I- Đặc điểm tổ chức kinh doanh, tổ chức công tác kế toán
1, Đặc điểm tổ chức kinh doanh
1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty phát triển kinh tế kỹ thuật Việt Nam là một DN thơng mại nhà nớc, trực thuộc trung ơng đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh. Công ty phát triển kinh tế kỹ thuật Việt Nam (viết tắt DETSECO Việt Nam- Economic and technics Development Corporation) đợc thành lập theo quyết định số 1398 QĐ/UB của uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội. Công ty đợc thành lập và chính thức đi vào hoạt động từ ngày 3/4/1993. Trụ sở của công ty những ngày đầu hoạt động tại 28- Trần Bình Trọng - Hai Bà Trng- Hà Nội. Hiện nay, trụ sở công ty đặt tại 15B - Hồ Xuân Hơng - Hà Nội và đây cũng đợc coi là trung tâm thơng mại , giao dịch của toàn bộ các hoạt động kinh doanh của công ty.
Công ty hoạt động với số vốn ban đầu là 875.354 triệu đồng, qua quá trình phát triển kinh doanh công ty đã có những chuyển biến lớn vừa tự mình vơn lên vọt qua những khó khăn, và cho đến nay tổng số vốn cố định của công ty đã là 9300 triệu đồng, vốn lu động 7500 triệu đồng(1999). Công ty có bộ máy tổ chức tinh giảm hiệu quả , với t cách là đơn vị kinh doanh độc lập, tự chủ, tự hạch toán và có đầy đủ t cách pháp nhân. Công ty mở tài khoản tại ngân hàng công thơng Việt Nam chi nhánh tại Gia lâm và đợc sử dụng con dấu riêng theo mẫu quy định.
1.2 Chức năng, nhiệm vụ và phạm vi hoạt động của công ty Detesco Việt Nam. Detesco Việt Nam.
Là công ty hoạt động theo nguyên tắc tự chủ trong kinh doanh trong phạm vi cho phép của pháp luật, quản lí theo chế độ một thủ trởng
theo phơng thức hạch toán kinh doanh xã hội chủ nghĩa, giải quyết đúng đắn mối quan hệ lợi ích xã hội, tập thể và của ngời lao động. Trong đó lợi ích ngời lao động đợc coi là vấn đề quan trọng nhất. Trong hoạt động của mình công ty có những chức năng và nhiệm vụ chủ yếu sau:
Nghiên cứu, điều tra, tìm hiểu thị trờng trong nớc và nớc ngoài để xây dựng và thực hiện các hợp đồng nhập khẩu hàng năm và dài hạn.
Với t cách là DN nhà nớc công ty có trách nhiệm bảo toàn và phát triển nguồn vốn do nhà nớc cấp đồng thời cũng đợc phép huy động vốn của các tổ chức kinh tế khác trong và ngoài nớc, theo hớng dẫn hiện hành của chính phủ nhằm phục vụ cho công tác kinh doanh và phát triển ngành nghề. Công ty đợc quyền kinh doanh, phát triển ngành nghề trên nguyên tắc tự chịu trách nhiệm trang trải vốn vay và có lãi. Để có thể phát triển nguồn vốn, công ty đã có những hoạt động sản xuất kinh doanh hết sức linh hoạt và hiệu quả trên cơ sở chuyển hớng sản xuất kinh doanh từ thơng mại thuần tuý sang sản xuất kết hợp thơng mại. Năm 2001 công ty vẫn lấy nghành sản xuất xe gắn máy làm ngành sản xuất chính, là hoạt động sản xuất kinh doanh chủ đạo của công ty. Có thể nói việc chuyển h- ớng sang sản xuất xe gắn máy của công ty là chủ trơng đúng đắn, là bớc đi nhanh kết hợp chặt chẽ giữa sản xuất và kinh doanh thơng mại. Công ty đã ra sức củng cố hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp xe máy Detesco Việt Nam. Công ty đang tiến hành tổ chức lại sản xuất và cải tiến việc quản lí sản xuất cho phù hợp với quy mô ba dây chuyền lắp ráp xe gắn máy(IKD và CKD) với công suất 400-500 xe/ ngày. Để tạo tiền đề cho việc tiếp tục mở rộng lĩnh vực sản xuất xe gắn máy, năm 2001 này công ty đã hoàn thành hồ sơ xin giấy phép lắp ráp xe gắn máy với tỷ lệ nội địa hoá trên 40%.
Trong lĩnh vực kinh doanh cung ứng lao động, chuyên gia Việt Nam làm việc có thời hạn ở nớc ngoài, du lịch theo các tour cũng là một trong các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của công ty. Tuy gặp rất nhiều khó khăn trong môi trờng kinh doanh hiện nay song công ty đã tìm cách tháo gỡ, mở rộng thị trờng tạo ra hớng hoạt động kinh doanh sao cho hiệu quả và cũng đã đạt đợc một số kết qủa nhất định. Ngoài ra công ty đã đợc cấp
giấy phép hoạt động và tổ chức việc khai thác thị trờng lao động Đài Loan có hiệu quả.
Hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu trên các lĩnh vực trên công ty còn mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh trong các lĩnh vực khác nh kinh doanh xây dựng công nghiệp, dịch vụ nhà đất, buôn bán phần mềm tin học.
2) Tổ chức bộ máy công ty Detesco Việt Nam.
Công ty phát triển kinh tế kỹ thật Việt Nam đi theo loại hình tổ chức kinh doanh đa dạng, phân theo từng phòng ban và các đơn vị trực thuộc. Cụ thể chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban trong công ty đợc tổ chức:
2.1 Văn phòng công ty:
Là nơi thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh, mua bán hàng hoá với các đối tác trong nớc và nớc ngoài. Thực hiện việc nghiên cứu thị trờng, lập kế hoạch mua hàng, bán hàng, xuất hàng, ký kết hợp đồng thơng mại , trực tiếp quản lí các mặt hàng thiết yếu cuả DN, hớng dẫn kiểm tra và quản lí kho đồng thời cùng phàng tài vụ nghiên cứu, xúc tiến bán hàng, giải quyết tồn kho,... đặc biệt trong lĩnh vực nhập khẩu trung tâm phải lo các vấn đề về kim ngạch , giấy phép, thủ tục xúât nhập khẩu đồng thời văn phòng công ty cũng là trung tâm thơng mại thực hiện mọi giao dịch của công ty.
2.2 Phòng tài vụ
Là phòng qủan lí, chỉ đạo các nghiệp vụ về công tác tài chính kế toán, thống kê của công ty, phân phối và điều hoà vay vốn phục vụ sản xuất kinh doanh của công ty, theo dõi việc thực hiện quy chế quản lí kinh tế - tài chính, quyết toán và phân tích kết quả kinh doanh, xử lí các tồn đọng trong sản xuất kinh doanh về mặt tài chính, lập kế hoạch và hớng dẫn việc thực hiện kế hoạch thu , chi tài chính của các đơn vị trực thuộc công ty.
2.3 Phòng tổ chức cán bộ
lựa chọn, sa thải, đào tạo và đào tạo lại lao động, xây dựng chế độ đãi ngộ cho công nhân viên.
2.4 Các trung tâm và các xí nghiệp chi nhánh
Các trung tâm và các xí nghiệp chi nhánh có quyền tự quyết định các phơng án kinh doanh độc lập. Tuy nhiên, khi đối mặt với những mặt hàng mà công ty quản lí các đơn vị thành viên phải tập hợp nhu câù, đặt hàng với trung tâm thơng mại để trung tâm tiến hành nhập khẩu hay uỷ nhiệm cho các đơn vị thành viên thực hiện hợp đồng nhập khẩu do lãnh đạo công ty ký kết.
Nét nổi bật trong công tác tổ chức bộ máy công ty là tất cả các đơn vị kinh tế đều do yêu cầu cuả công ty mà hình thành. Công ty không liên danh liên kết hay cho mợn t cách pháp nhân. Cán bộ quản lí các đơn vị trực thuộc do giám đốc công ty bổ nhiệm trực thuộc quản lí của ban giám đốc. Công ty theo dõi chặt chẽ việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính của các đơn vị trực thuộc.
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình công ty đã có những tiến triển, đạt hiệu quả cao. Điều này thể hiện qua một số chỉ tiêu kinh tế mà công ty đã đạt đợc trong một số năm gần đây:
Số tiền Tỷ lệ(%) 1.Vốn cố định 5900000000 9300000000 3400000000 57.6 2.Vốn lưu động 6200000000 7500000000 1300000000 21 3.Doanh thu 57497739191 60853477955 3355738764 5.8 4.LãI 880147321 1515397056 635249735 72.1 5.Nộp ngân sách 10835254867 16253981979 5418727112 50 6.lương bình quân 950000 1100000 150000 25 Chênh lệch khoản mục 1999 2000
Một số chỉ tiêu kinh tế của công ty
Thông qua các chỉ tiêu trên cho thấy công ty hoạt động có hiệu quả mặc dù phải đứng trớc nhiều khó khăn do môi trờng kinh doanh. Trong năm 2000 doanh thu công ty tăng lên đáng kể làm lãi tăng với tỷ lệ cao một phần do công ty giảm đợc các chi phí không đáng có. Công ty cũng đã nâng mức lãi của mình lên tới 72% so với năm ngoái. Công ty cũng đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của mình với nhà nớc bằng việc tăng tỷ lệ nộp ngân sách lên tới 50% so với năm ngoái. Bên cạnh đó công ty cũng duy trì, nâng cao mức lơng của ngời lao động lên 150000/ tháng và trong năm 2000 lơng bình quân công nhân viên là1100000/ tháng với tỷ lệ 25%. Điều này phản ánh sự nỗ lực to lớn của công ty trong việc chú trọng đến lợi ích, đời sống của công nhân viên, góp phần cải thiện đời sống cho ngời lao động, tạo niềm tin , sự yên tâm làm việc cho cán bộ, công nhân viên công ty.
2.5 Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty phát triển kinh tế kỹ thuật Việt Nam. Việt Nam.
Công ty phát triển kinh tế kỹ thuật Việt Nam tổ chức bộ máy công ty theo mô hình đa dạng hoá và sơ đồ tổ chức bộ máy công ty đ ợc triển khai theo mô hình tổ chức trực tuyến.
3) Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty phát triển kinh tế kỹ thuậth Việt Nam. kỹ thuậth Việt Nam.
3.1 Tổ chức bộ máy kế toán:
Là một công ty phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh trên nhiều lĩnh vực, địa bàn kinh doanh rộng với nhiều chi nhánh, trung tâm và xí nghiệp vì thế bộ máy kế toán công ty đợc tổ chức theo hình thức vừa phân tán và tập trung. Theo hình thức này, bộ máy kế toán công ty đợc tổ chức:
• phòng kế toán tại văn phòng công ty
• Một số đơn vị trực thuộc có tổ chức tổ kế toán
• Một số đơn vị trực thuộc khác không có tổ chức tổ kế toán mà chỉ có một nhân viên kinh tế làm nhiẹem vụ thu thập các chứng từ kinh tế cần thiết.
Nh vậy, mỗi mắt xích trên trong bộ máy kế toán của công ty lại có chức năng, nhiệm vụ khác nhau.
3.1.1 Phòng kế toán công ty
đây là nơi thực hiện việc hạch toán những nghiệp vụ tài chính liên quan đến hoạt động chung của toàn bộ công ty, liên quan đến hoạt động của các đơn vị trực thuộc mà không tổ chức tổ kế toán. Đay cũng là nơi hạch toán các nghiệp vụ kinh tế tài chính liên quan đến bộ phận văn phòng công ty và thực hiện tập hợp số liệu, lập các báo cáo tài chính chung cho toàn công ty, thực hiện kiểm tra, hớng dẫn các nghiệp vụ tài chính đối với các đơn vị trực thuộc.
3.2.1 Các đơn vị trực thuộc mà không tổ chức tổ kế toán
Tại các đơn vị này sẽ có các nhân viên kinh tế hàng ngày thực hện việc thu nhận chứng từ, kiểm tra chứng từ, kiểm kê vật t, hàng hoá, xử lý sơ bộ các chứng từ và hàng ngày gửi các chứng từ đã thu nhập đợc về phòng kế toán công ty nhằm tiến hành hạch toán.
3.1.3 Các đơn vị trực thuộc có tổ chức tổ kế tán
tại các đơn vị này thì tổ kế toán sẽ thực hiện công tác hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh tơng đối độc lập và hoàn chỉnh. Cuối kỳ kế
toán tại các đơn vị này tiến hành lập, gỉ báo cáo về phòng kế toán công ty nhằm có số liệu báo cáo tài chính công ty.
Có thể nói bộ máy tổ chức kế toán công ty có nhiệm vụ hoàn thiện việc kiểm tra, tổng hợp toàn bộ công tác kế toán của công ty từ đó giúp cho ban giám đốc có căn cứ tin cậy để phân tích, đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh của mình.
Trong tổ chức bộ máy kế toán văn phòng kế toán công ty với vai trò là văn phòng đầu nãotoàn bộ công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc thực hiện bởi năm thành viên.
• Kế toán trởng: Là ngời phụ trách việc vào sổ cái và lập báo cáo quyết toán, đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh phát hiện kịp thời những bất hợp lí trong kinh doanh, đồng thời chịu trách nhiệm trớc giám đốc và nhà nớc về mặt quản lí tài chính, thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của kế toán trởng, chấp hành nghiêm chỉnh các quy định của nhà nớc và của công ty. • Phó phòng kế toán: Là ngời thực hiện kế toán tổng hợp, theo dõi
kiểm tra và xét duyệt các kết quả kinh doanh của công ty, theo dõi chi tiết công nợ, theo dõi hoạt động của các chi nhánh.
• Thủ quỹ: Làm nhiệm vụ quản lí quỹ, quản lí thu, chi , lập báo cáo quỹ. Thực hiện đầy đủ quy địnhvà chịu trách nhiệm trớc tr- ởng phòng về công việc của mình.
• Hai kế toán viên còn lại thực hiện kế toán hạch toán thanh toán, kế toán tài sản cố định, chi phí, công cụ dụng cụ, lơng, thuế, công nợ nội bộ, mua bán, thống kê.
• 3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty phát triển kinh tế kỹ thuật Việt Nam(Detesco Việt Nam) kỹ thuật Việt Nam(Detesco Việt Nam)
Kế toán trởng Phó phòng kế toán
Thủ quỹ Kế toán Kế toán Kế toán Kế toán theo dõi mua bán các khoản TSCĐ và các chi và thống tiền vốn, chi phí nhánh kê thuế, công công cụ nợ nội bộ lao động
Các tổ kế toán trực thuộc công ty 3.3 Hình thức kế toán vận dụng.
Với hình thức tổ chức bộ máy kế toán nêu trên công ty áp dụng hình thức sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung. Có thể cho rằng đây là hình thức kế toán đợc áp dụng rộng rãi, đơn giản lại dễ làm rất phù hợp với việc sử dụng công tác kế toán bằng máy tính tại công ty.
3.3.1 Hình thức sổ kế toán nhật ký chung; Để quản lí tốt hạch toán NVL trong kỳ kế toán căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán, các chế độ thể lệ kiểm toán của nhà nớc, căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, trình độ nhân viên kế toán của mình đã thực hiện hình thức sổ kế toán nhật ký chung. Hình thức này đợc áp dụng theo quy định QĐ 1141/ TC/ CĐKT ngày 1/11/1995 của bộ tài chính. Theo hình thức này kế toán mở các sổ theo dõi sau:
Sổ nhật ký chung: Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, bên cạnh đó để phản ánh chi tiết các loại, nhóm, thứ NVL kế toán tiến hành mở sổ:
• Sổ chi tiết NVL
• Bảng kê phát sinh
Cuối tháng hoặc cuối quý phải tổng hợp số liệu, khoá sổ, bản kê chi tiết. Căn cứ vào các sổ , bảng kê, kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết
Công ty áp dụng hệ thống kế toán DN vừa và nhỏ số
1177TC/CĐKT ngày 23/12/1996 với niên độ kế toán bắt đầu từ 1/1/N đến 31/12/N. Nguyên tắc đánh giá vật t, tài sản công ty theo phơng pháp đích danh nghĩa là vật t đợc xếp theo từng lô, khi nhập giá thực tế nh thế nào khi xuất cũng theo giá đó. Công ty cũng sử dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên: Mỗi khi xuất vật t, hàng hoá, thành phẩm đều phải lập chứng từ xuất tính giá vật t xuất vào các tài khoản liên quan. Sau đó cuối kỳ tính giá thực tế hàng tồn kho
Giá thực tế = Nhập trong + Tồn đầu + Xuất trong hàng tồn kho kỳ kỳ kỳ
Công ty nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ, công ty sử dụng tỷ giá thực tế để hạch toán ngoại tệ.
3.3.2 Sơ đồ hình thức nhật ký chung
Sơ đồ hình thức nhật ký chung:
Sổ quỹ Chứng từ gốc Sổ( thẻ) hạch toán chi tiết
Nhật ký chung
Sổ cái Bảng tổng hợp Bảng cân đối tài khoản