III. Nội dung và phơng pháp kế toán nguồn vốn chủ hữu tại các
3.Tổ chức bộ máy kế toán
Tổng công ty Giấy là một đơn vị có mạng lới hoạt động rộng rãi gồm nhiều đơn vị thành viên hạch toán độc lập và đơn vị hạch toán phụ thuộc.
* Nhiệm vụ:
- Cân đối vốn hiện có điều chỉnh vốn tăng giảm khi có sự thay đổi nhiệm vụ hoặc quy mô phát triển SXKD của các đơn vị thành viên theo quyết định của Tổng giám đốc.
- Xây dựng kế hoạch tài chính năm của toàn Tổng công ty trên cơ sở kế hoạch tài chính của các đơn vị thành viên.
- Tổ chức hạch toán tổng hợp các loại vốn, quỹ, tổng hợp giá thành, xác định kết quả SXKD trên cơ sở Báo cáo tài chính của các đơn vị thành viên. Tổng hợp Báo cáo quyết toán của toàn Tổng công ty trình lên Bộ Tài chính xét duyệt.
- Lập Báo cáo tài chính tổng hợp hàng năm của Tổng công ty trên cơ sở tổng hợp các Bảng cân đối kế toán của các đơn vị thành viên hạch toán độc lập trình Hội đồng quản trị để công bố Báo cáo tài chính năm theo quy định của Bộ Tài chính.
Căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, hoạt động quản lý, quy mô và địa bàn hoạt động của mình. Đồng thời để đảm bảo làm sao cho cơ cấu bộ máy kế toán đợc hợp lý, gọn nhẹ và kịp thời, chính xác, đầy đủ và hữu ích cho các đối tợng sử dụng thông tin nên bộ máy kế toán ở Tổng công ty Giấy đợc tổ chức nh sau:
Sơ đồ 12: Tổ chức bộ máy kế toán.
Kế toán trưởng
Phó phòng kế toán
tổng hợp Văn phòng tổng hợp phụ trách Phó phòng kế toán tại phía Nam
Kế toán Kế toán Kế toán Kế toán
Phòng kế toán tại Tổng công ty bao gồm 12 ngời đợc bố trí tại 2 địa điểm: Văn phòng Tổng công ty chính đặt tại Hà nội gồm 7 ngời chịu trách nhiệm trớc Tổng giám đốc tình hình hoạt động về tài chính - kế toán của Tổng công ty, tổ chức lập báo cáo, tổng hợp toàn bộ kết quả hoạt động SXKD của các doanh nghiệp thành viên tại phía Bắc; đồng thời hớng dẫn chỉ đạo bộ phận tài chính kế toán ở phía Nam.
Bộ phận tài chính- kế toán của Tổng công ty tại Thành phố Hồ Chí Minh gồm 5 ngời có trách nhiệm theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tổng hợp Báo cáo tài chính cho kế toán tổng hợp toàn ngành.
+ Kế toán tr ởng: Là ngời tổ chức chỉ đạo bộ máy kế toán trong toàn Tổng công ty, thông tin kế toán và hạch toán kinh tế đơn vị, tổ chức kiểm tra tài chính kế toán, phê duyệt báo của các đơn vị thành viên; xét duyệt quyết toán các hoạt động kinh doanh trong Tổng công ty trớc khi gửi lên cấp trên. Bên cạnh đó, kế toán trởng còn trực tiếp tham mu với Tổng giám đốc về các hoạt động tài chính, nghiên cứu các chế độ chính sách của Nhà nớc và điều kiện cụ thể của Tổng công ty .
+ Phó phòng kế toán văn phòng: Phụ trách kế toán và kiểm tra kế toán, tổng hợp Báo cáo tài chính tại văn phòng Tổng công ty, thanh, quyết toán các hợp đồng uỷ thác xuất nhập khẩu, thanh toán công nợ bằng VNĐ và ngoại tệ, theo dõi TSCĐ và khấu hao tài sản cố định; tổ chức hạch toán và theo dõi tình hình quản lý sử sụng các quỹ của Tổng công ty cũng nh nguồn kinh phí sự nghiệp.
+ Phó phòng kế toán tổng hợp tại phía Nam: Đợc uỷ quyền thay mặt kế toán trởng xử lý, kiểm tra tổng hợp Báo cáo tài chính tại phía Nam. Là ngời đợc uỷ quyền phân công nhiệm vụ trong phòng tài chính- kế toán phía Nam.
+ Kế toán tổng hợp toàn ngành: Hớng dẫn chỉ đạo công tác kế toán cho các đơn vị phù hợp với yêu cầu quản lý của toàn Tổng công ty, thực hiện kiểm tra, tổng hợp tài liệu kế toán toàn Tổng công ty để lập báo cáo tài chính toàn ngành.
+ Kế toán ngoại tệ: Theo dõi phản ánh các nghiệp vụ có liên quan đến ngoại tệ trong hoạt động xuất nhập khẩu của Tổng công ty.
+ Kế toán thanh toán nội tệ: Có nhiệm vụ hạch toán toàn bộ các nghiệp vụ có liên quan đến quỹ tiền mặt, lập phiếu thu, phiếu chi, ghi sổ kế toán liên quan, theo dõi và duyệt quyết toán kinh phí sự nghiệp.
+ Thủ quỹ: Làm nhiệm vụ quản lý tiền mặt, tiến hành nhận, xuất tiền mặt; theo dõi quỹ tiền mặt tại ngân hàng và ghi sổ liên quan.
Bộ phận kế toán tại phía Nam: Gồm kế toán tổng hợp, kế toán vốn bằng tiền nội tệ, ngoại tệ, thủ quỹ có nhiệm vụ giống nh ở phía Bắc Tổng công ty.
4. Tổ chức vận dụng hình thức kế toán và ứng dung ph ơng tiện kỹ thuật xử lý thông tin ở Tổng công ty Giấy.
Hình thức kế toán là hệ thống tổ chức sổ kế toán bao gồm các sổ kế toán, số lợng, mẫu sổ, mối quan hệ giữa các sổ kế toán để ghi chép, hệ thống hoá và tổng hợp số liệu kế toán từ các chứng từ ban đầu, nhằm cung cấp các chỉ tiêu cần thiết cho việc lập báo cáo theo trình tự và phơng pháp nhất định.
Hiện nay Tổng công ty đang áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. Nhằm hiện đại hoá khâu hạch toán, giúp nhà lãnh đạo có thông tin kịp thời để xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, Tổng công ty đã áp dụng chơng trình kế toán trên máy vi tính để phục vụ cho công tác kế toán ở Tổng công ty và các đơn vị thành viên.
Hình thức Chứng từ ghi sổ có đặc điểm là tách rời việc ghi sổ theo thời gian và ghi sổ theo hệ thống ở hai hệ thống sổ kế toán tổng hợp, đó là sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái các tài khoản. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế
toán đều phân loại chứng từ, căn cứ vào các chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ cái các tài khoản.
Theo hình thức này, việc ghi sổ kế toán tổng hợp phải thông qua chứng từ tổng hợp (chứng từ trung gian) đó là chứng từ ghi sổ. Hệ thống sổ kế toán tổng hợp đợc chia ra thành 2 loại sổ tách biệt giữa ghi sổ theo thời gian (trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và ghi sổ theo hệ thống tài khoản (trên sổ cái các tài khoản). Còn việc ghi sổ kế toán chi tiết đợc tiến hành đồng thời cùng với việc ghi sổ kế toán tổng hợp và hạch toán chứng từ gốc vào các sổ chi tiết bằng cách lập "Bảng chi tiết số phát sinh" để đối chiếu với sổ cái tài khoản tổng hợp liên quan. Việc kiểm tra đối chiếu kế toán tổng hợp đợc thực hiện thông qua việc lập "Bảng chi tiết số phát sinh" các tài khoản (Bảng cân đối kế toán).
Với hình thức kế toán này tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày đều đợc đa vào chơng trình kế toán trên máy bằng việc cập nhật chứng từ ban đầu. Chơng trình sẽ tự động tính toán và vào các sổ chi tiết, tổng hợp, lập Báo cáo tài chính đến cuối kỳ.
Chơng trình kế toán trên máy gồm hai hệ thống: Hệ thống hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng VNĐ và hệ thống hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức này đợc thể hiện qua sơ đồ sau: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Sơ đồ 13: Trình tự hạch toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ.
32 Sổ quỹ kiêm
báo cáo quỹ Chứng từ gốc
Sổ chi tiết
Chứng từ ghi sổ
Sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng chi tiếtsố phát sinh
Bảng đối chiếu số phát sinh
Báo cáo kế toán Ghi chú:
5. Trình tự kế toán tại Tổng công ty:
* Các chứng từ thu chi tiền mặt hàng ngày kế toán thực hiện và in ấn trên máy vi tính, đồng thời các phiếu thu chi này đợc lu lại trong máy thành các chứng từ gốc (chứng từ ghi sổ).
- Căn cứ vào các chứng từ đã thu chi thủ quỹ theo dõi vào sổ quỹ.
- Căn cứ vào sổ phụ và các chứng từ liên quan từ ngân hàng kế toán thanh toán nhập các chứng từ này vào chơng trình kế toán đồng thời ghi các sổ chi tiết để theo dõi.
* Căn cứ vào các quy định về quỹ lơng, kế toán trích quỹ lơng và tính toán mức BHXH, BHYT và kinh phí công đoàn. Căn cứ vào số liệu này kế toán nhập chứng từ vào chơng trình kế toán.
* Căn cứ vào các nghiệp vụ phát sinh các tài khoản trên đồng thời căn cứ vào quá trình thanh toán công nợ giữa các khách hàng (các đối tợng thanh toán công nợ), kế toán công nợ nhập các bút toán bù trừ công nợ vào chơng trình kế toán và rút số d công nợ từ chơng trình kế toán để theo dõi.
* Cuối kỳ căn cứ vào mức trích khấu hao cả năm đợc Bộ Tài chính phê duyệt, kế toán tổng hợp chia cho từng kỳ kế toán và tính toán phân bổ mức trích KHCB của từng bộ phận liên quan và định khoản các bút toán trích KHCB vào chơng trình kế toán.
* Cuối kỳ kế toán tổng hợp xem xét toàn bộ các số liệu trong chơng trình kế toán thực hiện việc in ấn, đối chiếu tổng hợp các tài khoản so sánh số liệu với các sổ kế toán chi tiết.
* Đến kỳ báo cáo tài chính, kế toán tổng hợp lập các báo cáo tài chính theo quy định.
6. Hình thức tổ chức công tác kế toán ở Tổng công ty .
Căn cứ vào đặc điểm, tính chất và quy mô hoạt động kinh doanh; dựa vào sự phân cấp quản lý kinh tế nội bộ, căn cứ vào đội ngũ cán bộ chuyên môn cũng nh khối lợng, tính chất công việc kế toán, Tổng công ty Giấy đã xây dựng theo mô hình vừa tập trung vừa phân tán.
Theo mô hình này, ở Tổng công ty có phòng kế toán tập trung làm nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở văn phòng Tổng công ty, kiểm tra hớng dẫn công tác kế toán toàn Tổng công ty, tổng hợp số liệu để lập báo cáo tài chính toàn ngành.
Tại các đơn vị thành viên đều có phòng kế toán riêng thực hiện công tác hạch toán hoàn chỉnh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh thuộc đơn vị mình theo sự phân cấp của phòng kế toán Tổng công ty lập báo cáo cần thiết để gửi lên phòng kế toán tập trung.
Đơn vị chi nhánh Tổng công ty ở TP. Hồ Chí Minh, do vị trí địa lý cách xa Tổng công ty do đó phòng tài chính - kế toán tại chi nhánh thực hiện hạch toán tơng đối hoàn chỉnh giúp kế toán trởng thực hiện công việc hạch toán đợc thuận tiện và chính xác.
Loại hình tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán có rất nhiều thuận lợi cho việc kiểm tra, giám sát của kế toán đối với hoạt động sản xuất kinh doanh ở các đơn vị thành viên. Mặt khác loại hình tổ chức công tác kế toán này còn hạn chế bớt những khó khăn trong việc phân công lao động, thực hiện chuyên môn hoá nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn của kế toán cũng nh thuận tiện trong việc ứng dụng các trang thiết bị kỹ thuật tính toán và thông tin kế toán.
Tổng công ty tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán đã đáp ứng đợc yêu cầu tổ chức khoa học, hợp lý lao động, cán bộ và nhân viên kế toán xác định rõ trách nhiệm, quyền hạn của mỗi bộ phận trong phòng kế toán sự phối kết hợp các bộ phận liên quan đảm bảo công việc thực hiện có hiệu quả
và nhanh gọn. Mặt khác, việc tổ chức công tác kế toán này cũng đã tôn trọng các quy định có tính chất nguyên tắc đó là: cán bộ kế toán đợc đảm bảo độc lập về chuyên môn nghiệp vụ, quy định trong các chế độ kế toán, cán bộ kế toán không đợc kiêm nhiệm làm thủ kho, thủ quỹ, tiếp liệu và phụ trách công tác kế toán,...
Niên độ kế toán của Tổng công ty bắt đầu từ ngày 01/01/ N và kết thúc vào ngày 31/12/ N. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép: đồng Việt Nam. Nguyên tắc và phơng pháp chuyển đổi các đồng tiền khác là: tỷ giá quy đổi ngoại tệ đợc căn cứ theo giá bán ra của Ngân hàng Ngoại thơng ngày hạch toán. Sau đó, tỷ giá năm quyết toán sẽ đợc xác định theo tỷ giá Ngân hàng Nhà nớc Việt Nam công bố. Phần chênh lệch sẽ đợc hạch toán vào khoản chênh lệch giá vào thời điểm cuối năm.
Tổng công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp theo quyết định 1144/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/1/1995 của Bộ Tài chính. Việc mở các tài khoản chi tiết cấp 2 và cấp 3 đợc thực hiện theo đúng chế độ và phù hợp với đặc điểm hoạt động SXKD của TCTy.
ii. thực trạng kế toán nguồn vốn chủ sở hữu tại tổng công ty giấy Việt Nam
1. Kế toán nguồn vốn kinh doanh ở Tổng công ty Giấy Việt Nam. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nguồn vốn kinh doanh: là nguồn vốn cơ bản hình thành nên các loại tài sản của TCTy.
Nguồn vốn kinh doanh của TCTy đợc hình thành từ nguồn Ngân sách cấp và nguồn tự bổ sung từ kết quả hoạt động SXKD.
Nguồn vốn kinh doanh trong năm tăng chủ yếu là do:
- Kết chuyển từ nguồn vốn XDCB và quỹ đầu t phát triển về nguồn vốn kinh doanh theo quyết định của HĐQT TCTy.
- Tăng nguồn vốn kinh doanh cụ thể là tăng nguồn vốn rừng (TK 4113) do bảo toàn vốn.
1.1. Tài khoản sử dụng:
Kế toán sử dụng tài khoản: TK 411: “Nguồn vốn kinh doanh”. Đợc mở chi tiết 4 tài khoản cấp 2:
- TK 4111: Vốn cố định. - TK 4112: Vốn lu động. - TK 4113: Vốn rừng. - TK 4114: Vốn liên doanh.
Riêng TK 4113 còn đợc mở chi tiết 2 TK cấp 3: + TK 41131- Nguồn vốn rừng cha khai thác.
+ TK 41132- Nguồn vốn rừng đã khai thác đợc sử dụng tiếp.
1.2. Chứng từ sử dụng:
Căn cứ vào các chứng từ:
- Các quyết định của Hội đồng quản trị về điều động vốn kinh doanh. - Biên bản bàn giao công trình XDCB hoàn thành.
- Hoá đơn tài chính,...
Kế toán thực hiện cập nhật các chứng từ khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế. Phần mềm kế toán trên máy đợc cài đặt sẽ thực hiện tính toán và vào các sổ liên quan, sổ chi tiết, tổng hợp TK 411.
1.3.
Tại Tổng công ty giấy Việt Nam, trình tự hạch toán nguồn vốn kinh doanh đợc tiến hành theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 14: Trình tự hạch toán vốn kinh doanh:
ở các đơn vị thành viên hạch toán độc lập khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ hạch toán theo đúng chế độ tài chính - kế toán hiện hành, cuối kỳ chuyển báo cáo về văn phòng TCTy để kế toán tổng hợp toàn ngành lập báo cáo tổng hợp TCTy.
Trong năm 2002 nguồn vốn kinh doanh - vốn liên doanh (TK 4114) của toàn TCTy không biến động.
Cụ thể, trong quý IV có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến nguồn vốn kinh doanh của TCTy nh sau:
Tổng công ty Giấy VN. Cộng hoà x hội chủ nghĩa Việt Nam.ã
TK111,112,151,152, 156,211,213 TK 414,4312, 441 TK111,112,152,153, 154,155,311… TK 111,112, 336…
TK 411 (chi tiết theo nguồn)
TK 421, 415, 412
TK111,112, 412…
Nộp vốn lên cấp trên Trả vốn cho NS, liên doanh…
Giảm vốn KD do cấp trên cấp
Nhận vốn do NS cấp, viện trợ…
Bổ sung vốn kinh doanh từ lợi nhuận, quỹ khác (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bổ sung từ vốn chủ sở hữu khác khi công tác XDCB, mua TSCĐ đã hoàn thành
Số:1659/QĐ- HĐQT. Độc lập- Tự do-Hạnh phúc. ********o0o******** Hà Nội, Ngày 16 tháng 11 năm 2002.
Quyết định của hội đồng quản trị tổng công ty giấy Việt Nam
V/v: Điều chuyển vốn ngân sách cho Công ty Giấy Bãi Bằng.