Căn cứ vào tổ chức bộ máy kế toán, căn cứ vào quy mô hoạt động cũng nh trình độ của cán bộ công nhân viên, kế toán đơn vị lựa chọn hình thức chứng từ ghi sổ.
Hình thức này áp dụng từ ngày 01/01/1996 theo Quyết định số: 111/TC-CĐKT của Bộ trởng Bộ Tài chính ký ngày 01/11/1995 về việc áp dụng chế độ kế toán mới trong cả nớc. Bởi vì nó phù hợp với trình độ đội ngũ cán bộ của đơn vị vừa thuận tiện lại rễ ràng cho việc kiểm tra, tính toán có thể áp dụng trên máy tính thuận lợi cho việc trang bị cho phòng kế toán khi có đủ điều kiện.
Khoa Kinh tế
Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ
(1) (1) (1) (2) (3) (4) (7) (5) (6) (6) (8) (7) (7)
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Đối chiếu kiểm tra
Giải thích sơ đồ:
(1) Hàng tháng khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ, phân loại các chứng từ cùng loại lập chứng từ ghi vào sổ.
(2) Đối chiếu những chứng từ liên quan đến tiền mặt hàng ngày thủ Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sổ cái
Bảng cân đối số phát sinh
Bảng tổng hợp chi tiết
Khoa Kinh tế
(4) Những chứng từ nào liên quan đến các đối tợng cần hạch toán chi tiết thì đợc dùng làm căn cú ghi vào sổ chi tiết liên quan.
(5) Căn cứ vào sổ cái sau khi đã khoá sổ, đối chiếu số liệu sau đó lập bảng cân đối số phát sịnh.
(6) Đối chiếu số liệu giữa bảng cân đối số phát sinh với sổ quỹ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và bảng tổng hợp chi tiết.
(7) Sau khi đối chiếu kiểm tra, căn cứ vào số phát sinh và bảng tổng hợp chi tiết để lập báo cáo tài chính.
(8) Đối chiếu số liệu giữa bảng cân đối số phát sinh với bảng tổng hợp chi tiết.