Với đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty có các chi nhánh trực thuộc tại các thành phố lớn trong cả nớc, Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức nửa tập trung, nửa phân tán.
Các kho, cửa hàng trực thuộc hạch toán báo sổ.
Các chi nhánh là các đơn vị hạch toán phụ thuộc, có trách nhiệm tổ chức công tác bán hàng theo kế hoạch của Công ty, dự trữ tồn kho ở mức quy định, đợc cho khách hàng nợ theo mức khống chế tối đa. Tại các chi nhánh đều có phòng kế toán thực hiện công tác kế toán phát sinh tại đó và lập báo cáo kế toán về Công ty để tổng hợp.
Phòng kế toán của Công ty thực hiện công tác kế toán phát sinh tại văn phòng Công ty, kiểm tra báo cáo kế toán của các chi nhánh, tổng hợp báo cáo kế toán toàn Công ty để báo cáo lên Tổng công ty và các cơ quan Nhà nớc.
2.1.3.2.Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy kế toán.
Sơ đồ 10: Bộ máy kế toán văn phòng Công ty
Kế toán trởng
Kế toán bán hàng Kế toán tiền mặt Kế toán tổng hợp toàn Công ty Kế toán Ngân Hàng Kế toán tổng hợp khối văn phòng Phòng kế toán xí nghiệp dầu nhờn Hà Nội Phòng kế toán chi nhánh hoá dầu Hải Phòng Phòng kế toán chi nhánh hoá dầu Đà Nẵng Phòng kế toán chi nhánh hoá dầu TP Hồ Chí Minh Phòng kế toán chi nhánh hoá dầu Cần Thơ
. Kế toán trởng: Chịu trách nhiệm chung trớc Giám đốc về công tác kế toán – tài chính của Công ty, trực tiếp phụ trách công tác chỉ đạo, điều hành về tài chính, tổ chức và hớng dẫn thực hiện các chế độ chính sách của Nhà nớc, của ngành về công tác kế toán, bảo vệ kế hoạch tài chính với Tổng công ty, giao kế hoạch tài chính cho các chi nhánh, xí nghiệp trực thuộc, tham gia ký kết và kiểm tra việc thực hiện các hợp đồng kinh tế, tổ chức thông tin kinh tế, và phân tích hoạt động kinh tế toàn Công ty.
. Phó phòng kế toán: Thay mặt kế toán trởng điều hành các công táphải thanh toán với ngân sách, xác định kết quả kinh doanh, kiểm tra và tổng hợp các báo cáo kế toán toàn Công ty.
.Kế toán tổng hợp:
..Kế toán tổng hợp khối văn phòng: Kiểm tra, kiểm soát phần hành công tác kế toán của các bộ phận. Hàng tháng trên cơ sở nhật ký chứng từ của các phần hành công việc lên sổ cái. Trong tháng tính số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ, thuế GTGT đầu ra phải nộp, trên cơ sở đó lập tờ khai thuế hàng tháng, kết chuyển các chi phí liên quan sang TK 911. Cuối quý lên quyết toán văn phòng.
..Kế toán tổng hợp toàn Công ty: Có nhiệm vụ kiểm soát toàn bộ quá trình lu thông hàng hoá từ khâu mua vào đến khâu bán ra dựa trên cơ sở các phiếu nhập kho, xuất kho, các chứng từ vận chuyển. Kiểm tra tổng hợp quyết toán các đơn vị gửi về,
.Kế toán tiền mặt: Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ thu, chi tr- ớc khi làm thủ tục thanh toán và lu trữ. Lu trữ các chứng từ thu, chi tiền mặt theo đúng chế độ quy định. Theo dõi đôn đốc thu hồi các khoản công nợ, tạm ứng theo nhiệm vụ phân công, kiểm tra đối chiếu và ký sổ quỹ theo đúng chế độ Nhà nớc quy định. Hàng tháng cùng với thủ quỹ kiểm kê tiền mặt vào ngày cuối cùng của tháng. Lập các sổ tổng hợp và sổ chi tiết để theo dõi các khoản tạm ứng.
.Kế toán bán hàng: Viết hoá đơn bán hàng, mở sổ tổng hợp và chi tiết theo dõi công nợ của từng khách hàng.
.Kế toán ngân hàng: Chịu trách nhiệm mở L/C để thanh toán với ngời bán. theo dõi công nợ nội bộ Công ty về hàng hoá. Lên nhu cầu thanh toán cả VND và USD trong tháng, xác định thời gian thanh toán và số lợng tiền cần thanh toán theo từng L/C, từng hoá đơn. Lên kế hoạch khả năng thanh toán: Nếu khoản công nợ của khách hàng lớn thì cần phải lên kế hoạch thu hồi công nợ, nếu thiếu khả năng thanh toán thì cần phải lên phơng án vay ngân hàng.
.Phòng kế toán các chi nhánh, xí nghiệp trực thuộc: Hạch toán phụ thuộc, có trách nhiệm tổ chức bán hàng theo kế hoạch của Công ty, thực hiện công tác kế toán phát sinh tại đó và lập báo cáo gửi về công ty để tổng hợp. Công ty đã áp dụng máy vi tính vào công tác kế toán nên đã giảm thiểu đợc khối lợng công việc làm tay, số liệu kế toán đợc phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác. Hệ thông chứng từ của Công ty vẫn theo mẫu của tổng cục thống kê và Nhà nớc quy định.
Công ty đã thiết lập mạng lới vi tính cục bộ tại văn phòng Công ty và tại các chi nhánh xí nghiệp trực thuộc. Hệ thống phần mềm gồm:
- Hệ thống điều hành máy tính cá nhân; MS-DOS - Hệ thống điều hành mạng cục bộ : Novell netware - Hệ thống phần mềm quản trị dữ liệu Foxpro
- Hệ thống phần mềm kế toán
Hệ thống vi tính nối mạng có tên Petrolimex Infomatics System, do phòng tin học của Tổng công ty Xăng Dầu Việt Nam lập và sử dụng trong toàn ngành. Nguyên tắc chung: Sử dụng chứng từ đầu vào là các chứng từ đã đợc phân loại, mã hoá, mạng vi tính sẽ tự động xử lý các số liệu trên chứng từ chạy theo chơng trình kế toán đã lập sẵn, vào các số liệu cho tất cả các bảng kê, bảng phân bổ, sổ sách kế toán. Các chứng từ cha đủ điều kiện cần thiết thì lập phiếu kế toán để vào máy.
Trách nhiệm của kế toán là kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ, lập chứng từ ban đầu theo đúng chế độ ghi chép ban đầu và luân chuyển chứng từ theo đúng quy định. Lập các phiếu kế toán để định rõ phờn pháp ghi sổ của từng nghiệp vụ, kiểm tra tính chính xác của các số liệu, định khoản, hạch toán kế toán, bảo quản, lu trữ chứng từ, sổ sách kế toán theo quy định, tham gia phân tích hoạt động kinh tế, tài chính, kiểm toán nội bộ
2.1.3.3.Phơng pháp kế toán áp dụng tại Công ty:
Với đặc điểm chủng loại hàng hoá của Công ty khá đa dạng, các hoạt động xuất- nhập hàng hoá thờng xuyên, liên tục nên Công ty đã áp dụng phơng pháp kế toán kê khai thờng xuyên. Công ty hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo giá thực tế.