Xí nghiệp Sông Đà 11-3 sử dụng hình thức thi công hỗn hợp, vừa thủ công vừa sử dụng máy móc để thi công các công trình, hạng mục công trình. Do đó bên cạnh những khoản mục chi phí như đã phân tích ở trên thì còn 1 khoản mục chi phí nữa phát sinh trong quá trình sử dụng máy móc để thi công như xăng, dầu để chạy máy, lương trả công nhân điều khiển máy, chi phí sửa chữa… Những khoản mục chi phí này được tập hợp riêng vào 1 khoản mục chi phí trong tổng giá thành là chi phí máy thi công.
Khi có nhu cầu sử dụng máy móc để thi công, đội trưởng đội thi công viết giấy xin sử dụng hoặc hợp đồng kinh tế với cấp trên để xin ký duyệt. Do số lượng máy thi công không nhiều nên xí nghiệp không tổ chức đội thi công riêng mà máy thi công do xí nghiệp quản lý và sẽ được giao cho đội thi công khi đội có nhu cầu và được phê duyệt. Bên cạnh đó, xí nghiệp còn sử dụng hình thức thuê máy để thi công, đây cũng là sự lựa chọn của nhiều đơn vị xây lắp hiện nay do nó đảm bảo tính cơ động và linh hoạt trong thi công công trình.
Khoản mục chi phí máy thi công bao gồm: chi phí nhân công điều khiển máy thi công, chi phí NVL sử dụng máy thi công và chi phí khấu hao máy thi công. Do đó xí nghiệp sử dụng TK 623, chi tiết thành 3 TK cấp 2 để hạch toán khoản mục chi phí này, đó là:
- TK 6231: Chi phí nhân công. - TK 6232: chi phí nguyên vật liệu - TK 6234: Chi phí khấu hao.
Nội dung và trình tự hạch toán của các TK chi tiết này như sau:
a) Hạch toán chi phí nhân công điều khiển máy thi công:
Công nhân điều khiển máy thi công ở đây có thể là công nhân thuê ngoài hoặc công nhân trong biên chế của xí nghiệp. Do đó cách tính lương cũng tương tự như nội dung đã nêu ở phần chi phí nhân công trực tiếp, lương công nhân điều khiển máy thi công được tính trên cơ sở đơn giá tiền lương khoán, khối lượng công việc thực hiện được và số ngày công thực tế. Tuy nhiên, nếu quá trình thi công chủ yếu là thủ
công thì chi phí nhân công không được hạch toán vào TK 6231 mà phải hạch toán vào TK 622- chi phí nhân công trực tiếp. Ngoài ra, đơn giá tiền lương khoán của công nhân điều khiển máy thi công nằm trong dự toán chi phí máy thi công. Cũng giống như khi tính toán chi phí nhân công trực tiếp, hàng tháng căn cứ vào số cac máy hoạt động của từng công nhân, các đội lập bảng chấm công để theo dõi. Cuối tháng, căn cứ vào bảng chấm công, kế toán tính ra tiền lương của công nhân điều khiển máy thi công và lập bảng tổng hợp chi phí nhân công điều khiển máy thi công trong tháng, chi tiết cho từng công trình. Đồng thời, kế toán lập bảng thanh toán và phân bổ lương, căn cứ vào các chứng từ đã có để nhập số liệu vào máy. Phần mềm kế toán sẽ tự động kết chuyển vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết và sổ cái TK 623.
b) Hạch toán chi phí NVL phục vụ máy thi công
Khoản mục chi phí này bao gồm: chi phí nhiên liệu phục vụ xe, máy thi công. Khi nảy sinh nhu cầu, các đội sử dụng tiền tạm ứng của xí nghiệp cấp để mua nhiên liệu và hạch toán theo nguyên tắc chi phí phát sinh tại công trình nào thì phải tập hợp riêng cho công trình đó. Cuối tháng, kế toán của đội tập hợp chứng từ liên quan đến chi phí NVL phục vụ máy thi công gửi lên ban tài chính kế toán của xí nghiệp để kế toán xí nghiệp kiểm tra và vào số liệu. Các chứng từ sử dụng ở đây là: hóa đơn mua hàng, bảng kê thanh toán tạm ứng… Sau khi kế toán nhập chứng từ vào máy, phần mềm kế toán trong máy sẽ tự động kết chuyển vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết và sổ cái TK 623. Cụ thể hơn, ở ví dụ đã nêu, chi phí vật liệu phục vụ máy thi công của công trình Quảng Ninh- Thường Tín, đội N. V. Hải được hạch toán vào TK 62322101.
c) Hạch toán chi phí khấu hao máy thi công:
Xí nghiệp áp dụng chế độ tính khấu hao máy thi công theo đúng quy định của Bộ tài chính ban hành. Nghĩa là tiến hành trích khấu hao cả với máy thi công thuộc sở hữu của xí nghiệp cũng như máy thi công thuê ngoài vào chi phí khấu hao máy thi công trong kỳ.
Phương pháp khấu hao được áp dụng ở đây là phương pháp đường thẳng và tuân thủ quy định tính khấu hao theo tháng. Có nghĩa là cũng giống như nội dung tính
khấu hao đã nêu ở phần chi phí sản xuất chung, việc tính hoặc thôi trích khấu hao được làm tròn tháng, máy thi công tăng hay giảm trong tháng náy thì tháng sau mới bắt đầu tình hoặc thôi tính khấu hao. Nội dung chi tiết tương tự như ở phần d của mục 1.2.2.3 ở trên.
Kế toán căn cứ vào bảng phân bổ khấu hao để lập bảng tổng hợp và phân bổ khấu hao. Sau khi số liệu đã được nhập, máy tính sẽ tự động kết chuyển vào nhật ký chung, sổ chi tiết và sổ cái TK 6234- chi phí khấu hao máy thi công. Cụ thể là với ví dụ trên, khoản mục chi phí này được hạch toán vào TK 62342101.
Chú ý: Riêng đối với máy thi công thuê ngoài phục vụ thi công thì chi phí máy thi công được hạch toán vào TK 6277 chứ không được hạch toán vào TK 6234.
XÍ NGHIỆP SÔNG ĐÀ 11-3 SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN MST: 0500313811- 003 Qúy III, năm 2006
TK 62312101- CT Quảng Ninh- Thường Tín Số hiệu
chứng từ
Ngày tháng ghi sổ
Diễn giải TK đối
ứng
Phát sinh Nợ Phát sinh Có Số dư
PBTL01 31/07/2006 Phân bổ tiền lương tháng 7/2006 334 2.764.188 2.764.188
K/C 31/07/2006 Kết chuyển chi phí NC sử dụng máy thi công T7/2006
154 2.764.188 0
PBTL04 31/08/2006 Phân bổ tiền lương tháng 8/2006 334 1.974.672 1.974.672
K/C 31/08/2006 Kết chuyển chi phí NC sử dụng máy thi công T8/2006
154 1.974.672 0
PBTL07 31/09/2006 Phân bổ tiền lương tháng 9/2006 334 3.758.487 3.758.487
PBTL07 31/09/2006 Phân bổ tiền lương NC thuê ngoài tháng 9/2006
335 1.457.564
K/C 31/09/2006 Kết chuyển chi phí NC sử dụng máy thi công T9/2006
154 5.216.051 0
Tổng cộng 9.950.911 9.950.911
Biểu 1.20: Sổ chi tiết TK 6231