Công ty VTKTXM sử dụng cả hai phơng thức bán hàng đó là phơng thức bán trực tiếp và phơng thức gửi hàng. Cụ thể
2.2.1.1. Phơng thức bán hàng trực tiếp: Trong phơng thức này, công ty sử dụng các hình thức sau:
*Bán buôn trực tiếp: Đây là hình thức chủ yếu, chiếm phần lớn DTBH và đợc tiến hành ở tất cả các bộ phận kinh doanh của công ty trên cơ sở Hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa công ty và khách hàng.
Theo hình thức này, bên mua cử đại diện trực tiếp đến kho của công ty nhận hàng theo thời gian và địa điểm trong Hợp đồng.
Phòng KTKH và phòng TT chịu trách nhiệm soạn thảo, triển khai thực hiện, theo dõi hợp đồng, thiết lập hóa đơn chứng từ và các loại báo cáo nh:
+ Viết Hóa đơn GTGT loại 3 liên: Liên 1: lu ở cuống.
Liên 2: giao cho khách hàng.
SV: Mai Lệ Quyên 34 Lớp:K40/21.10 Chứng từ ban đầu Nhập dữ liệu vào máy vi tính Xử lý tự động theo chương trình Sổ kế toán tổng hợp Sổ kế toán chi tiết Các báo cáo kế toán
Liên 3: do nhân viên điều độ xuất hàng giữ để lập bảng kê xuất hàng hàng ngày tại các kho, ga, cảng sau đó tổng hợp gửi về phòng TCKT.
+ Cuối ngày: Căn cứ Hóa đơn GTGT, phòng KTKH và phòng TT lập bảng kê bán hàng theo dõi số lợng xuất trong ngày, sau đó lập bảng kê bán hàng hàng ngày theo hợp đồng kinh tế chuyển về phòng TCKT tổng hợp chung toàn công ty.
+ Cuối tháng: Tổng hợp hàng xuất bán trong tháng (theo dõi về lợng, chủng loại) và đối chiếu với phòng ĐĐQLK, sau đó tổng hợp bảng kê bán hàng (theo dõi về lợng-tiền) trong tháng nộp về phòng TCKT để tổng hợp chung toàn công ty.
+ Mở sổ theo dõi công nợ đối với từng khách hàng đồng thời chịu trách nhiệm đôn đốc thu hồi công nợ. Cuối mỗi ngày và cuối mỗi tháng đều phải lập báo cáo chi tiết công nợ nộp về phòng TCKT tổng hợp toàn công ty
Phòng ĐĐQLK có trách nhiệm cung cấp thông tin nhanh về lợng hàng tồn kho hàng ngày, đồng thời điều phối cung cấp nguồn hàng và phơng tiện vận tải. Mặt khác, viết hóa đơn kiêm vận chuyển nội bộ 3 liên:
- Liên 1: lu ở cuống - Liên 2: giao khách hàng
- Liên 3: kèm theo bảng kê, hóa đơn bán hàng và cuối tháng nộp cho phòng TCKT tổng hợp.
Phòng TCKT: Bộ phận kế toán bán hàng có trách nhiệm theo dõi tổng hợp chung toàn bộ báo cáo bán hàng, báo cáo chi tiết công nợ toàn công ty và chuyển cho kế toán tổng hợp phản ánh vào máy.
* Bán hàng trả chậm.
Căn cứ vào hợp đồng mua bán giữa khách hàng và công ty, công ty chuyển hàng đến nơi tiêu thụ, khách hàng có thể thanh toán ngay hoặc mua chịu. Theo quy định của công ty trong 30 ngày khách hàng phải trả hết số nợ thì mới đợc tiếp tục mua hàng. Trong thời gian trả chậm đó công ty không tính lãi trả chậm nhằm khuyến khích khách hàng mua hàng công ty.
Hình thức này đợc thực hiện tơng tự hình thức bán buôn trực tiếp ở trên, chỉ khác là phòng KTKH không tham gia hình thức này.
* Bán lẻ.
Công ty tiêu thụ hàng hóa thông qua các trung tâm, mỗi trung tâm lại quản lý khối cửa hàng, đại lý trực tiếp làm nhiệm vụ tiêu thụ hàng hóa.
Tại cửa hàng: Khi phát sinh một nghiệp vụ bán hàng, nhân viên bán hàng sẽ viết hóa đơn GTGT gồm 3 liên:
- Liên 1: Lu ở cuống.
- Liên 2: Giao cho khách hàng. - Liên 3: Luân chuyển trong nội bộ.
Cuối mỗi ngày, cửa hàng lại lập Bảng kê Hóa đơn bán lẻ, Báo cáo bán hàng trong ngày nộp về trung tâm.
Tại trung tâm: Sau khi nhận đợc các chứng từ từ khối cửa hàng do trung tâm quản lý, kế toán trung tâm tiến hành tổng hợp Báo cáo nhập-xuất-tồn (theo dõi về lợng) và Báo cáo bán hàng (theo dõi cả về lợng và giá trị) kèm các Báo cáo từ khối cửa hàng nộp về phòng TT công ty.
Tại phòng TT: Sau khi tập hợp đầy đủ các loại báo cáo của Trung tâm gửi về, kế toán phòng TT tổng hợp Báo cáo nhập-xuất-tồn và Báo cáo bán hàng trong ngày (mẫu tơng tự) chuyển về phòng TCKT công ty.
Tại phòng KTTC: Kế toán bán hàng lập Bảng kê hạch toán doanh thu bán hàng tại khu vực Hà Nội hàng ngày và lũy kế theo tháng.
Thủ quỹ các Trung tâm thu tiền các cửa hàng trong ngày và cuối ngày nộp về bộ phận thủ quỹ - phòng TCKT công ty.
Các địa bàn còn lại do các chi nhánh Thái Nguyên, Vĩnh Phúc, Phú Thọ, Lào Cai trực tiếp thực hiện, hình thức báo cáo, sổ sách tơng tự nh phòng TT. Hàng tháng vào đầu tháng sau kế toán các chi nhánh về công ty đối chiếu sổ sách, tiền hàng với các đơn vị liên quan và quyết toán tài chính với phòng TCKT công ty.
2.2.1.2. Phơng thức gửi bán đại lý.
Theo hợp đồng kinh tế đã ký kết và điều kiện để làm đại lý cho công ty, căn cứ vào khoản ký quỹ đại lý của chủ đại lý với công ty, công ty điều chuyển hàng cho đại lý. Và các cửa hàng đại lý phải thực hiện đúng các quy định về chế độ báo cáo tiền hàng, nội quy, quy định của công ty và đợc hởng hoa hồng đại lý tính trên doanh thu bán ra hàng tháng.
Hoạt động bán hàng của cửa hàng đại lý tơng tự nh các cửa hàng bán lẻ của công ty, chỉ khác ở chỗ:
- Các đại lý phải nộp một khoản ký quỹ tơng ứng với số lợng hàng dự kiến bán ra trong tháng trớc khi đi vào hoạt động.
- Nhân viên bán hàng của đại lý không phải là cán bộ công nhân viên của công ty.
- Các đại lý tự mua và quản lý hóa đơn bán hàng của mình.
Khi mua hàng của công ty, khách hàng có thể thanh toán theo các ph- ơng thức nh thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt, bằng chuyển khoản, UNC.