- Mọi chế độ của Nhà nứơc: đợc Côngty thực hiện một cách nghiêm túc Công ty đã thực hiện đúng chế độ hoá đơn chứng từ hạch toán đầy đủ thuế GTGT
3.3.3. Trình tự hạch toán.
ý
kiến 1: Hoàn thiện thời điểm ghi nhận doanh thu.
Khi giao dịch mua bán thực hiện thành công, kế toán viết hóa đơn GTGT và kí lệnh xuất hàng cho ngời mua đồng thời ghi nhận ngay doanh thu của lô hàng vừa xuất bán. Trong khi đó doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ lắp đặt, chạy thử và bảo hành cho khách hàng theo quy định chung của Công ty. Việc kế toán ghi nhận doanh thu ngay sau khi viết hoá đơn GTGT nh vậy là sai nguyên tắc về thời điểm ghi nhận doanh thu theo chuẩn mực số 14 "Doanh thu và thu nhập khác" trong hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam theo quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001.
Để giải quyết vấn đề nêu trên kế toán cần xác định đúng thời điểm ghi nhận doanh thu theo quy đinh chuẩn mực hiện hành:
Khi sản phẩm còn chờ lắp đặt, chạy thử thì giao dịch vẫn cha đợc coi là hoạt động bán hàng và doanh thu không đợc ghi nhận căn cứ theo chuẩn mực số 14 "Doanh thu và thu nhập khác" trờng hợp doanh thu cha đợc thực hiện: Trờng hợp doanh nghiệp vẫn còn chịu phần lớn rủi ro gắn với quyền sở hữu hàng hoá thì giao dịch không đợc coi là hoạt động bán hàng và doanh thu không đợc ghi nhận. Doanh nghiệp còn phải chịu rủi ro gắn liền với quyền sở hữu hàng hoá dới nhiều hình thức khác nhau, nh: Doanh nghiệp còn phải chịu trách nhiệm để đảm bảo cho tài sản đợc hoạt động bình thờng mà việc này không nằm trong các điều khoản bảo hành thông thờng;
Khi hàng hoá đợc giao còn chờ lắp đặt và việc lắp đặt đó là một phần quan trọng của hợp đồng mà doanh nghiệp cha hoàn thành.
Vì vậy doanh thu chỉ đợc ghi nhận khi doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro gắn liền với quyền sở hữu hàng hoá cho ngời mua, tức doanh nghiệp đã hoàn thành xong tất cả các nghĩa vụ đối với khách hàng theo thoả thuận trong hợp đồng. Và doanh thu chỉ đợc ghi nhận khi đồng thời thoả mãn tất cả năm (5) điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng nh trong trong phần Quy định của chuẩn mực kế toán số 14 “Doanh thu và thu nhập khác” ảnh hởng đến doanh thu bán hàng đợc nêu ở ch- ơng I.
ý kiến 2: Hoàn thiện việc ghi chép doanh thu.
Nhợc điểm (2) đã nêu phần trên đó là trong kỳ doanh nghiệp đã viết hoá đơn GTGT đã thu tiền hàng nhng đến cuối kỳ vẫn cha giao hàng cho ngời mua (tức ngời mua vẫn gửi hàng tại kho của doanh nghiệp). Nh vậy với lợng hàng thực xuất với lợng hàng xuất bán ghi trên hoá đơn sẽ có sự chênh lệch. Sau khi nhận hoá đơn GTGT do phòng Thị trờng chuyển sang, kế toán sẽ ghi vào Sổ nhật ký chung và Sổ cái tài khoản 511- doanh thu căn cứ vào số hàng xuất bán ghi trên hóa đơn. Nhng theo quy định hiện hành doanh thu chỉ đợc ghi nhận khi thoả mãn.
- Hàng đã chuyển cho khách hàng, lao vụ dịch vụ đã thực hiện. - Khách hàng đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán.
Nh vậy việc ghi số doanh thu khi hàng đang còn ở trong kho của Công ty là vi phạm điều thứ kiện 1. Trên góc độ kiểm tra việc ghi số nh trên sẽ ảnh hởng đến cơ sở dẫn liệu “có thật” và “đúng kỳ” của chỉ tiêu doanh thu trên Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh, đặc biệt là nghiệp vụ này phát sinh vào cuối tháng mà hàng đến tháng sau mới giao kết.
Để giải quyết vấn đề này khi doanh nghiệp viết hoá đơn GTGT đã thu tiền bán hàng nhng đến cuối kỳ vẫn cha giao hàng cho ngời mua thì kế toán không đợc ghi vào Tài khoản 511- "Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ" mà chỉ hạch toán vào bên Có Tài khoản 131- "Phải thu của khách hàng" về khoản tiền đã thu của khách hàng. Khi thực giao hàng cho ngời mua sẽ hạch toán vào tài khoản 511- "
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ" về trị giá hàng đã giao, đã thu trớc tiền bán hàng, phù hợp với điều kiện ghi nhận doanh thu.
ý kiến 3: Việc hạch toán hàng hoá bị trả lại cuối kỳ kế toán cũng cần phải điều chỉnh lại bút toán bóc tách đợc doanh thu bán thành phẩm nh sau:
Nợ TK 5112 Hàng bán bị trả lại. Có TK531
ý kiến 4: Đối với trờng hợp khách hàng nợ tiền, khi khách hàng thanh toán sớm Công ty nên cho khách hàng hởng một khoản chiết khấu để khuyến khích thanh toán nhanh chóng, tránh đợc tình trạng vốn của Công ty bị chiếm dụng kéo dài vòng quay vốn. Nh vậy ảnh hởng đến việc doanh nghiệp sử dụng vốn để tái sản xuất giản đơn và tái sản xuất mở rộng.
Khắc phục tình trạng trên kế toán cần thực hiện nghiệp vụ chiết khấu thanh toán cho khách hàng. Kế toán cần hạch toán nghiệp vụ này nh sau:
Nợ TK 111,112: Số tiền thực thu
Nợ TK 635: Chi phí tài chính (Chiết khấu thanh toán) Có TK 131: Tổng số tiền phải thu của ngời mua.
ý kiến 5: Trong thực tế hoạt động tiêu thụ thành phẩm tại Công ty do phơng thức thanh toán chủ yếu là thanh toán chậm nên sẽ hình thành nên các khoản nợ phải thu tơng đối lớn. Để phòng những tổn thất về các khoản phải thu khó đòi có thể xảy ra hạn chế bớt những đột biến về kết quả kinh doanh trong kỳ, Công ty nên sử dụng tài khoản 139- Dự phòng phải thu khó đòi.
+ Lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi tính trớc vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ để dự kiến trớc số nợ có khả có khả năng khó đòi, khi có những bằng chứng đáng tin cậy về các khoản phải thu khó đòi (khách hàng bị phá sản hoặc bị tổn thất, thiệt hại lớn về tài sản... nên không hoặc khó có khả năng thanh toán, đơn vị đã làm thủ tục đòi nợ nhiều lần nhng vẫn không thu hồi đợc nợ).
+ Kết cấu tài khoản 139 nh sau:
Bên nợ: Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi: Bên có: Số dự phòng phải thu khó đòi đợc trích lập.
Số d bên có: Số dự phòng các khoản phải thu khó đòi hiện có cuối kỳ. 87
+ Trình tự kế toán:
(1) Số trích lập dự phòng phải thu khó đòi.
Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi.
(2) Số chênh lệch dự phòng phải thu khó đòi trích lập năm nay nhỏ hơn số dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập ở cuối niên độ trớc đợc hoàn nhập ghi giảm chi phí.
Nợ TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi.
Có TK 642: Chi tiết hoàn nhập dự phòng phải thu. (3) Xoá nợ các khoản thu khó đòi, không đòi đợc.
Nợ TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi (nếu đã lập dự phòng) Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp (nếu cha lập dự phòng). Có TK 131: Số nợ không thu hồi đợc.
Đồng thời ghi vào bên Nợ TK 004- nợ khó đòi đã xử lý( tài khoản ngoài bảng cân đối). (4) Thu hồi các khoản nợ phải thu khó đòi đã đợc xử lý xoá nợ, đợc ghi vào thu nhập khác.
Nợ TK 111,112: Số tiền thu hồi đợc. Có TK 711: Thu nhập khác. Đồng thời ghi vào bên Có TK 004
ý kiến 6: Hoàn thiện kế toán bảo hành trong quá trình tiêu thụ thành phẩm Để hoàn thiện kế toán bảo hành trong doanh nghiệp, khắc phục nhợc điểm cuối cùng đã nêu phần trên. Kế toán hạch toán nghiệp vụ này nh sau:
Do doanh nghiệp không có bộ phận bảo hành độc lập, chi phí bảo hành đợc tính chung ngay cho chi phí bảo hành của doanh nghiệp và đợc doanh nghiệp trích trớc chi phí bảo hành. Nghiệp vụ bảo hành kế toán cần thực hiện theo trình tự sau:
(1) Khi trích trớc chi phí bảo hành sản phẩm, kế toán định khoản: Nợ TK 641(6415) : Chi phí bán hàng
Có TK 335: Chi phí phải trả
(2) Khi phát sinh chi phí thực tế về sửa chữa bảo hành sản phẩm, kế toán định khoản.
Nợ TK 621: Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp 88
Nợ TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp Nợ TK 627: Chi phí sản xuất chung
Có TK 111,334,152: Chi phí sửa chữa bảo hành sản phẩm (3) Cuối kỳ kết chuyển các khoản mục chi phí bảo hàng đã tập hợp đợc, kế toán định khoản:
Nợ TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (chi phí bảo hành) Có TK 621: Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp
Có TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp Có TK 627: Chi phí sản xuất chung
(4) Khi sửa chữa bảo hành xong, bàn giao sản phẩm cho khách hàng, kế toán định khoản:
Nợ TK 335: Chi phí phải trả
Có TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (chi phí bảo hành (5) Khi hết thời hạn bảo hành sản phẩm, điều chỉnh lại số đã trích trớc theo chi phí bảo hành thực tế, kế toán định khoản số chênh lệch:
Nếu số chi phí thực tế lớn hơn số trích trớc: Nợ TK 641(6415) : Chi phí bán hàng Có TK 335 : Chi phí bảo hành
Nếu chi phí thực tế nhỏ hơn số trích trớc, ghi ngợc lại định khoản trên