II. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ
2. Tổ chức hạch toán chi phí tại công ty Tư vấn Xây dựng Thuỷ lợi I
Để tổ chức hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm Công ty sử dụng các tài khoản 621, 622, 627, 631.
Các tài khoản 621, 622, 627 được dùng để tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung phát sinh trong kỳ, các tài khoản này được theo dõi chi tiết theo từng công trình, hạng mục công trình hoặc giai đoạn sản xuất tùy theo yêu cầu của công tác quản lý. Riêng tài khoản 627 - “Chi phí sản xuất chung” còn được chi tiết thành 4 tài khoản cấp hai:
- TK 6271 - các khoản chi lương và có tính chất lương
- TK 6272 - chi phí vật tư, thiết bị, công cụ dụng cụ cho công tác quản lý XN - TK 6274 - chi phí khấu hao máy móc thiết bị của XN
- TK 6278 - chi phí khác bằng tiền
Tài khoản 6271 đươc chi tiết thành hai tài khoản cấp 3: - TK 62711 - Tiền lương
- TK 62712 - Các khoản trích theo lương
Tài khoản 6278 cũng được chi tiết thành 16 tài khoản cấp 3 chi tiết cho các yếu tố chi phí như: điện nước, điện thoại, ...
Tài khoản 631 được dùng để tập hợp chi phí sản xuất phục vụ cho việc tính giá thành, tài khoản này được mở chi tiết cho từng công trình.
Ngoài ra, để phục vụ cho việc hạch toán và tính giá thành sản phẩm Công ty còn sử dụng các tài khoản khác có liên quan như 111, 112, 152, 911, ...
Với đối tượng tập hợp chi phí là từng công trình riêng biệt, Công ty sử dụng phương pháp tập hợp chi phí trực tiếp theo từng công trình và theo từng đơn vị thi công. Các chi phí liên quan trực tiếp đến đối tượng nào thì được tập hợp trực tiếp theo đối tượng đó.
Với hàng tồn kho, Công ty áp dụng phương pháp KKĐK để hạch toán. Điều này chi phối đến toàn bộ công tác hạch toán chi phí và tính giá thành của Công ty.
a. Hạch toán chi phí nguyên vật liệu
Do sản phẩm của Công ty có đặc tính kỹ thuật cao và là sản phẩm trừu tượng nên nguyên vật liệu thường không phải là bộ phận câú thành nên thực thể sản phẩm.
không giống nhau cho mỗi sản phẩm nên tùy theo khối lượng và tính chất của từng công trình khảo sát thiết kế, phòng Kế hoạch sẽ lập dự toán chi phí chi tiết cho từng công trình. Việc mua sắm vật tư phục vụ công tác khảo sát thiết kế công trình thường được thực hiện theo yêu cầu của sản xuất, bởi vậy, đối với khoản chi phí này, Công ty thực hiện khoán một phần cho các Xí nghiệp.
* Đối với những vật tư, thiết bị chuyên dùng, khó mua các Xí nghiệp sẽ lập giấy yêu cầu gửi phòng Kế hoạch. Phòng Kế hoạch sau khi nhận được giấy yêu cầu của Xí nghiệp, căn cứ trên Kế hoạch dự trù mua sắm vật tư thiết bị lập đầu năm sẽ lập tờ trình xin mua sắm vật tư thiết bị gửi Tổng giám đốc Công ty.
BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG THỦY LỢI 1 Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
--- ---
Số: 300 TVXD/KTKH Hà nội, ngày 9 tháng 10 năm 1999
TỜ TRÌNH
XIN MUA SẮM VẬT TƯ - PHỤ TÙNG
Kính gửi : TỔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG THỦY LỢI I Thực hiện kế hoạch mua sắm vật tư - thiết bị năm 1999 đã được Tổng Giám đốc Công ty duyệt tại văn bản số 150 TVXD/KTKH ngày 21/4/1999.
Phòng KTKH kính trình Tổng Giám đốc cho mua sắm một số vật tư, phụ tùng như sau để phục vụ sản xuất:
TT Loại thiết bị Quy cách Đơn vị Số lượng Ghi chú
1 Lá côn XY-1 Cái 10 Cấp cho Xí nghiệp
2 Vòng bi 38213 Vòng 5 Khảo sát Thuỷ lợi 4
3 Xy lanh bơm XJ-100 Cái 20
4 Mũi khoan ∅57 Cái 2
- Việc mua sắm được thực hiện tại Công ty Thiên Phong đã cung cấp - Giao cho phòng Kế toán thực hiện việc lập hợp đồng theo dõi mua sắm. Vậy kính trình Tổng Giám đốc phê duyệt
TRƯỞNG PHÒNG KTKH TỔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY
Tổng giám đốc Công ty sau khi nhận được Tờ trình của phòng Kế hoạch sẽ cùng Hội đồng mua sắm thiết bị vật tư xem xét, nếu duyệt mua Tổng Giám đốc sẽ ký lệnh điều động vật tư để giao nhiệm vụ cho các phòng ban chức năng thực hiện nhiệm vụ.
BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG THỦY LỢI 1 Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
--- ---
Số: 100 TVXD/KHVT Hà nội, ngày 11 tháng 10 năm 1999
LỆNH ĐIỀU ĐỘNG VẬT TƯ - THIẾT BỊ
TỔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG THUỶ LỢI I - Xét đề nghị của Xí nghiệp Khảo sát Thuỷ lợi 4
- Xét khả năng thiết bị, vật tư hiện có của Công ty. - Theo đề nghị của Trưởng phòng Kinh tế Kế hoạch.
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1: Nay điều động của Công ty Tư vấn Xây dựng Thuỷ lợi I Cấp cho: Xí nghiệp Khảo sát Thuỷ lợi 4
Số thiết bị vật tư
TT Loại thiết bị Quy cách Đơn vị Số lượng Ghi chú
1 Lá côn XY-1 Cái 10 Cấp cho Xí nghiệp
2 Vòng bi 38213 Vòng 5 Khảo sát Thuỷ lợi 4
3 Xy lanh bơm XJ-100 Cái 20
4 Mũi khoan ∅57 Cái 2
Điều 2: Đơn vị: Phòng Kinh tế Kế hoạch, phòng Kế toán Tài vụ Giao cho: Xí nghiệp Khảo sát Thuỷ lợi 4
Đầy đủ số thiết bị, vật tư trên đúng quy cách và số lượng. Các đơn vị làm đủ thủ tục nhận vật tư, gửi báo cáo về phòng Kinh tế Kế hoạch, phòng Kế toán.
Điều 3: Các ông Giám đốc Xí nghiệp nói trên, Trưởng phòng Kinh tế Kế hoạch, Kế toán chịu trách nhiệm thi hành quyết định.
TỔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY
Các phòng ban chức năng sau khi nhận được lệnh điều động của Tổng giám đốc Công ty sẽ tiến hành các thủ tục mua bán, kiểm nghiệm, đồng thời tiến hành thủ tục bàn giao vật tư thiết bị cho đơn vị có yêu cầu.
---
Hà nội, ngày 12 tháng 10 năm 1999
HỢP ĐỒNG KINH TẾ
VỀ VIỆC: MUA BÁN VẬT TƯ THIẾT BỊ
* Căn cứ pháp lệnh Hợp đồng kinh tế ngày 25 tháng 09 năm 1989 của HĐNN. * Căn cứ Nghị định số 17/HĐBT ngày 18 tháng 01 năm 1990 của Hội đồng Bộ trưởng quy định thi hành pháp lệnh Hợp đồng kinh tế.
* Căn cứ khả năng, nhu cầu và thoả thuận giữa hai bên.
Hôm nay, ngày 12 tháng 10 năm 1999, tại văn phòng Công ty TVXD Thuỷ lợi I, hai bên chúng tôi gồm:
Bên A: Công ty Tư vấn Xây dựng Thuỷ lợi I
- Địa chỉ: 175 Tây Sơn - Đống Đa - Hà Nội
- Điện thoại: 84 - 4 - 8526285 - Fax: 84 - 4 - 5632169
- Có tài khoản: 710A - 01085 - Tại: Hội sở Ngân hàng Công thương Việt nam - Đại diện: Ông Nguyễn Văn Phúc - Chức vụ: Cán bộ vật tư
Bên B: Công ty Thiên Phong
- Địa chỉ: 60A/3 Đội Cấn - Ba Đình - Hà Nội
- Điện thoại: 84 - 4 - 826473 - Fax: 84 - 4 - 4453914
- Có tài khoản: 7301 - 0007I - Tại: Ngân hàng Công thương Ba Đình - Đại diện: Ông Phạm Bình Minh - Chức vụ: Phó Trưởng phòng kế hoạch
Hai bên thống nhất ký kết Hợp đồng với các điều khoản:
Điều I: Khối lượng và giá cả
Bên B cung cấp cho Bên A số vật tư thiết bị:
TT Loại thiết bị Quy
cách Đơn vị Số lượng Đơn giá (103đ) Thành tiền (103đ) Ghi chú
2 Vòng bi 38213 Vòng 5 200 1.000
3 Xy lanh bơm XJ-100 Cái 20 200 4.000
4 Mũi khoan ∅57 Cái 2 5.200 10.400
Cộng 16.600
Thuế GTGT (10%) 1.660
Thành tiền 18.260
(Mười tám triệu hai trăm sáu mươi nghìn đồng chẵn)
Điều II: Phương thức thanh toán
Thanh toán bằng Séc bảo chi
Điều III: Trách nhiệm của hai bên
1- Trách nhiệm của bên A:
- Kiểm nghiệm hàng hóa trước khi nhận hàng - Thanh toán đầy đủ sau khi nhận hàng
2- Trách nhiệm của bên B:
- Chịu trách nhiệm vận chuyển hàng đến bên A (theo địa chỉ trên) - Đảm bảo cung cấp đúng quy cách, chất lượng và chủng loại hàng hóa
Điều IV: Cam kết chung
Hai bên cam kết nếu bên nào thi hành không đúng hợp đồng thì phải báo trước cho bên kia 5 ngày bằng văn bản. nếu tự ý làm trái hợp đồng sẽ chịu bồi thường mọi thiệt hại và chịu trách nhiệm trước pháp luật.
* Hợp đồng này lập thành 04 bản. Mỗi bên giữ 02 bản có giá trị như nhau.
ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B
CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG THỦY LỢI 1 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Phòng Kế toán Tài vụ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---
BIÊN BẢN BÀN GIAO VẬT TƯ - THIẾT BỊ
- Đại diện bên nhận: Vũ Văn Hải
Cùng thống nhất ký Biên bản giao nhận các vật tư, thiết bị do Công ty cấp cho đơn vị:
TT Loại thiết bị Quy cách Đơn vị Số lượng Ghi chú
1 Lá côn XY-1 Bộ 10 Cấp cho Xí nghiệp
2 Vòng bi 38213 Vòng 5 Khảo sát Thuỷ lợi 4
3 Xy lanh bơm XJ-100 Cái 20
4 Mũi khoan ∅57 Cái 2
Tình trạng vật tư, thiết bị: mới 100%
Hà nội, ngày 15 tháng 10 năm 1999
ĐẠI DIỆN BÊN GIAO ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN
Sau khi tiến hành các thủ tục bàn giao vật tư thiết bị cho Xí nghiệp, các chứng từ gốc được chuyển về cho kế toán vật tư ghi sổ chi tiết tài khoản 152, đồng thời lưu tại đây để cuối kỳ đối chiếu với kế toán theo dõi khối Xí nghiệp (các khoản cấp phát cho Xí nghiệp sẽ được kế toán chính Xí nghiệp tập hợp trên Báo cáo tổng hợp cấp phát, thanh toán gửi kèm các chứng từ cho kế toán khối Xí nghiệp vào cuối kỳ), và kế toán tổng hợp.
Đối với các vật tư thông thường, các Xí nghiệp sẽ tự tổ chức việc mua sắm và ghi các chứng từ ban đầu: hóa đơn, biên bản giao nhận... đồng thời hạch toán vào các tài khoản có liên quan của Xí nghiệp. Do vật tư chủ yếu là sử dụng ngay cho quá trình sản xuất (nhiên liệu, vật liệu cho khảo sát thực địa, văn phòng phẩm cho thiết kế) nên sau khi mua sắm vật tư thường không qua kho mà được sử dụng trực tiếp cho công trình. Giá để hạch toán và ghi sổ là giá thực tế của vật liệu bao gồm giá mua và chi phí thu mua. Sở dĩ có thể xác định được giá thực tế đích danh của từng loại vật liệu vì vật tư dùng cho công tác khảo sát thiết kế thường không đa dạng về chủng loại và được mua theo yêu cầu.
Cuối kỳ hạch toán, kế toán chính Xí nghiệp sẽ tập hợp các chứng từ và lập Bảng chi phí nguyên vật liệu cho các đối tượng công trình gửi lên Công ty.
Bảng 2-2:
CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG THUỶ LỢI I
Xí nghiệp Khảo sát Thuỷ lợi 4
BẢNG CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU CHO CÁC ĐỐI TƯỢNG CÔNG TRÌNH
Từ tháng 9 đến tháng 12/1999 I. Tình hình tổng quát
Nguyên Công cụ Chi quản lý
Chỉ tiêu vật liệu (152) dụng cụ (153) Vật liệu phụ, vật liệu khác Công cụ Cộng 1. SDDK 5.799.422 1.259.003 0 433.338 7.491.763 2. Nhập trong kỳ 145.094.000 55.615.000 16.171.072 18.922.700 235.802.772 a. Công ty cấp 16.600.000 0 866.072 2.338.677 19.804.749 b. Tự mua 122.364.500 55.615.000 15.305.000 16.000.000 209.284.500 c. Nhập khác 6.129.500 0 0 584.023 6.713.523 3. Trả hoặc Công ty điều động 25.217.291 1.762.361 0 2.413.369 29.393.021 4. Số thực có (1+2+3) 176.110.713 58.636.364 16.171.072 21.769.407 272.687.556 II. Phân bổ cho công trình
Nguyên vật Công cụ Chi quản lý
Công trình liệu (152) dụng cụ (153) Vật liệu khác Công cụ Cộng 1. Suối Dầu 30.819.380 10.273.127 2.843.123 3.957.636 47.893.266 2. Iazul 5.735.245 2.867.622 352.937 435.969 9.364.773 .... ... ... ... ... ... Cộng 176.110.713 56.069.744 16.171.072 20.685.146 269.036.675
Kế toán chính Xí nghiệp Giám đốc Xí nghiệp
“Thông báo thanh toán chứng từ chi tiêu cho Xí nghiệp” và các chứng từ, báo cáo của Xí nghiệp do kế toán khối Xí nghiệp chuyển đến sẽ tiến hành ghi Chứng từ ghi sổ và Sổ chi tiết chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Công việc này được tiến hành trên máy vi tính, vì vậy, máy sẽ tự động lập các Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ và Sổ Cái.
Ví dụ: Ghi sổ chi tiết chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho nghiệp vụ xác định giá trị nguyên vật liệu tiêu dùng cho công trình Suối Dầu trong quý IV của Xí nghiệp khảo sát 4.
Bảng 2-3: SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP
Từ ngày 01/09/1999 đến ngày 31/12/1999
- Tài khoản : Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp SH: 621 - Công trình : Suối Dầu
Chứng từ TK Số tiền
S
H thángNgày Diễn giải ứngđối Nợ Có
// SDDK
TB04 31/12/99 XN KS 4 - Chi vật tư quý IV/99 152 30.819.380 TB04 31/12/99 XN KS 4 - Chi CCDC quý IV/99 153 10.273.127
31/12/99 Kết chuyển CFNVLTT quý IV/99 631 41.092.507
Cộng 41.092.507 41.092.507
Các chứng từ gốc sau đó sẽ được sử dụng để hạch toán trên các sổ chi tiết.
Bảng 2-4: CHỨNG TỪ GHI SỔ
Ngày Ctừ Diễn giải Số tiền TKNợ TKCó
...
31/12/1999 436 XN KS 4 - Chi vật tư cho quý IV/99
176.110.713 621 152
...
Các Chứng từ ghi sổ được đăng ký số theo thứ tự lập trong ngày (Ví dụ: chứng từ trên thuộc tập chứng từ chi phí sản xuất của Xí nghiệp Khảo sát Thuỷ lợi 4 được lập vào ngày 31/12/1999 có số chứng từ là 436, các tập chứng từ khác sẽ được đánh
phần chữ ký hay cộng tổng, việc xác định tổng được thực hiện bởi một thao tác riêng trên máy khi kế toán muốn kiểm tra.
Sau khi lập Chứng từ ghi sổ, máy sẽ tự động lập các sổ khác theo yêu cầu quản lý của Công ty.
Bảng 2-5: SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ
Năm 1999
Chứng từ ghi sổ Số tiền Ghi chú
Ngày tháng Số hiệu .... .... .... ... 31/12/99 436 1.566.063.346 .... ... ... ... 31/12/99 441 6.257.637.525 .... .... .... ...
Bảng 2-6: SỔ CÁI CHI TIẾT TÀI KHOẢN 621
Từ ngày 01/09/1999 đến ngày 31/12/1999 Tên tài khoản : Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Chứng từ TK Số tiền
SH Ngày
tháng
Diễn giải đối
ứng
Nợ Có
...
436 31/12/99 XN KS 4-Chi vật tư quý IV/99 152 176.110.713 ....
441 31/12/99 Kết chuyển chi phí quý IV/99 631 1.108.459.740
Cộng năm 3.727.087.775 3.727.087.775