CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHO VAY TẠI NHNO & PTNT THANH TRÌ
2.4.7 Sao kê hợp đồng tín dụng, lưu giữ và quản lý hồ sơ.
Đây là công việc cuối cùng của kế toán cho vay nhằm kiểm tra lại toàn bộ quá trình cho vay thông qua việc đối chiếu giữa hợp đồng tín dụng và sao kê. Hàng tháng kế toán cho vay vào máy, in sao kê từng loại cho vay, từng khoản nợ đến hạn, trong hạn và quá hạn riêng…Sau đó cán bộ kế toán dùng hồ sơ lưu chấm đối chiếu với sao kê về tiền gốc và tiền lãi đã thu từ trước đến ngày sao kê, số sổ, lãi suất, kỳ ạhn trả nợ…rồi đối chiếu với sổ phụ tiền vay xem có sai xót gì không. Nếu có kế toán cho vay phải điều chỉnh kịp thời.
Hàng ngày kế toán cho vay phải in bản kê nợ đến hạn để theo dõi những khoản nợ đã đến hạn nhằm báo cho cán bộ tín dụng nhắc nhở người vay, đảm bảo việc thu nợ kịp thời, tránh tình trạng nợ quá hạn.
Ngoài ra kế toán cho vay còn phải lưu giữ bộ hồ sơ cho vay một cách cẩn thận, chu đáo, dễ tìm, có danh mục khách hàng vay vốn cụ thể. Người được giao bảo
quản hồ sơ phải chịu trách nhiệm nếu để mất, thất thoát, hoặc sữa chữa nội dung của bộ hồ sơ.
Hiện nay tại NHNo & PTNT Thanh trì có hai cán bộ kế toán có niệm vụ lưu giữ hồ sơ, một kế toán doanh nghiệp và một kế toán cho cá nhân, họ gia đình. Đối với cá nhân, hộ gia đình có cho vay tiêu dùng, cho vay cầm cố, thế chấp, cho vay theo tổ. Việc lưu trữ và sắp xếp hồ sơ cho vay rất an toàn, khoa học và hợp lý rất thuận tiện cho việc theo dõi kỳ hạn trả nợ, thu nợ, thu lãi.