I. Đặc điểm kinh tế kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản
1.Đặc điểm của bộ máy kế toán ở Công ty (kèm sơ đồ)
Bộ máy kế toán của Công ty có chức năng tham mu, giúp việc, giám đốc công tác tài chính của Công ty nhằm sử dụng tiền vốn vào đúng mục đích, đúng chế độ, chính sách, hợp lý và hiệu quả. Đồng thời có nhiệm vụ tổ chức thực hiện và kiểm tra chế độ kế toán trong phạm vi toàn Công ty giúp lãnh đạo Công ty tổ chức Công ty thông tin kinh tế và tổ chứ hoạt động kinh tế mộ cách nhịp nhàng có hiệu quả.
Để phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất, yêu cầu và trình độ quản lý, Công ty áp dụng việc tổ chức bộ máy kế toán theo kiểu tập trung với cơ cấu nh sau:
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty
Kế toán trởng Kế toán TSCĐ và CCDC Kế toán công nợ và tiền gửi Kế toán kho hàng hoá thành phẩm Kế toán quầy hàng Kế toán NVL Kế toán tiền mặt Kế toán thống kê Thủ quỹ
* Chức năng và nhiệm vụ: Phòng kế toán của Công ty gồm 9 thành viên và đ- ợc đặt dới sự lãnh đạo của giám đốc.
- Kế toán trởng: Phụ trách công tác kế toán tổng hợp, theo dõi tình hình quản lý tài sản, nguồn vốn của Công ty. Chịu trách nhiệm trớc giám đốc về việc cung cấp thông tin tài chính cũng nh trong quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty, quản lý điều hành mọi hoạt động của nhân viên phòng kế toán.
- Kế toán tài sản cố định (kiêm Phó phòng kế toán): Có nhiệm vụ theo dõi sự biến động tăng, giảm của tài sản cố định; tính toán và phân bổ chính xác mức khấu hao tài sản cố định; tham gia lập kế hoạch sửa chữa và dự toán chi phí sửa chữa tài sản cố định; tham gia kiểm tra đánh giá lại tài sản cố định theo quy định của Nhà nớc và yêu cầu bảo quản của Công ty; phụ trách các tài khoản 211, 214, 411 đồng thời theo dõi tình hình sử dụng công cụ dụng cụ.
- Kế toán Nguyên vật liệu: Có nhiệm vụ ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lợng chất lợng và giá thành thực tế vật liệu nhập kho, vật liệu xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao vật liệu; phân bổ hợp lý giá trị vật liệu sử dụng vàp các đối tợng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh; kiểm kê vật liệu, phát hiện kịp thời vật liệu thiếu, thừa, ứ đọng, kém chất lợng để Công ty kịp thời xử lý hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra.
- Kế toán công nợ tiền gửi: Có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ thanh toán, theo dõi kịp thời các nghiệp vụ thanh toán phát sinh trong kỳ kinh doanh theo từng đối tợng, từng khoản nợ, thời gian thanh toán; ghi chép kịp thời trên hệ thống chứng từ, sổ sách chi tiết, tổng hợp về các khoản nợ phải thu, phải trả. Tổng hợp và sử lý nhanh thông tin về tình hình công nợ trong hạn, đến hạn, quá hạn và công nợ có khả năng khó trả, khó đòi. Đồng thời kiêm luôn việc theo dõi tình hình tăng giảm và số d 37
tiền gửi ngân hàng hàng ngày. Giám đốc việc chấp hành chế độ kế toán không dùng tiền mặt.
- Kế toán tiền mặt: Có nhiệm vụ viết phiếu thu, phiếu chi tiền mặt hàng ngày, phản ánh tình hình thu chi tồn quỹ tiền mặt, giám đốc tình hình chấp hành định mức tồn quỹ tiền mặt. Thờng xuyên đối chiếu tiền mặt tồn quỹ với sổ sách, phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót trong việc quản lý và sử dụng tiền mặt.
- Kế toán quầy hàng: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình bán hàng của các cửa hàng, doanh thu của các cửa hàng. Cuối tháng báo cáo tình hình nhập xuất tồn sản phẩm hàng hoá tại các cửa hàng.
- Kế toán kho hàng hoá thành phẩm: Có nhiệm vụ theo dõi hàng hoá, thành phẩm trong kho. Hàng ngày phản ánh tình hình xuất bán, nhập kho. Cuối tháng phải phản ánh đầy đủ nhập xuất tồn đối với từng loại thuốc, từng loại tá dợc.
- Kế toán thống kê: Có nhiệm vụ tổng hợp toàn bộ số liệu về tình hình hoạt động của Công ty bao gồm cả doanh thu, thu nhập, nhập xuất tồn kho, số lợng lao động bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế báo cáo cho giám đốc, các đơn vị chủ quản… có liên quan (Sở y tế, Cục thuế, tài chính ).…
- Thủ quỹ: Có nhiệm vụ gữi tiền mặt, căn cứ vào các chứng từ hợp pháp, hợp lệ để nhập quỹ hoặc xuất quỹ tiền mặt. Cuối ngày đối chiếu với kế toán tiền mặt.
2. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ tại Công ty cổ phần dợc phẩm Hà Tây.
Hiện nay, có 4 hình thức kế toán là: - Hình thức nhật ký chứng từ. - Hình thức chứng từ ghi sổ. - Hình thức nhật ký sổ cái. - Hình thức nhật ký chứng từ.
Căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh và phơng tiện kỹ thuật của Công ty. Hiện Công ty cổ phần dợc phẩm Hà Tây đang áp dụng hình thức sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ.
- Các chứng từ Công ty sử dụng:
+ Hoá đơn thuế GTGT.
+ Biên bản kiểm nghiệm vật t. + Phiếu nhập kho.
+ Phiếu xuất kho. + Chứng từ ghi sổ. + Thẻ kho …
- Sổ sách kế toán Công ty đang áp dụng:
+ Sổ kế toán tổng hợp: • Sổ cái các tài khoản. • Sổ chứng từ ghi sổ.
• Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. + Sổ kế toán chi tiết:
• Sổ quỹ tiền mặt. • Sổ tiền gửi ngân hàng.
• Sổ kế toán chi tiết phải thu của khách hàng. • Sổ kế toán chi tiết phải trả khách hàng. • Sổ chi tiết Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. • Sổ chi tiết thành phẩm.
• Sổ theo dõi TSCĐ.
• Sổ chi phí sản xuất kinh doanh. • Sổ chi tiết bán hàng.
• Sổ theo dõi thuế GTGT.
- Về báo cáo tài chính bao gồm: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Báo cáo B01 - DN: “Bảng cân đối kế toán”.
+ Báo cáo B02 - DN: “Báo cáo kết quả kinh doanh”. + Báo cáo B03 - DN: “Báo cáo lu chuyển tiền tệ”. + Báo cáo B04 - DN: “Thuyết minh báo cáo tài chính”.
* Về phơng pháp kế toán: Công ty áp dụng phơng pháp kế toán kê khai thờng xuyên.
Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán
Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng:
Chứng từ gốc
Sổ quỹ Bảng tổng hợp
chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng cân đối phát sinh
Báo cáo tài chính
(2) (4) (1) (1) (1) (3) (3) (5) (7) (5) (6) (6) (7) Sổ cái các tài khoản
Kiểm tra đối chiếu:
Chú thích:
(1): Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc để vào chứng từ ghi sổ (đối với nhiều chứng từ gốc cùng loại thì trớc khi vào chứng từ ghi sổ phải lập bảng phân loại chứng từ gốc).
(2): Căn cứ vào chứng từ gốc vào sổ quỹ đối với chứng từ liên quan đến tiền mặt.
(3): Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ cái và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
(4): Những chứng từ liên quan đến hạch toán chi tiết thì từ chứng từ gốc đợc vào sổ thẻ kế toán chi tiết.
(5): Cuối tháng căn cứ vào sổ cái các tài khoản để vào bảng cân đối số phát sinh và căn cứ vào sổ thẻ kế toán chi tiết để vào bảng tổng hợp chi tiết.
(6): Kiểm tra đối chiếu giữa số liệu trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ với số liệu trên bảng cân đối số phát sinh, giữa bảng tổng hợp chi tiết với sổ cái các tài khoản.
(7): Cuối tháng căn cứ vào bảng cân đối số phát sinh và bảng tổng hợp chi tiết để lập báo cáo tài chính.
III. Hạch toán chi tiết Nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần d-ợc phẩm Hà Tây. ợc phẩm Hà Tây.
Hiện nay Công ty đang sử dụng hình thức kế toán “Chứng từ ghi sổ”. Đây là hình thức kế toán giản đơn, dễ kiểm tra, đối chiếu, thuận tiện cho phân công công tác.
Kế toán chi tiết Nguyên vật liệu ở Công ty cổ phần dợc phẩm Hà Tây sử dụng phơng pháp “Ghi sổ song song”. Theo phơng pháp này sử dụng các sổ: Sổ (thẻ) kho, sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu và bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật liệu.
* ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu số lợng. Khi nhận các chứng từ nhập xuất vật liệu thủ 41
kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập xuất đã đợc phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán.
* ở phòng kế toán: Kế toán vật liệu cũng mở sổ (thẻ) chi tiết vật liệu tơng ứng với các thẻ kho của từng kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng loại vật liệu theo chỉ tiêu số lợng và chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng tiến hành cộng sổ và đối chiếu với thẻ kho.
Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, kế toán phải căn cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để ghi bảng nhập - xuất - tồn kho theo chỉ tiêu giá trị của từng loại vật liệu. Số liệu ở bảng này đợc đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp.
* Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra và dễ đối chiếu.
* Nhợc điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lợng. Ngoài ra việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu đợc tiến hành vào cuối tháng, do vậy hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
* Phạm vi áp dụng: áp dụng thích hợp với các Doanh nghiệp ít chủng loại vật liệu, khối lợng các nghiệp vụ chứng từ nhập - xuất - tồn kho ít, không thờng xuyên và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế.
Trình tự của phơng pháp này đợc khái quát bằng sơ đồ sau:
Thẻ kho
Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho
Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Nguyên vật liệu
Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho
Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Kiểm tra, đối chiếu:
Vật t sử dụng trong Công ty gồm nhiều loại, nhiều thứ nên đợc đánh mã số trong danh mục nh sau:
Danh mục kho vật t chia ra:
1. Hoá chất thờng: 140 thứ (140 thẻ kho). 2. Hoá chất độc: 45. 3. Dợc liệu: 28. 4. Bao bì hàng ống: 48. 5. Bao bì hàng viên: 63. 6. Bao bì hàng viên (vỉ): 56. 7. Đờng cồn + vật liệu phụ: 39. 8. Xăng dầu, than, khí gas: 12. 9. Bảo hộ lao động: 21.
10. Nhãn thuốc ống: 36. 11. Nhãn hiệu viên: 45. 12. Vật liệu điện: 44 13. Vật rẻ khác: 29
Ví dụ 1: Ngày 5/2/2003 Công ty mua Nguyên vật liệu Alverin citract của Công ty TNHH Vân Anh về nhập kho gồm các chứng từ sau:
+ Hoá đơn thuế GTGT.
+ Biên bản kiểm nghiệm vật t. + Phiếu nhập kho.
Hoá đơn (GTGT) Biểu số 01
(Liên 2: Giao cho khách hàng) Ngày 3 tháng 5 năm 2003
NO: 043213 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Vân Anh.
Địa chỉ: Gia Lâm Hà Nội. Số tài khoản:
Điện thoại: Mã số:
Họ tên ngời mua hàng: Dợc sĩ Lê Xuân Thắng. Đợn vị: Công ty cổ phần dợc phẩm Hà Tây.
Địa chỉ: 80 - Quang Trung - Hà Đông - Hà Tây Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số:
STT Tên dịch vụ hàng hoá ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C (1) (2) (3)
1 Alverin citract Kg 25 640.000 16.000.000
Cộng 16.000.000
Thuế GTGT 5% 800.000
Tổng cộng 16.800.000
(Hai trăm linh bốn triệu tám trăm bốn mơi bốn ngàn hai trăm đồng chẵn) Ngời viết hoá đơn Ngời mua
Công ty Cổ phần Biểu số 02
Dợc phẩm Hà Tây (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Biên bản kiểm nghiệm vật t hàng hoá
Ngày 5 tháng 2 năm 2003
Căn cứ vào hoá đơn GTGT số: 043213 ngày 3/2/2003 của Công ty TNHH Vân Anh giao hàng theo hợp đồng số 19/2 ngày 2/2/2003.
Ban kiểm nghiệm gồm:
Ông Lê Xuân Thắng, đại diện cung tiêu - Trởng ban. Ông Đặng Đình D, đại diện kỹ thuật - Uỷ viên. Ông Nguyễn Ngọc Phan, thủ kho - Uỷ viên. Đã kiểm kê các vật t dới đây tại: kho A
Danh
điểm và quy cách vật Tên, nhãn hiệu ĐVT Theo Số lợng Nhận xét chứng từ kiểm kêTheo QC-PCĐúng Không đúng QC-PC
1 2 3 4 5 6 7 8
1 Alverin citract kg 25 25 25 0
Cộng
Kết luận của ban kiểm nghiệm: Hàng đạt tiêu chuẩn nhập kho
Uỷ viên Uỷ viên Trởng ban
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Công ty Cổ phần Biểu số 03
Dợc phẩm Hà Tây
Phiếu nhập kho
Số: 04
Ngày 5 tháng 2 năm 2003 Họ tên ngời giao hàng: Công ty TNHH Vân Anh.
Theo hợp đồng số 15/2 ngày 20/2/2003. Quyển số:
Nhập tại kho: A Số:
Nợ: Có:
STT Tên hàng ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền Xin nhập Thực nhập
1 Alverin citract kg 25 25 640.000 16.000.000
Thuế GTGT 5% 800.000
Cộng 16.800.000
(Hai trăm linh bốn triệu tám trăm bốn mơi bốn ngàn hai trăm đồng chẵn) Nhập kho, ngày 25 tháng 2 năm 2003
Thủ kho Ngời giao hàng Phụ trách cung tiêu Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Ví dụ 2: Ngày 25/2/2003 và 27/2/2002 Công ty xuất kho Nguyên vật liệu Alverin citract phục vụ cho sản xuất sản phẩm.
Công ty Cổ phần Biểu số 04 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Phiếu Xuất kho
Số: 14
Ngày 25 tháng 2 năm 2003
Họ tên ngời nhận hàng: Phân xởng viên. Quyển số: Lý do xuất: sản xuất sản phẩm. Số: Nhập tại kho: A Nợ: Có: STT Tên hàng Mã số ĐV T
Số lợng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất
1 Alverin citract 21,2 21,2 680.000 18.432.960
Cộng 18.432.960
(Mời tám triệu bốn trăm ba mơi hai ngàn chín trăm sáu mơi đồng chẵn) Xuất kho, ngày 25 tháng 2 năm 2003
Thủ kho Ngời nhận hàng Phụ trách cung tiêu Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Công ty Cổ phần Biểu số 05
Dợc phẩm Hà Tây
Phiếu Xuất kho
Số: 15
Ngày 27 tháng 2 năm 2003
Họ tên ngời nhận hàng: Phân xởng ống. Quyển số: Lý do xuất: sản xuất sản phẩm. Số: Nhập tại kho: A Nợ: Có: STT Tên hàng Mã số ĐV T
Số lợng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất
1 Alverin citract 20,37 20,37 680.000 13.867.896
Cộng 13.867.896
(Mời ba triệu tám trăm sáu mơi bảy ngàn tám trăm chín mơi sáuđồng) Xuất kho, ngày 27 tháng 2 năm 2003
Thủ kho Ngời nhận hàng Phụ trách cung tiêu Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Sau khi đã tổng hợp các chứng từ nhập kho và xuất kho.
- ở kho: thủ kho tiến hành viết vào thẻ kho nh sau:
Trích thẻ kho Nguyên vật liệu Alverin citract phát sinh trong tháng 2/2003 nh sau:
Công ty Cổ phần Biểu số 06
Dợc phẩm Hà Tây
Thẻ kho
Tên hàng: Alverin citract Đơn vị tính: Kg
Chứng từ Trích yếu Số lợng Ký xác nhận (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
của kế toán
Số Ngày Nhập Xuất Tồn
04 25/2 Nhập vật liệu 25
14 19/2 Xuất cho PX viên 21,2
15 21/2 Xuất cho PX ống 20,37
Tồn cuối tháng 2/2003 26,025
Thủ kho Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký tên, đóng dấu)
- ở Phòng kế toán: Kế toán Nguyên vật liệu sau khi nhận đợc các chứng từ của thủ kho gửi lên. Kế toán ghi vào sổ chi tiết Nguyên vật liệu nh sau:
Công ty Cổ phần Biểu số 07
Dợc phẩm Hà Tây
Sổ chi tiết vật liệu
Tên hàng: Alverin citract Đơn vị tính: Kg
Chứng từ Diễn giải Đơn
giá (đ) Nhập Xuất Tồn Số Ngày SL TT SL TH CÙ Tế SL TT Tồn đầu tháng 2/2003