Tại Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Láng Hạ, trên cơ sở nhu cầu sử dụng của từng khoản vốn vay của khách hàng và khả năng kiểm tra, giám sát việc khách hàng sử dụng vốn vay mà chi nhánh thoả thuận với khách hàng vay về lựa chọn phơng thức vay phù hợp. Qua doanh số hoạt động của chi nhánh cho thấy khách hàng vay vốn của chi nhánh tập trung chủ yếu vào các doanh nghiệp quốc doanh, là các doanh nghiệp lớn, có uy tín cao trên thị trờng, d nợ doanh nghiệp nhà nớc là 1.017 tỉ đồng chiếm 90% tổng d nợ, d nợ doanh nghiệp ngoài quốc doanh 9 tỉ đồng chiếm 0,8% tổng d nợ, còn d nợ cho vay tiêu dùng và cầm cố chứng chỉ có giá: 3,2 tỷ đồng chiếm 0,2% tổng d nợ (khoảng 200 món). Do vậy, chi nhánh chủ yếu thực hiện phơng pháp cho vay hạn mức tín dụng và phơng thức cho vay từng lần. Phơng thức cho vay theo hạn mức tín dụng có u điểm là phục vụ khách hàng nhanh chóng và nắm bắt kịp thời thông tin, năng lực tài chính của khách hàng, những lợi ích này càng đợc phát huy tốt trong cơ chế thị trờng, nên phơng thức cho vay theo hạn mức tín dụng càng chiếm u thế.
• Các tài khoản kế toán cho vay:
NHN0 & PTNT Láng Hạ sử dụng hệ thống tài khoản của các tổ chức tín dụng do Ngân hàng Nhà nớc Việt Nam ban hành ngày 25-12-1998 trong đó là tài khoản loại 2 phản ánh hệ thống tài khoản nội bảng về hoạt động tín dụng:
TK 21: cho vay các tổ chức kinh tế, cá nhân trong nớc
TK 22: chiết khấu, cầm cố thơng phiếu và giấy tờ có giá ngắn hạn TK 23: tài khoản cho thuê tài chính
TK 24: bảo lãnh
Kết cấu tài khoản cho vay đối với khách hàng (TK 21-24)
Nợ: phản ánh số tiền Ngân hàng cho khách hàng vay Có: số tiền thu nợ từ khách hàng
Chuyển sang tài khoản nợ quá hạn
D nợ: số tiền khách hàng nợ Ngân hàng tại một thời điểm TK 217: tiền lãi cộng dồn dự thu
Kết cấu tài khoản 217:
Nợ: phản ánh số tiền lãi dự thu mà Ngân hàng tính theo định kỳ
Có: số tiền lãi khách hàng trả hoặc số tiền lãi không thu đợc phải thoái thu
D nợ: phản ánh số lãi dự thu mà cha thu đợc chờ xử lý TK 259: dự phòng phải thu khó đòi.
Kết cấu tài khoản 259
Nợ: số tiền dự phòng đợc sử dụng để xoá nợ Số tiền dự phòng hoàn nhập nếu có
D có: số tiền dự phòng cha sử dụng TK ngoại bảng:
TK 291: cam kết bảo lãnh cho khách hàng TK 941: lãi cho vay cha thu đợc
TK 994: tài sản thế chấp, cầm cố của khách hàng TK 996: giấy tờ có giá khách hàng đem cầm cố
Kết cấu TK ngoại bảng phản ánh bút toán đơn:
Nợ: phản ánh nghiệp vụ phát sinh hoặc nhập tài sản
Hoặc Có: các nghiệp vụ đã đợc xử lý và kết thúc hoặc xuất tài sản
Hạch toán kế toán phát tiền vay theo phơng thức cho vay từng lần tại Chi nhánh thực hiện theo trình tự sau:
- Lập chứng từ kế toán giải ngân: Dựa trên cơ sở kế toán cho vay của khách hàng đợc xác lập đầy đủ, hợp lệ và hợp pháp. Khi khách hàng nhận tiền vay khách hàng sẽ lập 3 liên giấy nhận nợ và hợp đồng tín dụng, kế toán tiến hành kiểm tra chứng từ và giấy nhận nợ.
Lập chứng từ giải ngân theo quy trình giao dịch trực tiếp trên máy tính (lập phiếu chi cho vay), hoặc hớng dẫn khách hàng lập chứng từ nhận tiền vay thích hợp (giấy lĩnh tiền mặt, uỷ nhiệm chi). Chữ kí, dấu (nếu có) trên chứng từ nhận tiền vay của khách hàng phải khớp đúng với chữ kí trên hợp đồng tín dụng hoặc chữ kí, mẫu dấu đã đăng kí tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Láng Hạ (nếu có).
- Hạch toán trên sổ kế toán chi tiết. Căn cứ số tiền trên chứng từ kế toán giải ngân, hạch toán:
Nợ: Tài khoản cho vay cầm cố: 222102
Tài khoản cho vay ngắn hạn doanh nghiệp: 211101 Có: Tài khoản tiền mặt: 1011.01
Tài khoản ngân phiếu: 101201.01
Tài khoản thanh toán giữa các Ngân hàng (52)
Đồng thời nhập phiếu tài khoản ngoại bảng. Nhập tài khoản tài sản thế chấp cầm cố của khách hàng hạch toán theo giá trị của tài sản thế chấp, cầm cố.
Căn cứ vàogiá trị tài sản dùng để đảm bảo tiền vay trên hợp đồng cầm cố, thế chấp và bảo lãnh, kế toán cho vay lập phiếu nhập kho tài khoản ngoại bảng ghi:
Nhập: Tài khoản tài sản thế chấp, cầm cố (TK 994)
Hoặc nhập: Tài khoản các giấy tờ có giá của khách hàng đa cầm cố(TK 996001).
Nhập tài khoản các cam kết bảo lãnh nhận đợc (TK 93)
+ Hồ sơ tài sản đảm bảo tiền vay đợc sắp xếp thứ tự theo bảng kê giao nhận giữa khách hàng và bộ phận tín dụng, tất cả các giấy tờ liên quan đến bộ hồ sơ bảo đảm tiền vay đợc bỏ vào túi hồ sơ (hoặc bìa, tệp), ngoài bìa túi ghi rõ các yếu tố: tên khách hàng, mã số khách hàng, địa chỉ, tổng tài sản đảm bảo tiền vay, các món vay đợc đảm bảo bằng tài sản.
+ Thủ quỹ căn cứ vào phiếu nhập kho của kế toán chyển sang kiểm nhận bộ hồ sơ, kí nhận và vào sổ theo dõi hồ sơ đảm bảo tiền vay, lấy chữ kĩ khách hàng trên phiếu nhập.
• Hồ sơ đảm bảo tiền vay để trong két sắt
• Hồ sơ đảm bảo tiền vay đợc xếp thứ tự theo mã số khách hàng hoặc sắp xếp theo thứ tự A, B, C... tên của doanh nghiệp và tên của chủ hộ vay vốn.
+ Hồ sơ tài sản đảm bảo tiền vay đối với các món vay phải có tài sản đảm bảo. giá trị hạch toán theo giá trị định giá tài sản.
+ Định kì lập phiếu nhập tài khoản ngoại bảng bộ hồ sơ cho vay (trừ hồ sơ đảm bảo tiền vay).
- Theo dõi và ghi chép trên hợp đồng tín dụng: kế toán cho vay phải ghi rõ ràng và đầy đủ các yếu tố trên phụ lục hợp đồng tín dụng (của NHNo và khách hành). Khi phát tiền vay (từng lần rút vốn vay) và kí tên vào nơi quy định trên hợp đồng tín dụng, lấy chữ kí nhận của khách hàng trên hợp đồng tín dụng.
+ Giao một liên hợp đồng tín dụng cho khách hàng.
+ Một liên hợp đồng tín dụng kèm giấy đề nghị vay vốn lu cùng bộ hồ sơ vay vốn tại bộ phận kế toán cho vaylà căn cứ để theo dõi cho vay thu nợ.
- Trờng hợp khách hàng nhận tiền vay nhiều lần trên một hợp đồng tín dụng, kể từ lần giải ngân thứ 2 trở đi, trớc khi lập chứng từ giải ngân (hoặc hớng dẫn khách hàng lập chứng từ nhận tiền vay) kế toán cho vay phải kiểm tra đối chiếu tổng số tiền đã giải ngân các đợt không vợt quá số tiền vay đã ghi trên hợp đồng tín dụng.
- Đối với khách hàng vay vốn là hộ gia đình, cá nhân nếu ngời nhận tiền vay không phải là ngời đứng tên trên hợp đồng tín dụng, thì phải có giấy uỷ quyền hợp pháp của ngời đứng tên trên hợp đồng tín dụng.
• Hạch toán kế toán phát tiền vay theo phơng thức cho vay theo hạn mức tín dụng.
Theo quy định số 324/1998/GĐ - NHNN1 ngày 30/9/1998 của Thống đốc Ngân hàng nhà nớc: phơng thức cho vay theo hạn mức tín dụng là tổ chức tín dụng và khách hàng xác định và thoả thuận một hạn mức tín dụng duy trì trong thời hạn nhất định hoặc theo chu kỳ sản xuất kinh doanh. Và chỉ dùng phơng thức này đối với các doanh nghiệp có tín nhiệm cao và có vòng quay vốn nhanh. Tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Láng Hạ, khách hàng vay vốn th- ờng là các doanh nghiệp lớn có quan hệ tin cậy với Ngân hàng và quan hệ vay trả giữa Ngân hàng với doanh nghiệp đều thông qua việc mở tài khoản tại Ngân hàng.
Nên việc thanh toán (thu nợ, thu lãi cho vay) đều thực hiện dới hình thức chuyển khoản.
Trên cơ sở hợp đồng tín dụng đã kí kết theo phơng thức cho vay theo hạn mức tín dụng. Ngời vay chỉ phải làm thủ tục vay một lần đầu. Còn từ lần giải ngân thứ 2 trở đi, khách hàng không phải làm đơn mà chỉ nộp chứng từ thanh toán hợp lệ, hợp pháp, nhiệm vụ của kế toán cho vay là phải kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ kế toán, đối chiếu với hạn mức tín dụng đã đợc Ngân hàng và khách hàng thoả thuận dựa trên hợp đồng tín dụng. Khi đã đủ điều kiện thì căn cứ vào chứng từ để phát tiền vay, kế toán sẽ hạch toán:
Nợ: Tài khoản cho vay khách hàng (theo hạn mức) Có: Tài khoản thích hợp
Mỗi lần ghi nợ tài khoản cho vay, kế toán cho vay phải đối chiếu với hạn mức tín dụng còn lại để tránh vợt hạn mức tín dụng và kiểm tra về thời hạn hiệu lực của hợp đồng tín dụng đã kí kết.