D. Giảm cho vay tạm thời:
Tình hình thực trạng, tồn tại, hớng đi lên phải làm công tác hạch toán vật liệu tại Công ty Bánh kẹo Hải Hà.
2.2. Đặc điểm sản xuất kinh doanh.
Công ty Bánh kẹo Hải Hà là đặc trng tiêu biểu cho ngành công nghiệp hiện nay. Công ty không ngừng năng động, chuyển đổi các sản phẩm nhằm tạo thế và lực cạnh tranh mạnh trên thị trờng. Không chỉ chú trọng mở rộng thị trờng, doanh nghiệp còn cố gắng hiện đại hoá, nâng cao năng lực sản xuất của máy móc và con ngời. Với kết quả phấn đấu không mệt mỏi, hiện nay các đơn vị đã có một mặt mới: có điều kiện cơ sở vật chất khang trang, hiện đại, phong cách công nghiệp tuân thủ nghiêm ngặt có trách nhiệm, đã và đang tìm hớng đầu t mới: mở các xí nghiệp thành viên, tham gia thành lập với các đối tác nớc ngoài các Công ty liên doanh. Doanh nghiệp đang trên đà phát triển mạnh.
Bộ máy quản lý của Công ty đứng đầu là Tổng giám đốc, chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động cũng nh vốn của nhà nớc tại đơn vị. Giúp việc cho ông là các giám đốc bộ phận. Các giám đốc liên doanh phụ trách phần vốn tham gia liên doanh với nớc ngoài. Bộ phận này hoạt động theo luật đầu t dới sự quản lý của Bộ Kế hoạch và đầu t. Do vậy nó hơi tách ra so với các bộ phận khác, chỉ chuyển phần lãi lỗ về công ty. Các giám đốc điều hành sản xuất là ngời trực tiếp quản lý hoạt động chế biến tại các xí nghiệp. Các xí nghiệp thành viên ở Việt Trì và Nam Định vốn là các đơn vị độc lập sát nhập vào, nên chúng có cơ cấu tự quản lý khá hoàn chỉnh. Chúng nhận các chỉ thị tổng quát tại công ty, tự điều phối và báo cáo trở lại.
Giữa các xí nghiệp này và các xí nghiệp ở Hà Nội có sợi dây trao đổi hàng hoá khá chặt chẽ, thờng xuyên. Các đơn vị tại Hà Nội phát triển từ các phân xởng đi lên và chuyên sản xuất một nhóm mặt hàng nhất định. Phòng Kinh doanh là nơi nguyên cứu thị trờng, tìm ra các nhu cầu sản phẩm mới. Từ đó nghiên cứu chế tạo thử tại phòng hoá nghiệm. Nếu thực hiện tốt, phòng sẽ lập kế hoạch sản xuất cho từng bộ phận, đặt mua các nguyên vật liệu đầu vào, đa ra các định mức sử dụng cho từng loại. Bộ phận gián tiếp tại các xí nghiệp thành viên sẽ lên kế hoạch cụ thể chi tiết hơn, phân bổ lực lợng lao động, phân công ca kíp, tính lơng thởng chế độ cho nhân viên, nhận các vật t từ kho và tiến hành sản xuất. Các đơn vị này đợc tự xử lý các vấn đề phát sinh trong khâu này: nh bảo dỡng máy, mua ngoài các vật t, công cụ…
Bộ phận kho theo dõi và bảo quản các loại vật t, rồi sau đó lại tiếp tục nhận tích trữ thành phẩm chờ bán ra. Phòng kinh doanh quản lý trực tiếp bộ phận kho, từ đó điều phối sản phẩm cho các bạn hàng, đại lý, hay các cửa hàng giới thiệu sản phẩm. Phòng sẽ tiếp thị, mở rộng thị trờng trên phạm vi toàn lãnh thổ. Phòng kế toán là đơn vị gián tiếp giúp cho phòng kinh doanh quản lý các mối quan hệ với bên trong và bên ngoài về mặt tiền tệ, tham mu cho họ trớc khi ra quyết định, đồng thời thông tin cho tổng giám đốc và các đối tợng bên ngoài về tình hình hoạt động cũng nh quản lý vốn tại doanh nghiệp. Ta thấy từng bớc hoạt động của công ty đều đợc quản lý, theo dõi một cách cụ thể, sát sao, sự phân công phân nhiệm ở đây khá rõ ràng, tách bạch làm cho các hoạt động ăn khớp đồng bộ với nhau. Mặc dù vậy, các bộ phận vẫn có sự tự do linh hoạt để phát huy hết tính năng động và sáng tạo của mình trong sản xuất. Do các đơn vị này đợc tự do mua ngoài vật liệu phụ trợ nên họ đều cố gắng mua với giá cả phù hợp, thoả mãn tốt đợc yêu cầu công việc của họ. Riêng về nguyên vật liệu, đây là yếu tố đầu vào quan trọng, ảnh hởng trực tiếp đến chất lợng sản phẩm cũng nh tiến độ công việc, nên rất đợc chú trọng quan tâm. Phòng kinh doanh khá sát sao quản lý theo từng bớc hình thành và sử dụng. Bắt đầu từ nguồn cung cấp nguyên vật liệu do các loại nguyên vật liệu này là sản phẩm công nghiệp thực phẩm chế biến có yêu cầu vệ sinh kỹ thuật khá cao, nên khi lựa chọn nguồn cung ứng doanh nghiệp đều đặt tiêu chuẩn này là quan trọng hàng đầu để xét duyệt. Doanh nghiệp cố gắng sử dụng nguồn trong nớc nhằm hạ thấp chi
phí đầu vào nhng vẫn phải trải qua các đợt kiểm nghiệm sát sao của phòng kiểm hoá. Đặc biệt đối với các loại vật liệu có tính độc hại cao nh các chất bảo quản, chất tạo hơng, phẩm màu Khi đã lựa chọn nguồn hàng, doanh nghiệp cũng xét chọn…
cả thời điểm và số lợng đặt hàng nhằm tạo ra các khoản lợi do giảm giá mang lại nh mua với số lợng lớn rồi tích trữ đờng khi giá rẻ trong năm vừa qua. Cũng dựa vào kế hoạch sản xuất và mức độ biến động của nhu cầu sản phẩm, phòng kinh doanh lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu. Theo kế hoạch đó, nhân viên thu mua đợc cử đi thu gom. Khi về nhập kho một lần nữa phải qua kiểm duyệt của bộ phận kiểm tra chất lợng sản phẩm (KCS). Nếu đảm bảo chất lợng mới cho nhập kho. Thủ kho phải sắp xếp tuân thủ nghiêm ngặt chế độ bảo quản của từng loại . Khi đa vào sản xuất phòng kinh doanh cũng quản lý rất chặt chẽ định mức sử dụng của từng loại. Định mức tiêu hao và tỷ lệ các loại vật t trong sản phẩm đợc phòng đa ra khá tỷ mỷ dựa trên nhu cầu và khả năng chi trả của từng bộ phận khách hàng sao cho chất lợng sản phẩm tơng ứng với giá của nó. Hàng tháng kế toán tập hợp chứng từ sử dụng để tiến hành tổng hợp việc thực hiện này. Và trên cơ sở đó phát hiện nhanh chóng các sai lạc trong đó để sửa chữa kịp thời vào tháng sau. Đối với các vật liệu có hàm lợng chất độc tố cao nh các chất bảo quản, phẩm màu bộ phận KCS luôn…
áp dụng tỷ lệ cho phép của Bộ Y tế hay các tiêu chuẩn kỹ thuật gắt gao của quốc tế. Nếu hàm lợng này cao hơn quy định thì sản phẩm sẽ bị loại thải quay trở lại tái chế. Vậy ở đây cả 3 bộ phận: phòng kinh doanh, phòng KCS, bộ phận kho đều rất chú trọng quản lý đồng bộ nguyên vật liệu ở từng bộ phận. Chất lợng của nó là tiêu chuẩn hàng đầu đợc tuân thủ nghiêm ngặt xuyên suốt quá trình hình thành và sử dụng. Song không phải vì vậy mà giá phí của nó bị xao nhãng.