cũng như nâng cao hiệu quả trong công tác hạch toán kế toán, xí nghiệp nhất thiết phải bổ sung thêm những kế toán viên có năng lực và trình độ cao. Từ đó bố trí một nhân viên kế toán chuyên phụ trách phần tập hợp chi phí và tính giá thành. Mặt khác, xí nghiệp cần xây dựng một hệ thống kế toán quản trị thực sự phù hợp chứ không phải chỉ là mang tính chất nhỏ và tam thời như