thụ sản phẩm, hàng hoá tại công ty thơng mại và sản xuất vật t, thiết bị giao thông vận tải.
1. Những u điểm.
1.1. Về quản lý và hoạt động
Là một Công ty còn non trẻ chỉ mới bắt đầu đi vào hoạt động đợc gần 10 năm song Công ty thơng mại và sản xuất vật t thiết bị giao thông vận tải không ngừng lớn mạnh, kinh doanh có lãi và chiếm thị phần lớn trên thị trờng đóng góp một con số đáng kể vào ngân sách Nhà nớc.Trình độ quản lý của cán bộ nhân viên trong Công ty ngày càng đợc hoàn thiện và nâng cao.
Là một doanh nghiệp Nhà nớc, Công ty không vì thế mà phụ thuộc vào nguồn vốn do Nhà nớc cấp. Ngợc lại, trong cơ chế thị trờng đầy khó khăn thử thách muốn đứng vững trên thị trờng tự bản thân Công ty phải tìm nguồn vốn để bảo đảm cho hoạt động kinh doanh đồng thời tìm kiếm thị trờng tiêu thụ cho hàng hoá của mình.
Trong quá trình hoạt động kinh doanh Công ty áp dụng quy trình quản lý ISO 9000, đây là một quy trình quản lý kinh doanh hiệu quả đạt tiêu chuẩn quốc tế. Vì vậy hoạt động kinh doanh đợc tổ chức thuận lợi và hợp lý; đặc biệt là quá trình tiêu thụ diễn ra theo quy trình bắt đầu từ các hợp đồng cho đến thanh lý hợp đồng do đó Công ty luôn chủ động trong kinh doanh nắm bắt đợc nhu cầu của khách hàng để phục vụ với chất lợng cao hơn nữa.
2.2. Về công tác kế toán quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá
Cùng với sự lớn mạnh chung của Công ty, bộ phận kế toán đã không ngừng trởng thành về mọi mặt thật sự trở thành một công cụ đắc lực giúp cho Ban giám đốc Công ty ra đợc các quyết định quan trọng kịp thời và chính xác. Nhận thức đợc vai trò của kế toán, Công ty đã xây dựng một bộ máy kế toán có tổ chức tơng đối hoàn chỉnhvới đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn vững vàng và đợc phân công phân nhiệm
rõ ràng theo từng phần hành kế toán phù hợp với năng lực và kinh nghiệm làm việc của mội ngời.Do có sự phân chia trách nhiệm và sự bất kiêm nhiệm nên công tác kế toán đợc chuyên môn hoá cao, các nghiệp vụ kế toán đợc tiến hành gọn hơn giảm bớt nhiều sai sót và gian lận. Điều này chứng tỏ tổ chức công tác kế toán tại Công ty gọn nhẹ, hoàn chỉnh tuân thủ theo đúng quy định của Bộ tài chính.
Đặc biệt bộ phận kế toán tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá đã thực hiện tốt chức năng của mình bằng cách phản ánh, ghi chép đầy đủ tình hình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá từ doanh thu bán hàng, hàng bán bị trả lại đến quá trình thanh toán tiền hàng với khách hàng và Nhà nớc.
Về tổ chức hệ thống sổ sách kế toán và luân chuyển chứng từ kế toán Công ty đã thực hiện đúng nguyên tắc của chế độ kế toán hiện hành, phù hợp với khả năng, trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán, với đặc điểm kinh doanh của Công ty. Công ty luôn chấp hành đúng, đầy đủ các chính sách tài chính của Nhà nớc, thực hiện quyền và nghĩa vụ của một doanh nghiệp đối với Nhà nớc, với cơ quan cấp trên, với đơn vị chủ quản.
Ngoài những điểm mạnh nêu trên công tác tổ chức kế toán tiêu thụ hàng hoá của Công ty vẫn còn những tồn tại cần đợc cải tiến và hoàn thiện nhằm đáp ứng hơn nữa những yêu cầu cung cấp thông tin kế toán cho các nhà quản lý Công ty, các nhà đầu t và Nhà nớc.
2. những tồn tại.
Thứ nhất : Về chứng từ sử dụng và sự luân chuyển chứng từ
Công ty đã thực hiện đầy đủ các chứng từ ban đầu theo đúng chế độ kế toán hiện hành quy định, cung cấp đầy đủ thông tin cho công tác kiểm tra và ghi sổ kế toán. Tuy nhiên vẫn còn một số bất cập sau :
+ Đối với trờng hợp bán buôn vận chuyển thẳng : Công ty vẫn làm thủ tục nhập kho cho số hàng này. Hàng hoá xuất thẳng cho khách hàng vẫn đợc phản ánh trên chứng
từ là hàng hoá đã nhập kho. Điều này phản ánh sai sự vận động của hàng hoá, khó khăn cho kế toán theo dõi hàng hoá nhập xuất tồn tại một thời điểm.
+ Đối với hoạt động bán hàng ở trung tâm giới thiệu và bảo hành sản phẩm và chi nhánh Tp Hồ Chí Minh các chứng từ và sổ sách báo cáo về hoạt động tiêu thụ gửi về Công ty không theo một quy định thống nhất, thời gian gửi cũng không theo một chu kỳ đều đặn. Điều này gây khó khăn cho kế toán Công ty trong việc tổng hợp số liệu.
Thứ hai : Về tài khoản kế toán sử dụng
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo quy định của Bộ Tài Chính gồm 9 loại với 74 tài khoản và có sửa đổi vận dụng phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty. Đối với công ty là một doanh nghiệp Nhà nớc vừa sản xuất vừa kinh doanh thơng mại nhng lại không phản ánh riêng chi phí thu mua hàng hoá (TK 1562) của hoạt động thơng mại với hoạt động sản xuất gây khó khăn trong việc nghiên cứu giảm chi phí thu mua hàng hoá đối với hoạt động thơng mại và hoạt động sản xuất kinh doanh.
Thứ ba : Về hệ thống sổ sách
Công ty sử dụng hệ thống sổ theo hình thức Nhật ký chung nhng không sử dụng sổ Nhật ký bán hàng trong khi đó các nghiệp vụ bán hàng xảy ra thờng xuyên với giá trị lớn.
Thứ t : Về trình tự hạch toán
+ Đối với việc hạch toán doanh thu bán hàng : Khi nghiệp vụ tiêu thụ xảy ra thì dù cho thanh toán ngay hay trả chậm kế toán đều hạch toán thông qua tk 131 “Phải thu khách hàng”. Điều này sẽ làm cho việc phân tích các chỉ tiêu tài chính nh hệ số nợ, tỷ suất thanh toán hiện hành, tỷ lệ các khoản phải thu so với phải trả bị sai lệch. Mặt khác Công ty cũng cha xác định kết quả bán hàng cho từng mặt hàng, nhóm hàng mà chỉ xác định kết quả bán hàng chung cho toàn bộ hàng hoá của Công ty.
+ Đối với giảm giá hàng bán sau hoá đơn Công ty không hạch toán vào TK 532 “Giảm giá hàng bán” để giảm trừ doanh thu mà lại hạch toán vào chi phí bán hàng. Điều này là sai với quy định cuả chế độ dẫn đến một số chỉ tiêu nh lãi gộp bị phản ánh sai lệch mặc dù kết quả tiêu thụ cuối cùng vẫn đúng.
+ Đối với việc hạch toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp Công ty chỉ hạch toán chung cho cả hai hoạt động sản xuất và thơng mại mà cha chi tiết cho từng hoạt động gây khó khăn trong việc theo dõi các chi phí của từng hoạt động.
Thứ năm : Về phơng pháp xác định giá vốn hàng bán ra
Công ty vận dụng phơng pháp giá thực tế đích danh để tính trị giá hàng xuất ra xác định là tiêu thụ theo từng lô hàng. Tuy nhiên đối với hoạt động kinh doanh thơng mại Công ty lại không phân bổ chi phí thu mua của hàng mua trong kỳ vào giá vốn hàng mua mà tập hợp sang tài khoản chi phí bán hàng do đó về cơ bản thì kết quả không thay đổi nhng giá vốn của hàng hoá đợc phản ánh thấp hơn so với thực tế làm cho việc phân tích kết quả tiêu thụ không đợc chính xác.
Thứ sáu : Về phơng pháp phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp
Kế toán không phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cho số hàng hoá bán ra và số hàng hoá còn tồn kho cũng nh hoạt động sản xuất và hoạt động thơng mại của Công ty. Khoản chi phí này cuối kỳ đợc kế toán chuyển sang TK 911 để xác định kết quả tiêu thụ. Việc làm này là sai chế độ và gây khó khăn trong việc đánh giá hiệu quả của hai hoạt động kinh doanh thơng mại và sản xuất. Đồng thời, nếu kết chuyển toàn bộ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp để xác định kết quả tiêu thụ trong kỳ thì vô hình trung đã làm giảm lãi và kết quả cuối cùng không chính xác.
Trong quá trình tiêu thụ, Công ty có quan hệ rộng rãi với nhiều khách hàng trong cả nớc. Các khách hàng này đại đa số là thanh toán chậm vì vậy đặt cho kế toán Công ty trách nhiệm quan trọng là phải thờng xuyên kiểm tra theo dõi một cách chặt chẽ, chi tiết từng khách hàng.
Với hình thức thanh toán chậm là phổ biến thế nhng Công ty lại không thực hiện việc chiết khấu thanh toán cho khách hàng thanh toán trớc thời hạn quy định vì vậy việc thu hồi nợ không đợc đẩy mạnh.