II- Tổ chức công tác kế toán vật liệu CCDC ở Công ty Cầu 3 Thăng Long
4. Kế toán chi tiết VL-CCDC ở công ty Cầu 3 Thăng Long:
4.1. Thủ tục nhập xuất kho VL-CCDC
a. Thủ tục nhập kho:
ở công ty Cầu 3 Thăng Long việc thu mua vật liệu do cán bộ cung tiêu của phòng vật t thiết bị đảm nhiệm. Khi có nhu cầu về VL - CCDC, phòng vật t thiết bị tổ chức cho cán bộ đi mua. Mọi VL - CCDC khi mua về đến công ty đều phải đợc tiến hành làm thủ tục kiểm nhận và nhập kho.
VL - CCDC khi nhập kho phải dựa theo kế hoạch sản xuất của công ty và đồng thời đựa theo thiết kế của từng hạng mục công trình mà công ty đợc giao.
Khi VL - CCDC mua về theo đúng kế hoạch, về đến kho thì cán bộ cung tiêu cùng thủ kho và cán bộ phòng kỹ thuật kiểm tra đo đếm về khối lợng, chất lợng, quy cách, chủng loại và đơn giá. Đặc biệt là kiểm tra kỹ về nhãn mác, nơi sản xuất, thời hạn sử dụng, thời gian bảo hành, các hoá đơn hợp pháp kèm theo... sau đó ghi vào sổ lu theo dõi. Khi đạt yêu cầu phòng vật t tiến hành làm thủ tục nhập kho và cho thủ kho nhập số vật liệu đó đồng thời ghi vào thẻ kho. Mỗi loại vật liệu đợc ghi riêng vào một thẻ kho.
Trong trờng hợp nguyên vật liệu nào cần phải thí nghiệm, kiểm tra, kiểm định lại, phòng vật t thiết bị cùng với phòng kỹ thuật giải quyết các thủ tục ngay trớc khi mang đi sử dụng.
Phiếu nhập kho phải đợc lập thành 3 liên: - Một liên lu ở phòng vật t thiết bị.
- Một liên thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và chuyển cho kế toán vật liệu ghi vào sổ chi tiết.
- Một liên giao cho cán bộ vật t (ngời cung tiêu) kèm theo hoá đơn khi thanh toán.
Tất cả các chứng từ đều phải đầy đủ chữ kỹ theo quy định hiện hành. Sau khi tiến hành tất cả các thủ tục nhập kho theo đúng quy định, thủ kho có trách nhiệm sắp xếp các loạt vật liệu trong kho một cách hợp lý, khoa học, đảm bảo theo yêu cầu từng loại, từng thứ vật liệu tiện cho việc theo dõi nhập, xuất kiểm tra vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất.
Có thể khái quát quá trình tự nhập kho vật liệu ở công ty Cầu 3 Thăng Long theo sơ đồ sau:
Ví dụ:
Minh hoạ quá trình nhập kho ở công ty có các hoá đơn:
Ví dụ: Minh hoạ quy trình nhập nguyên vật liệu ở công ty Cầu 3 Thăng Long trong tháng 1/2000.
Công ty đã mua xi măng Chifon Hải Phòng PC 30 của công ty TNHH Tân Mai - kế toán đã nhận đợc các chứng từ sau từ kho gửi lên:
- Hoá đơn GTGT - biểu số 01 - Phiếu nhập kho - biểu số 02
Vật liệu Ban kiểm
nghiệm vật t Phòng vật t làm thủ tục và viết phiếu nhập kho Kho Hoá đơn
Biểu số 01.
Hoá đơn giá trị gia tăng
Liên 2: Giao cho khách hàng Mẫu số 01 GTGT-3LL Ngày 10 tháng 1 năm 2000 BA 199-B
No: 013651
Đơn vị bán: công ty TNHH Tân Mai
Địa chỉ: 33C Cát Linh - Hà Nội Số TK: 36110089 Điện thoại: 04.7332790 Mã số: 0100109001 Họ và tên ngời mua hàng: Nguyễn Văn Sáu
Địa chỉ: Công ty cầu 3 Thăng Long Số tài khoản: 73001-00011 Hình thức thanh toán: Ngân hàng đầu t và phát triển Thăng Long
Mã số: 0100104517-1
STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 x 2
1 Xi măng Chinpon PC
30
tấn 70 722.727 50.590.890
Cộng tiền hàng: 50.590.890 Thuế xuất GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 50.59.089
Tổng cộng tiền thanh toán: 55.650.000 Số tiền viết bằng chữ = Năm mơi lăm triệu, sáu trăm năm mơi ngàn đồng chẵn
Ngời mua hàng (ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trởng (ký, ghi rõ họ tên) Thủ trởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) Theo chế độ của luật thuế mới, thuế GTGT áp dụng từ ngày 01-01-1999. Công ty thuộc loại hình doanh nghiệp tính thuế theo phơng pháp khấu trừ cho nên khi mua VL - CCDC đầu vào công ty phải chịu thuế GTGT, phần thuế này đợc viết riêng trên hoá đơn và đợc cộng vào tiền hàng mà công ty phải trả cho ngời
bán. Với hoá đơn này đợc lấy làm căn cứ để thủ kho lập phiếu nhập kho, để kế toán tiến hành ghi sổ.
* Phần giá trị vật t mua vào đợc ghi trên phiếu nhập kho sẽ là giá mua cha có thuế GTGT.
Biểu số 02:
Đơn vị: công ty Cầu 3 Thăng Long
Phiếu nhập kho
Ngày 10 tháng 1 năm 2000 \Mẫu số 01-VT Họ và tên ngời giao hàng: Công ty TNHH Tân Mai QĐ số 1141-TC/CĐKT Theo hợp đồng số 034513 ngày 2/1/2000
của Công ty TNHH Tân Mai. 33C Cát Linh - HN
Ngày 1-1-1995 của BTC Nhập tại kho: công ty Cầu 3
Số lợng STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật t Mã số Đơn vị tính Theo chứng từ Thực nhập Đơn giá Thành tiền A B C D (1) (2) (3) 4 = 2 x 3 1 Xi măng Chinpon Hải Phòng PC 30 tấn 70 70 722.727 50.590.8 90 Cộng 50.590.8 90 Nhập ngày 10 tháng 1 năm 2000 Thủ trởng đơn vị (ký ghi rõ họ tên) Phụ trách cung tiêu (ký ghi rõ họ tên) Ngời giao hàng (ký ghi rõ họ tên) Thủ kho (ký ghi rõ họ tên)
* Phần thuế GTGT trên hoá đơn sẽ đợc kế toán phản ánh riêng trên sổ cái TK 133.
- Thuế GTGT đợc khấu trừ hàng hoá dịch vụ, sau khi kế toán nhận đợc hoá đơn bán hàng và phiếu nhập của thủ kho gửi lên.
b. Thủ tục xuất kho:
Trong quá trình sản xuất, VL - CCDC đợc xuất kho với nhiều mục đích khác nhau, có thể xuất kho VL - CCDC để phục vụ cho sản xuất, hay xuất trả ngời cho thuê... Do đó khi tiến hành xuất kho VL - CCDC phải tuân theo những thủ tục nhất định.
Khi có nhu cầu cần dùng đến VL - CCDC các bộ phận cần sử dụng làm phiếu xin lĩnh vật t rồi đa nên phòng vật t thiết bị. Tuỳ vào nhu cầu đó có hợp lý hay không và số lợng hiện còn ở trong kho mà phòng vật t thiết bị sẽ làm thủ tục để xuất kho VL - CCDC.
Phiếu xuất kho đợc lập làm 2 liên. - Một liên lu ở phòng vật t thiết bị.
- Một liên giao cho đối tợng sử dụng mang xuống kho, thủ kho ghi số lợng thực tế xuất kho vào cột thực xuất kho, đồng thời ghi vào thẻ kho và cuối tháng tập hợp chứng từ chuyển cho phòng kế toán.
Bên cạnh đó, trớc khi viết phiếu xuất kho thì VL - CCDC xuất kho phải đợc dựa trên thiết kế đợc giám đốc duyệt cho từng hạng mục công trình và đơn vị phải căn cứ vào kế hoạch và tiên lợng vật t để duyệt theo nguyên tắc: đảm bảo về số l- ợng, chủng loại, quy cách. Trên phiếu xuất kho phải ghi rõ % giá trị sử dụng còn lại (nếu là vật t luân chuyển). ở kho khi nhận đợc phiếu xuất kho, thủ kho xuất vật liệu công cụ dụng cụ cho đối tợng cần sử dụng và căn cứ vào số thực xuất để ghi vào cột thực xuất của phiếu xuất kho.
Khi xuất vật t phải đúng đối tợng, sử dụng ngay, chữ ký nhận trong phiếu xuất phải là ngời có trách nhiệm trớc giám đốc. Đồng thời các chứng từ của phiếu xuất kho phải đầy đủ chữ ký theo quy định hiện hành.
Sau đây là ví dụ minh hoạ trờng hợp xuất kho ở công ty.
Ngày 11/1/2000 công ty xuất kho xi măng PC30 dùng vào việc đổ bê tông trục P2 cho công trình cầu Đáp Cầu, phòng vật t thiết bị sau khi nhận lệnh xuất kho đã lập phiếu xuất kho. Đơn vị sản xuất có nhu cầu lĩnh vật t mang phiếu xuất kho có nội dung nh sau:
Biểu số 03:
Phiếu xuất kho
Số 02/1
Mẫu số 02-VT
Ngày 11tháng 1 năm 2000 QĐ số 1141 TC/QĐ/CĐKT Nợ: 621 Ngày 1-11-1995 của BTC Có: 152
Họ và tên ngời nhận hàng; chị Hơng - tổ trộn trụ P2 Lý do xuất kho: phục vụ sản xuất trong tháng
Xuất tại kho: chị Hải
Số lợng ST T Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật t Mã số Đơn vị tính Theo chứng từ
Thực xuất Đơn giá
(đ) Thành tiền (đ) 1 Xuất kho xi măng Chinpon Hải Phòng PC 30 Tấn 70 70 722727 50.590.890 Cộng 50.590.890
Cộng thành tiền (bằng chữ): năm mơi triệu, năm trăm chín mơi ngàn, tám trăm chín mơi đồng chẵn. Thủ trởng đơn vị (ký...) Kế toán trởng (ký...) Phụ trách cung tiêu (ký...) Ngời nhận (ký...) Thủ kho (ký...)