I. Đặc điểm chung của công ty Vậ tt & thiết bị toàn bộ
1. Hạch toán ban đầu
Tổ chức hạch toán ban đầu có ý nghĩa quan trọng đối với việc ghi chép phản ánh kịp thời, đầy đủ và trung thực các số liệu kế toán. Dựa trên cơ sở các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở công ty, kế toán tiến hành tổ chức hạch toán ban đầu, việc hạch toán ban đầu ở công ty cho nghiệp vụ bán hàng bao gồm:
- Xác định các loại chứng từ cần sử dụng cho từng bộ phận, các chứng từ cầc phải đợc sử dụng và ghi chép theo đúng quy định của Bộ tài chính ban hành. Ngoài ra, có thể xây dựng thêm một số loại chứng từ khác cần thiết.
- Quy định ngời ghi chép các chứng từ, chịu trách nhiệm về tính hợp lệ, hợp pháp của phơng pháp ghi chép.
- Quy định trình tự luân chuyển chứng từ ban đầu và các bộ phận lên phòng kế toán.
Trong nghiệp vụ bán hàng, các chứng từ sử dụng cho việc hạch toán ban đầu tại công ty bao gồm: Hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, thẻ kho, phiếu thu,. . .
+ Do công ty áp dụng phơng pháp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ nên chứng từ bán hàng của công ty là hoá đơn GTGT có mẫu do Bộ tài chính ban hành. Khi có nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa phát sinh kế toán lập hoá đơn GTGT (biểu 1). Hoá đơn đợc lập thành 3 liên có nội dung kinh tế hoàn toàn giống nhau, chỉ khác là:
Liên 1: đợc lu tại cuống hoá đơn Liên 2: giao cho khách hàng Liên 3: dùng để thanh toán
+ Phiếu xuất kho (biểu 2): dùng để theo dõi số lợng hàng hóa xuất kho bán cho các đơn vị khác hoặc cho các bộ phận sử dụng trong đơn vị. Ngoài ra phiếu xuất kho còn dùng để theo dõi số lợng công cụ dụng cụ, làm căn cứ để
hạch toán chi phí. Phiếu xuất kho đợc lập thành 3 liên: một liên lu lại, một liên giao cho khách hàng và một liên chuyển về phòng kế toán.
+ Thẻ kho (biểu 3): dùng để theo dõi số lợng xuất nhập tồn kho từng loại vật t hàng hóa ở từng kho làm căn cứ để xác định tồn kho và xác định trách nhiệm vật chất vủa thủ kho.Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để ghi vào các cột tơng ứng trong thẻ kho, mỗi chứng từ ghi một dòng.
Theo định kỳ (mời ngày hoặc cuối tháng) nhân viên kế toán xuống kho nhận chứng từ và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho sau đó ký xác nhận vào thẻ kho.
+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (biểu 4 ): dùng để theo dõi số lợng vật t, hàng hóa di chuyển từ kho này đén kho khác thong nội bộ đơn vị, là căn cứ để thủ kho ghi vào thẻ kho, kế toán ghi sổ chi tiết, làm chứng từ vận chuyển trên đờng.
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ do kế toán trạm lập thành hai liên. Sau khi xuất kho, thủ kho xuất ghi ngày tháng, năm xuất kho và ký, ghi rõ họ tên vào các liên của phiếu rồi giao cho ngời vận chuyển mang theo cùng hàng vận chuyển trên đờng. Thủ kho nhập nhận hàng và ghi số thực nhập vào cột 2, ngày tháng năm nhập và cùng ngời vận chuyển ký vào các liên của phiếu. Thủ kho nhập giữ lại liên 2 còn liên 1 chuyển cho thủ khho xuất để ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho phòng kế toán ghi vào cột 3,4 và sổ kế toán
Biểu 1
Hoá đơn (GTGT)
Liên 3: (Dùng để thanh toán) Ngày 20/01/2002
Mẫu số: 01 GTKT-3LL EV: 00-B
No :012216 Đơn vị: Hoàng Quốc Việt, Hà nội Số tài khoản
Điện thoại:8361622 MS:
Họ tên ngời mua hàng: Nguyễn Thanh Hoằng Đơn vị: Chi nhánh vật t Thái Nguyên
Địa chỉ: Phổ Yên, Thái Nguyên Số tài khoản Hình thức thanh toán: MS:
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá (USD) Thành tiền (USD) A B C 1 2 3 Thép hợp kim G12M0V φ40 mm Tấn 3,445 1170 4.030,65 1 0 0 1 0 0 3 3 6 1 0 1 0 0 1 0 0 3 3 6 0 0 2 1 0
φ60 mm Tấn 3,005 1170 3.515,85
φ100 mm Tấn 0,549 1170 642,33
Tổng số Tấn 6,999 8.188,83
Quy ra VNĐ theo tỷ giá tạm tính 15.120đ/USD 15.120đ/USD*8.188,83=123.815.110,00đ
Cộng tiền hàng: 123.815.110,00đ
Thuế suất GTGT: 5%
Tiền thuế GTGT 6.190.755,00đ
Tổng cộng tiền thanh toán: 130.005.862,00đ Số tiền viết bằng chữ: Một trăm ba mơi triệu, năm nghìn tám trăm sáu nhăm đồng
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Biểu 2