II- Một số ý kiến đóng góp cho công tác hoàn thiện
2, Vấn đề quản lí NVL trong kho
Về vấn đề quản lí NVL tại kho từ trớc tới nay từ khâu nhập NVL đến khâu xuất dùng NVL, hạch toán hàng tồn kho, kiểm tra quy cách, chủng loại, số lợng vật t.. của NVL đều do văn phòng kế toán công ty tiến hành trực tiếp chỉ đạo và thực hiện. Để có thể thuận tiện hơn trong công tác quản lí NVL tại kho kế toán công ty nên lập ra thẻ kho và một sổ danh điểm vật liệu.Thẻ kho đợc lập nhằm theo dõi NVL về mặt số lợng theo số lợng thực nhập, thực xuất. Cuối tháng, cuối kỳ cộng tổng số nhập, tổng số xuất để tính ra số lợng tồn kho thực tế. Thủ kho phải thờng xuyên đối chiếu số tồn kho trên sổ sách với số tồn kho hiện vật trên thực tế sau khi đã ghi chép vào thẻ kho. Khi NVL nhập, xuất, tồn kho thực tế thủ kho sẽ tiến hành theo dõi số lợng NVL biến động trên thẻ kho đồng thời định kỳ gửi thẻ về phòng kế toán đối chiếu số liệu trên với sổ chi tiết và các bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho của kế toán. Sổ này sẽ liệt kê toàn bộ NVL có trong kho, trong công ty kể cả NVL chính hay NVL phụ. NVL công ty nhập xuất mang tính thống nhất và đồng bộ cao vì thế lập sổ danh điểm vật liệu có thể thống nhất tên gọi, quy cách, đơn vị tính, giá thực tế nhập, giá thực tế xuất của NVL. thêm vào đó, việc lập sổ danh điểm vật liệu lại khá thuận tiện khi thao tác trên máy tính. Việc này sẽ giúp cho kế toán theo dõi NVL đợc chính xác , kịp thời bởi khi cần chỉ việc đặt tên, mã số cho số vật liệu và bấm tìm đúng mã số đó là trên màn hình thể hiện ra đúng,. Nh vậy, có thể tiết kiệm đợc thời gian đồng thời cung cấp thông tin kịp thời khi cần thiết. Xây dựng đợc sổ danh điểm vật liệu giúp kế toán công ty lập ra bảng nhập xuất tồn kho của vật liệu cuối kỳ. Làm nh vậy kế toán công ty có thể vẫn phân chia rõ ràng NVL chính NVL phụ và chỉ cần lên sổ cái tổng hợp tài khoản 152 khi tiến hành tổng hợp NVL cuối kỳ nhằm đối chiếu số liệu, lên các báo cáo. Bảng Nhập, xuất, tồn kho của vật liệu sẽ đợc lập vào cuối tháng
Giá trị vật liệu Giá tri vật liệu Giá trị vật liệu Giá trị vật liệu tồn kho cuối tồn kho đầu nhập trong xuất dùng
tháng tháng tháng trong tháng Việc lập bảng nhập, xuất, tồn kho sẽ giúp cho kế toán nắm bắt kịp thời các số liệu về NVL trong kho đồng thời có thể tách bạch chi tiết tình hình NVL theo số lợng, giá trị thực tế cung cấp thông tin,c hính xác kịp thời cho công tác quản lí tại công ty.
Sổ danh điểm vật liệu có thể lập theo mẫu nh sau: Ví dụ: Sổ danh điểm NVL
Ký hiệu: TK 152 Loại: NVL chính ký hiệu Tên, nhãn hiệu,
quy cách NVL
Đơn vị tính Đơn giá hạch toán Ghi chú Mã NVL Danh điểm
Tại kho công ty thủ kho hay ngời chịu trách nhiệm trong công tác nhập xuất tồn kho vật liệu tiến hành lập thẻ kho và định kỳ gửi thẻ kho theo dõi cho từng loại vật liệu về phòng kế toán công ty nhằm thực hiện công tác đối chiếu kiểm tra độ chính xác của số liệu thực tế. Thẻ kho có thể đợc lập nh sau: Thẻ kho Tháng... Số thẻ: Tên vật t: ở kho nào: Đơn vị tính:
chứng từ Số lợng S
H N T
Diễn giải Nhập Xuất Tồn
D đầu kỳ Nhập100 bộ chế hoá khí Xuất 500 bộ chế hoá khí Xuất 100 bộ chế hoà khí 100 500 100 1000 1100 600 500 Tổng phát sinh Tồn cuối kỳ 100 600 500
* mẫu bảng kê nhập, xuất, tồn kho NVL có thể lập: Bảng kê nhập- xuất- tồn NVL Tháng3 năm 2001 Số chứng từ Tên vật t Đơn vị Nhập Xuất Tồn S H Ngáy/ Tháng SL TT SL TT SL TT Tồn đầu kỳ:. ... ... ... ... Cộng cuối kỳ:
3. Công tác xuất dùng NVL tại công ty
Công ty phát triển kinh tế kỹ thuật Việt Nam sử dụng phơng pháp giá thực tế trực tiếp( giá thực tế đích danh) cho công tác xuất dùng NV. Với kỳ tính giá thành theo từng quý và theo từng lô hàng. Vậy kỳ tính giá thành theo quý, kế toán công ty có thể thay đổi sử dụng phơng pháp tính giá NVL xuất kho theo giá hạch toán. Có thể nói giá hạch toán là loaị giá có tính chất ổn định trong kỳ và có thể sử dụng là giá kế hoạch hoặc giá cuối kỳ trớc và đợc sử dụng thống nhất trong cả kỳ hạch toán. Khi sử dụng giá hạch toán thì cuối kỳ kế toán tiến hành điều chỉnh tỷ giá hạch toán
sang giá thực tế trên cơ sở các số liệu trên sổ chi tiết, bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho nVL.
theo phơng pháp này:
Giá hạch toán Số lợng NVL Giá hạch NVL xuất mỗi xuất dùng trong * toán đơn lần trong kỳ lần đó vị
Để theo dõi giá thực tế NVL kế toán có thể lập bảng GTT NVL trong kỳ để tiến hành đối chiếu điều chỉnh.Bảng này đợc gọi là bảng kê tính giá thực tế NVL đợc lập nhằm theo dõi chi tiết tình hình nhập, xuất tồn NVL, công cụ dụng cụ theo giá ổn định và giá thực tế
Bảng kê này gọi là BK 3- tính GTT vật liệu( công cụ dụng cụ) Tháng... năm.... Chỉ tiêu TK 1521: NVLC TK 153: CCDC GHT GTT GHT GTT I, Số d đầu tháng II, Nhập trong tháng • TK 331 • TK 112 • TK 111 III, cộng d đầu kỳ và nhập trong kỳ IV, Hệ số giá V, Xuất dùng trong tháng VI, Tồn kho cuối tháng
Bảng kê này có thể lập căn cứ vào bảng tính giá thực tế vật liệu tháng trớc, căn cứ vào số liệu đã ghi sổ kế toán về nhập NVL, ccdc có liên
quan đến nghiệp vụ mua hàng từ ngời cung cấp. Phần chi về tiền mặt, tiền gửi ngân hàng có liên quan đến việc mua hàng, thanh toán các khoản chi phí vân chuyển, bốc dỡ, thuế nhập khẩu... từ nơi mua về tới công ty. Số liệu liên quan đến ngời tạm ứng khi xuất tiền tạm ứng để mua NVL hoặc thanh toán các khoản chi phí. Số liệu trên sổ kế toán về vật liệu tự chế hay thuê ngoài chế biến. Ngoài ra còn có thể căn cứ vào số liệu tổng hợp của bảng phân bổ vật liệu, ccdc để ghi vào chỉ tiêu xuất dùng trong tháng. Chỉ tiêu về tồn kho cuối tháng là hiệu số giữa chỉ tiêu tổng số d đầu kỳ + nhập trong kỳ trừ đi xuất dùng trong kỳ. Chỉ tiêu này sẽ đợc đối chiếu với số liệu trên bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn cuối kỳ đó.
Trở lại công thức tính giá hạch toán NVL xuất mỗi lần trong kỳ trong đó: Giá hạch toánđơn vị thờng đợc chọnlà giá kế hoạch hoặc giá thực tế NVL đó tồn cuối kỳ. Đến cuối kỳ kế toán xác định giá thực tế xuất NVL đó xuất mỗi lần trong kỳ và cả kỳ thông qua hệ số giá. Nh vậy có:
Giá thực tế của NVL Giá hạch toán NVL đó * Hệ số Xuất trong kỳ xuất trong kỳ giá
Hệ số Giá thực tế nhập của NVL đó( tồn đầu kỳ+ nhập cả kỳ) giá Giá hạch toán của NVL đó( tồn đầu kỳ+ nhập trong kỳ) Đồng thời cuối kỳ kế toán xác định chênh lệch giá trị NVL xuất kho giữa giá thực tế và giá hạch toán, sau đó kế toán ghi bổ sung bút toán điều chỉnh giá trị NVL theo số chênh lệch đợc xác định:
Chênh lệch giá Số lợng Giá thực tế Giá hạch toán trị NVL xuất NVL * đơn vị đơn vị kho xuất kho NVL NVL Kế toán có thể ghi sổ theo các bút toán sau:
Nếu là chênh lệch tăng kế toán ghi bổ sung chênh lệch Nợ TK 621,6272,642,...
Có TK 152(1,2)
Nếu là chênh lệch giảm kế toán thực hiện ghi bút toán đảo Nợ TK 152(1,2)
Có TK 621,6272,642,...
Phơng pháp giá hạch toán khắc phục đợc khó khăn trong công tác hạch toán tổng hợp vật liệu hàng ngàykhi tính giá thực tế NVL. Hàng ngày, NVL có sự biến động nếu cứ tính giá thành thực tế sau mỗi lần nhập cho mỗi lần xuất thì krrs toans gập khó khăn rất nhiều, lại mất nhiều công sức do đó khi dùng giá hạch toán trong công tác tính giá NVL xuất dùng thì việc tính giá NVL hàng ngày sẽ đơn giản và giảm đợc phần nào khối l- ợng công việc của kế toán.
Để đảm bảo, đánh giá một cách đúng đắn tỷ lệ chi phí NVL chiếm trong chi phí sản xuất chung kế toán nên hạch toán chi phí NVL vào tài khoản cấp 2 có số hiêh là 6272. điều này có nghĩa là nên phân chia TK 627 - chi phí sản xuất chung thành các tiểu khoản. Việc hạch toán nh vậy làm cho công tác tính toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm có thể rõ ràng hơn cho biết tỷ lệ chi phí NVL chiếm bao nhiêu , từ đó có thể đánh giá đợc tình hình sử dụng tiết kiệm hay lãng phí NVL trong toàn bộ chi phí sản xuất chung. Khi sử dụng nhóm tài khoản chi tiết thì chi phí NVL có thể đợc hạch toán ghi sổ:
Nợ TK 6272: Chi phí NVL
Có TK 152(1,2)
Tổng hợp lại toàn bộ chi phí, dựa vào đó để phân tích đánh giá tình hình xuất dùng NVL đợc thuận tiện đồng thời kế toán cũng có thể mở thêm bảng phân bổ chi phí NVL theo từng đối tợng tập hợp chi phí . bảng này có thể lập theo mẫu nh sau:
Bảng phân bổ NVL Tháng ... năm... Đơn vị tính :....
GHT GTT GHT GTT • TK 621 XNLR • Tk 6272 • TK 642 • TK 142(1421) Cộng
Việc lập bảng phân bổ NVL cho sản xuúat thờng căn cứ vào các chứng từ xuất kho vật liệu để tổng hợp lại đồng thời căn cứ vào hệ số giá trên bảng kê tính giá thực tế vật liệu để tình giá thực tế cho NVL xuất dùng trênn bảng phân bổ NVL. Số dòng cộng trên bảng phân bổ phải đợc đối chiếu với số liệu xuất dùng NVL trên bảng tổng hợp Nhập, xuất, tồn kho NVL.
4. Công tác trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho của công ty. Công ty phát triển kinh tế kỹ thuật Việt Nam là một DN nhà nớc hạch toán độc lập vậy theo thông t số 64-TC/TCDN ngày 15/9/1997- BTC thì vào thời điểm khoá số cuối năm trớc khi lập báo cáo tài chính DN kế toán công ty nên tiéen hành lập và hoàn nhập các khoản dự phòng trong đó có cả trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho NVL. Việc trích lập dự phòng là sự xác nhận về phơng diện hạch toán tài khoản giảm giá trị tài sản do nguyên nhân mà hậu quả của chúng là không chắc chắn. Khoản dự phòng này rất quan trong đối với DN biểu hiện trên các mặt kinh tế thì thông qua các khoản dự phòng, giảm giá làm cho bảng cân đối kế toán của DN phản ánh đợc giá trị thực có của tài sản. Về mặt tài chính do các khoản dự phòng đợc tính trớc vào chi phí hoạt động của năm vì thế báo cáo ghi nhận trớc các khoản tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch do đó nó làm giảm số lãi của năm báo cáo. Nhng trong đó nó lại giúp cho DN có nguồn tài chính để bù đắp các khoản tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch nhằm bảo toàn vốn kinh doanh. Về mặt thuế khoá dự phòng giảm giá đợc ghi nhận nh là khoản chi phí làm giảm lợi nhuận của DN do đó nó làm giảm đi một lợng tơng ứng số lãi của DN. Việc hạch toán giảm giá
hàng tồn kho cho DN có thể lập vào cuối tháng , hay cuối niên độ kế toán , đó là số dự phòng phần giá trị bị tổn thất ảnh hởng đến kết quả sản xuất kinh doanh do giảm giá trị vật t tồn kho có thể xảy ra trong năm kế hoạch. NVL tồn kho có giá trị trên thị trờng thấp hơn giá đang hạch toán trên sổ kế toán là đối tợng cần lập dự phòng. Khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho điều kiện ở đây là vật t tại thơì điểm lập báo cáo tài chính NVL có giá thị trờng thấp hơn giá hạch toán ghi sổ kế toán và số NVL phaỉ có chứng từ, hoá đơn hợp lệ hoặc các chứng từ chứng minh giá vốn vật t... Việc xác định mức giảm giá là phải lập hội đồng thẩm định mức độ giảm giá của vật t.
Căn cứ vào tình hình giảm giá số lợng tồn kho thựctế của từng loại vật t để xác định mức lập dự phòng. Mức lập dự phòng thờng đợc tính theo công thức:
Mức lập Số lợng vật t Giá ghi Giá thực tế dự phòng hàng hoá tồn sổ kế trên thị giảm giá kho tại thời điểm * toán _ trờng tại hàng tồn kho 31/12 năm báo cáo thời điểm 31/12 Khi lập dự phòng thờng tính riêng cho từng loại vật t bị giảm giá và phải đợc tổng hợp lại trên bản kê để làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lí DN. Trớc khi trích lập dự phòng giảm giá năm kế hoạch cần tiến hành hoàn nhập số đã lập dự phòng giảm giá năm trớc vào hoạt đọng thu nhập bất thờmg. Trong hạch toán kế toán có thể sử dụng TK dự phòng giảm giá hàng tồn kho có số hiệu tài khoản 159. Tài khoản này có nội dung, kết cấu :
Bên Nợ : Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Bên Có : Số trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho năm kế hoạch
D có : phản ánh dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện còn.
Phơng pháp hạch toán khi tiến hành trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho có thể diễn ra nh sau:
- Cuối niên độ kế toán hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho năm trớc:
Nợ TK 159: hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho năm trớc Có TK 721: hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho năm trớc
- Khi phản ánh mức trích lập dự phòng giảm giá cho năm kế hoạch kế toán ghi sổ:
Nợ TK 642(6426): Mức trích lập dự phòng giảm giá Có TK 159: hàng tồn kho cho năm kế hoạch
Kết luận
Kế toán hạch toán nói chung và kế toán NVL nói riêng dù ở bất kỳ DN nào hay chế độ kinh tế tài chính nào vẫn luôn là công cụ đắc lực không thể thiếu. Vấn đề đặt ra là việc sử dụng công cụ ấy sao cho phù hợp phát huy đợc tối đa hiệu quả và hiệu năng của nó. Công cụ kế toán luôn đ- ợc cải tiến và trải qua các cung bậc thăng trầm của tài chính của nền kinh tế sao cho ngày càng phù hợp nhất. Hạch toán NVL cũng là chi tiết không
thể thiếu trong toàn bộ hệ thống ấy.Qua công tác hạch toán NVL cho ta thấy đợc tình hình quản lí và sử dụng tài nguyên, chi phí sản xuất cấu thành sản phẩm trong DN đã hợp lí hay cha.
Trong khoảng thời gian thực tập tại công ty phát triển kinh tế kỹ thuật Việt Nam cho thấy yếu tố NVL trong công ty từ khâu đầu vào cho đến khâu xuất dùng, quản lí tồn kho là yếu tố quan trọng trong sự vận hành hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Vì thế đòi hỏi công tác kế toán sản xuất có sự cải tiến sáng tạo cho cả công tác hạch toán kế toán nói chung và hạch toán NVL nói riêng sao cho thực sự phù hợp với thực tiễn của công ty, sáng tạo nhng vẫn bám chắc những chế độ quy định mà nhà nớc ban hành hợp lí, hợp lệ.
Qua thời gian học tập lý thuyết và thông qua quá trình thực tập tại công ty tôi đã có những kiến thức hết sức bổ ích. Việc nghiên cứu thực tiễn đã giúp tôi có thể vận dụng lý thuyết, nhìn nhận vấn đề một cách khoa học hơn. Với một số ý kiến đóng góp nhỏ bé của mình tôi hy vọng các ý kiến này sẽ đợc công ty nghiên cứu áp dụng trong công tác hạch toán NVL.
Để hoàn thiện chuyên đề một cách tốt nhất tôi xin chân thành cảm ơn sự hớng dẫn tận tình của các anh chị, các bác ,những cán bộ công nhân viên đặc biệt là các chuyên viên kế toán của công ty.Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ, hỡng dẫn của giáo viên hớng dẫn TS Nguyễn Thị Lời đã giúp em hoàn thiện chuyên đề một cách tốt nhất.