II. Thực trạng tổ chức công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại công ty may Thăng Long
3. Tổ chức công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm theo các đối tợng.
thành sản phẩm theo các đối tợng.
3.1- Tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Hàng gia công ở công ty mayThăng Long có đặc điểm là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỉ trọng rất nhỏ so với giá thành nên toàn bộ nguyên vật liệu kể cả bao bì đều do khách hàng( bên đặt hàng)cung cấp theo điều kiện giá CIF tại cảng Hải Phòng hoặc theo điều kiện hợp đồng gia công. Số lợng nguyên vật liệu chuyển đến cho công ty đợc tính trên cơ sở sản lợng sản phẩm đặt hàng và định mức tiêu hao cuả từng loại nguyên vật liệu cho từng sản phẩm. Định mức tiêu hao này đợc công ty và khách hàng cùng nghiên cứu, xây dựng phù hợp với mức tiêu hao thực tế và dựa trên điều kiện cụ thể của mỗi bên đợc thể hiện qua biểu số 1" phiếu xuất kho"(phần phụ lục ).
Ngoài nguyên vật liệu tính toán theo định mức trên khách hàng còn có trách nhiệm chuyển cho công ty 3% số nguyên liệu để bù vào số hao hụt kém phẩm chất trong quá trình sản xuất sản phẩm và vận chuyển nguyên vật liệu.
Trong loại hình sản xuất gia công kế toán chỉ quản lý về mặt số lợng của lợng nguyên vật liệu nhập kho nói trên theo từng hợp đồng gia công và khi có lệnh sản xuất thì cung cấp nguyên vật liệu cho xí nghiệp. Kế toán không hạch toán giá vốn thực tế của bản thân nguyên vật liệu dùng cho sản xuất mà chỉ hạch toán phần chi phí vận chuyển số nguyên vật liệu đó từ cảng về kho vào khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp để tính giá thành sản phẩm trong kỳ.
Đối với các mặt hàng tự sản xuất thì quá trình hạch toán vẫn bình th- ờng, kế toán theo dõi cả về mặt lợng và giá trị thực tế của nguyên vật liệu xuất dùng theo đơn giá xuất kho bình quân cả kỳ dự trữ . Với cách tính phân bổ nh sau: Chi phí vật liệu Tổng chi phí Tỷ lệ hay
phân bổ cho = vật liệu cần x ( hệ số ) từng đối tợng phân bổ phân bổ
Trong đó:
Tỷ lệ hay Tổng tiêu thức phân bổ của từng đối tợng ( hệ số ) =
phân bổ Tổng tiêu thức phân bổ của tất cả các đối tợng
Phơng pháp tổng hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp có thể khái quát nh sau:
- Đối với nguyên vật liệu chính: vải ngoài, vải lót
Mặc dù một loại vải đợc dùng để gia công nhiều mã hàng khác nhau và mỗi mã hàng lại đợc sản xuất từ nhiều loại vải khác nhau kích cỡ khác nhau nhng sản phẩm sản xuất ra phải đáp ứng yêu cầu của khách hàng và lại phải tiết kiệm đợc nhiều loại vật liệu nhất. Bởi vậy công ty đã áp dụng phơng pháp hạch toán bàn cắt trên ( phiếu theo dõi bàn cắt ) nhằm phản ánh chính xác số lợng từng loại vải tiêu hao thực tế cho mỗi mã hàng liên quan. Căn cứ vào phiếu xuất kho và định mức kỹ thuật tiêu hao do phòng kỹ thuật cung cấp, nhân viên hạch toán ở xí nghiệp tính toán và lập ( phiếu theo dõi bàn cắt ) (phụ lục ) ghi rõ số lợng từng loại vải tiêu hao thực tế của mỗi mã hàng, số l- ợng thừa hoặc thiếu so với hạch toán bàn cắt .
Ví dụ : ngày 15 /02/2003 xí nghiệp 1 nhận về 600 m vải ngoài , trải đ- ợc 100 lá , chiều dài mỗi lá là 5,6m . Số vải trải đợc là :100 * 5,6 = 560 m .
Hao phí do những chỗ đầu bàn đoạn nối là : 100 * 0,02 = 2 m . Nh vậy lẽ ra số vải còn lại là : 600 - (560 + 2 ) = 38 m .
Song trên thực tế phần nhận về kho đầu dấu chỉ có 28,4 m ( còn lại là những chỗ dẻo vải vụn nhỏ không dùng đợc ) . Phần thiếu là : 38 - 28,4 = 9,6 m , đợc gọi là thiếu do hạch toán bàn cắt .
Cuối tháng từ các phiếu theo dõi đó nhân viên hạch toán lập các báo cáo nhập xuất tồn nhiên liệu, báo cáo chế biến, báo cáo hàng hoá.
Cuối tháng 3,báo cáo này đợc gửi lên bộ phận kế toán nguyên liệu ở phòng kế toán công ty để xử lý số liệu, nhập đơn giá rồi gửi sang bộ phận kế toán chi phí .Kế toán chi phí tổng hợp số liệu và lập (báo cáo thanh toán nguyên liệu cắt,báo cáo tổng hợp chế biến ,báo cáo tổng hợp hàng hoá vào cuối mỗi quý).
+Báo cáo thanh toán nguyên liệu cắt: (biểu số 2 , phần phụ lục ) đợc căn cứ vào báo cáo nhập - xuất - tồn nguyên liệu hàng tháng của các xí nghiệp thành viên gửi lên,kế toán lập báo cáo này để phản ánh tình hình nhập xuất tồn
của nguyên liệu đó có liên quan đến các mã hàng sản xuất trong quý,trong phạm vi toàn công ty
+Báo cáo tổng hợp chế biến (biểu số 3, phần phụ lục): căn cứ vào số liệu từ các( báo cáo chế biến, báo cáo nhập -xuất -tồn) của các xí nghiệp, kế toán tập hợp chi phí lập báo cáo này theo từng mã hàng của từng đơn đặt hàng .
Báo cáo này cho biết số bán thành phẩm mà các xí nghiệp thực hiện đ- ợc, số lợng mổi loại nguyên vật liệu chính tiêu hao cho lợng bán thành phẩm cắt đựơc trong quí là bao nhiêu và chi phí vận chuyển tơng ứng với lợng nguyên vật liệu đó (đối với sản phẩm gia công) hay giá trị thực tế của nguyên vật liệu tiêu hao(đối với sản phẩm mua đứt bán đoạn) phần chi phí này đợc thể hiện trên báo cáo thanh toán nguyên liệu cắt. Chi phí vận chuyển nguyên vật liệu chính đợc phân bổ theo số lợng của mỗi chuyến hàng đã xuất cho xí nghiệp.
+ Báo cáo tổng hợp hàng hoá ( biểu 4, phần phụ lục ): đợc lập trên cơ sở báo cáo hàng hoá mà hàng tháng các xí nghiệp gửi lên, kế toán lập báo cáo tổng hợp hàng hoá chi tiết theo từng xí nghiệp, cho biết số lợng từng mã hàng đã nhập kho trong quí của từng xí nghiệp sản xuất là bao nhiêu.
Trên cơ sở các báo cáo kế toán công ty lập báo cáo tổng hợp nguyên vật liệu chính thể hiện chi phí nguyên vật liệu đã tiêu hao cho từng xí nghiệp chi tiết cho từng mã hàng và số tồn. Do đã đựơc theo dõi cho từng mã hàng lên số liệu trên ( báo cáo tổng hợp vật liệu chính ) đợc tính là chi phí nguyên vật liệu chính trực tiếp để tính giá thành.( biểu 5 , pnần phụ lục ) .
- Đối với chi phí nguyên vật liệu phụ trực tiếp:
Vật liệu phụ tuy không cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm may nhng nó lại là vật liệu không thể thiếu đợc của sản phẩm hoặc làm tăng thêm giá trị của sản phẩm nh: cúc chỉ .... đối với các đơn đặt hàng gia công thông thờng bên đặt hàng sẽ cung cấp cho công ty cả phụ liệu, bao bì để hoàn thiện sản phẩm trong trờng hợp có sự thoả thuận của hai bên, về cơ bản công tác kế toán đối với chi phí vật liệu phụ cũng tơng tự nh nguyên vật liệu chính. Hàng tháng nhân viên hạch toán xí nghiệp căn cứ vào phiếu xuất vật liệu phụ để lập ( báo cáo phụ liệu ) chuyển lên phòng kế toán công ty, kế toán nguyên vật liệu chính và phân bổ chi phí phụ liệu bao bì cho các thành phẩm.
Cuối quí, sau khi tính và phân bổ chi phí vật liệu phụ kế toán lập báo cáo tổng hợp vật liệu phụ ( biểu số 6, phần phụ lục ) thể hiện số liệu vật liệu phụ và chi phí mỗi loại vật liệu phụ xuất dùng trong quí cho các loại sản phẩm là bao nhiêu. Chi phí vận chuyển vật liệu phụ của hàng gia công đợc theo dõi trên sổ chi tiết vật liệu theo từng đơn đặt hàng và đợc phân bổ căn cứ vào sản lợng qui đổi của số sản phẩm hoàn thành nhập kho.
Chi phí Tổng chi phí vận chuyển Sản lợng vận chuyển của đơn đặt hàng i hoàn thành vật liệu = * qui đổi phụ của Sản lợng đặt hàng của mã mã hàng i qui đổi hàng i
Căn cứ vào báo cáo tổng hợp vật liệu phụ và chi phí vận chuyển đã phân bổ cho từng mã hàng kế toán lập “ báo cáo tổng hợp chi phí vật liệu phụ " ( biểu 7, phần phụ lục) số liệu trên báo cáo này đợc kết chuyển trực tiếp vào giá thành.
Kết thúc qui trình sản xuất thành phẩm nhập kho đều đợc đóng gói, đóng hòm. Số bao bì hỗn hợp đóng gói cũng do phía khách hàng chuyển giao cho công ty cùng với vật liệu phụ. Cũng có trờng hợp hai bên thoả thuận trong hợp đồng, công ty tự tổ chức bao gói, khi kết thúc hợp đồng phía khách hàng sẽ hoàn trả lại. Lúc này khoản chi phí bao bì đợc theo dõi riêng và không tính vào giá thành sản phẩm. Nhng đối với hàng xuất khẩu của công ty thì chi phí bao bì đợc tính vào giá thành sản phẩm, căn cứ vào ( báo cáo đai nẹp,hòm , hộp ) mà hàng tháng các xí nghiệp gửi lên cho công ty thể hiện số bao bì hỗn hợp đã xuất dùng thực tế cho từng mã hàng. Từ đó kế toán công ty sẽ lập ( báo cáo tổng hợp đai, nẹp, hòm, hộp ) tơng tự nh hạch toán nguyên vật liệu ( biểu 8, phần phụ lục ). Để tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh trong kỳ kế toán sử dụng tài khoản 621 đợc chi tiết thành 3 tiêủ khoản.
6211: Chi phí nguyên vật liệu chính trực tiếp 6212: Chi phí nguyên vật liệu phụ trực tiếp 6213: Chi phí bao bì
Đối với các khoản chi phí nguyên vật liệu phát sinh tăng trong kỳ thì kế toán tập hợp vào bên Nợ tài khoản 621, phát sinh giảm ghi vào bên Có. Cuối quí kế
toán kết chuyển chi phí này sang tài khoản 154. Căn cứ vào ( báo cáo tổng hợp nguyên vật liệu ), ( báo cáo tổng hợp chi phí vật liệu phụ ), ( báo cáo tổng hợp đai nẹp hòm hộp ) kế toán lập bảng kê số 4 (biểu số 9, phần phụ lục ). Dựa vào số liệu trên bảng kê số 4 và nhật ký chứng từ số 7 kế toán ghi sổ cái tài khoản 621 ( biểu số 10, phần phụ lục ) . Công ty không sử dụng bảng phân bổ số 2.
3.2 - Tập hợp chi phí nhân công trực tiếp
Chi phí nhân công trực tiếp ở công ty may Thăng Long gồm: Tiền lơng công nhân trực tiếp sản xuất ở các xí nghiệp thành viên. Các khoản trích theo lơng: BHXH, BHYT, KPCĐ.
Công ty áp dụng hình thức trả lơng theo sản phẩm. Do đặc thù của loại hình sản xuất gia công, công ty thực hiện chế độ khoán quĩ lơng theo tỷ lệ % trên doanh thu. Quĩ lơng của toàn doanh nghiệp đợc phân chia cho bộ phận sản xuất trực tiếp theo mức khoán và cho bộ phận sản xuất gián tiếp theo hệ số lơng. Đối với bộ phận trực tiếp sản xuất thì hiện nay công ty qui định chế độ khoán tiền lơng với mức khoán là 42,45% giá trị sản phẩm hoàn thành.
Hàng tháng, căn cứ vào phiếu nhập kho thành phẩm ( sau khi đã qua KCS ), căn cứ vào tỷ giá bình quân trên thị trờng liên ngân hàng giữa VNĐ và USD ( tỷ giá này đợc doanh nghiệp căn cứ vào tỷ lệ % mà xí nghiệp đợc hởng 42,45% ) nhân viên hạch toán ở các xí nghiệp tính ra quĩ lơng ở từng xí nghiệp và lập “ bảng doanh thu chia lơng “
Tổng quĩ = Tỷ giá x 42,45% x Σ QiPi
lơng hiện hành Trong đó :
Qi: Sản lợng mã hàng i Pi: Giá cả của mã hàng i.
Toàn bộ tiền lơng tính trên doanh thu mà xí nghiệp nhận đợc sẽ đợc phân chia theo qui chế chia lơng do bộ phận lao động tiền lơng của công ty xây dựng.
Nếu gọi A là tổng quĩ lơng của một xí nghiệp thì:
10% A ( a1 ) là quĩ dự phòng để chia thêm lơng cho công nhân khi làm tăng ca, thêm giờ hoặc khi có ít việc làm quĩ lơng này trích khi xí nghiệp đạt vợt mức kế hoạch đợc giao.
3% A: quỹ lơng nghỉ phép.
0,8%A: quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ 2% A: các khoản phụ cấp khác.
Phần còn lại B = A - A1 ( 90% ) đợc chia cho tổng tiền lơng thực tế của xí nghiệp trong tháng là 70% và quĩ tiền thởng 30%. Các bộ phận xí nghiệp ( tổ cắt may, là... ) tiền lơng đợc chia theo tỷ lệ % của B ( quỹ lơng sau khi trừ đi quỹ trích lập dự phòng ) cụ thể là:
Tiền lơng tổ may: 78% B Tiền lơng tổ cắt: 5,5% B Tiền lơng tổ là: 6,3% B
Tổng tiền lơng của công nhân trực tiếp sản xuất: 89,8% Tiền lơng tổ kỹ thuật: 3,77% B
Tiền lơng tổ bảo vệ: 0,1% B Tiền lơng tổ văn phòng: 3,2% B
Tiền lơng tổ bảo toàn và vệ sinh: 2,2% B Tiền lơng tổ thu hoá: 0,93% B
Tổng tiền lơng của nhân viên xí nghiệp: 10,2%
Trong mỗi tổ có qui định hệ số chia lơng cho mỗi cán bộ, từng công nhân. Cuối tháng nhân viên hạch toán xí nghiệp có nhiệm vụ nộp báo cáo thực hiện tiền lơng lên phòng kế toán công ty. Cuối quí bộ phận kế toán tiền lơng sẽ tổng hợp số liệu từ các bảng doanh thu chia lơng của các xí nghiệp, tính toán phần chi phí nhân công sản xuất và căn cứ vào báo cáo thực hiện tiền l- ơng của các xí nghiệp tính ra chi phí nhân công trực tiếp và tiền công của nhân viên xí nghiệp tính vào chi phí sản xuất chung. Kế toán tiến hành trích 19% quĩ lơng cơ bản của công nhân sản xuất để hạch toán vào các khoản trích theo lơng. Sau đó kế toán lập bảng phân bổ số 1 ( bảng phân bổ tiền lơng và BHXH ) ( biểu 11 , phần phụ lục ). Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lơng và BHXH kế toán chi phí lập bảng kê số 4 phần tài khoản 622. Kế toán công ty dựa vào số liệu của phần này và nhật ký chứng từ số 7 để vào sổ cái tài khoản 622 chi phí nhân công trực tiếp ( biểu 12 , phần phụ lục ) Cuối quí kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp sang bên nợ tài khoản 154 chi phí sản xuất kinh doanh dở dang để tính giá thành. ( biểu 16 ).
3.3- Tổng hợp chi phí sản xuất chung.
Để tập hợp chi phí sản xuất chung, kế toán công ty mở tài khoản 627 - chi phí sản xuất chung và chi tiết các tài khoản cấp II theo qui định của bộ tài chính. Tất cả các khoản mục chi phí sản xuất chung khi phát sinh đều đợc kế
toán tập hợp vào tài khoản 627. Cuối mỗi quí, kế toán tổng hợp các khoản chi phí phát sinh bên nợ tài khoản 627 trừ đi số giảm chi nếu có đợc tập trung ở bên có tài khoản 627, chênh lệch giữa bên có và bên nợ đợc kết chuyển sang tài khoản 154 để tính giá thành.( bảng tổng hợp chi phí sản xuất chung) ( biểu 13, phần phụ lục) đợc lập vào cuối mỗi quí thể hiện toàn bộ số chi phí sản xuất chung mà công ty đã chi ra trong quí căn cứ vào các sổ sách chứng từ có liên quan nh bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, bảng phân bổ công cụ, dụng cụ, bảng phân bổ số 1 - phân bổ tiền lơng vào đối tợng sử dụng, các nhật ký chứng từ khác có liên quan đến tài khoản 627 nh nhật ký chứng từ số 1, 2, 5.
Chi phí khấu hao TSCĐ dùng trong sản xuất đợc tính theo tỷ lệ khấu hao đã qui định đối với các ngành dệt, may ( thông t số 1062 / Bộ tài chính ) và NĐ 59 CP.
Hàng quí, kế toán căn cứ vào tỷ lệ khấu hao qui định để tính mức khấu hao TSCĐ theo công thức sau:
Nguyên giá x Tỷ lệ khấu hao cơ bản Mức khấu hao TSCĐ của TSCĐ ( năm )
TSCĐ của quí 4
Căn cứ vào bảng tập hợp chi phí sản xuất chung, kế toán tiến hành ghi bảng kê số 4 phần tài khoản 627. Bảng kê số 4 là căn cứ để kế toán tiến hành ghi sổ cái tài khoản 627. ( biểu 14 ,phần phụ lục ).
3.4- Kế toán tập hợp chi phí thuê gia công.
Trong quá trình sản xuất, doanh nghiệp có thể xuất bán thành phẩm, nguyên liệu đi gia công ở đơn vị khác. Lúc này ta phải cộng thêm chi phí thuê gia công vào giá thành. Công ty tiến hành hạch toán theo dõi chi tiết khoản chi phí này theo từng mã hàng từ khi xuất ra khỏi doanh nghiệp cho đến khi nhận về. Vì đợc tập hợp trực tiếp nên cuối quí, kế toán căn cứ vào báo cáo tổng hợp chi phí thuê gia công để làm cơ sở tính vào giá thành sản phẩm có liên quan ( biểu 15 , phần phụ lục )
3.5- Tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh toàn công ty.